CleverControl Bir Teknoloji Şirketinde Verimliliği Artırmaya Nasıl Yardımcı Oldu?

Zaman hırsızlığı, hesap verebilirlik eksikliği, etkisiz çalışma modelleri ve tembel iş arkadaşlarına tazminat ödenmesi, modern çalışma alanlarını rahatsız eden verimlilik sorunlarından sadece birkaçıdır. Peki ya çalışan faaliyetleri hakkında gerçek zamanlı bilgiler edinebilseydiniz, bu sorunları zamanında tespit edebilseydiniz ve hatta önleyebilseydiniz ve ekibinizin üretkenliğini artırabilseydiniz? Bu CleverControl vaka çalışmasında, bir teknoloji şirketinin çalışan izleme yazılımı ile bu zorluklarla nasıl mücadele ettiğini ve üretkenliği nasıl artırdığını inceleyeceğiz.
Meydan Okuma
Müşterimiz 47 çalışanı ile hızla büyüyen orta ölçekli bir yazılım geliştirme şirketidir. Şirket, küçük ve orta ölçekli işletmeler için mobil uygulamalar, şirket içi platformlar ve CRM sistemleri dahil olmak üzere özel yazılım çözümleri oluşturma konusunda uzmanlaşmıştır. Şirket küçük bir girişim olarak başladı ve ilk başta katılım ve performans yönetiminin ana yöntemi olarak doğrudan görünürlüğe dayandı. Personel büyüdükçe, organizasyonun başındaki kişi tüm çalışanları ve süreçleri doğrudan kontrol edemez hale geldi.
Şirket çalışma süresini takip etme, üretkenliği ölçme ve proje görünürlüğü konularında zorluklarla karşılaşıyordu. Geleneksel zaman takip yöntemleri güvenilmezdi. Çalışanlar genellikle zaman çizelgelerini zamanında doldurmayı unutuyor ve sonuç olarak yanlış, yaklaşık veriler gönderiyordu. Dahası, başkan birkaç zaman hırsızlığı vakası bile keşfetti.
Denetim ve düzenli ekip ve bire bir toplantılar yoluyla iş süreçlerini gözlemlemek zaman alıcı, öznel ve hatalıydı. Bu güvenilir veri eksikliği, proje tahminlerinin doğru yapılmasını engelliyor ve zaman alan görevlerin belirlenmesini zorlaştırıyordu.
Ekip son teslim tarihlerini kaçırdı: projelerin yaklaşık %15'i orijinal teslim tarihlerini aştı, bu da müşterileri memnun etmedi ve şirketin itibarına zarar verdi. Başarısızlıkların gerçek nedenlerini saptamak zordu: kötü yönetim, verimsiz süreçler veya kişisel verimsizlik. Her çalışan soruna farklı bir bakış açısı getirdi.
Ayrıca, başkanın uzaktaki 12 ekip üyesini doğrudan izleme imkanı yoktu ve yalnızca onların raporlarına güvenemezdi. Sorunları yerinde tespit etmek ve zamanında geri bildirim sağlamak için daha fazla gerçek zamanlı görünürlük istiyordu.
Son olarak, başkan üretkenliği izlemek için daha az zaman harcamanın ve daha objektif sonuçlar elde etmenin bir yolunu aradı.
Çözüm
Bu zorlukları çözmek için şirket, çalışan izleme yazılımını denemeye karar verdi ve CleverControl'ü seçti. CleverControl iş gününün başlangıcını ve bitişini otomatik olarak takip ederek şirketin zaman çizelgelerini tamamen ortadan kaldırmasını sağladı. İzleme raporları ayrıca gün içindeki aktif ve aktif olmayan dönemleri de içeriyordu, bu da alışkanlık haline gelmiş tembelleri ortaya çıkarabiliyordu.
CleverControl'ün Canlı Görüntüleme özelliği, şirket yöneticisine istenen gerçek zamanlı görünürlüğü sağladı. Yönetici, herhangi bir çalışanın ekranını görüntüleyebiliyor ve iş günü boyunca işin hangi aşamada olduğunu görebiliyordu.
En çok kullanılan uygulamalar ve sitelerle ilgili ayrıntılı faaliyet raporları ve istatistikler, çalışanların iş görevleri için gerçekte ne kadar zaman harcadıklarını ve nelerin geliştirilebileceğini analiz etmeye olanak tanıdı.
Sonuç
İlk izleme sonuçları şaşırtıcı değildi: çoğu ekip üyesi yüksek düzeyde üretkenlik ve katılım gösterdi. Verimlilik artışı izlemenin kendisinden kaynaklanıyordu. Tüm eylemlerinin izlendiğini bilen çalışanların verimsiz veya işle ilgili olmayan faaliyetlere zaman ayırma olasılığı daha düşüktü.
Çalışanlar izlemeye alıştıkça, yavaş yavaş normal çalışma düzenlerine geri döndüler. Bu kalıpların izlenmesi çok daha ilginç sonuçlar verdi. Örneğin, CleverControl ile kafa birçok verimsizliği ortaya çıkardı:
Yazılım geliştiricilerden biri her küçük görevi titizlikle belgelemek ve aşırı raporlar oluşturmak için saatler harcıyordu. Yazılım geliştirmede belgeleme hayati önem taşısa da, bu çalışan kendini gerçek ilerlemeyi engelleyecek kadar mikro yönetiyordu.
Yöneticilerden biri her küçük sorun için çok sayıda toplantı planlıyordu. Amacı ekibi güncel tutmak olsa da, bu sık toplantıların çoğu verimsiz, zaman alıcı ve diğer ekip üyeleri için o günkü iş akışını mahvedici nitelikteydi. Raporlar, ekip üyelerinin bu tür toplantılara katılmak zorunda kaldığı günlerde hareketsiz kalma süresinde, kişisel gezintilerde ve daha az üretken faaliyetlerde %15'lik bir artış olduğunu gösteriyordu.
İzleme aynı zamanda şirketin bazı çalışanların alışılagelmiş verimsizliğinin nedenlerini bulmasına da yardımcı olmuştur:
BT uzmanlarından biri, yöneticisi faaliyet raporunu analiz edene kadar alışkanlık haline gelmiş bir tembel olarak görülüyordu. Çalışanın iş gününün önemli bir bölümünü iş arkadaşlarına yardım ederek veya onların kendisine devrettiği görevleri tamamlayarak geçirdiği ortaya çıktı. Doğal olarak, son teslim tarihlerini kaçırıyor ve doğrudan sorumluluklarına gerektiği gibi odaklanamıyordu.
CleverControl'ün Yapay Zeka Puanlaması, işle ilgili minimum faaliyette bulunan ve kişisel gezinme için yoğun zaman harcayan birkaç uzaktan çalışanı tespit etti.
Halkla ilişkiler müdürünün gerçek bir "sosyal kelebek" olduğu ortaya çıktı. Mesajlaşma programlarını kullanımı iş gününün neredeyse %40'ına ulaşıyordu. Uzun ve alakasız konuşmalar veya mesajlarla iş arkadaşlarının çalışmalarını sık sık bölerek konsantre olmalarını ve görevlerini tamamlamalarını zorlaştırıyordu.
Bu ve diğer bazı verimsizliklerin tespit edilmesi, şirketin bunları ortadan kaldırmak ve üretkenliği artırmak için çalışmasına olanak sağladı. Doğru zaman takibi ve gerçek zamanlı izleme sayesinde yöneticiler proje teslim tarihlerini daha doğru bir şekilde değerlendirebildi ve bu da zamanında teslim edilen daha fazla proje ve görevle sonuçlandı. Ayrıca, bazı kaynakları ve çalışanları yeniden tahsis ederek doğru kişilerin doğru zamanda doğru görevler üzerinde çalışmasını sağlayabildiler.
Şirket, kendi kendini izleme özelliğinden yararlanmaya karar verdi. Çalışanlar faaliyet raporlarına erişip analiz edebiliyor, bu da hesap verebilirliklerini artırıyor ve bağlılıklarını %7 oranında artırıyordu.
İzleme sonucunda, projenin zamanında teslimi uygulamanın ilk altı ayında %96'ya ulaştı. Yönetim gereksiz toplantıları azaltarak sadece haftalık ve aylık kontrol toplantıları yapmaya başladı.
Genel olarak şirket, uygulamadan sonraki altı ay içinde %11'lik bir verimlilik artışı gördü.
Toparlıyoruz
Çalışan izleme, şirketin iş yönetimi yaklaşımını dönüştürmesine yardımcı oldu. "CleverControl'den önce kör uçuyorduk" diyor şirket başkanı, "Büyük ölçüde içgüdülerimize ve öznel değerlendirmelere güveniyorduk. İzleme raporları ve faaliyet istatistikleri sayesinde artık daha net bir resim görüyoruz ve bilinçli kararlar alabiliyoruz."
Bu CleverControl vaka çalışması, yazılımın şirketin iş süreçlerini iyileştirmesine ve şeffaflık ve hesap verebilirlik kültürünü teşvik etmesine yardımcı olduğunu göstermektedir.
CleverControl hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? Ziyaret edin ürün sayfası veya bizimle iletişime geçin.