Çalışan Yönetimi için Temel Yazılım Kılavuzu

Çalışan Yönetimi için Temel Yazılım Kılavuzu

Çalışanları yönetmek karmaşık ve zaman alıcıdır. En iyi adayı işe almak ve işe yerleştirmek, üretkenliği takip etmek, tüm son teslim tarihlerine uyulmasını sağlamak ve çalışan gelişimi ve motivasyonu için stratejiler planlamak, yöneticilerin ve İK departmanlarının üstesinden gelmesi gereken zorluklardır. Neyse ki, günlük mücadelelerimizi önemli ölçüde kolaylaştırabilecek gelişen bir teknoloji çağında yaşıyoruz. Her şey için dijital bir çözüm var. Bu makalede, çalışan yönetimi yazılımı türlerini ve bunların faydalarını keşfediyor ve her kategorideki güvenilir çözümleri açıklıyoruz.

Çalışan izleme yazılımı

Takip programları, çalışan yönetimi için belki de en iyi bilinen yazılım türüdür. Özellikleri genellikle şunları içerir:

  1. ekran görüntüleri
  2. tuş vuruşlarını günlüğe kaydetme
  3. ziyaret edilen web sitelerinin izlenmesi
  4. arama sorgularını kaydetme
  5. dosya işlemlerinin izlenmesi
  6. yazıcı etkinliğini yakalama
  7. zaman takibi ve daha fazlası.

Bu veriler verimlilik puanları ve istatistikler halinde özetlenerek performans değerlendirmesini basitleştirir.

Madalyonun diğer yüzünde ise gizlilik endişeleri yer almaktadır. Özellikleri nedeniyle, çalışan izleme yazılımı hassas bilgiler de dahil olmak üzere büyük miktarda veri toplayabilir. Bu nedenle bu tür çözümleri uygulamadan önce yerel gizlilik yönetmelikleri hakkında bilgi sahibi olmak gerekir. İzleme ihtiyaçları ile çalışan gizliliğine saygı arasında denge kurarsanız, çalışan izleme yazılımı ekibinizin üretkenliğini artırmada güvenilir yardımcınız olacaktır.

CleverControl çalışan yönetimi için güçlü bir yazılımdır. Sorunsuz verimlilik izleme için gerekli tüm özellikleri sunar: ekran görüntüleri, pano izleme, arama sorgularını ve web sitesi ziyaretlerini kaydetme, sosyal medya ve mesajlaşma programlarındaki etkinliği izleme ve daha fazlası. Platform, çalışanın günlük olarak ne kadar zaman harcadığı ve bu eğilimlerin seçilen dönem boyunca nasıl değiştiği dahil olmak üzere çalışanın uygulama, sohbet ve web kullanımını analiz eder. CleverControl ayrıca en çok kullanılan uygulamaları ve web sitelerini de vurgular. Bu istatistikler, her çalışanın gününün genel görünümünü hızlı bir şekilde görmenizi ve dikkat dağıtıcı unsurları hemen tespit etmenizi sağlar.

CleverControl sadece geriye dönük olarak değil, gerçek zamanlı olarak da izlemeye olanak tanır. Canlı Görüntüleme özelliği sayesinde, herhangi bir çalışanın ekranında neler olduğunu anında görebilirsiniz.

CleverControl, katılım takibini otomatikleştirmenize olanak tanıyan bir dizi zaman izleme özelliğine sahiptir. Yazılım, her çalışanın işyerindeki varlığını, iş gününün başlangıcını ve bitişini ve faaliyet / hareketsizlik dönemlerini kaydeder. Zamana göre ayrıntılı etkinlik günlüğünü ve en aktif saatlerin vurgulandığı saatlik etkinlik istatistiklerini görebilirsiniz. Bu özellik, bireysel çalışma modellerini anlamanıza ve görevleri ve toplantıları daha iyi planlamanıza olanak tanır.

CleverControl'ün gelişmiş özellikleri arasında Ekran Kaydı, Web Kamerası Kaydı ve Çağrı Kaydı yer alır. Ekran Kaydını kullanarak, seçilen çalışanların ekranlarını gün boyunca kaydedebilirsiniz. Web Kamerası Kaydı, bilgisayarın web kamerasını basit bir gözetim sistemine dönüştürür veya müşteri-çalışan etkileşimlerini izlemeye yardımcı olur. Çağrı Kaydı ile Zoom, WhatsApp ve Discord gibi popüler mesajlaşma programlarından gelen çağrıları kaydedebilirsiniz. Bu özellik, müşteri destek temsilcilerinin çalışmalarını değerlendirmek veya önemli bir toplantıdaki bilgileri özetlemek için çok değerli olacaktır.

CleverControl en son teknolojik gelişmelere ayak uyduruyor. Platform yakın zamanda yapay zeka işlevselliğini de bünyesine kattı. Yapay zeka, çalışanların uygulamalardaki, sohbetlerdeki ve çevrimiçi etkinliklerini inceler, bunları sektör kıyaslamalarıyla karşılaştırır, bireysel verimlilik puanlarını hesaplar ve bulunan verimsizlikler hakkında kısaca yorum yapar.

CleverControl esnek ayarlara sahiptir. Özelliklerinin çoğu etkinleştirilebilir/devre dışı bırakılabilir, böylece izleme uygulamalarınızı geçerli gizlilik yasalarına ve yönetmeliklerine göre ayarlayabilirsiniz. Yazılım ayrıca görünür modda da kurulabilir ve çalışanların izlemeyi başlatmasına ve durdurmasına veya kişisel etkinlik kontrol panellerine erişmesine olanak tanır.

Proje yönetim yazılımı

Yöneticiler tüm proje teslim tarihlerini, ödevleri ve harcamaları hatırlamak ve kontrol etmek istese de, çok azı bir süper bilgisayar beynine sahip olabilir. Proje yönetimi, bu yükü bir yöneticinin omuzlarından almak için tasarlanmış çalışan yönetimi için bir yazılım türüdür. Projeleri etkili bir şekilde planlamak, organize etmek ve yönetmek için merkezi bir platformdur. Olağan özellikleri şunları içerir:

  1. görev oluşturma, atama ve önceliklendirme
  2. son teslim tarihlerinin belirlenmesi
  3. görev ilerlemesinin izlenmesi
  4. Platform içinde yorum yapma, mesajlaşma ve sohbet
  5. dosya paylaşımı
  6. yol hari̇talama ve ki̇lometre taşi taki̇bi̇
  7. zaman takibi
  8. bütçe takibi, gider yönetimi ve daha fazlası.

Çalışan yönetimi için bu tür bir yazılım, yöneticilerin tüm projeyi görmesine, kolayca görevlere ve alt görevlere ayırmasına ve bunları çalışanlara atamasına olanak tanır. İlerleme hakkında gerçek zamanlı bilgiler edinebilir, olası sorunları tespit edebilir ve gerekli kaynakları yeniden tahsis edebilirler. Bu tür gelişmiş görev görünürlüğü ekip verimliliğini artırır ve karar verme ve bütçe yönetimini iyileştirir. Net görev atamaları ve ilerleme takibi, ekip üyelerini çalışmalarından sorumlu tutar.

Asana en popüler bulut tabanlı proje yönetim yazılımlarından biridir. Kullanıcı dostu arayüzü ve çok çeşitli özellikleriyle dünya çapında binlerce şirketin beğenisini kazanmıştır. Büyük projeleri daha küçük, yönetilebilir görevlere ve alt görevlere bölebilir, bağımlılıkları tanımlayabilir, öncelikleri ve son tarihleri belirleyebilirsiniz. Proje görünümleri tercihlerinize bağlı olarak özelleştirilebilir. Görevleri liste, takvim, zaman çizelgesi, Gantt şeması veya Kanban panosu olarak düzenleyebilirsiniz. Daha kolay sıralama, filtreleme ve raporlama için görevlere özel alanlar eklenebilir.

Asana her görev için harcanan zamanı takip edebilir, böylece harcamaları ve ihtiyaç duyulan zamanı daha doğru bir şekilde değerlendirebilirsiniz.

Platform, ekip mesajlaşması, bahsedenler ve dosya paylaşımı gibi mükemmel iletişim özelliklerine sahiptir. Akıllı gelen kutusu, en önemli güncellemeleri filtrelemek için bildirimleri özelleştirmeye, odağınızı korumak için bildirimleri duraklatmaya ve gelen kutusundaki bildirimleri takip etmeye olanak tanır.

Sağlam otomasyon işlevi, tekrarlanan görevlerin otomatikleştirilmesine yardımcı olur. Örneğin, kurallara veya tetikleyici bildirimlere dayalı görevler atayabilirsiniz.

Asana, Google Drive, Slack ve Microsoft Teams gibi diğer birçok araçla entegre olur.

Platform, kullanıcı dostu olması, güçlü özellik seti ve ölçeklenebilirliği sayesinde her büyüklükteki ve çeşitli sektörlerdeki işletmeler için uygundur.

Proje yönetim yazılımı

İnsan kaynakları yönetim sistemleri

İnsan kaynakları yönetimi yazılımı (HRMS), çalışanların yaşam döngüsü boyunca İK işlevlerini kolaylaştırmak ve otomatikleştirmek için tasarlanmış kapsamlı bir platformdur. Temel özellikleri şunlardır:

  1. çalışan bilgilerinin depolanması (iletişim bilgileri, istihdam geçmişi, performans kayıtları, vb.)
  2. Başvuru Takip Sistemi (ATS) (iş ilanlarının ve aday başvurularının yönetilmesi)
  3. işe alım iş akışları ve kontrol listeleri
  4. geçmiş kontrolleri ve uyuşturucu taramaları
  5. Bordro işlemleri ve vergi hesaplamaları
  6. sosyal yardım idaresi (sağlık sigortası, emeklilik planları, vb.)
  7. zaman ve devam takibi
  8. performans yöneti̇mi̇
  9. çalışan gelişimi girişimleri ve daha fazlası.

Çalışan yönetimine yönelik bu tür bir yazılım, tekrar eden görevleri otomatikleştirir, İK uzmanları üzerindeki idari yükleri azaltır ve veri girişi ve bordro işlemedeki hataları en aza indirir. Bu sayede İK ekipleri çalışan bağlılığını artıran stratejik girişimlere odaklanabilir.

Kuruluşlar HRMS kullanarak doğru kayıtlar tutabilir ve iş kanunlarına uygunluğu sağlayabilir. Ayrıca HRMS, bilinçli İK kararları alınmasını sağlayan değerli veriler ve içgörüler sağlar.

HRMS çalışanlar için de işlevsellik sunar. Self-servis özellikleri, çalışanların bilgilerini yönetmelerine ve İK hizmetlerine kolayca erişmelerine olanak tanır.

Workday, çalışan yönetimi için gelişmiş bir bulut tabanlı yazılımdır. Bordro, sosyal haklar, yetenek yönetimi ve çalışan veri yönetimi gibi tüm İK işlevlerini tek bir sistemde birleştirir.

Platform özelleştirilebilir gösterge tabloları ve raporlar sunar. Bu sayede ciro oranları, performans eğilimleri ve işgücü demografisi hakkında bilgi edinebilirsiniz. Tüm değişiklikler anında yansıtılır, böylece her zaman en güncel bilgilere erişebilir ve stratejik kararlar alabilirsiniz.

Workday, iş ilanlarından aday takibine ve işe alımdan performans yönetimi ve yan haklara kadar tüm çalışan yaşam döngüsünü destekler. Ayrıca, yüksek potansiyele sahip çalışanların belirlenmesine yardımcı olabileceği için yedekleme planlamasını da kolaylaştırır. Daha sonra, onları gelecekteki liderlik rollerine hazırlayabilirsiniz.

Bir başka pratik özellik seti de bordro süreçlerini otomatikleştirir: maaş, vergiler, sosyal yardımlar ve kesintiler. Otomatikleştirme, hataları ve idari yükü azaltır ve zamanında ve doğru ödemeler yapılmasını sağlar.

Workday çalışanlara da fayda sağlar. Sağlam self-servis işlevi, kişisel bilgilerini yönetmelerine, maaş bordrolarına erişmelerine, izin talep etmelerine ve sosyal yardımlara kaydolmalarına olanak tanır.

Sonuç olarak Workday, insan kaynakları yönetimini önemli ölçüde geliştiren etkili bir çözümdür. Farklı sektörlerdeki kuruluşların özel ihtiyaçlarına uyum sağlayabilir ve hem küçük hem de büyük işletmeleri destekleyebilir.

Çalışan deneyimi platformları

Adından da anlaşılacağı gibi, çalışan deneyimi platformları (EX), işe alımdan şirketten ayrılma anına kadar genel çalışan deneyimini iyileştirmeye hizmet eder. Bu tür yazılımlar geleneksel İK işlevlerine katkıda bulunur. Birincil amacı, çalışanların refahını ve motivasyonunu iyileştirmek, üretkenliği artırmak ve samimi ve ilgi çekici bir çalışma ortamı yaratmaktır.

EX genellikle aşağıdaki işlevleri sunar:

  1. employee surveys, pulse checks, and feedback tools)
  2. tanıma araçları (örneğin, puana dayalı sistemler, eşler arası ödüller, vb.)
  3. dahili sosyal ağlar veya forumlar
  4. sohbetler ve dosya paylaşımı
  5. şirket haberleri ve duyuruları için bir merkez
  6. Çalışan bağlılığı, duyarlılığı ve performans eğilimleri hakkında veri ve analizler
  7. eğitim materyallerine ve kurslara erişim
  8. refah programları ve daha fazlası.

Çalışan deneyimi platformları sayesinde çalışanlar kendilerini daha bağlı ve değerli hissediyor. Araştırmalara göre, düzenli olarak takdir edilen çalışanlar 14 daha üretken, %43 daha bağlı ve kurumlarına üç kat daha sadık. Dolayısıyla EX'e yatırım yapmak, daha düşük iş gücü devri ve daha yüksek üretkenliğe yatırım yapmak anlamına geliyor.

EX, şirket genelindeki duyurulardan refah programlarına kadar gerekli tüm kaynaklara tek bir yerden erişim sağlar. Bu sayede çalışanlar bilgi aramak için daha az zaman harcıyor ve mevcut fırsatlardan haberdar oluyor.

Son olarak, çalışan deneyimi programları işyerindeki tükenmişliği ve stresi azaltmaya yardımcı olur, bu da yine üretkenliği ve bağlılığı artırır.

Culture Amp, önde gelen çalışan deneyimi platformlarından biridir. Çalışanların deneyimlerinin çeşitli yönleri hakkında geri bildirim toplamak için birden fazla anket şablonu ve aracı sunar. Örneğin, katılım anketleri, çeşitlilik ve kapsayıcılık değerlendirmeleri ve 360 derece geri bildirim yapabilirsiniz. Geri bildirim sonuçlarını yıl boyunca merkezi bir merkezde rahatça toplayabilir ve düzenleyebilirsiniz. Bu veri merkezi, performans değerlendirmeleri için hazırlıkları çok daha kolay hale getirir.

Culture Amp, psikoloji ve veri bilimindeki en son bulgularla desteklenmektedir. Yalnızca geri bildirim toplamanıza değil, aynı zamanda bunları eyleme geçirilebilir iyileştirme planlarına dönüştürmenize de yardımcı olacaktır.

Culture Amp ile her rol için gerekli rol tanımlarını ve yetkinlikleri oluşturabilir ve paylaşabilirsiniz. Bu bilgiler yalnızca bireysel sorumlulukları netleştirmekle kalmaz, aynı zamanda çalışanların mevcut becerilerini değerlendirmelerine ve olası boşlukları belirlemelerine olanak tanır. Platform, performansı ve bağlılığı artırmak için kişiselleştirilmiş gelişim planları oluşturmak için de kullanılabilir.

Culture Amp, sanal etkinlikler ve bir Slack grubu ile destekleyici bir topluluk sunar. İK profesyonelleri için sürekli eğitim ve ağ oluşturma fırsatları sağlar.

Özetle, Culture Amp'in çalışan deneyimlerini bilimsel içgörülerle birlikte etkili bir şekilde değerlendirmesi, onu çekici ve ilgi çekici bir çalışma alanı yaratmak isteyen tüm kuruluşlar için değerli bir araç haline getiriyor.

Toparlıyoruz

Teknoloji çağımızda, her rutin görev için bir uygulamaya sahip olduğumuz için şanslıyız. Çalışan yönetimine yönelik bu dört yazılım türü, idari yükü hafifletecek, performans değerlendirmesi ve çalışan bağlılığı anketleri gibi karmaşık zaman alıcı görevleri optimize edecek ve etkili proje yönetimini mümkün kılacaktır.

Tags:

Here are some other interesting articles: