Yüksek Performanslı Sanal Ekipler Oluşturmak için Başarı Stratejisi

Yüksek performanslı ekipler oluşturmakla ilgili konuşmalar sürekli gelişiyor ama aynı zamanda her zaman mevcut. Örneğin 2000'li yılların başlarından ya da 90'lı yılların sonlarından kalma yazılara rastlarsanız, sinerji ve kolektif mükemmellik arayışının neredeyse her zaman kurumsal başarı söyleminin merkezinde yer aldığını fark edeceksiniz. Ve şu anda içinde bulunduğunuz ekosistem son derece farklı olsa bile bu çok anlamlıdır.

Örneğin, klasik bir McKinsey Quarterly 1992 tarihli makale, vizyonun yüksek performans fikrinin ayrılmaz bir parçası olduğuna ve vizyonun rasyonel artı duygusal olması gerektiğine - "heyecanlandırması, meşgul etmesi ve korkutması" gerektiğine odaklanıyor. Bu fikir hala geçerliliğini koruyor ve tüm alanlarda da korumaya devam edecek.

Ya da eğer Gallup's opinion piece 2009'dan bu yana, etkili ekip çalışmasının temel bileşenleri olarak çatışma çözümü, görev önceliklendirme, bağlılık, çeşitlilik ve daha fazlasıyla karşılaşacaksınız. Elbette, yüksek performans için bu ekip kurma ve yönetim ilkeleri zamansızdır. Hem kişiler arası dinamikleri hem de birlikte çalışmanın pratik yönlerini ele alırlar.

Ancak, yüksek performanslı ekiplerin özü ve temeli son derece geçerli olmaya devam ederken, çoğu ekibin sanal olarak veya hibrit kurulumlarda çalışması gerektiği gerçeği, gerçek anlamda benzeri görülmemiş değişkenler ve zorluklar ortaya çıkarmaktadır. Geçtiğimiz birkaç yıl içinde hazırlandı ama yine de eşi benzeri görülmedi.

Bu, düşünme, dikkate alma, planlama, zaman, teknoloji ve yüksek liderlik standartları gerektiren yeni bir çalışma şeklidir.

Tanımı birinden ödünç alacağım, bilimsel makale çünkü mükemmel, ama birkaç değişiklikle.

Sanal ekip, "işlerini ağırlıklı olarak elektronik bilgi ve iletişim teknolojileri ile koordine eden [ve gerçekleştiren] coğrafi, organizasyonel ve/veya zaman açısından dağınık bilgi çalışanlarından oluşan küçük geçici gruplar" olarak tanımlanmaktadır.

Ancak sanal ekipler artık "geçici" veya "küçük" değil. COVID-19 salgını, uzaktan ve hibrit çalışmanın benimsenmesini büyük ölçüde hızlandırdı. Bu ekipler artık farklı zaman dilimlerine ve kültürlere yayılan üyeleriyle tüm departmanları ve hatta kuruluşları kapsayabiliyor.

Teknolojik müdahaleler ve özellikle bulut tabanlı işbirliği platformlarının yükselişiyle birlikte, sanal çalışmaya geçiş belirli bir alternatiftir. Şirketler işbirliğini teşvik etmek için proje yönetimi yazılımlarını, çalışan gözetim çözümlerini, anlık mesajlaşma uygulamalarını, paylaşılan belge havuzlarını ve hatta sanal gerçeklik ortamlarını kullanabilir.

Dolayısıyla, 2024 yılında sanal ekipler artık sadece bilgisayar bilimleri uzmanlarıyla sınırlı değil. Müşteri hizmetleri ve satıştan pazarlama ve finansa kadar çeşitli sektörleri ve işlevleri kapsıyorlar. Mühendislik ve üretim gibi geleneksel olarak uygulamalı roller bile uzaktan izleme araçları, artırılmış gerçeklik çözümleri ve dijital simülasyonlar kullanılarak sanal işbirliğine giderek daha fazla adapte ediliyor.

2023 Uzaktan Çalışmanın Durumu raporuna göre Rapor Buffer'da çalışanların %98'i uzaktan çalışmayı tercih ediyor. Bunu arkadaşlarına ve diğer çalışanlara tavsiye ediyorlar. Aynı şekilde, Robert Half'ın son survey çalışanların %78'inin esnek çalışma düzenlemelerini tercih edeceğini ortaya koymaktadır.

Gerçekten de sanal ekiplere geçiş sadece geçici bir trend değil, işe yaklaşımımızda temel bir dönüşümdür. Çünkü iyi kurulmuş, yüksek performanslı bir sanal ekibin faydaları çok yönlü ve geniş kapsamlıdır. Örneğin:

Evet, geleneksel ofis ortamının yüz yüze etkileşimler yoluyla işbirliğini ve yaratıcılığı teşvik ettiği tartışılabilir. Buna şüphe yok. Ancak sanal ortamda çalışanlar, ister sessiz bir ev ofisi, ister rahat bir kahve dükkanı, isterse de alışılagelmiş ofis dikkat dağıtıcılarından uzak herhangi bir alan olsun, kişisel üretkenliklerine en elverişli ortamlarda çalışabilirler.

Nitekim veriler de bunu desteklemektedir. Örneğin, bir Gelecek Forumu Rapor sanal ekiplerdeki çalışanların %29 daha yüksek üretkenlik bildirdiklerini ortaya koymaktadır. Ayrıca %53 daha fazla odaklanma becerisi rapor ediyorlar.

Buffer raporuna geri dönersek, ankete katılanların %71'i iş sınırlarını belirlemenin kritik önem taşıdığını iddia etti. Katılımcıların %45'i ise sanal ortamda çalıştıklarında bunu yapmanın daha kolay olduğunu belirtiyor. Günlerini kişisel ve profesyonel ihtiyaçlarına en uygun şekilde düzenleyebiliyorlar. Bu özerklik, zamanlarını daha etkili bir şekilde yönetmelerine olanak tanıyor ve ister aileleriyle vakit geçirmek, ister hobilerinin peşinden gitmek, isterse de sadece şarj olmak için biraz zaman ayırmak olsun, kişisel taahhütlerini yerine getirebiliyorlar.

Bu tür bir esneklik aslında işletmeler için stratejik bir avantajdır çünkü daha memnun, üretken ve dirençli bir işgücüne yol açabilir. Ve şirketler, Robert Half'ın ABD'deki iş ekosistemine ilişkin analizinin, 2023'ün ilk çeyreği ile 2024'ün ilk çeyreği arasında farklı eyaletlerdeki hibrit iş ilanlarında %14'lük bir artış olduğunu vurguladığının farkındadır.

Şirketler sanal bir modele geçerek operasyonel giderlerini önemli ölçüde azaltabilirler. Örneğin, fiziksel bir ofis ihtiyacının ortadan kalkması, şirketlerin genellikle işletmeler için en büyük genel giderlerden biri olan kiradan tasarruf edebilecekleri anlamına gelir. Ayrıca, artık tüm ofis için büyük ölçekte sağlanması gerekmeyen elektrik, su ve internet hizmetleri gibi hizmetlerden de tasarruf edilebilir.

Evet, çevrimiçi işbirliği sistemleri kurmaları, proje yönetimi, işbirliği ve çalışanların izlenmesi için araçlara sahip olmaları gerekir, ancak bu maliyetler genellikle fiziksel bir ofis alanını korumaktan çok daha azdır. İşe gidip gelme ödenekleri, ofis atıştırmalıkları ve tesis içi olanaklarla ilgili maliyetleri de unutmamak gerekir. Şirketler bu tasarrufların bir kısmını ev ofis ödenekleri, sağlıklı yaşam programları veya çevrimiçi ekip kurma etkinlikleri gibi sanal avantajlara yeniden yatırmaları gerekse de, genel harcama genellikle daha düşüktür.

Sanal ekipleri yönetmenin bir de liderleri bölünmüş halde tutan diğer yüzü var.

Bu makalede yüksek performanslı ekiplerden bahsediyoruz ve bu nedenle, üretkenlik düşüşünü veya liderlerin aynı konudaki algısını ele almak son derece kritiktir. Evdeki dikkat dağınıklığı, tutarsız çalışma ortamları ve doğrudan gözetim eksikliği ekip üyeleri arasında eşit olmayan üretkenlik seviyelerine yol açabilir.

A 2022 Microsoft çalışma liderlerin %85'inin, çalışanların hibrit bir düzende üretken oldukları konusunda güven oluşturmakta zorlandıklarını ortaya koymuştur. Bu çalışmada:

• Çalışanların %87'si üretken olduklarını bildirdi
• Liderlerin %12'si çalışanların üretken olduğuna tam güven duyuyor

Dolayısıyla, kesinlikle göze çarpan bir kopukluk var ve bu temel bir sorun ve yüksek performanslı ekipler oluşturmanın önündeki bir engel.

İyi tanımlanmış roller ve süper net sistemlere sahip profiller için, sanal veya hibrit çalışma ortamı nispeten sorunsuz olabilir. Bununla birlikte, özellikle doğası gereği daha akışkan veya işbirliğine dayalı olan birçok rol için, beklentiler, hedefler ve sorumluluklarda netlik eksikliği başarının önünde önemli bir engel haline gelebilir.

Bu berraklığı beslemek zordur. Bir kez beslendiğinde, kesinlikle meyvelerini verir. Örneğin, yukarıda bahsedilen Microsoft araştırması "netliğin anahtar olduğunu" vurgulamaktadır. Bu netliğe sahip çalışanların işte kalma olasılığı 3,95 kat, işlerinden mutlu olma olasılığı ise 4,5 kat daha fazladır.

En başta da belirtildiği gibi, sanal çalışma modu düşünce, değerlendirme, planlama, zaman, teknoloji ve yüksek liderlik standartları gerektirir.

Sanal bir ekibin kendine özgü ihtiyaçlarını ve dinamiklerini değerlendirmek ilk adımdır. Liderler, ekip üyelerinin farklı geçmişlerini, çalışma tarzlarını ve kişisel durumlarını dikkate almalıdır.

Aynı zamanda iş gereksinimlerini de değerlendirmelidirler. Bu dengeleyici hareket, liderlerin hem empatik hem de stratejik olmalarını gerektirir.

Spontane ayarlamaların daha az mümkün olduğu sanal bir ortamda, titiz planlama daha da önemli hale gelir.

• Birincisi, liderler zaman dilimi farklılıkları, iletişim gecikmeleri ve ekip üyelerinin farklı seviyelerde müsait olması gibi potansiyel zorlukları öngörmelidir. Bu hususları proje zaman çizelgesine dahil etmelidirler.
• İkinci olarak, bu değerlendirmelerden doğan hedefler "entelektüel, rasyonel ve inandırıcı" olmalıdır. Bu hedeflere ulaşmak için izlenecek yol haritası da buna uygun olarak "sayısallaştırılmalı, tanımlanmalı ve ölçülmelidir."

Liderler, ekiplerinin iletişimi, işbirliğini ve etkili proje yönetimini kolaylaştıran güvenilir, kullanıcı dostu araçlara erişebilmesini sağlamalıdır.

Gerçek zamanlı işbirliği

Slack, Microsoft Teams gibi araçlar şirket çapında anlık iletişim, güncellemeler ve derin tartışmalar için son derece uygun olabilir. Örneğin Slack, tartışmaların proje veya konuya göre düzenlenebileceği grupların ve kanalların oluşturulmasına olanak tanır. Belirli ekip üyeleri bu tür gruplara davet edilebilir.

Proje yönetimi

Asana, Trello veya Jira gibi araçlar görevleri, son teslim tarihlerini ve genel proje ilerlemesini takip etmek için vazgeçilmezdir. Jira'nın geliştiricisi Atlassian, bir 3 kat artış 2024'ün 3. çeyreğinde ücretli koltuk sayısında. Bulut modeli, tamamen uzaktan çalışan şirketler için inanılmaz derecede kullanışlı. Proje yönetimine özel çözümlerin çoğunun hikayesi de böyle.

Verimlilik izleme

Sanal bir ortamda çalışan faaliyetlerini izlemek zor olabilir, ancak üretkenliği sürdürmek ve ekip üyelerinin işlerini aksatmamalarını sağlamak için gereklidir.

Şunun gibi bir araç CleverControl güçlü bir sanal asistan olarak hareket ederek kapsamlı ve başarılı üretkenlik takibine güç sağlayabilir. Örneğin, şunları kolaylaştırabilir:

• Ekran kaydı, web kamerası izleme ve daha fazlası gibi özelliklerle mümkün kılınan gerçek zamanlı etkinlik takibi
• Yüz tanıma daha fazla hesap verebilirlik, iş ve zaman hırsızlığının azaltılması için
• Zaman içindeki üretkenlik eğilimlerini aktarabilen ve performans incelemelerini, iş akışı optimizasyonlarını ve darboğaz tespitini iyileştirebilen kapsamlı raporlama ve analizler

Yüksek performanslı sanal ekipler oluşturmak hem bir sanat hem de bir bilimdir. Liderler nesnel ve ölçülebilir iş nüanslarını dikkate almalıdır. Ancak aynı zamanda, dağınık ekipleri yönetmenin ve güçlendirmenin duygusal ve empatik yönlerini de kavramalıdırlar.

Başlangıç olarak, veriler üzerinde kontrol sahibi olmaya odaklanabilirler. Doğru, eyleme dönüştürülebilir içgörülere gerçek zamanlı erişim sağlayan araç ve teknolojilerin uygulanması en önemli öncelik olmalıdır.