Vaka Çalışması: CleverControl'ün Uzaktan Ekip İşbirliğini Geliştirmedeki Rolü

Modern şirketler çeviklikle gelişir ve CleverControl'ün müşterisi olan ABD merkezli küçük bir yazılım geliştirme şirketi için bu, tamamen uzaktan çalışma modeline geçiş anlamına geliyordu. Şirket, farklı zaman dilimlerine yayılmış 32 geliştirici, test uzmanı ve proje yöneticisi istihdam ediyordu, bu nedenle böyle bir esneklik bir kazançtı. Ancak pratikte işler göründüğü kadar sorunsuz ilerlemiyordu.

Ekipte her zamanki araçlar vardı: Görevler için Jira, mesajlaşma için dahili sohbet ve diğerleri. Ama bir şey eksikti. Proje liderleri iş sürecinin ancak belli belirsiz farkındaydı. Kim hangi konuda takılıp kalmıştı? Bazı sprint'ler neden geride kalıyordu? Ve neden bazı ekip üyeleri aşırı yüklenmiş gibi görünürken diğerleri aksama yaşıyordu?

Tembellikle değil, görünmezlikle uğraşıyorlardı. İşte tam bu noktada CleverControl devreye girdi. Amacı ekiplerini denetlemek değil, işlerin nasıl yürüdüğünü nihayet görüp uzaktan ekip iş birliğini geliştirmekti.

İzleme yazılımının kullanıma sunulması, casusluk gibi algılanırsa hızla ters tepebilir. Bu nedenle, şirket yönetimi sessizce düğmeye basmak yerine ekiple açık bir görüşme gerçekleştirdi.

"We explained to the team," the company CEO said, "That we were going to use CleverControl to understand how we work, not to spy. We wanted to know why we often fall behind schedules, and if the workload is spread fairly across the team."

Yönetim, hangi verilerin toplanacağı konusunda netti: uygulama kullanımı, iş araçlarında geçirilen süre, periyodik ekran görüntüleri ve aktif/boşta kalma süreleri. Ayrıca şunu da açıkça belirttiler: tuş vuruşu kaydı ve gizli izleme yok. Ve en önemlisi, çalışanlar kendi verilerini de görüntüleyebiliyordu.

Bu şeffaflık oyunu değiştirdi. Şüphe yerine kabul gördüler.

Veriler akmaya başladığında, daha önce fark edilmeyen kalıpların fark edilmesi uzun sürmedi.

1. İletişim kısır döngü içindeydi

   Şirket, projeyle ilgili her şey için dahili mesajlaşma sisteminin başvurulacak yol olduğunu varsayıyordu, ancak görev güncellemelerinin çoğunun hâlâ e-posta üzerinden gerçekleştiği ortaya çıktı. Daha da kötüsü, proje yöneticileri sürekli olarak Jira ile e-posta arasında geçiş yapıyor, güncellemeleri kaçırıyor ve işleri tekrarlıyordu. Sonuç olarak, uzaktan ekip iş birliği verimsiz ve yavaştı.

   Çözüm: Yönetim net bir kural koydu: Görevle ilgili tüm iletişim Jira'da yürütülüyor. Dahili mesajlaşma sistemi, hızlı sorular ve ekip güncellemeleri için kullanılıyor. Basit, ancak gürültüyü azalttı ve devir teslimleri daha sorunsuz hale getirdi.

2. Araçlar israf ediliyordu (ve yanlış tahsis ediliyordu)

   Bazı ekiplerin neredeyse hiç kullanmadıkları pahalı geliştirme araçları için lisansları vardı, bazıları ise erişim sağlamak için haftalarca bekliyordu. CleverControl'ün görevi, uygulama ve web sitesi kullanımı hakkında raporlar toplamaktı. Bütçeyle ilgili değildi; önemli olan görünürlüktü.

   Çözüm: CleverControl'ün kullanım raporları sayesinde BT, kimin neye gerçekten ihtiyaç duyduğunu görebildi. Lisansları varsayımlara değil, gerçek kullanıma göre yeniden tahsis ettiler.

3. Kıdemli geliştiriciler gençlerin işlerini yapıyordu

   Veriler, en iyi geliştiricilerin rutin destek sorularını yanıtlamak için saatler harcadığını gösterdi; aslında bu zamanı karmaşık mimari ve kod incelemelerine harcamaları gerekiyordu.

   Çözüm: Genç ekip üyeleri için dönüşümlü bir destek rolü oluşturdular. Bu sayede kıdemli geliştiriciler serbest kaldı ve gençlere uygulamalı deneyim kazandırıldı. Herkes büyüdü, uzaktan ekip iş birliği gelişti ve projeler daha hızlı ilerledi.

4. En iyi uygulamalar açıkça ortada saklanıyordu

   Bir ekip sürekli olarak planlanandan önce teslimat yaptı. Verileri incelediklerinde, bu yüksek performans gösterenlerin belirli bir dahili doküman setini ve üçüncü taraf kaynaklarını diğerlerinden daha fazla kullandığını gördüler.

   Çözüm: Bu bilgiyi kendilerine saklamadılar. Şirket içi wiki'yi güncellediler, birkaç kısa eğitim oturumu düzenlediler ve oyun kitabını tüm şirketle paylaştılar. Birdenbire, en iyi uygulamalar yaygın uygulamalar haline geldi.

Projeler daha hızlı ilerlemeye başladı ve kaynak planlaması daha etkili hale geldi. Ancak daha derin kazanımlar kültüreldi:

• İletişim daha net hale geldi; daha az güncelleme kaçırıldı, daha az hayal kırıklığı yaşandı.

• İş yükü daha adil hissediliyordu; yöneticiler tükenmişlik sendromu başlamadan önce dengesizlikleri fark edebiliyorlardı.

• Uzaktan ekip çalışması daha bilinçli hale geldi; çünkü işin nasıl aktığını görüp, onu şekillendirebiliyorlardı.

• Takım morali yükseldi; insanlar izlendiklerini değil, desteklendiklerini hissettiler.

CleverControl'ün rolü önemliydi. Mevcut araçlarının yerini almasa da, daha iyi çalışmalarını sağladı. Şirkete, tahmin yürütmeyi bırakıp optimizasyona başlamaları için gereken içgörüyü sağladı; insanları kontrol ederek değil, iş akışlarını anlayarak.

Dünya çapındaki müşterilere yönelik bir uzaktan ekip kurma yazılımı için bu netlik sadece hoş bir şey değildi. Uzaktan çalışmayla hayatta kalmak ve bu işte gerçekten başarılı olmak arasındaki farktı.