Menggunakan Pemantauan Karyawan untuk Meningkatkan Orientasi Karyawan Baru

Mempekerjakan karyawan baru adalah sebuah investasi, dan merupakan kepentingan terbaik perusahaan untuk mengamankan investasi tersebut. Minggu-minggu dan bulan-bulan awal sangatlah penting: saat itulah karyawan baru memutuskan untuk bertahan atau melanjutkan pencarian mereka untuk pilihan yang lebih baik. Statistik mengatakan bahwa 20% karyawan baru berhenti dalam 45 hari pertama, dan 10% dari mereka yang berhenti melakukannya secara khusus karena pengalaman orientasi yang buruk. Namun, bagaimana kita mengetahui apa yang dialami karyawan baru selama masa ini? Metode orientasi tradisional sering kali seperti tebakan yang tidak pasti. Kami mengambil praktik standar, menerapkannya secara universal, dan berharap praktik tersebut berhasil.

Apakah ada cara untuk mendapatkan wawasan yang lebih jelas, menawarkan dukungan yang terarah, dan meningkatkan orientasi untuk setiap talenta baru? Jawaban untuk pertanyaan ini adalah pemantauan karyawan. Pelacakan data merupakan sumber informasi yang berharga tentang potensi masalah karyawan baru di tempat kerja baru, kesenjangan pengetahuan mereka, dan dukungan yang mungkin mereka butuhkan.

Praktik orientasi tradisional, meskipun bermaksud baik, sering kali tidak berhasil. Praktik ini tidak menyediakan umpan balik secara langsung dan cara untuk melihat kesulitan karyawan baru. Apakah orang tersebut benar-benar memahami cara menggunakan perangkat lunak yang tidak dikenal? Apakah mereka merasa nyaman mengajukan pertanyaan, atau apakah mereka menyimpan kebingungan mereka sendiri? Mengidentifikasi kesulitan ini menjadi praktik yang reaktif, bukan proaktif, tanpa jendela yang jelas ke dalam pengalaman sehari-hari mereka.

Kurangnya pemahaman tentang pengalaman karyawan baru menyebabkan pelatihan dan dukungan yang tidak konsisten dan tidak efektif. Pendekatan yang terstandarisasi tidak memperhitungkan gaya belajar individu dan pengetahuan serta pengalaman saat ini. Apa yang berhasil untuk satu orang mungkin tidak berhasil untuk orang lain. Selain itu, dengan praktik standar, sulit untuk mengidentifikasi dan mengatasi kesenjangan pengetahuan individu sebelum berdampak pada produktivitas.

Hasilnya? Bakat-bakat baru bisa merasa tidak didukung, bingung, dan kewalahan. Ketika orientasi gagal memberikan dukungan yang memadai dan jalur yang jelas menuju kesuksesan, bahkan bakat yang paling menjanjikan pun dapat dengan cepat melepaskan diri dan mencari peluang di tempat lain.

What do we imagine when we hear the phrase "employee monitoring"? Most probably, some intrusive spy that immediately alerts the manager if you stop working for one minute. However, this picture is exaggerated, outdated, and far from modern ethical monitoring practices.

Dalam penerapannya yang modern, khususnya terkait pengembangan dan dukungan bakat, pemantauan karyawan mengacu pada pengumpulan data tentang aktivitas terkait pekerjaan, penggunaan perangkat lunak, dan pola komunikasi. Perbedaannya terletak pada tujuannya: pemantauan karyawan tidak lagi tentang pengawasan yang bersifat menghukum. Pemantauan telah menjadi alat untuk melacak pola kerja, analisisnya, menemukan peluang pembelajaran, dan dukungan proaktif.

Pemantauan dapat memberikan wawasan berharga yang dapat meningkatkan proses orientasi secara signifikan. Pertama, metrik kinerja, seperti kemajuan tugas yang diberikan, tingkat penyelesaian tugas, dan kepatuhan terhadap alur kerja yang ditetapkan, secara jelas menunjukkan pengetahuan, keterampilan, dan efisiensi karyawan baru.

Menganalisis data penggunaan aplikasi dan situs web dapat mengungkap kesenjangan pengetahuan. Aplikasi apa yang digunakan oleh karyawan baru, berapa lama, dan informasi apa yang mereka cari secara daring dapat menyoroti area yang memerlukan pelatihan atau panduan tambahan.

Memantau partisipasi karyawan baru dalam komunikasi tim dan jenis pertanyaan yang mereka ajukan menunjukkan seberapa nyaman mereka meminta bantuan dan bagaimana integrasi mereka ke dalam tim berjalan.

Terakhir, melihat berapa banyak waktu yang dihabiskan karyawan baru untuk sumber daya pelatihan atau fungsi pekerjaan tertentu dapat memberi petunjuk di mana mereka mengalami kesulitan. Atau mungkin itu merupakan tanda bahwa pelatihan itu sendiri tidak efisien dan dapat dioptimalkan.

Strategi orientasi tradisional sering kali didasarkan pada asumsi, pengamatan subjektif, dan pendekatan universal. Strategi orientasi yang didukung oleh pemantauan karyawan yang etis didasarkan pada informasi konkret, dapat ditindaklanjuti, dan akibatnya, lebih efektif.

Jadi, seperti yang dapat kita lihat, pemantauan karyawan memberi manajer pandangan yang jelas tentang langkah pertama karyawan baru di perusahaan dan memungkinkan mereka untuk memperhatikan masalah sebelum masalah tersebut meningkat. Berikut ini adalah cara pemantauan karyawan dapat meningkatkan proses orientasi.

Seperti yang disebutkan sebelumnya, perusahaan biasanya menggunakan pendekatan yang sama untuk semua orang selama orientasi. Dengan data pemantauan karyawan, spesialis dan manajer SDM menentukan dengan tepat di mana karyawan baru mengalami kesulitan atau, sebaliknya, unggul dan menyesuaikan strategi orientasi mereka sesuai dengan itu. Misalnya, jika mereka melihat orang tersebut mengalami kesulitan dengan fitur perangkat lunak atau aspek pekerjaan tertentu, mereka dapat memberikan tutorial yang ditargetkan atau menugaskan seorang mentor. Dengan kata lain, manajer dapat membuat jalur pembelajaran yang dipersonalisasi yang dioptimalkan untuk kebutuhan individu karyawan baru.

Pemantauan karyawan merupakan sumber informasi yang ideal untuk umpan balik dan pembinaan secara langsung. Masalah dalam alur kerja karyawan baru terlihat saat terjadi, bukan beberapa minggu kemudian selama penilaian kinerja. Pemantauan memungkinkan manajer memberikan umpan balik dan dukungan langsung. Hasilnya, karyawan baru belajar lebih cepat, memperoleh kepercayaan diri, dan merasa perusahaan berkomitmen terhadap keberhasilan mereka.

Pemantauan dapat mengungkapkan tanda-tanda ketidakpedulian dan frustrasi. Tanda-tanda ini dapat berupa periode menganggur yang lama atau aktivitas yang tidak terkait dengan pekerjaan, tenggat waktu yang terlewat dan tidak dilaporkan, dan keterlibatan yang rendah dalam diskusi tim. Pemantauan memungkinkan manajer untuk menyadari tanda-tanda ini lebih awal dan menghubungi karyawan dengan dukungan sebelum masalah kecil berkembang menjadi alasan untuk keluar.

Salah satu tujuan alat pemantauan karyawan dirancang adalah penilaian kinerja yang objektif. Hal ini tidak hanya bermanfaat bagi karyawan yang sudah ada tetapi juga bagi karyawan baru. Pengamatan manusia mungkin bersifat subjektif, sedangkan metrik kinerja tidak. Metrik kinerja memberikan pandangan yang jelas dan tidak bias tentang kemajuan karyawan baru terhadap tolok ukur yang ditetapkan, merayakan pencapaian, dan memberikan dukungan bila diperlukan.

Pemantauan memberikan data berharga tidak hanya tentang proses integrasi bakat baru tetapi juga tentang efektivitas program orientasi itu sendiri. Analisis data kolektif dari beberapa karyawan baru akan menunjukkan materi pelatihan mana yang paling efektif dan mana yang memerlukan perbaikan dan pengerjaan ulang. Manajer akan melihat aktivitas orientasi mana yang memberikan hasil terbaik dan di mana sumber daya dapat dialokasikan kembali. Hasilnya, perusahaan dapat membuat program orientasi yang benar-benar berfungsi dan memastikan waktu, keuangan, dan sumber daya mereka digunakan dengan baik.

Semua manfaat ini menyatu menjadi satu keuntungan yang signifikan: waktu yang lebih cepat untuk mencapai kemahiran. Pemantauan karyawan memudahkan identifikasi masalah yang sedang berlangsung dan kebutuhan pembelajaran. Pemantauan ini memfasilitasi dukungan yang tepat waktu dan membantu mengoptimalkan pelatihan. Hasilnya, pemantauan karyawan secara signifikan mengurangi waktu yang dibutuhkan karyawan baru untuk menjadi anggota tim Anda yang sepenuhnya kompeten dan produktif. Baik karyawan baru maupun perusahaan mendapatkan manfaat darinya: karyawan mengembangkan rasa percaya diri dan penguasaan, dan bisnis mendapatkan pengembalian investasi yang nyata melalui integrasi dan kontribusi yang lebih cepat.

Program orientasi yang efektif diperlukan untuk memenangkan persaingan memperebutkan bakat: program ini dapat meningkatkan retensi karyawan hingga 82%! Seperti yang telah kita bahas, pemantauan karyawan yang strategis dan etis dapat meningkatkan orientasi secara signifikan. Dengan program ini, manajer dapat bergerak melampaui pendekatan tradisional yang seragam dan menjadikan orientasi lebih personal, proaktif, dan, akibatnya, lebih efektif. Karyawan baru yang didukung dengan baik dan diorientasikan secara efektif bukan sekadar statistik; mereka adalah karyawan yang produktif, terlibat, dan loyal yang siap memberikan kontribusi signifikan terhadap keberhasilan perusahaan Anda.