Illinois Gizlilik Yasaları ve Çalışan İzleme Yazılımı: İşverenlerin Bilmesi Gerekenler

Çalışan izleme eğilimi, uzaktan ve hibrit çalışma eğilimiyle birlikte büyüyor. Gerçekten de, bu araçlar işletmeler için birçok yönden faydalıdır: üretkenliği nesnel olarak izlemeye, güvenlik risklerini azaltmaya, çalışma süresini izlemeye ve daha birçok şeye yardımcı olurlar. Ancak, izleme yazılımının uygulanması dikkatli hazırlıklar gerektirir. Buradaki temel hususlardan biri çalışan gizliliği ve geçerli düzenlemelere uyumdur. Bu düzenlemeler evrensel değildir: yalnızca ülkeden ülkeye değil, aynı zamanda bir ülke içindeki eyaletten eyalete de değişirler. Bugün, Illinois işverenlerinin hatırlaması gereken düzenlemeleri ve izlemeyle çalışan haklarını nasıl ihlal etmemeleri gerektiğini inceleyeceğiz.

Uyarı: Bu makale yalnızca genel bilgi sağlar ve hukuki talimat olarak kullanılamaz.

Diğer ABD eyaletleri gibi, Illinois de federal yasalara uymaktadır ve gizlilik konusunda kendi düzenlemelerine sahiptir. Bunlar çalışan izlemeye özgü olmaktan ziyade genel nitelikte olsa da, işletmeler yine de bunları izleme uygulamaları için yorumlamalı ve uymalıdır.

Federal düzeyde, Elektronik İletişim Gizlilik Yasası (ECPA) vardır. Bu yasa, yapılırken, aktarılırken ve saklanırken kablolu, sözlü ve elektronik iletişimlerin gizliliğini korur. Bunu çalışan izleme açısından yorumladığımızda, işverenlerin çalışanların iletişimlerini yetkilendirmeden kasıtlı olarak kesmesinin veya izlemesinin yasak olduğunu söyleyebiliriz.

Burada iki önemli istisna vardır:

1. Şirketler, çalışanlarını normal iş akışı içinde ve üretkenlik kontrolü veya değerli varlıkların korunması gibi meşru iş amaçlarıyla izleyebilirler.
2. İşverenler, çalışanlar onay verirse iletişimleri izleyebilir. Bu genellikle özel politikalar veya çalışan el kitapları aracılığıyla yapılır.

ECPA kapsamında işverenler, çalışanların gizlilik beklentilerinin genellikle daha düşük olduğu şirkete ait cihazlar ve ağlardaki iletişimleri de izleyebiliyor.

Ancak çalışanlar işyerinde gizlilik bekleyebilir mi? Evet. Çalışan ofise girdiğinde veya bir şirket ağına giriş yaptığında tüm gizlilik haklarından vazgeçmez. Örneğin, çalışanların gizliliği tuvaletler ve soyunma odaları gibi belirli alanlarda hala korunur çünkü çalışanlar orada makul bir gizlilik beklentisine sahiptir.

ECPA'ya ek olarak, Illinois, işverenlerin uyması gereken gizlilikle ilgili kendi düzenlemelerini de yürürlüğe koydu: İşyerinde Gizlilik Hakkı Yasası (IRPWA), Illinois Dinleme Yasası (Telefon Dinleme Yasası) ve Biyometrik Bilgi Gizliliği Yasası (BIPA).

İşyerinde Gizlilik Hakkı Yasası ve değişiklikleri, işverenlerin çalışanları nasıl izleyebileceğini düzenleyen temel yasal çerçevelerdir. Bu düzenlemenin temel noktaları şunlardır:

1. İşverenler, çalışanları her türlü elektronik izleme hakkında yazılı olarak bilgilendirmelidir. Bildirim, işe alım sırasında veya izleme başlamadan önce yapılmalıdır.
2. Şirketler, çalışanlarını yalnızca bir çalışanın hukuka aykırı bir faaliyette bulunduğuna inandıkları takdirde haber vermeden izleyebilirler ve izleme, bu tür bir faaliyetin kanıtını ortaya çıkarabilir.
3. İşverenler, çalışanlardan veya adaylardan kişisel çevrimiçi hesaplar için kullanıcı adı, parola veya diğer hesap bilgilerini talep edemez.
4. İşverenler, çalışanların arkadaş veya takip isteklerini kabul etmesini veya özel sosyal medya içeriklerine erişim talep etmesini sağlayamaz. Ancak, herkese açık gönderileri görüntüleyebilir veya halihazırda herkese açık olan bilgileri edinebilirler.
5. IRPWA, çalışanları yaşam tarzı ayrımcılığından korur. İş dışında yasal faaliyetlerde bulunma hakkına sahiptirler, örneğin alkol veya tütün kullanımı ve çalışanlar bu tür faaliyetler için onları işe almayı, işten çıkarmayı veya disiplin altına almayı reddedemezler.

Illinois Dinleme Yasası'na göre, tüm tarafların izni olmadan özel konuşmaları kaydetmek yasadışıdır. Bunları iş yerinde gizlice kaydetmek ağır bir suç olabilir.

BIPA, ABD'deki en katı gizlilik yasalarından biridir. Buna göre, işverenler çalışanların biyometrik verilerini (örneğin yüz taramaları veya parmak izleri) toplamadan veya kullanmadan önce çalışanlardan yazılı onay almalıdır. Bu veriler satılamaz veya ifşa edilemez. İşverenlerin, kamuya açık olması gereken biyometrik veri saklama ve imha politikası olmalıdır.

Özetle, Illinois mevzuatının tekrar eden teması açık rıza ve bildirimdir.

İş ihtiyaçları ile çalışan hakları arasında denge kurmak zor görünebilir, ancak etik ve yasal uyumluluk ilkelerine uyduğunuz takdirde kesinlikle mümkündür.

İlk adım bir izleme politikası oluşturmaktır. Bu politika, kullandığınız izleme yöntemlerini, toplanan verilerin kapsamını, saklama süresini ve verilere kimlerin erişebileceğini açıklamalıdır. Ancak hepsi bu kadar değil. Birçok düzenleme özel faaliyetleri ve konuşmaları koruduğundan, iş yerinde hangi faaliyetlerin özel olarak kabul edildiğini ana hatlarıyla belirtmekte fayda var. Aynısı sosyal medya için de geçerlidir, çünkü çalışanın bir hesabı ne zaman birey olarak, ne zaman şirket temsilcisi olarak kullandığı her zaman net olmayabilir.

Her çalışan işe alım sırasında veya izleme başlamadan önce bu politikayı okumalı ve kabul etmelidir. Ayrıca, bu politika personele her zaman erişilebilir olmalıdır.

Herhangi bir aktiviteyi izlemeye başlamadan önce çalışanlardan yazılı onay almalısınız. Bunu kağıt üzerinde veya elektronik olarak yapabilirsiniz.

Ayrıca ofisinizde izlemeyle ilgili dikkat çekici duyurular asabilirsiniz.

Çalışanların gizlilik veya kişisel cihazları ve hesapları konusunda makul bir beklentinin olduğu alanlarda izleme yapmayın.

Yalnızca doğrudan iş amaçlarıyla ilgili etkinlikleri izleyin. Örneğin, gecikmeleri ortadan kaldırmaya ve çalışma saatlerini daha doğru bir şekilde izlemeye çalışıyorsanız, ek olarak tarayıcı geçmişini izlemek (sadece yapabildiğiniz için) aşırı olabilir.

Gereksiz veya aşırı müdahaleci gözetim uygulamalarından kaçının ve izleme uygulamalarının hâlâ gerekli ve orantılı olduğundan emin olmak için bunları düzenli olarak gözden geçirin.

Topladığınız verilerin güvenli bir şekilde saklandığından ve yalnızca yetkili personel tarafından erişilebildiğinden emin olun. Net veri saklama ve imha politikaları geliştirin. Hesap verebilirlik için denetim izlerini kullanmak ve tüm izleme faaliyetlerini belgelemek harikadır.

Eğitim, çalışanların gizlilik haklarını, yasal izlemenin sınırlarını, şirkette uygulanan politikaları ve kabul edilebilir işyeri davranışlarını anlamalarını sağlamaya yardımcı olur.

Uyumluluğu izlemek ve ihlallere veya endişelere derhal yanıt vermek için dahili sistemler kurun. İzleme politikalarınızı düzenli olarak inceleyin ve özellikle geçerli gizlilik düzenlemeleri değiştiğinde gizlilik etkisi değerlendirmeleri yapın.

Yasalar sürekli olarak gelişiyor, bu nedenle değişiklikler hakkında düzenli olarak iş hukuku avukatlarına danışmayı alışkanlık haline getirin. Bu şekilde her zaman güncel kalırsınız ve izleme uygulamalarınızın uyumlu olduğundan emin olursunuz.

İş çıkarları ile çalışanların gizlilik haklarını korumak arasında bir denge aramak göz korkutucu görünebilir, ancak bunu bulmak tamamen başarılabilir. Şeffaflıkla vurgulanan proaktif uyumluluk, yalnızca yasal bir onay kutusu değildir; olası yasal zorluklardan kaçınmanın, güven kültürünü beslemenin ve nihayetinde daha güvenli ve üretken bir çalışma ortamı oluşturmanın temelidir.