En İyi Çalışan İzleme Yazılımı ve Çalışan İzleme Hakkında Bilmeniz Gereken Her Şey

Çalışan izleme yazılımı, çalışanların bilgisayarlarındaki etkinliklerini izleyebilen ve analiz edebilen bir sistemdir. Bilgisayar teknolojilerinin gelişmesi nedeniyle 2000'li yılların başından bu yana yükselişte ve 2020'deki Covid-19 salgını popülaritesinin artmasına neden oldu. Yakın zamanda yapılan Instant Office araştırmasına göre, günümüz işverenlerinin %78'i çeşitli araçlar kullanarak personelini takip ediyor.

Genellikle, çalışan izleme yazılımı, çalışanların cihazlarına yükledikleri aracıdan ve yöneticilerin günlükleri ve raporları almasına olanak tanıyan izleme kontrol panelinden oluşur.

Çalışan izleme yazılımı, her şeyi gören görünmez bir gözetmen gibi davranır. Tuş vuruşlarından ziyaret edilen web sitelerine kadar, bir kişinin çalışma saatleri içinde bilgisayarda yaptığı hemen hemen her şey hakkında bilgi toplar. Daha gelişmiş çalışan izleme yazılımları sadece veri toplamanın çok ötesine geçer. Her çalışanın üretkenliği ve bordro hesaplamaları hakkında kullanıma hazır raporlar sunarlar ve temelde yöneticinin zamanından tasarruf sağlarlar.

Bu tür yazılımların en açık amacı çalışanların üretkenliğini izlemektir. Projeye ne kadar zaman harcıyorlar ve ne kadarını Youtube'daki komik kedi videolarına harcıyorlar? İş sürecine dahil oluyorlar mı yoksa her 10 dakikada bir kahve molası mı veriyorlar? Google'da işle ilgili bilgileri mi yoksa hafta sonu için Las Vegas'a ucuz biletleri mi arıyorlar? Çalışan izleme uygulamaları tam olarak bu tür soruları yanıtlamak için tasarlanmıştır.

Çalışan izleme yazılımı, tembelleri bulmanın yanı sıra, daha az belirgin ancak daha az kritik olmayan birkaç amaca hizmet eder. Öncelikle, mücadele eden çalışanların ortaya çıkarılmasına yardımcı olabilir. İster bunaltıcı iş yükü ister genç uzmanlar olarak yeterli deneyime sahip olmadıkları görevler nedeniyle terliyor olsunlar, yöneticiye zorlukları anlatmakta tereddüt edebilirler. Bu sorunları ortaya çıkarmak ve bunları ortadan kaldırmak için dikkatlice çalışmak, üretkenliği artırmaktan daha fazlasını yapacaktır - ofisteki iklimi ve bir yönetici olarak imajınızı iyileştirecektir.

Çalışan izleme yazılımını denemek için çok belirgin olmayan bir başka neden de şirket kaynaklarını kontrol etmektir. Yazıcı kağıdı harcamalarınız son zamanlarda arttı mı? Çalışanlarınızın kullanmadığı yazılımlara para mı harcıyorsunuz? Raporların yardımıyla bunu öğrenin. Çalışanların belirli bir programda ne sıklıkla çalıştıklarını veya ofis yazıcılarını kişisel ihtiyaçları için kullanıp kullanmadıklarını göstereceklerdir.

Birinci sınıf çalışan izleme yazılımı veri koruma modülleri ile donatılmıştır. Gizli bilgilere erişimi, kopyalanmasını veya gönderilmesini önler ve şüpheli bir şey ortaya çıkarsa yöneticiyi uyarırlar. Bu her şeyi bilen koruma elinizin altında olduğundan, veri sızıntısı veya kurumsal verilere yetkisiz erişim konusunda endişelenmenize gerek yoktur.

Bunlar, çalışan izleme araçlarının çözebileceği sorunlardan yalnızca birkaçı. Konuyu daha derinlemesine inceleyelim ve bu alandaki en iyi çözümleri öğrenelim.

Çalışan izleme yazılımı üç türe ayrılır: zaman izleme, etkinlik izleme ve veri kaybı önleme (veya DLP).

Devamlılık, zaman takibi ve bordro hesaplamaları gibi rutin süreçleri otomatikleştirmek istiyorsanız zaman takip uygulamaları çok önemlidir. Giriş ve çıkış zamanlarını, çalışanın hareketsiz kaldığı süreleri ve her görev için harcanan zamanı kaydederler. Çalışanların bir projede ne kadar zaman harcadığını ve belirli bir görev üzerinde kimin ve ne zaman çalıştığını tahmin edebilirsiniz. Doğru izleme verileri, sözleşmeli veya saatlik ödeme esasına göre çalışıyorsanız müşterilere fatura kesmek için de hayati önem taşır. En iyi yanı, raporların gerçek zamanlı olarak otomatik olarak oluşturulması ve hile veya insan hatası riskini ortadan kaldırmasıdır. Zaman takip cihazlarının başka faydaları da vardır: üretkenliği artırır, çalışanları motive eder ve paranın nereye harcandığını gösterir.

Aktivite izleme yazılımı zaman izleyicilere benzer ancak çok daha güçlüdür. Çalışanın ofis bilgisayarında yaptığı neredeyse her şeyi kaydedebildiği için meşru bir şekilde çalışan izlemenin Big Brother'ı olarak adlandırılabilir. Bu tür sistemler genellikle tuş vuruşlarını ve pano olaylarını kaydeder, ekran görüntüsü alır, kullanıcının İnternet etkinliğini (sosyal ağ ziyaretleri ve sohbetler dahil) ve aktif/boşta kalma süresini izler. Ayrıca yazıcılar ve USB bellekler gibi harici cihazları da izleyebilirler. Üst düzey izleme programları, ekranlarından ve web kameralarından video akışı yaparak çalışanları gerçek zamanlı olarak izlemenizi sağlar. Gün içinde akışları kontrol etmek için zamanınız kısıtlıysa, program daha sonra izlemeniz için videoları kaydedecektir. Yazılım ham verileri sadece toplamakla kalmayacak, aynı zamanda net çizelge ve grafikler halinde işleyecektir. Günün sonunda, her çalışan, departman veya tüm ofis için en kapsamlı faaliyet raporunu alırsınız.

Bu raporların uygulama alanı çok geniştir. Üretkenlik ve katılım düzeyleri hakkında değerli bilgiler sağlar, verimsiz çalışma modellerini ve düşük performans gösteren çalışanları keşfetmeye yardımcı olur, şirket kaynaklarından tasarruf sağlar ve daha fazlasını yapar. Dikkatli ve etik bir şekilde uygulandığı takdirde, faaliyet izleme yazılımı işinizi büyütmede güvenilir bir ortak haline gelebilir.

Veri kaybı önleme, çalışan izleme yazılımının en karmaşık türüdür. Kullanımdaki, hareket halindeki ve hareketsiz verileri izleyerek, tespit ederek ve engelleyerek potansiyel veri ihlallerini ve diğer tehditleri tespit eder. Başka bir deyişle, program e-posta veya mesajlaşma programları aracılığıyla gönderilen, çalışan tarafından cihazlarında kullanılan veya bir şirket sunucusunda depolanan verilerin içerik incelemesini ve bağlamsal analizini gerçekleştirir. DLP yazılımı, örneğin tam veri eşleştirme, tam veya kısmi dosya eşleştirme, kural tabanlı ve kategori analizi gibi çeşitli ayrıntılı analitik teknikler içerir. Tam veri eşleştirme, programın veritabanı dökümünden veya canlı veritabanından tam eşleşmeleri aradığı anlamına gelir. Dosya eşleştirme durumunda, yazılım bu dosyaların içeriğini analiz etmeden dosyaların karmalarını tam parmak izleriyle karşılaştırır. Kural tabanlı analiz en yaygın tekniktir. Program, verileri kart veya güvenlik numaraları gibi önceden yapılandırılmış kurallara göre tarar. Önceden oluşturulmuş kategoriler analizi de benzer bir yöntemdir: DLP sistemi banka bilgileri, sosyal güvenlik numaraları gibi yaygın hassas veri türlerini arar. Yukarıda açıklanan yöntemler büyük ölçüde kategorizasyona dayanır, ancak ihlal bu kategorilere girmezse ne olur? Modern DLP sistemleri bu tür ihlalleri tespit etmek ve önlemek için daha da karmaşık teknikler kullanır, örneğin sözlük analizi, makine öğrenimi ve istatistiksel analiz.

Şirketler DLP sistemlerini veri ihlallerini, hassas bilgilerin dışarı sızmasını, kaybolmasını, sızmasını veya imha edilmesini önlemek için kullanır. DLP ayrıca şirketin ilgili düzenlemelere uymasını ve Kişisel Olarak Tanımlanabilir Bilgileri (PII) korumasını sağlamaya da hizmet eder.

Bu yazıda daha çok aktivite takip yazılımlarına odaklanacağız.

Piyasadaki geniş aktivite izleme yazılımı yelpazesine rağmen, birçok özellik çoğu için tipiktir. İyi bir çalışan izleme uygulamasından bekleyebileceğiniz işlevselliğe bir göz atalım:

• Keylogging. Tuş vuruşlarının kaydedilmesi en tartışmalı özelliklerden biridir. Keylogging raporları, çalışanın proje üzerinde çalışıp çalışmadığını, WhatsApp'ta bir arkadaşıyla sohbet edip etmediğini veya - daha da kötüsü - kurumsal sırları rakiplere verip vermediğini gösterecektir. Öte yandan, keylogger yanlışlıkla şifreler, banka bilgileri veya kişisel konuşmalar gibi hassas bilgileri kaydedebilir. Esnek izleme çözümleri, keylogger'ı devre dışı bırakma seçeneğine sahiptir.

• Ekran görüntüleri. Uygulama, düzenli zaman aralıklarında veya tetikleyici tarafından bilgisayar ekranının fotoğraflarını çeker. Bu özellik, çalışanınızın herhangi bir anda ne yaptığını bilmek veya istenmeyen faaliyetlerde bulunduğuna dair kanıtınız olmasını istiyorsanız harikadır.

• Web etkinliği izleme. Ziyaret edilen web sitelerini, sosyal ağları ve arama sorgularını ve kullanıcının buralarda ne kadar zaman geçirdiğini izlemek anlamına gelir. Web etkinliği izleme sadece üretkenlik (ziyaret edilen üretken/üretken olmayan site oranı) açısından değil, eğitim açısından da kullanışlıdır. Bir çalışanın belirli bir konuda/beceride işle ilgili çok sayıda siteyi ziyaret ettiğini görürseniz, o beceri veya alanda eğitime ihtiyacı olabilir. Bu durumda, eğitim vermek verimliliği büyük ölçüde artıracaktır.

• Uygulama izleme. Bu özellik kiti, izlenen cihazda hangi uygulamaların yüklü olduğunu, hangi uygulamaların çalıştığını ve kullanıcının bunları kullanarak ne kadar zaman harcadığını gösterecektir. Verimlilik değerlendirmesine ek olarak, uygulamaları izlemek, ekibinizin aşırı veya yetersiz lisanslı olup olmadığını analiz etmek için bir araç olarak hizmet edebilir. Ayrıca, çalışanın şirkete ait cihaza istenmeyen herhangi bir yazılım yükleyip yüklemediğini bileceksiniz.

• Uygulama engelleyici. Site engelleyici gibi, uygulama engelleyici de iş yerindeki dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırır. Ekibin üretkenliğini etkilediğini düşünüyorsanız mesajlaşma uygulamalarını, oyunları veya diğer istenmeyen uygulamaları engelleyebilirsiniz.

• Dosya işlemleri takibi oluşturma, kopyalama, e-posta ile gönderme, yazdırma ve silme gibi dosyalarla yapılan işlemlerin tam listesini verir. Hassas bilgilerin nasıl işlendiğini izlemenin etkili bir yoludur.

• Taşınabilir veri depolama cihazı takibi. Çalışanlar sıklıkla bilgileri bir flash sürücüye kopyalayarak veya e-posta ile şirket ağı dışına göndererek sızdırır. Bu nedenle harici veri depolama cihazlarını izlemek, önemli verilerin şirket dışına aktarılmamasını sağlamak için harika bir yoldur.

• E-posta izleme veri sızıntısı riskini en aza indirmek için bir başka etkili araçtır. Ayrıca, örneğin destek temsilcilerini veya müşterilerle çalışan diğer çalışanları izliyorsanız, kalite değerlendirmesine de hizmet edebilir.

• Yazıcı kontrolü iki amaca hizmet eder. Birincisi, ofis malzemeleri harcamalarını hesaplamanıza ve optimize etmenize ve ofis ekipmanlarını iş dışı amaçlarla kullanabilecek çalışanları keşfetmenize yardımcı olur. İkincisi, gizli bilgilerin çıktısını almak yaygın bir veri sızdırma yöntemidir. Elinizdeki izleme kayıtlarıyla, herhangi bir sızıntı olup olmadığını ve suçlunun kim olduğunu her zaman bileceksiniz.

• Ekranın canlı akışı çalışanın ekranını sanki önünde oturuyormuşsunuz gibi görmenizi sağlar. Bu şekilde, ofisinizdeki herhangi bir çalışanın (veya aynı anda herkesin) o anda ne yaptığını kontrol edebilirsiniz. Bazı uygulamalar ekran kayıt özelliklerine sahip olabilir, böylece iş gününün herhangi bir dakikasını geri dönüp yeniden izleyebilirsiniz.

• Web kamerası ve mikrofon aracılığıyla izleme. Ofis bilgisayarlarında web kamerası ve mikrofon varsa, birinci sınıf bir çalışan izleme uygulaması bunlardan gerçek zamanlı olarak video ve ses akışı sağlayabilir veya kayıt yapabilir. Bu özellikler hem üretkenliğe hem de uygunsuz davranışların, hırsızlıkların veya gizli bilgilere erişimin önlenmesi gibi genel ofis güvenliğine katkıda bulunabilir.

• Verimlilik raporları. Faaliyet verilerini toplamak hikayenin sadece yarısıdır - verimlilik seviyesini ve bunu iyileştirmek için atılacak adımları belirlemek için verileri analiz etmeniz gerekir. Neyse ki, sistem hesaplamaları sizin için yapacak ve göz açıp kapayıncaya kadar elinizde çalışana, departmana veya tüm ekibe göre düzgün çizelgeler ve grafikler olacak.

• Uzaktan izleme ve yapılandırma. Üretkenlikleri ve eylemleri hakkında güncellemeler almak veya izleme ayarlarını yapmak için çalışanın bilgisayarına erişmeniz gerekmez. Modern sistemler günlükleri çeşitli şekillerde sunabilir. Örneğin, e-posta, FTP veya dosya paylaşım platformları (ör. Google Drive veya Dropbox) aracılığıyla otomatik olarak oluşturulan düzenli raporlar alabilirsiniz. Ancak bu yöntemler, ekranın veya web kamerasının gerçek zamanlı izlenmesine izin vermediğinden bazı sınırlamalara sahiptir. Çoğu modern uygulama, ham verileri görüntülemekten çok daha fazlasını sunan çevrimiçi gösterge tablolarına veri sağlar. İstatistik raporları oluştururlar, ekranları veya web kameralarını gerçek zamanlı olarak izlerler ve programın ayarlarının uzaktan yapılmasına izin verirler.

Bu, bir çalışan izleme çözümünde alabileceğiniz en popüler özelliklere genel bir bakıştır, ancak liste tam değildir. Bazı uygulamalarda dahili bordro hesaplayıcıları, coğrafi konum takibi, şüpheli davranış analiz modülleri, gizli mod ve daha fazlası bulunabilir.Özellik aralığı, hangi amaçlara hizmet ettiğine bağlı olarak bir programdan diğerine değişebilir. Örneğin, veri sızıntısını önlemeye odaklanan programlar, kullanıcı ve dosya etkinliğini ve erişim kısıtlamalarını izlemek için daha fazla özellik içerecektir. Verimlilik takibine yönelik olanlar ise zaman takibi ve proje yönetimi işlevselliği sunacaktır. Şirketiniz için bir çözüm seçerken, öncelikle izleme hedefini belirlemenizi ve bunu başarmak için gerekli özelliklere sahip bir program aramanızı öneririz.

Personelinizin performansını takip etmeye karar verdiğinizde, işe çalışan izleme yazılımı aramakla başlayacaksınız. Google'da birkaç arama yaptığınızda kendinizi birdenbire kaybolmanın çok kolay olduğu sonsuz bir teklif denizinin ortasında bulursunuz. Her çözüm sizi en iyisi olduğuna, en zengin işlevselliğe sahip olduğuna ve ekibinizin üretkenliğini % 10000 artırdığına ikna etmeye çalışacaktır. Peki, bu denizde nasıl gezinir ve işletmeniz için en verimli aracı nasıl bulursunuz?

Aşağıda, bir veya başka bir çalışan izleme çözümüne bağlanmadan önce göz önünde bulundurmanız gereken bazı noktalar yer almaktadır.

1. İzlemenin amacı

   Çalışanlarınızı izleyerek ne elde etmek istediğinizi kendinize sorun. Tembelleri ve verimsiz iş süreçlerini keşfetmek mi istiyorsunuz? Ya da belki de amacınız eski bir bordro sistemini modern ve otomatik bir sistemle değiştirmektir? Belki de içeriden gelen tehditler ve veri sızıntıları risklerini en aza indirmeye çalışıyorsunuz?

   Her çalışan izleme yazılımı sabit bir amaç için tasarlanmıştır veya birkaç ilgili amacı birleştirir: veri sızıntısı koruması, verimlilik takibi, katılım kontrolü vb. Dolayısıyla, net bir izleme hedefi tanımladığınızda, gereksinimlerinize uymayan çözümleri hemen atacaksınız.

2. Özellikler

   Bir sonraki adım, araçların sunduğu özelliklere daha yakından bakmaktır. Bazı uygulamalarda ekran görüntüsü, tuş kaydı ve internet etkinliği izleme gibi yalnızca birkaç temel seçenek bulunur. Diğer birinci sınıf sistemler ise her fare tıklamasını ve çalışanın bilgisayarda yaptığı her hareketi kaydediyor gibi görünecektir. Ne kadar çok olursa o kadar iyi olacağını düşünmek doğaldır, ancak bulabileceğiniz en tam özellikli uygulama için acele etmeyin. Asla kullanmayacağınız işlevler için fazla ödeme yapmak zorunda kalabilirsiniz. Para ve zaman kaybetmek yerine, hangi özelliklerin size en değerli bilgileri sağlayacağını düşünün ve ihtiyacınız olanı sunan aracı tercih edin.

3. Kullanıcı dostu deneyim ve uyarlanabilirlik

   İster küçük bir startup ister büyük bir şirket yönetiyor olun, isteyeceğiniz son şey karmaşık kurulum süreci ve kafa karıştırıcı arayüzlerle zaman kaybetmektir. İyi bir çalışan izleme sistemini tüm ofis bilgisayarlarına yaymak kolay olmalıdır - teknoloji meraklısı olmasanız ve BT uzmanınız olmasa bile.

   Ayrıca, en iyi izleme programları sezgisel bir arayüze ve renkli çizelgeler ve grafikler gibi net veri görselleştirmesine sahiptir. Bu grafiğin ne anlama geldiği ve verimlilik raporunu nerede bulacağınız konusunda kafa karıştırmadan hızlı ve verimli bir şekilde gezinebilmelisiniz.

   Son olarak, çalışan izleme ölçeklenebilir ve uyarlanabilir olmalıdır. Bir çalışanı sisteme eklemek veya sistemden çıkarmak zahmetli ve zaman alıcı olmamalıdır. Esnek ayarlar da büyük bir avantajdır, çünkü bunları her çalışan için ayrı ayrı ayarlayabilir, izleme özelliklerini istediğiniz zaman etkinleştirebilir ve devre dışı bırakabilirsiniz.

   İzleme sisteminin vaat ettiği kadar kullanıcı dostu ve uyarlanabilir olup olmadığını denemeden anlamak zordur. Neyse ki, birçok hizmet ücretsiz tam işlevsel denemeler sunar, böylece programın ortamınızda nasıl çalıştığını test edebilirsiniz. Test için zaman kaybetmek istemiyorsanız, her zaman bir demo rezervasyonu yapabilirsiniz. Deneyimli bir temsilci, çözümlerinin temel avantajlarını vurgulayacak ve pratikte işinize nasıl fayda sağlayabileceğini görmenizi sağlayacaktır.

4. Yüksek güvenlik seviyesi

   Çalışan izleme yazılımları, gizli veriler de dahil olmak üzere büyük miktarda bilgi toplar ve depolar. Örneğin, keylogger önemli bir şifreyi yakalayabilir veya hassas bir bilgi bir ekran görüntüsüne kaydedilebilir. Herhangi bir çalışan izleme yazılımını seçmeden önce, toplanan verilerin güvenli bir şekilde saklanmasını en önemli öncelik haline getirdiğinden emin olun. Bir şirket temsilcisiyle iletişime geçebilir ve verilerin şifrelenmiş bir biçimde aktarılıp depolanıp depolanmadığını, bunlara kimin erişimi olduğunu ve endişe duyduğunuz diğer konuları sorabilirsiniz.

5. Çoklu platform uyumluluğu

   Çalışanlarınızdan biri Mac'te, diğeri Windows'ta çalışıyor ve üçüncüsü de çoğu zaman iş için iPhone'unu kullanıyor. Lisanslardan tasarruf etmek için birden fazla platformu destekleyen bir çalışan izleme yazılımı seçin. Birçok sistem çoklu platform abonelikleri sunar, bu da bir aboneliğin desteklenen tüm platformlar için uygun olduğu anlamına gelir. Ya da paket tekliflere göz atabilirsiniz. Genellikle her işletim sistemi için ayrı lisanslardan daha düşük bir fiyata gelirler.

6. Destek ve yardım

   Seçtiğiniz yazılım ne kadar güvenilir, kullanıcı dostu ve kullanımı kolay olursa olsun, hiç kimse yol boyunca bir veya iki darbeye karşı güvende değildir. Geliştirici şirketin telefon veya e-posta yoluyla teknik yardım ve destek sunduğundan emin olun. Ayrıca, lisans koşullarının ücretsiz teknik yardım içerip içermediğini kontrol edin. Aksi takdirde, programla ilgili yardıma ihtiyaç duyduğunuzda fazladan ödeme yapmanız gerekebilir veya en kötü senaryoda hiç destek alamayabilirsiniz.

   Çalışanlarınızın ilerlemesini ve üretkenliğini izlemek, şirketin büyümesi için çok önemlidir. Akıllıca seçilmiş bir çalışan izleme sistemi, bu süreci basit ve verimli hale getirmenize yardımcı olacaktır. Yukarıdaki tavsiyelerin işletmenize en çok fayda sağlayacak aracı seçmenize yardımcı olacağını umuyoruz.

Değişken fiyatlandırma yapıları genellikle üst düzey özellikleri potansiyel olarak daha düşük bir fiyat noktasında sunmak amacıyla yaygındır. Yazılım açısından, şirketlerin aralarından seçim yapabileceği çok çeşitli fiyatlandırma modelleri vardır. Esasen, fiyatlandırma aşağıdaki gibi bir dizi faktöre dayanmaktadır:

1. Platform: Çözüm web tabanlı mı yoksa belirli bir cihaza yüklenmesi mi gerekiyor?

2. Ödeme Döngüsü: Yazılım aboneliklerle mi çalışıyor yoksa kuruluş tek seferlik bir işlem mi gerçekleştiriyor?

3. İşletim Sistemi: Çözüm hem masaüstü (Windows, MacOS, Linux) hem de mobil (Android, iOS) işletim sistemlerini destekliyor mu?

4. Özellikler: Yazılım yerleşik özellik setleriyle birlikte mi geliyor yoksa müşterilerin izleme yeteneklerini genişletmek için ekstra eklentiler/yükseltmeler satın almaları mı gerekiyor?

5. Kullanıcı Lisansı: Çözüm tek veya çok kullanıcılı işlevselliği destekliyor mu?

6. İndirim: Kuruluş, bir paket veya paketin parçası olarak mevcut indirimlerden nasıl yararlanacak?

Bu gibi faktörler genellikle her bir yazılım paketinin fiyatlandırma yapısını belirler. Sadece bir rakam vermek gerekirse, sağlam bir çalışan izleme çözümünün ortalama maliyeti, tek kullanıcılı bir lisans için yılda 90 ABD doları civarında olabilir. Ancak, dediğimiz gibi, bu rakam her türlü faktörden etkilenebilir.

Örneğin, bazı çözümler izleme ile birlikte uç nokta güvenliği de sunabilir. Diğerleri eşit derecede yetenekli masaüstü ve mobil işlevsellik sağlayabilir. Özünde, her şey kuruluşun çalışan izleme ile ne elde etmek istediğine işaret eder. Buna örnek olarak, siber zorbalığı engellemek amacıyla çalışanlarının belirli kanallardaki sosyal medya faaliyetlerini izlemek isteyen bir kuruluş verilebilir.

Aksine, başka bir kuruluşun, iş e-postalarına özel olarak odaklanarak tüm ağlardaki çalışan e-posta faaliyetlerini izlemesi gerekebilir. Dolayısıyla, kullanım ve izleme türü de fiyatlandırmayı etkileyen en büyük faktörlerden biri olacaktır.

CleverControl'ün işyeri izleme konusundaki hüneri benzersizdir. Araç, güvenli bir web hesabı aracılığıyla gerçek zamanlı izlemeyi kolaylaştırabilir, tuş kaydını kontrol edebilir, ekran görüntüleri alabilir, yazdırma etkinliklerini yönetebilir, IM ile ilgili etkinlikleri izleyebilir, internet kullanımını gözlemleyebilir ve aramaları kaydetmek için ses / video kontrolü kullanabilir.

Ne hakkında öne çıkıyor CleverControl hedef bilgisayarların kesintisiz ekran kaydının kolaylaştırılmasıdır. İşverenler gün boyunca canlı ekran etkinliklerini rahatlıkla kaydedebilir ve bunları istedikleri yerde, zamanda ve şekilde izleyebilirler. Ayrıca ses/video kaydı için web kamerasından yararlanabilir ve durum ortaya çıktığında iddialarını somut kanıtlara dayandırabilirler. Ayrıca, bu hizmetlerin bulut üzerindeki doğası sayesinde, işverenler ekipmana fazladan bir kuruş harcamadan yukarıda belirtilen tüm avantajları uzaktan gerçekleştirebilirler.

Fiyatlandırma

Windows ve MacOS için - Aylık 11$/1PC'den başlayan fiyatlarla

Hem Windows hem de Mac ile uyumludur, Spyrix pazarın en kapsamlı bulut tabanlı çalışan izleme çözümlerinden biridir. Araç, zaman yönetimi, kayıt, gizli işletim, kimlik doğrulama ve uzaktan izleme özellikleriyle donatılmıştır. İşletmeler programı ekran etkinliğini, tuş vuruşlarını, Skype ve Slack'teki çağrıları ve sohbetleri, sosyal medya etkinliğini ve daha fazlasını izlemek için kullanabilir.

Besides these, Spyrix helps block and filter URLs notify employers on a specified list of "keywords," and visualize the productivity hours (data) to elucidate the performance better. Indeed, Spyrix offers a wide range of employee monitoring features excellently supporting day-to-day business activities.

Fiyatlandırma

Windows için - 5 bilgisayar için 199 $'dan başlayan fiyatlarla

MacOS için - 5 bilgisayar için 179 $'dan başlayan fiyatlarla

Actual Keylogger, cihaz gözetimi için harika bir araçtır. Program, keylogging'i kontrol etmekten sosyal medyadaki aktiviteleri izlemeye kadar çok çeşitli amaçlar için mükemmel bir şekilde çalışır. Bu, açılan uygulamaları, ziyaret edilen web sitelerini, yazılan tuş vuruşlarını ve şifreleri, yapılan internet bağlantılarını vb. izlemeyi içerir.

Araç, parola korumalı kilitlerle donatılmıştır ve gizli işlemleri hızlandırır. Bütünsel özellikleri Gerçek Keylogger sistem yöneticileri, bireysel kullanıcılar, CEO'lar ve hatta ebeveynler için mükemmel bir seçimdir.

Fiyatlandırma

Windows için - 1 PC için 69 $'dan başlayan fiyatlarla

MacOS için - 1 PC için 79 $'dan başlayan fiyatlarla

Hem işletmeler hem de aileler için ideal bir izleme yazılımı olarak yaygın bir şekilde pazarlanan REFOG, 201 ülkede 5 milyon kullanıcının ihtiyaçlarını karşılayan kullanıcı dostu bir çözümdür. Program, otomatik veya manuel keylogger'ları düzenleyebilen, tek bir çalışanı gözetleyebilen, tüm ağı tarayabilen ve diğer kullanıcıların faaliyetlerini izleyebilen İK profesyonellerine uygundur.

REFOG, standart izleme işlevlerini kolaylaştırmanın yanı sıra, kurumsal politikaları uygulama ve çalışanların internet faaliyetlerini bunlara karşı kontrol etme olanağı da sağlar. Bu sayede, yöneticilerin olası güvenlik ihlallerinden haberdar olmalarını sağlar.

Fiyatlandırma

Windows için - 6 bilgisayar için 240 $'dan başlayan fiyatlarla

Belki de piyasadaki en güçlü izleme yazılımlarından biri olan Teramind, mükemmel gözetimi kolaylaştırır ve bankacılık, fintech, devlet, sağlık, eğitim, perakende ve kamu hizmeti sektörlerinde çok tercih edilir.

Çalışan izleme programı açıkça güvenlik ve uyumluluğu sağlamaya adanmıştır. Örneğin, bağlı cihazlardaki tüm değişiklikleri aktif olarak takip ederek telemetriyi zenginleştirir ve tehdit algılamayı yapılandırır. Ayrıca program, hedeflenen cihazlarda uyumluluğu izlemek için GDPR, PCI DSS ve HIPAA şablonlarının birleştirilmesine yardımcı olur.

Fiyatlandırma

Aylık 5 koltuk başına 50 $'dan başlayan fiyatlarla

Hubstaff'ın sezgisel gösterge tabloları, verimlilik izleme özellikleri ve performans ölçüm olanakları, diğerlerinin yanı sıra, bir işverenin zevkidir. Uygulama, genel iş akışı ve performans hakkında gerçek zamanlı içgörüler sağlayarak yöneticilerin ve İK'nın buna göre hareket etmesine olanak tanır.

Hubstaff, çalışanların ruh sağlığına ve refahına değer verir, bu nedenle yazılım, izleme çözümlerinin yalnızca çalışan çalışırken etkinleştirileceği şekilde tasarlanmıştır. Ayrıca, veri kontrolünden çalışanları sorumlu tutarak işverenler üzerindeki yükü azaltmakta ve sağlıklı bir iş-yaşam dengesinin sürdürülmesini sağlamaktadır.

Fiyatlandırma

Aylık 5,83$/PC'den başlayan fiyatlarla

Insightful, adından da anlaşılacağı gibi, üretkenlik takibi, gerçek zamanlı izleme, zaman ve katılım, zaman tutma, raporlama vb. yoluyla sorunsuz bir izleme deneyimi sunar. Aslında araç, GetApp ve Capterra'da 4,8 puan alarak birçok önde gelen kuruluş tarafından birinci sınıf olarak kabul edilmektedir.

Windows, MacOS ve Linux ile uyumlu olan Insightful, hem bulut çözümü hem de şirket içi yazılım olarak satın alınabilir. Bulut çözümü ile işletmeler, cihaza herhangi bir şey yüklemek zorunda kalmadan çalışanların bilgisayarlarını uzaktan izlemek ve yönetmek için bu aracı kullanabilir. Bu, teknik ekipman ve depolama tesisleri kurmak veya bunlara yatırım yapmak istemeyen KOBİ'ler için idealdir.

Fiyatlandırma

Aylık 6,40$/PC'den başlayan fiyatlarla

Branded as a "workforce analytics" tool, ActivTrak facilitates a plethora of workplace monitoring solutions. These include, and are not limited to, productivity management, work pattern identification, compliance & risk management, burnout prevention, SaaS management, time tracking, employee web activity tracking and reporting, etc.

Trusted by 9000+ organizations, ActivTrak is one of the most demanded monitoring solutions in the world. Much of that can be attributed to the knowledge base it contributes to by identifying patterns that "fuel success." With this knowledge, it is relatively straightforward for the tool to predict employee behaviour and collaborate with talent management leaders to facilitate interventions.

Fiyatlandırma

Aylık 9$/PC'den başlayan fiyatlarla

Listede nispeten minimalist bir araç olan CurrentWare, işverenlerin çalışanların faaliyetlerini izlemelerini ve performans değerlendirmelerinde onlara yardımcı olmalarını sağlayan bir çalışan izleme paketi ile birlikte gelir - her modülün bir amacı vardır.

For instance, the suite constitutes BrowseReporter, BrowseControl, AccessPatrol and enPowerManager. BrowseReporter tracks the employee's browsing history and delivers data for a more structured performance review. BrowseControl, on the other hand, provides a centralized access control system that enables administrators to regulate Internet usage. enPowerManager, in particular, is a unique feature which lets system administrators "shut down" or "boot" the targeted device from a remote location.

Fiyatlandırma

$8,99/PC/ay'dan başlayan fiyatlarla

"Productivity, Security, & Compliance Made Simple," reads the Veriato slogan. And that is just what the tool provides — a simple, easy-to-use, and affordable monitoring tool that focuses on assessing social media activity, IM activity, email activity, file downloads and movement, web activity, network connections built, keystrokes typed, applications usage patterns, and more.

Veriato, uygulamanın ne kadar süre açık kaldığını raporlayarak, video ekran incelemelerini kolaylaştırarak, anahtar kelime ve olay uyarısını etkinleştirerek ve çok daha fazlasını yaparak, tüm kullanıcıların verilerini düzenleyen merkezi bir bilgi merkezi görevi görür. İşverenler için bu, sıkıcı dokümantasyon ve yetki kontrollerinin miktarında bir azalma anlamına geliyor.

Fiyatlandırma

Kullanıcı başına aylık 15$'dan başlayan fiyatlarla

Bir dizi işletim sistemiyle (Windows, MacOS, Android, iOS, Chrome, vb.) uyumlu olan Interguard, çalışan verimliliği değerlendirmesi, içeriden tehdit koruması, uyumluluk denetimine bağlılık ve web filtreleme/engelleme konularında uzmanlaşmış bir uzaktan izleme yazılımıdır,

Bu sayede araç, çalışanın çevrimiçi davranışlarını ve performansını tutarlı bir şekilde ortaya koyan kapsamlı raporlar oluşturulmasını sağlar. Teramind gibi, işverenlerin HIPAA ve CIPA gibi düzenlemeleri birleştirmesine ve bunlara uyumu gerçek zamanlı olarak izlemesine olanak tanır. Bu kadar çeşitli uygulamalar, aracı bir işverenin en iyi dostu haline getiriyor ve PCMag ve Inc. gibi kuruluşlardan aldığı ödülleri kesinlikle hak ediyor.

Fiyatlandırma

Bulutta barındırılan sürümü için aylık 9,99 $/PC'den başlayan fiyatlarla

Time Doctor yöneticilerin, çalışanların ve kurumların evden çalışma ve hibrit iş gücü senaryolarından en iyi şekilde yararlanmalarını sağlar. Yöneticilerin uzaktan çalışan çalışanların üretkenliğini takip etmelerine ve izlemelerine yardımcı olur, görünür üretkenlik modellerine göre düzeltici önlemler almalarını sağlar.

Aslında, araç uzaktan, hibrit ve dış kaynaklı işgücü senaryoları için belirli analitik önlemleri açıkça kapsar. Sonuç olarak, hiyerarşiler ve coğrafyalar arasında proje yönetimi için son derece kullanışlıdır.

Fiyatlandırma

Aylık 7$/PC'den başlayan fiyatlarla

Belki de listedeki ve piyasadaki en popüler proje yönetim yazılımı olan Monday.com, kullanıcılara işlerini etkin bir şekilde organize etmeleri ve ekipler ve departmanlar arasında - özellikle uzak bir ortamda - ekiple işbirliği yapmaları için gerekli tüm özellikleri sunar.

Kullanıcıların proje oluşturup yönetmesine, görev atamasına ve yapılandırma özellikleri aracılığıyla diğer ekiplerle görüşmeler başlatmasına olanak tanıyan bir CRM işlevi görür. İşbirliği üzerindeki bu tür bir kontrol, işverenlerin kuruluşlarının 360 derecelik bir görünümünü korumalarına, üretkenlik modellerini tanımalarına, en iyi yetenekleri işe almalarına, işe alım ve eğitim süreçlerini kolaylaştırmalarına ve uzaktan çalışma senaryosundan en iyi şekilde yararlanmalarına olanak tanır.

Fiyatlandırma

8$/PC/ay'dan başlayan fiyatlarla

StaffCop specializes in user behaviour analytics, courtesy of the emphasis on detecting anomalies in application usage patterns, deviations in communication patterns and changes in computing patterns. With this, business owners can have a bird's-eye view of the user activity and detect any potential risks or threats emanating from "change."

Lately, StaffCop has come up with remote administration that features remote desktop control, software installation reports, and comprehensive network monitoring. These features make it an ideal choice in the "new normal", where hybrid and remote workforces are the norm.

Fiyatlandırma

5 bilgisayar için 490 $'dan başlayan fiyatlarla

Her şey dahil bir zaman takipçisi ve bir üretkenlik paketi olan DeskTime, çalışanların zamanlarını etkili bir şekilde kullanmalarını sağlamaya yardımcı olur. Yazılım kullanımını, görev tamamlama ve uygulama ile ilgili etkinlikleri, proje ilerlemesini, çevrimdışı etkinliği ve üretkenliği izler - bunların belirli bir kombinasyonu çalışanın işinin bütünsel bir görünümünü oluşturur.

DeskTime, Google Calendar, Trello, Gitlab, Asana, Basecamp, Jira ve Zapier gibi standart araçlarla iyi entegre olduğu için son derece üretken ve benimsenmesi kolaydır. Bu tek tip entegrasyon, DeskTime'ı uzaktan işgücünü sürdürmek isteyen her kuruluş için fiili zaman ve üretkenlik izleyicisi haline getirir.

Fiyatlandırma

Aylık 7$/PC'den başlayan fiyatlarla

WebHR, katı güvenlik ve uyumluluk politikalarına uyulmasını sağlamak için çalışan bulut tabanlı bir İK yazılımıdır. Özellikle, çalışanın BT kullanım modellerindeki anormal davranışları belirleyerek ve bunlara göre hareket ederek potansiyel tehditleri tespit eder, çalışanın performansının düşme riskini belirler ve kolaylaştırılmış iletişim kanalları aracılığıyla kontrolün sürdürülmesine yardımcı olur.

WebHR, aslında, bordro yönetimi, biyometri, eğitim vb. gibi diğer modülleri de kapsayan bütünsel bir programdır. Bu, kuruluşun, işverenin tüm şirketin 360 derecelik bir görünümüne sahip olmasını sağlayan sistematik bir iç yönetim oluşturmasını sağlar.

Fiyatlandırma

2$/çalışan/ay gibi düşük bir fiyattan başlar

SentryPC'nin sezgisel gösterge tablolarının yanı sıra analiz araçları, işverenlerin çalışanların faaliyetlerindeki potansiyel riskleri ve tehditleri tespit etmelerine yardımcı olmak için uzun bir yol kat ediyor. SentryPC özellikle işverenlerin uygulamaları, dark web'i, oyunları, e-postaları, aramaları, oturumları ve sosyal ağ etkinliklerini izlemelerini sağlar.

Tuş vuruşu ve web sitesi izleme, bildirim uyarıları ve ağlara yönelik güvenlik kısıtlamaları sayesinde kuruluşların olası riskleri filtrelemesine yardımcı olur. Bu araçta öne çıkan bir diğer özellik de, işverenlerin çalışanların konumları hakkında sürekli olarak bilgilendirilebildiği ve giriş çıkışları hakkında uyarılabildiği coğrafi sınırlama özelliğidir.

Fiyatlandırma

59,95 $/PC/yıl'dan başlayan fiyatlarla

WebHR gibi, BambooHR de politika hazırlama, zaman takibi, bordro yönetimi ve işbirliği araçlarını içeren çok sayıda İK modülü içerir. Çalışanların izlenmesine gelince, program, kullanıcıların kayıtlarını, iş akışlarını ve onaylarını, üretkenlik raporlarını, kullanım analizlerini vb. izleyen özel bir insan verileri ve analitik kontrol paneline sahiptir.

İK odaklı bir çalışan izleme programı olduğundan, BambooHR çalışan memnuniyetini ve sorunsuz performans yönetimini vurgular. Çalışanların işlerinin nasıl değerlendirildiğini, hangi geri bildirimleri aldıklarını ve performanslarının nasıl ölçüldüğünü bildikleri bir güven ve şeffaflık kültürünün sürdürülmesine odaklanılıyor.

Fiyatlandırma

Fiyat teklifi almanız gerekiyor

Connecteam, çalışanların iletişimini, yönetimini ve eğitimini tek bir çatı altında toplar. Program, çalışanların iş planlaması, zaman takibi ve yönetimi, İK ve insan yönetimi ve çalışan görev yönetimine açıkça vurgu yapıyor.

Hibrit ve uzaktan çalışma modelleri için en iyi araçlardan biri olarak kabul ediliyor ve bu anlaşılabilir bir durum. İşverenler için en uygun olanı, araç özelliklerini ihtiyaçlarına göre yapılandırabilme, yönetici erişimini tanımlayabilme, kapsamlı raporlar oluşturabilme ve trendleri, verileri ve analizleri görselleştirebilme becerisidir.

Fiyatlandırma

50 kullanıcı için 159 $/ay'dan başlayan fiyatlarla

Much like Connecteam, Monitask markets itself as an "all-in-one remote employee monitoring" software owing to its full suite of time tracking, activity monitoring, project management, reporting, web filtering, and collaboration features.

Dünya genelinde 1000'lerce kullanıcı tarafından güvenilen Monitask, uzaktan işgücü izleme ve yönetimi için ideal bir seçimdir. Bu, işverenlerin özel izleme raporları oluşturmasına, işbirliğine dayalı bir araç aracılığıyla çalışanlarla işbirliği yapmasına ve birlikte yönetmesine, çalışan üretkenliği haritalamasının sorumluluğunu üstlenmesine vb. izin vermesine bağlanabilir.

Fiyatlandırma

Aylık 5,99$/PC'den başlayan fiyatlarla

İş dışında izleme konusunu tartışırken, çalışanların mesai saatleri içinde (saha çalışanları gibi) ofis binası dışında izlenmesi ile mesai dışı zamanlarda izlenmesini birbirinden ayırmalıyız. İlki, bu makalenin ilerleyen bölümlerinde açıklayacağımız bazı nüanslarla birlikte, tamamen kabul edilebilirdir. İşveren saha çalışanlarını aşağıdakileri içeren ancak bunlarla sınırlı olmayan çeşitli yöntemler kullanarak izleyebilir:

• konum izleme.

• şirkete ait cihazların kontrol faaliyeti

• proje yöneti̇m si̇stemleri̇

• zaman taki̇p yazilimi

Çalışan şirkete ait cihazlar kullanıyorsa, gerekli olduğuna inandığınız herhangi bir izleme yazılımını kurma hakkınız vardır. Konum takibi sayesinde, saha çalışanının işle ilgili yere mi gittiğini yoksa şehrin başka bir yerinde mi iş yaptığını her zaman bilirsiniz. Çalışanın her an nerede olduğunu oturup yakından izlemeniz bile gerekmez. Birçok konum izleme uygulaması coğrafi sınırlama özelliğini içerir, yani kişi istenmeyen bir alanı ziyaret ederse uygulama size bir bildirim gönderir.

Bir çalışan ofis dışında çalıştığında, ne kadar zamanını çalışarak ve ne kadarını boşta geçirdiğini söylemek zordur. Çeşitli proje yönetimi, zaman takibi ve etkinlik izleme uygulamaları, çalışanın çalışma programına uyup uymadığını, bir görev için ne kadar zaman harcadığını ve olması gereken zamanda gerçekten çalışıp çalışmadığını görmenize yardımcı olacaktır.

Personelin çalışma saatleri dışında izlenmesi tamamen farklı bir konudur. Çoğu ülkedeki gizlilik yasaları işverenlerin çalışanların iş dışı yaşamlarına müdahale etmesini kısıtlar. Bu kısıtlamalar, çalışanın siyasi ve dini inançlarından medeni durumuna ve ek iş yapmasına kadar tüm hususları kapsamaktadır. Başka bir deyişle, yöneticinin çalışanın iş dışı davranışlarına veya kişisel inançlarına dayanarak işle ilgili herhangi bir eylemi takip etmesi ve gerçekleştirmesi yasa dışıdır.

Sorun şu ki, iş ve özel yaşam arasındaki çizgi son yıllarda endişe verici derecede ince ve bulanık hale geldi. İş gününün ne zaman bittiğini söylemek kolay değil çünkü birçok çalışan akşam ofisten çıktıktan sonra bile çalışmaya veya iş arkadaşlarıyla iş konularını tartışmaya devam ediyor. Covid-19 yıllarında sayıları önemli ölçüde artan uzaktan çalışanlar, genellikle flextime ayrıcalığından yararlanıyor. Belirsiz çalışma programları, yöneticinin yanlışlıkla hayatlarını gözetleme riski olmadan ekibin performansını izlemek için katı zaman dilimleri belirlemesini neredeyse imkansız hale getirir.

Bir diğer konu da cihazlardır. İdeal olarak, çalışanlar işle ilgili faaliyetler için şirkete ait bir bilgisayar veya telefon kullanmalıdır. Çoğu bölgedeki yasalar, işverenlerin şirkete ait cihazları izlemesini kısıtlamaz. Dolayısıyla, personel verimliliği hakkında fikir edinmek veya veri sızıntılarını önlemek için bu cihazları izlemek yeterli olacaktır. İşte, sorun çözüldü. Ancak gerçekte, çalışanlar şirkete ait cihazları eve götürebilir veya iş yerinde kişisel amaçlarla kullanabilir. Whatsapp veya Facebook gibi özel olarak kaydedilmiş mesajlaşma uygulamaları yükleyebilir ve aynı hesap üzerinden profesyonel ve iş dışı iletişim kurabilirler. Ayrıca, kendi elektronik cihazlarını ofise getirmek ve bunları kurumsal ağlara bağlanmak, iş görevlerini çözmek ve kişisel işleri yürütmek için kullanmak giderek daha popüler hale gelmektedir.

Çalışan izleme yazılımınız web kamerası video veya ses kayıt özellikleriyle donatılmışsa konu daha da hassas hale gelir. Ya da yanlış ellere geçebilecek ve suç amaçlı kullanılabilecek banka bilgileri veya şifreler gibi diğer hassas bilgileri toplayabiliyorsa.

Peki, izlemede sınır nerede çizilmeli? Özel hayatlarını ihlal etmeden personel verimliliği ve katılımı nasıl takip edilir? Öncelikle, bölgenizde çalışanların izlenmesini düzenleyen yasaların tüm kıvrımlarını ve dönüşlerini öğrenmelisiniz. Ekibinizle hangi bilgileri hangi amaçlarla topladığınız konusunda çok net olun. Çalışanların anayasal, yasal ve sözleşmeden doğan haklarına saygı göstermelisiniz. İzleme sisteminizi, yalnızca personele erişmek için gerekli olan bilgileri toplayacak şekilde yapılandırın.

Çalışanlarınız iş için kişisel cihazlarını kullanıyorsa, öncelikle herhangi bir izleme uygulamasını yüklemek için izin almanız gerekir. İkinci olarak, iş ve özel yaşamlarını birbirinden ayırabilmeleri için izlemeyi manuel olarak başlatmalarına ve durdurmalarına olanak tanıyan bir izleme yazılımı seçtiğinizden emin olun. Ve unutmayın ki, personelinizin iş dışı yaşamları hakkında izleme yoluyla öğrenebileceğiniz hiçbir şey, aşırı durumlar dışında, onlara karşı işle ilgili herhangi bir eylemde bulunmanız için bir bahane olamaz.

A 2021 study establishes how "social distraction" and "task-related distraction" are the two major reasons why people spend so much time on social media channels. The social media algorithms do no good to this, turning otherwise meaningful activities like browsing and even reading into quasi-work distractions. Understandably, this disrupts employees' work efficiency. For that reason, it's vital for businesses to keep an eye on their employees' social media activity and to monitor their presence via other platforms.

İşte çalışanların sosyal medyasını izlemenin başlıca faydaları:

1. Siber Zorbalığı Engelleme

   Günümüzde siber zorbalığın yaygınlaşması göz önünde bulundurulduğunda, işverenlerin çalışanlarının, özellikle de sürekli olarak çevrimiçi çalışanların çevrimiçi davranışlarını izlemeleri hayati önem taşımaktadır. Bu şekilde, siber zorbalığa maruz kalmaları ya da kendilerinin zorbalığa uğramaları engellenebilir.

2. Performans Artışı

   Tuş vuruşu izleme, IM izleme vb. sosyal medya izlemenin temel taşlarıdır. İşverenler, çalışanların çevrimiçi faaliyetlerini uzaktan izleyerek performanslarını takip edebilir ve potansiyel iyileştirmeleri tespit edebilir. Ayrıca, aynı verileri çalışanların şirketin hedeflerine genel katılımını daha iyi ölçmek için kullanabilirler.

3. Güvenilirliğin Sürdürülmesi

   Çalışanlar şirketin yüzüdür. Bu nedenle, sosyal ortamlara çıktıklarında şirketi temsil edenler de onlardır. Bu nedenle kuruluşlar, bu çalışanların başka yerlerde olumlu bir itibar oluşturduğundan ve şirketin markasını bilerek veya bilmeyerek lekelemediğinden emin olmalıdır.

4. Güvenliği Güçlendirme

   Günün sonunda, işletmeler ellerinde içeriden gelen tehditleri istemezler. İşverenler, çalışanlarının çevrimiçi davranışlarını yakından takip ederek bu tehditlerin ortaya çıkmasını önleyebilirler. Bu nedenle, bir güvenlik ihlali olsa bile zamanında uyarıldıklarından emin olmak için çalışanların sosyal medya hesaplarını sürekli olarak izlemelidirler.

Siber saldırıların yaygınlaşması ve işyerinde hesap verebilirliğe duyulan ihtiyacın artmasıyla birlikte, kuruluşlar çalışan izleme araçlarının sağladığı avantajlar üzerinde durmaktadır. Bu amaçla, işte çalışan izlemenin artıları ve eksilerinin derin bir özeti.

İşte çalışanların sosyal medyasını izlemenin başlıca faydaları:

1. Üretkenlikte İyileşme

   Bir çalışan izleme çözümü, kuruluşların çalışanların çalışma düzenleri hakkında gerçek zamanlı içgörüler elde etmesini sağlar. Bu içgörüler aslında üretkenliği ölçmek için kullanılabilecek ölçülebilir ölçütlerdir. Bu sayede işverenler özel geri bildirim kanalları oluşturabilir ve bireysel ve ekip performansını ölçebilir.

2. Kolaylaştırılmış İş Akışı

   Çoğu zaman, kurum içi süreçlerin çoğu son dakika ihtiyaçları nedeniyle durma noktasına gelir. Bazen de bunları tamamlamak için gereken kaynaklar kıt olabilir. Bunun büyük bir kısmı, çalışanların günlük iş akışının nasıl etkilendiğiyle ilgilidir. İlgili çalışanlar yakından izlenirse, tüm bunlar önlenebilir, çünkü ellerindeki görevlerin başında kalabilir ve bunları zamanında tamamlayabilirler.

3. Maliyet Verimliliği

   The old adage saying, "Prevention is better than Cure," holds true at all times. When it comes to employee monitoring, the cost of losing a business to a cyber threat is at least ten-fold that of preventing one from happening. Empowering employees with spy software and monitoring devices can prevent any threats from happening in the first place. Plus, these solutions keep tabs on efficient time and resource utilisation, thus, saving an organisation a great deal in the long run.

1. Güvensizlik Faktörü

   Zaman zaman kuruluşlar, çalışanlarını eylemlerinden sorumlu tutmak için katı önlemlere yönelirler. Ancak bu önlemler, özellikle de gizlilikle ilgili kaygılar söz konusu olduğunda, genellikle işgücü tarafından şüpheyle karşılanır. Sonuç olarak, bazı çalışanlar yazılan politika ve prosedürlere uymayı reddedebilir veya buna meydan okuyabilir. Bu da üretkenliği engeller, gecikmelere neden olur ve kuruluşun itibarına zarar verir.

2. Yasal Faktör

   Bazı ülkeler ve ilgili devletler, çalışanların izlenmesini düzenleyen katı yasa ve yönetmeliklere sahiptir. Bu amaçla, herhangi bir yasadışı gözetim eylemi bir kuruluşun başını belaya sokabilir. Bu durum, kuruluşların faaliyet gösterdikleri ülkedeki en son kural ve düzenlemeleri takip etmelerini ve potansiyel olarak hukuki danışmanlık almalarını gerektirir.

Pandemi öncesi dönemde, çalışanların izlenmesi büyük ölçüde müdahaleci ve ağırlıklı olarak etik dışı bir uygulama olarak görülüyordu. Ancak yeni normalde bu durum hızla değişti ve uygulama, bir kuruluşun varlıklarını korumak için gerekli ve zararsız bir güvenlik önlemi haline geldi. Bununla birlikte, bu sıkıntılı dönemden çıkarken, bir işletmenin çalışanlarını tam olarak gözetleme arayışında ne kadar ileri gitmesi gerektiği ve bu süreçte hangi ahlaki sınırlara uyulması gerektiği konusundaki sorular devam ediyor. İşte bunların bir özeti:

1. Rızaya Dayalı İzlemeye Bağlı Kalmak

   Çalışanları dikkat çekmeden izlemek, işyerini bozmamak için mantıklı bir yol olabilir, ancak aynı zamanda çalışan mahremiyetinin aşırı derecede ihlali olarak da görülebilir. Bu nedenle, bir şirket işgücüne göz kulak olmak istiyorsa, ne yaptıklarını ve nasıl yaptıklarını daha yakından denetleyerek çalışanların refahıyla ilgilendiğini göstermelidir. Çalışanlar, bilgisayarlarının, cep telefonlarının ve ağlarının bir çalışan izleme aracı kullanılarak izlendiğinin farkında olmalıdır.

2. İzleme Motivasyonlarının Değerlendirilmesi

   Bir şirket, çalışan izlemeyi uygulamaya koymadan önce bile nedenlerini ve motivasyonlarını değerlendirmelidir. Odak noktası, meraklı olmak değil, somut faydalar olmalıdır. Çoğu zaman izleme, işte kasıtlı olarak zaman kaybeden veya telif hakkı ihlalinden ya da uygunsuz materyalleri görüntülemekten suçlu olan çalışanları yakalamak için yapılır.

   Ancak son zamanlarda gözetim motivasyonları bunun ötesine geçerek siber zorbalık, kimlik hırsızlığı ve hatta içeriden bilgi ticareti gibi konuları da kapsar hale gelmiştir. Bu nedenle, işletmeler bir çalışan izleme çözümüne geçmeden önce, gözetim girişimlerinin neden(ler)ini, nasıl(lar)ını ve ne(ler)ini ana hatlarıyla belirlemelidir. Bu, veri toplama yöntemlerinin sınırlarını, çalışanlar için olası sonuçları ve verilerin kabul edilebilir kullanımlarını değerlendirmeyi içerir.

   Örneğin, sektörleri bu konuyla ilgilenmiyorsa sosyal medyadaki anlık mesajlaşmaları taramak için yatırım yapmak istemeyeceklerdir. Nihayetinde, operasyonel şeffaflığı teşvik etmek için bu tür motivasyonlar çalışanların önüne serilmelidir.

3. Gizliliği Dikkate Almak

   Çalışanların izlenmesini uygularken şirketler, çalışanları için özel ve güvenli bir çalışma ortamı sağlamanın önemine dikkat etmelidir. Örneğin, mesai sonrası izleme bazı çalışanlar için stres kaynağı olabilir ve işi bırakmalarına neden olabilir. Ayrıca, çalışanların gizliliklerinin tehlikeye girmesinden ve yönetimin kişisel bilgilerine yasadışı olarak erişmesinden korkmadan çalışmalarına izin verilmelidir.

4. İdeal Aracı Seçmek

   Yukarıdaki tüm hususlar, uygulama için ideal aracı gerektirir. Çözümün kurumsal hedeflerle uyumlu olmasına ve güvenlik standartlarını karşılamasına dikkat edilmelidir. Bu noktada, devlete özgü yasa ve yönetmeliklere uygunluğu sağlamak için bir hukuk danışmanının tavsiyesi işe yarayabilir.

Her ülkenin veya eyaletin çalışan izlemeyi düzenleyen kendi yasaları vardır. Bazı eyaletler çalışanların izlenmesi konusunda katı bir bakış açısına sahipken, diğerleri daha liberal bir yaklaşıma sahiptir. Şunu düşünün; Hindistan İstihdam ve İş Kanunları, işyerinde çalışanların gözetlenmesi ve izlenmesi kavramına izin vermektedir. Evet, 21. Bölüm özel hayatın gizliliği hakkını vurgulamaktadır, ancak çalışanların izlenmesi uygulamalarının yasallığı/hukuka aykırılığı konusunda açık bir açıklama bulunmamaktadır:

Buna karşın, bazı ABD yasaları daha somuttur. Örneğin, 1986 tarihli Elektronik İletişimin Gizliliği Yasası, işletmelerin bunu yapmak için meşru bir nedeni olduğunu düşünerek işyeri izlemesine izin vermektedir. Ayrıca, her ABD eyaletinin telefon görüşmelerinin kaydedilmesine ilişkin kendi payına düşen düzenlemeleri vardır. Bir de Video Gizliliğini Koruma Yasası ve "video kasetlerin" ifşa edilmesini önlemeye yönelik ek düzenlemeler var.

Birleşik Krallık söz konusu olduğunda, 2000 tarihli Soruşturma Yetkilerinin Düzenlenmesi Yasası (RIPA) genellikle rızaya dayalı gözetlemenin takibi için gösterilmektedir. Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) de kişisel verilere erişimin ve bu verilerin nasıl işlendiğinin düzenlenmesinde söz sahibidir. Avustralya'da 1988 tarihli Gizlilik Yasası, 2005 tarihli İşyeri Gözetim Yasası, 1999 tarihli Gözetim Cihazları Yasası vs. izlemeye izin vermektedir ancak daha kısıtlı bir biçimde.

Sonuç olarak, her ülkenin ve ilgili eyaletlerin çalışan gözetiminin kullanımını düzenleyen kendine özgü yasaları vardır. Bununla birlikte, kapsayıcı kavram, bir işverenin, kendi eyalet yasalarının sınırları dahilinde olduğu sürece çalışanlarını işyerinde izleyebileceğidir.

The General Data Protection Regulation (GDPR) explicitly focuses on data privacy policies for people residing in the European Union (EU). Article 6 of the regulation stresses the lawfulness of processing and, in the same vein, provides a direction for employee monitoring best practices across Europe. For instance, Article 6 outlines that data processing is "lawful":

• Çalışan, verilerinin belirli bir amaç için toplanmasına ve işlenmesine izin verdiğinde

• Veri işleme yasal uyumluluğa bağlı kalmayı amaçladığında

• Veri işlemenin kamu yararına gerçekleştirildiği durumlarda

• Veri işleme çalışanın menfaati için yapıldığında

Aynı doğrultuda GDPR, AB içindeki üye devletlerin Birlik ve Üye Devlet hukukuna dayalı olarak (2) ve (3) maddelerini ilerletmelerine izin vermektedir. Sonuç olarak GDPR, Avrupa Birliği genelindeki işverenler için çalışan izleme politikaları ve uygulamaları konusunda bir güven kaynağı teşkil etmektedir.

Aslında, toplanan verilerin başlangıçta amaçlanan amaç için kullanılıp kullanılmadığı konusunda belirsizlik olduğunda onlara takip etmeleri için somut talimatlar sağlar. Bu tür bir belirsizlik, toplanan kişisel verilerin kötüye kullanılma riski varsa ortaya çıkabilir.

Bu nedenle GDPR, işverenlerin veri işleme çabaları boyunca bütünlüğü, gizliliği, hesap verebilirliği, doğruluğu, adilliği ve yasalara uygunluğu korumalarına yardımcı olmaktadır.

2022'nin başında işverenlerin neredeyse %60'ı çalışan verimliliğini değerlendirmek için çalışan izleme yazılımı kullanıyordu. Çalışma modellerindeki paradigma değişimi devam ettikçe, bu sayının ileride önemli ölçüde artması bekleniyor. Bununla birlikte, bu dört trend 2022'de çalışan izlemenin manzarasını değiştiriyor.

1. Bir Yönetim Aracı Olarak Çalışan İzleme

   İşverenler, işgücünün verimliliğini yenilemek amacıyla, aşırı işe alma ve işten çıkarma uygulamaları yerine giderek daha fazla çalışan izleme çözümlerine yönelmektedir. Bunun arkasındaki mantık, çalışan izlemenin çalışanların çalışma alışkanlıklarını ve üretkenlik modellerini belirlemeye yardımcı olması ve böylece işverenlerin genel performansı iyileştirmek için veriye dayalı kararlar almasını kolaylaştırmasıdır.

2. İşin "Hibrit" Doğası

   ABD şirketlerinin %70'inden fazlası, dünya genelinde giderek yaygınlaşan hibrit çalışma modelini benimsemiştir (veya benimseme sürecindedir). Şirketlerin destek, esneklik ve özgürlüğün bir kombinasyonunu sağlarken, çalışanlarından beklenen belirli bir hesap verebilirlik düzeyini de korumaları gerektiğinden, çalışanların izlenmesi tercih edilen bir çözüm haline geliyor.

3. Otomasyon ve Yapay Zekayı Her Şeyin Tam Ortasında İzleme

   Bulut tabanlı çalışan izleme çözümleri iş dünyasında giderek daha fazla ilgi görüyor. Gelişmiş zaman takibi, davranış analizi, tanımlama ve risk algılama özelliklerine sahip bu çözümler, manuel müdahale ihtiyacını ve dolayısıyla İK departmanlarının iş yükünü azaltıyor.

4. Çalışanların Refahına Verilen Öncelik

   Çalışan izlemenin ilgi görmesinin belki de en büyük nedenlerinden biri, işverenlere işgüçleri hakkında daha fazla görünürlük sağlamasıdır. Bu aynı zamanda çalışanların refahını etkileyebilecek tehlikeleri azaltmalarına ve tespit etmelerine yardımcı olur. Bu özellikle önemlidir çünkü işyeri sağlık sorunları, özellikle de işgücü uzakta ve dünyanın dört bir yanına dağılmışsa, kaynakları ve üretkenliği tüketebilir.

1. İşverenler çalışanlarını nasıl izliyor?

   İşverenler çoğunlukla çalışanların genel iş performansını veya devamlılığını çalışan izleme yazılımı aracılığıyla izliyor. Bugünlerde işverenler, çalışanlarını motive etmek ve ödüllendirmek, üretkenliği artırmak ve karar alma süreçlerini yönlendirmek için bir kaynak olarak bu çözümlere giderek daha fazla yöneliyor.

2. Çalışan izleme yazılımı ne yapabilir?

   Çalışan izleme yazılımı oldukça gelişti ve artık çalışma saatlerini takip etmekten çok daha fazlası için kullanılıyor. Bu araçlar, işletmelerin çalışanları sosyal medyada ve web'de takip etmesine, performans değerlendirme raporları sunmasına, riskleri ve dolandırıcılıkları tespit etmesine vb. yardımcı olabilir - hepsi uzaktan izleme sağlarken.

3. Çalışanların izlenmesi verimliliği artırır mı?

   Çalışan izleme yazılımı, çalışanların çalışma alışkanlıkları ve üretkenliği hakkında fikir vererek, işletmelerin üretkenliği artırmak için ne yapılması gerektiğini anlamalarına yardımcı olur. Doğru çalışan izleme yazılımı, çalışma ortamı, iş yükü, katılım seviyeleri gibi bir çalışanın üretkenliğini etkileyen faktörlerin belirlenmesine ve ölçülmesine yardımcı olabilir.

4. Çalışanlar izlenmek konusunda ne hissediyor?

   Bu öznel bir soru. Bazı çalışanlar izlenmekten rahatsız olmazken, diğerleri kendilerini çitle çevrilmiş hissedebilir. Bu, işverenlerine ve yönetime duydukları güven düzeyi, çalıştıkları sektör vb. gibi çeşitli faktörlere bağlıdır. Bu nedenle işletmeler gerekli önlemleri almalı (çalışanların onayı) ve hedeflerine ulaşırken çalışanlarının mahremiyetini ihlal etmediklerinden emin olmalıdır.

5. İş yerinde çalışan faaliyetlerinin ne kadar izlenmesi uygundur?

   Ne zaman ve kaç faaliyetin izlenmesi gerektiği konusunda evrensel bir anlaşma yoktur. Bunun yönetilme şekli şirket kültürüne, işletmenin sektörüne ve diğer faktörlere bağlıdır. Bununla birlikte, bankacılık, finansal hizmetler ve sağlık hizmetleri gibi yoğun veri işleme ve analizi içeren çoğu sektör, çalışanların bütünsel olarak izlenmesine oldukça fazla odaklanma eğilimindedir.

6. Çalışanların izlenmesi yasal mı?

   Genel olarak evet. Ancak, kamu sektörü ve sosyal hizmet kuruluşları genellikle çalışan izleme yazılımının kullanımına ilişkin belirli kısıtlamalara sahiptir. Ayrıca, eyaletler, örneğin video gözetimi, veri toplama vb. çalışanlarını düzenleyen farklı yasa ve yönetmeliklere sahip olabilir. Bu nedenle işverenler, eyaletlerinin gizlilik yasalarına bağlı kalarak olası veri ihlallerine ve bilgilerin kötüye kullanımına karşı koruma sağlamak için yeterli önlemleri almalıdır.

7. İşverenler çalışanları izleme konusunda bilgilendirmek zorunda mı?

   En iyi uygulama, çalışan izleme çözümü devreye girer girmez (ya da girecekken) çalışanları bilgilendirmektir. Bu şekilde, çalışanlar işverenlerinin neyi ve hangi kapasitede izlediğinin farkında olacaktır. Ayrıca, sahip olabilecekleri endişeleri dile getirmelerine de olanak tanır.

8. Çalışanları bilgileri olmadan izlemek yasal mı?

   Bunun yasallığı eyaletin gizlilik yasalarına bağlıdır. Bazı eyaletler, belirli şartların yerine getirilmesi koşuluyla buna izin vermektedir. Bu durumda bile, çalışanlar işverenlerinin faaliyetlerini izlemesine rıza göstermeli ve işveren, verilerin kötüye kullanılmasını önlemek için gizlilik politikalarında nelerin izleneceğini, nasıl kullanılacağını vb. belirtmelidir.

9. Çalışanların izlenmesi etik olarak yapılabilir mi?

   Çalışan izleme yazılımının etik kullanımı, ilgili dijital varlıkların özel ve gizli olarak ele alınmasına bağlıdır. İşverenler, veri ihlali ve yasal sonuçların ortaya çıkması durumunda yürürlükteki yasalara uymalıdır. İşverenlerin, çalışanlarının dijital varlıklarının hangi bölümlerinin izleneceğini gizlilik politikalarında açıkça belirtmeleri ve çalışanların izlemeden önce onay vermelerine izin vermeleri de önemlidir. Bu konuya açıklık getirmek için, işverenlerin çalışan izleme yazılımı kullanmadan önce hukuk müşavirine danışmaları tavsiye edilir.

10. Çalışan e-postalarını izlemek yasal mı?

    E-postalar günlük iş akışının ayrılmaz bir parçasıdır ve bu nedenle sıklıkla izlenir. Birçok işveren, kurumsal politikalarını ihlal eden veya işleri için kritik olan mesajları kontrol etmek için çalışan izleme yazılımı kullanır. Ancak, özellikle günümüzde e-posta gizliliğini düzenleyen sayısız yasa ve yönetmelik göz önüne alındığında, işverenin gerekli yasal önlemleri alması ve çalışan e-postalarını izleme hakları dahilinde olduğundan emin olması hayati önem taşımaktadır.

11. Çalışanların izlenmesi neden önemlidir?

    Çalışanların izlenmesi, işletmelerin günümüzün dijital dünyasında rekabetçi kalabilmeleri için gereklidir. İşverenlerin ve çalışanların performanslarını izlemelerine ve artan üretkenliğe, azalan ciroya ve devamsızlığa vb. katkıda bulunan faktörleri belirleyerek performanslarını iyileştirmelerine yardımcı olur. Ayrıca, işverenlerin ihtiyaçlarını daha iyi anlamalarına ve değişen ortama uyum sağlamalarına yardımcı olmak için çalışanlarının verilerini toplayıp analiz ederek işlerini beslemelerine ve büyütmelerine olanak tanır.

12. Tüm ofis için izleme yazılımı kullanmak neden önemlidir?

    Çalışan izleme yazılımı, herhangi bir işletme için kritik öneme sahip olan çalışanların davranış kalıplarını izlemek ve anlamak için kullanılabilir. Bu kalıplar gelecekteki insan kaynakları politikaları, çalışma saatlerinin değiştirilmesi, eğitim ihtiyaçları vb. konularda bilgi verebilir. Örneğin, bir işletme mesai saatleri içinde kişisel e-posta hesaplarını veya e-ticaret sitelerini kontrol eden çalışan sayısının arttığını görüyorsa ve verimliliği artırmak için kullanımı kısıtlamak isteyebilirse, çalışan izleme yazılımı tarafından kolaylaştırılan görselleştirmeler son derece değerli olabilir.