5 Şirketinizin Çalışan İzleme Yazılımına İhtiyacı Olduğunun İşaretleri

Düşen performans göstergeleri, ara sıra veya mevsimsel bir düşüşten daha fazlası olduğunda endişelenmek için ilk ve en doğal nedendir. Şirketinizin genel performansında ve üretkenliğinde sürekli bir düşüş görüyorsanız, aşağıdaki faktörleri daha derinlemesine incelemenin zamanı gelmiş demektir.

Kesin rakamlara bakın. Her zamanki ölçütlerinize ulaşmak aniden zorlaştı mı? Satışlar sürekli olarak tahminlerin altında mı kalıyor? Günlük üretilen birim sayısı azalıyor mu? Temel verimlilik göstergeleri sürekli olarak düşüyorsa ve dış piyasa güçleri bunu açıklayamıyorsa, bu bir şeylerin yanlış gittiğine dair endişe verici bir işarettir.

Son teslim tarihlerinin kaçırılması bir istisnadan ziyade norm haline mi geldi? Sürekli olarak programın gerisinde kalan projeler ciddi bir sorundur. Kaçırılan son teslim tarihleri günlük iş süreçlerini alt üst eder, bütçe taşmalarına neden olur, müşterileri hayal kırıklığına uğratır, geliri azaltır ve itibarınızı zedeler. Sık sık yaşanan gecikmeler, süreçlerinizin bir yerinde verimsizlik, potansiyel bir hesap verebilirlik eksikliği veya çalışanların zaman yönetimi ile ilgili sorunları olduğu anlamına gelir. Bunun neden olduğunu anlamak, iyileştirmeye yönelik ilk adımdır.

Çalışanlar işlerini zamanında teslim edebilirler ancak bu işin sadece yarısıdır. Önemli olan sadece ne kadar iş yapıldığı değil, ne kadar iyi yapıldığıdır. Müşterilerden gelen şikâyetlerde bir artış fark ettiniz mi? Ekibiniz yeniden çalışma ve hataları düzeltmek için daha fazla zaman mı harcıyor? Kalite güvence kontrolleri daha sık mı başarısız oluyor? Bu, ekibin odağını kaybettiği veya daha iyi performans göstermek için gerekli becerilerden yoksun olduğu anlamına gelebilir. Çalışan izleme yazılımı, azalan iş kalitesinin arkasındaki sorunu ortaya çıkarmanıza yardımcı olabilir.

Atlanan bir görevden, bir hatadan veya bir proje gecikmesinden kimin sorumlu olduğunu belirlemekte zorlanıyor musunuz? Sorumluluğun tam olarak belirlenmesindeki zorluklar, net olmayan iş akışlarından, iyi tanımlanmamış rollerden veya bireysel katkılar için hesap verebilirlik eksikliğinden kaynaklanabilir.

Çalışan izleme, çalışanların iş faaliyetlerine ilişkin kapsamlı veriler toplar: aktif ve boşta kalma süreleri, en çok kullanılan uygulamalar ve web siteleri, faaliyet kalıpları ve sosyal medya gibi potansiyel dikkat dağıtıcı unsurlar. Bu verileri analiz ederek çalışan performansının neden düştüğünü ve nasıl iyileştirilebileceğini ortaya çıkarabilirsiniz.

Sık sık kötü amaçlı yazılım bulaşması, başarılı kimlik avı saldırıları, veri ihlalleri veya hassas şirket bilgilerine yetkisiz erişim gibi artan güvenlik olayları, harekete geçmek için nedenlerdir. Bunlar güvenlik savunmanızda bir zayıflık olduğu anlamına gelir ve genellikle bu zayıflık kasıtsız ve hatta kasıtlı çalışan eylemlerinden kaynaklanır. Son raporlara göre, Güvenlik ihlallerinin %82'si kadarı insan hatasından kaynaklanmaktadır. Çalışanların izlenmesi bu risklerin azaltılmasına ve olayların erken tespit edilmesine yardımcı olabilir.

Çalışan izlemeyi dikkate almanın bir sonraki nedeni GDPR, HIPAA, PCI DSS veya sektöre özgü uyumluluk standartları gibi düzenlemelerdir. Bunları karşılayamamak büyük para cezalarına ve itibar kaybına neden olabilir. Uyumluluk genellikle çalışanların özellikle veri işleme ve güvenlikle ilgili belirli prosedürlere ve protokollere uymasına bağlıdır. Çalışanların günlük faaliyetlerine ilişkin görünürlüğün olmaması, ihmal ve suistimalden kaynaklanan olay risklerini önemli ölçüde artırır.

Son olarak, şirketinizin rekabet avantajı özel bilgilerde, fikri mülkiyette veya ticari sırlarda yatıyorsa, bu varlıkların korunması hayati önem taşır. Hassas verilere ayrıcalıklı erişimi olan çalışanlar bu verileri hem kasıtsız hem de kasıtlı olarak sızdırabilir.

Çalışan izleme yazılımı, çalışanların faaliyetlerini görmenizi sağlar, bu sayede güvenlik politikalarına ve ilgili düzenlemelere uymalarını sağlayabilirsiniz.

Veri Kaybını Önleme (DLP) işlevine sahip yazılımlar güvenli olmayan veya uygunsuz çalışan davranışlarını tespit edebilir ve yöneticiyi veya bir güvenlik uzmanını uyarabilir. Ayrıca, izleme programları tarafından toplanan veriler, bir olay meydana gelirse iç soruşturmalarda kanıt olabilir.

Güvenli, rahat, samimi ve saygılı bir çalışma ortamı çalışan verimliliği için çok önemlidir. Ofis içi davranış ihlalleri düşmanca bir atmosfer yaratır, çalışanların moralini ve bağlılığını azaltır ve daha yüksek iş gücü devrine katkıda bulunur. En kötü senaryolarda, bu tür davranışlar şirketi önemli yasal yükümlülüklere ve itibar kaybına bile maruz bırakabilir. Aşağıdaki endişe verici işaretleri fark ettiniz mi? Çalışan izlemeyi içeren sorumlu bir soruşturma çözümünüz olabilir.

İlk alarm zili, resmi veya gayri resmi taciz ve ayrımcılık bildirimleridir. Bu tür şikayetleri görmezden gelmek sadece bu tür davranışların mağduru için zararlı olmakla kalmayacak, aynı zamanda ofiste zehirli bir atmosferin oluşmasına da yol açacaktır.

Dikkat edilmesi gereken bir diğer endişe verici işaret de şirketin davranış veya etik kurallarının ihlal edilmesidir. Bunlar arasında şirket zamanının iş dışı faaliyetler için aşırı kişisel kullanımı, şirket kaynaklarının kişisel kazanç için kötüye kullanılması, şirket ağlarını veya cihazlarını kullanarak uygunsuz çevrimiçi davranışlar veya gizlilik anlaşmalarının ihlali yer alabilir.

Son olarak, çalışanlar şirket kaynaklarını çevrimiçi ortamda birini veya bir şeyi karalamak veya iftira etmek, korsan kaynaklara erişmek ve böylece telif haklarını ihlal etmek veya mali kayba ve yasal sonuçlara yol açabilecek başka bir şey yapmak için kullanabilir. Bu tür eylemleri kontrolsüz bırakırsanız, maliyetli davalara, düzenleyici cezalara ve önemli itibar kaybına yol açabilirler.

Taciz, ayrımcılık veya zorbalık durumlarında, çalışanların iletişimlerinin izlenmesi - uygun hukuk danışmanlığı ve çalışan bildirimi ile - iç soruşturmalar için gerekli kanıtları sağlayabilir.

İzleme yazılımı, uygulama kullanımı ve dosya erişimi dahil olmak üzere ayrıntılı çalışan etkinlik günlükleri oluşturabilir. Bu günlükler, çalışan eylemlerini anlamak ve şirket politikalarının ihlal edilip edilmediğini belirlemek için doğrulanabilir bir iz sağlayabilir.

Kendinizi sık sık işin gerçekte nasıl aktığını ve neden durup dururken darboğazlar oluştuğunu merak ederken yakalıyorsanız, izleme yazılımına ihtiyacınız olabilir. Kendinize sorun:

1. Operasyonel akışımızı anlamak için somut veriler yerine tahminlere mi güveniyorum?
2. Belirli süreçler sürekli olarak yavaş, verimsiz ve gecikmelerle boğuşuyor mu?
3. Belirli görevler sürekli olarak iş akışlarımızda tıkanma noktaları haline gelerek tüm projeleri veya departman çıktılarını yavaşlatıyor mu?
4. Süreç değişikliklerini uygulamadan önce mevcut iş akışlarımızı anlamak için objektif verilere ihtiyacım var mı? Bu değişikliklerin etkisini nasıl ölçebilirim?

Yöneticiler iş süreçlerine ilişkin net bir görünürlükten yoksun olduklarında, proje programını ve bütçesini verimli bir şekilde planlayamaz, iş akışlarını optimize edemez ve olası aksaklıkları öngöremezler.

Çalışan izleme yazılımı, çalışan uygulama kullanımı, görev ilerlemesi ve her görev için harcanan süre hakkında ayrıntılı raporlar hazırlar. Bu raporlar, mevcut iş akışları hakkında nesnel, ölçülebilir verilerdir. Yöneticiler bunları analiz ederek işin pratikte nasıl yapıldığını görür ve bireysel ve ekip verimliliğini değerlendirir. İyileştirme ve otomasyon alanlarını ortaya çıkarabilir, gereksiz adımları ortadan kaldırabilir ve iş akışlarını daha verimli ve hızlı hale getirmek için yeniden tasarlayabilirler.

İyileştirmeler uygulandıktan sonra, bu değişikliklerin iş akışı verimliliği üzerindeki gerçek etkisini ölçmek için izleme verileri kullanılabilir. Bu veri odaklı döngü, sürekli iyileştirme ve geliştirme için temel oluşturabilir.

Şirketin başarısı, bağlı ve motive çalışanlar tarafından beslenir. Ancak kıvılcım sönerse ne olur? Azalan bağlılık, devamsızlık ve artan işten ayrılma oranları gibi endişe verici eğilimler gözlemleyebilirsiniz. İşte diğer endişe verici belirtiler:

1. coşkuda gözle görülür bir düşüş
2. proaktifliğin azalması
3. çalışanlar işlerine ve şirketin başarısına daha az yatırım yapıyor gibi görünüyor
4. ekip faaliyetlerine ve toplantılarına daha az katılım
5. genel ilgisizlik veya olumsuzluk hissi.

Bu işaretler kuruluşunuzda daha derin, altta yatan sorunlara işaret ediyor olabilir. İşyeri kültürünüzün sağlığını ve çalışanların refahını araştırmalısınız ve dikkatli bir çalışan takibi araştırmanızda yardımcı bir araç olabilir.

Otomatik devam takibine sahip izleme yazılımı, yukarıda belirtilen endişe verici işaretleri genellikle bir yöneticinin yapabileceğinden daha önce ortaya çıkarabilir ve daha derine inmek için harekete geçirebilir. Ayrıca, çalışan bağlılığını artırmak için gösterdiğiniz çabaların etkinliğini ölçmenize yardımcı olabilir. Bununla birlikte, çalışanların katılımını sağlamak ve onları motive etmek için ödüller ve ikramiyeler, gelişim ve büyüme fırsatları ve diğerleri gibi başka yöntemlere ihtiyacınız olacaktır.

Beş uyarı işaretinin (verimlilik düşüşü, güvenlik, etik olmayan davranışlar, operasyonel kör noktalar ve azalan bağlılık) zamanında fark edilmesi çok önemlidir ve çalışan izleme, bunların tespit edilmesine ve bu sorunların nedenlerinin ortaya çıkarılmasına yardımcı olabilir. Bu işaretleri yaşıyorsanız, CleverControl'ün izleme yazılımı'ın nasıl yardımcı olabileceğini keşfedin. Ancak etik ve şeffaf uygulamaya öncelik vermeyi unutmayın.