Büyüyen Bir Ekipte İş Süreçlerinin İyileştirilmesi

Bugün ABD'deki bir emlak acentesinin üst düzey yöneticilerinden biri olan Daniel ile konuşuyoruz. Ajansı, büyüyen personelinin çalışmalarını değerlendirmek için bir çalışan izleme sistemi uygulamak istiyordu. Yöneticilerden biri olan Daniel, "Küçük bir ekibimiz varken ciddi bir disiplin ya da üretkenlik sorunu görmedik," diyor. "Ancak ekibimiz büyüdükçe, her çalışanın katılımını sağlamak giderek zorlaştı. Gelecekte olası disiplin sorunlarını önlemek için etkili bir araç arıyorduk."

Şirket, çalışma ortamına nasıl uyum sağlayacağını test etmek için üç aylık bir plan seçti. İzleme sistemi ilk başta çalışanlar arasında endişeye neden oldu, ancak yönetici onlara işin özünü anlattı. Daniel, "CleverControl'ün casusluk yapmak veya gereksiz gerginlik yaratmak için değil, ofisteki iklimi iyileştirmek için orada olduğunu açıkladık" diyor. "Örneğin, onları işe giriş çıkış saatlerini ve çalışma sürelerini takip etmek gibi can sıkıcı görevlerden kurtaracaktı." İzleme aynı zamanda iş yükünün adil bir şekilde dağıtılmasına da yardımcı oldu. Daha deneyimli çalışanlardan bazıları, yeterince deneyimli olmayan yeni meslektaşları için bazı işleri yapmak zorunda kalmaktan mutsuzdu. CleverControl tarafından toplanan iş sohbetlerinin günlüklerini analiz eden yönetim, yeni çalışanların karşılaştığı ana darboğazları buldu. Bu sayede, yeni çalışanlar için tanıtım programını bu darboğazlar ortaya çıkmadan önce çözecek şekilde ayarlayabildiler.

Ancak en zorlu görev, ofis dışında, örneğin müşterilere daire gösterdiklerinde temsilcilerin izlenmesiydi. CleverControl henüz saha çalışanlarını izlemek için çok fazla özellik sunmasa da, MacOS bilgisayarlarda coğrafi konum belirleme gibi mevcut seçeneklerden bazıları işe yaradı. Bu sayede yönetici, temsilcilerden birinin müşteriyle görüştükten sonra 1-1,5 saatini bir kafede boş boş internette gezinerek geçirme alışkanlığı olduğunu öğrendi. Temsilci, yöneticiye her zaman tüm bu süreyi müşterilere evi göstererek geçirdiğini söylüyordu.

CleverControl'ü kullandığımız üç ay bize geliştirilebilecek bazı alanlar gösterdi," diyor Daniel. "Lisansımızı uzatacağız ve bu iyileştirmelerin nasıl çalıştığını göreceğiz.

• Kullanıcı Etkinlik Takibi

  Bu özellik, çalışma ve aktif zamanın başlangıcını ve bitişini otomatik olarak izler. Çalışanları saate girip çıkmaktan ve manuel zaman takibinden kurtarır.
• IM izleme

  İş sohbetleri, ofisteki iş akışı, özellikle de çalışanların karşılaştığı zorluklar hakkında değerli bir bilgi kaynağı olarak hizmet edebilir.
• Coğrafi Konum

  Yönetici, cihazın konumunu izleme panosunda görebilir ve saha çalışanının yolunda gittiğinden emin olabilir.