Çalışan Yönetimi için Temel Yazılım Kılavuzu

Çalışanları yönetmek karmaşık ve zaman alıcıdır. En iyi adayı işe almak ve işe yerleştirmek, üretkenliği takip etmek, tüm son teslim tarihlerine uyulmasını sağlamak ve çalışan gelişimi ve motivasyonu için stratejiler planlamak, yöneticilerin ve İK departmanlarının üstesinden gelmesi gereken zorluklardır. Neyse ki, günlük mücadelelerimizi önemli ölçüde kolaylaştırabilecek gelişen bir teknoloji çağında yaşıyoruz. Her şey için dijital bir çözüm var. Bu makalede, çalışan yönetimi yazılımı türlerini ve bunların faydalarını keşfediyor ve her kategorideki güvenilir çözümleri açıklıyoruz.

Çalışan izleme yazılımı

Takip programları, çalışan yönetimi için belki de en iyi bilinen yazılım türüdür. Özellikleri genellikle şunları içerir:

• ekran görüntüleri
• tuş vuruşlarını günlüğe kaydetme
• ziyaret edilen web sitelerinin izlenmesi
• arama sorgularını kaydetme
• dosya işlemlerinin izlenmesi
• yazıcı etkinliğini yakalama
• zaman takibi ve daha fazlası.

Bu veriler verimlilik puanları ve istatistikler halinde özetlenerek performans değerlendirmesini basitleştirir.

Privacy concerns are on the other side of the coin. Due to its specifics, employee monitoring software can collect vast amounts of data, including sensitive information. That is why getting acquainted with local privacy regulations is necessary before implementing such solutions. If you balance monitoring needs and respect for employee privacy, employee tracking software will become your reliable assistant in boosting your team's productivity.

CleverControl is a powerful software for employee management. It offers all the necessary features for smooth productivity monitoring: screenshots, clipboard monitoring, recording search queries and website visits, tracking activity on social media and messengers, and more. The platform analyzes the employee's usage of apps, chats, and the web, including how much time the employee spends daily and how these trends change over the selected period. CleverControl also highlights the most used apps and websites. These statistics let you quickly see the overview of each employee's day and immediately spot distractions.

CleverControl allows monitoring not only retrospectively but also in real time. Thanks to its Live Viewing feature, you can instantly see what happens on any employee's screen.

CleverControl has a set of time-tracking features that let you automate attendance tracking. The software records each employee's presence in the workplace, the start and end of the workday, and periods of activity/inactivity. You can see the detailed activity log by time and hourly activity statistics with the highlighted most active hours. This feature lets you understand individual work patterns and better plan tasks and meetings.

CleverControl's advanced features include Screen Recording, Webcam Recording, and Call Recording. Using Screen Recording, you can record selected employees' screens throughout the day. Webcam Recording turns the computer's webcam into a simple surveillance system or helps monitor client-employee interactions. With Call Recording, you can record calls from popular messengers such as Zoom, WhatsApp, and Discord. This feature will be invaluable for evaluating customer support agents' work or recapping information from an important meeting.

CleverControl keeps up with the latest technological advancements. The platform recently incorporated AI functionality. AI examines employees' activity in apps, chats, and online, compares it to the industry benchmarks, calculates individual productivity scores, and briefly comments on found inefficiencies.

CleverControl esnek ayarlara sahiptir. Özelliklerinin çoğu etkinleştirilebilir/devre dışı bırakılabilir, böylece izleme uygulamalarınızı geçerli gizlilik yasalarına ve yönetmeliklerine göre ayarlayabilirsiniz. Yazılım ayrıca görünür modda da kurulabilir ve çalışanların izlemeyi başlatmasına ve durdurmasına veya kişisel etkinlik kontrol panellerine erişmesine olanak tanır.

Proje yönetim yazılımı

As much as managers would want to remember and control all project deadlines, assignments, and expenses, very few can boast of a supercomputer brain. Project management is a type of software for employee management designed to take this load off a manager's shoulders. It is a centralized platform for planning, organizing, and managing projects effectively. Its usual features include:

• görev oluşturma, atama ve önceliklendirme
• son teslim tarihlerinin belirlenmesi
• görev ilerlemesinin izlenmesi
• Platform içinde yorum yapma, mesajlaşma ve sohbet
• dosya paylaşımı
• yol hari̇talama ve ki̇lometre taşi taki̇bi̇
• zaman takibi
• bütçe takibi, gider yönetimi ve daha fazlası.

Çalışan yönetimi için bu tür bir yazılım, yöneticilerin tüm projeyi görmesine, kolayca görevlere ve alt görevlere ayırmasına ve bunları çalışanlara atamasına olanak tanır. İlerleme hakkında gerçek zamanlı bilgiler edinebilir, olası sorunları tespit edebilir ve gerekli kaynakları yeniden tahsis edebilirler. Bu tür gelişmiş görev görünürlüğü ekip verimliliğini artırır ve karar verme ve bütçe yönetimini iyileştirir. Net görev atamaları ve ilerleme takibi, ekip üyelerini çalışmalarından sorumlu tutar.

Asana en popüler bulut tabanlı proje yönetim yazılımlarından biridir. Kullanıcı dostu arayüzü ve çok çeşitli özellikleriyle dünya çapında binlerce şirketin beğenisini kazanmıştır. Büyük projeleri daha küçük, yönetilebilir görevlere ve alt görevlere bölebilir, bağımlılıkları tanımlayabilir, öncelikleri ve son tarihleri belirleyebilirsiniz. Proje görünümleri tercihlerinize bağlı olarak özelleştirilebilir. Görevleri liste, takvim, zaman çizelgesi, Gantt şeması veya Kanban panosu olarak düzenleyebilirsiniz. Daha kolay sıralama, filtreleme ve raporlama için görevlere özel alanlar eklenebilir.

Asana her görev için harcanan zamanı takip edebilir, böylece harcamaları ve ihtiyaç duyulan zamanı daha doğru bir şekilde değerlendirebilirsiniz.

Platform, ekip mesajlaşması, bahsedenler ve dosya paylaşımı gibi mükemmel iletişim özelliklerine sahiptir. Akıllı gelen kutusu, en önemli güncellemeleri filtrelemek için bildirimleri özelleştirmeye, odağınızı korumak için bildirimleri duraklatmaya ve gelen kutusundaki bildirimleri takip etmeye olanak tanır.

Sağlam otomasyon işlevi, tekrarlanan görevlerin otomatikleştirilmesine yardımcı olur. Örneğin, kurallara veya tetikleyici bildirimlere dayalı görevler atayabilirsiniz.

Asana, Google Drive, Slack ve Microsoft Teams gibi diğer birçok araçla entegre olur.

Platform, kullanıcı dostu olması, güçlü özellik seti ve ölçeklenebilirliği sayesinde her büyüklükteki ve çeşitli sektörlerdeki işletmeler için uygundur.

İnsan kaynakları yönetim sistemleri

İnsan kaynakları yönetimi yazılımı (HRMS), çalışanların yaşam döngüsü boyunca İK işlevlerini kolaylaştırmak ve otomatikleştirmek için tasarlanmış kapsamlı bir platformdur. Temel özellikleri şunlardır:

• çalışan bilgilerinin depolanması (iletişim bilgileri, istihdam geçmişi, performans kayıtları, vb.)
• Başvuru Takip Sistemi (ATS) (iş ilanlarının ve aday başvurularının yönetilmesi)
• işe alım iş akışları ve kontrol listeleri
• geçmiş kontrolleri ve uyuşturucu taramaları
• Bordro işlemleri ve vergi hesaplamaları
• sosyal yardım idaresi (sağlık sigortası, emeklilik planları, vb.)
• zaman ve devam takibi
• performans yöneti̇mi̇
• çalışan gelişimi girişimleri ve daha fazlası.

Çalışan yönetimine yönelik bu tür bir yazılım, tekrar eden görevleri otomatikleştirir, İK uzmanları üzerindeki idari yükleri azaltır ve veri girişi ve bordro işlemedeki hataları en aza indirir. Bu sayede İK ekipleri çalışan bağlılığını artıran stratejik girişimlere odaklanabilir.

Kuruluşlar HRMS kullanarak doğru kayıtlar tutabilir ve iş kanunlarına uygunluğu sağlayabilir. Ayrıca HRMS, bilinçli İK kararları alınmasını sağlayan değerli veriler ve içgörüler sağlar.

HRMS çalışanlar için de işlevsellik sunar. Self-servis özellikleri, çalışanların bilgilerini yönetmelerine ve İK hizmetlerine kolayca erişmelerine olanak tanır.

Workday, çalışan yönetimi için gelişmiş bir bulut tabanlı yazılımdır. Bordro, sosyal haklar, yetenek yönetimi ve çalışan veri yönetimi gibi tüm İK işlevlerini tek bir sistemde birleştirir.

Platform özelleştirilebilir gösterge tabloları ve raporlar sunar. Bu sayede ciro oranları, performans eğilimleri ve işgücü demografisi hakkında bilgi edinebilirsiniz. Tüm değişiklikler anında yansıtılır, böylece her zaman en güncel bilgilere erişebilir ve stratejik kararlar alabilirsiniz.

Workday, iş ilanlarından aday takibine ve işe alımdan performans yönetimi ve yan haklara kadar tüm çalışan yaşam döngüsünü destekler. Ayrıca, yüksek potansiyele sahip çalışanların belirlenmesine yardımcı olabileceği için yedekleme planlamasını da kolaylaştırır. Daha sonra, onları gelecekteki liderlik rollerine hazırlayabilirsiniz.

Bir başka pratik özellik seti de bordro süreçlerini otomatikleştirir: maaş, vergiler, sosyal yardımlar ve kesintiler. Otomatikleştirme, hataları ve idari yükü azaltır ve zamanında ve doğru ödemeler yapılmasını sağlar.

Workday çalışanlara da fayda sağlar. Sağlam self-servis işlevi, kişisel bilgilerini yönetmelerine, maaş bordrolarına erişmelerine, izin talep etmelerine ve sosyal yardımlara kaydolmalarına olanak tanır.

Sonuç olarak Workday, insan kaynakları yönetimini önemli ölçüde geliştiren etkili bir çözümdür. Farklı sektörlerdeki kuruluşların özel ihtiyaçlarına uyum sağlayabilir ve hem küçük hem de büyük işletmeleri destekleyebilir.

Çalışan deneyimi platformları

Adından da anlaşılacağı gibi, çalışan deneyimi platformları (EX), işe alımdan şirketten ayrılma anına kadar genel çalışan deneyimini iyileştirmeye hizmet eder. Bu tür yazılımlar geleneksel İK işlevlerine katkıda bulunur. Birincil amacı, çalışanların refahını ve motivasyonunu iyileştirmek, üretkenliği artırmak ve samimi ve ilgi çekici bir çalışma ortamı yaratmaktır.

EX genellikle aşağıdaki işlevleri sunar:

• employee surveys, pulse checks, and feedback tools)
• tanıma araçları (örneğin, puana dayalı sistemler, eşler arası ödüller, vb.)
• dahili sosyal ağlar veya forumlar
• sohbetler ve dosya paylaşımı
• şirket haberleri ve duyuruları için bir merkez
• Çalışan bağlılığı, duyarlılığı ve performans eğilimleri hakkında veri ve analizler
• eğitim materyallerine ve kurslara erişim
• refah programları ve daha fazlası.

Thanks to employee experience platforms, employees feel more connected and valued. According to studies, employees who receive regular recognition are , 43% more engaged, and three times more loyal to their organizations. Thus investing in EX means investing in lower turnover and higher productivity.