Cara Memantau Email Karyawan - Panduan untuk Outlook dan Gmail (Sebelumnya G Suite)

Email merupakan alat komunikasi dan kolaborasi yang penting, menyimpan banyak data rahasia perusahaan. Seiring dengan popularitas email yang terus meningkat dalam pengembangan bisnis, pertanyaan mendesak tentang perlindungan data sensitif pun muncul. Kekhawatiran yang meningkat ini telah berkontribusi pada terciptanya perangkat lunak pemantauan karyawan dengan tujuan untuk melacak penggunaan email, baik Outlook maupun Gmail (dahulu G Suite). Panduan ini akan memberikan gambaran umum tentang data faktual terkait cara memantau email karyawan: alat, pertimbangan hukum, sudut pandang pemberi kerja dan karyawan, dll.

Memantau email karyawan secara transparan sangat penting untuk menciptakan lingkungan bisnis yang ramah lingkungan, nyaman, dan efektif. Ketika karyawan memahami alasan di balik penggunaan perangkat lunak pemantauan, mereka merasa dihargai, yang pada gilirannya membangun kepercayaan pada staf eksekutif. Strategi ini tidak hanya meningkatkan tingkat kepuasan kerja di antara karyawan, tetapi juga berkontribusi pada produktivitas yang lebih tinggi, kolaborasi yang lebih baik, keamanan data sensitif, yang mengarah pada bisnis yang lebih menguntungkan.

Kami telah mengumpulkan beberapa rekomendasi untuk membangun hubungan yang transparan dengan tim Anda. Silakan gunakan rekomendasi ini untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan:

• mengembangkan kebijakan yang jelas
• memperoleh persetujuan karyawan
• Jelaskan tujuan pemantauan.
• batasi pemantauan hanya pada komunikasi yang berkaitan dengan pekerjaan
• Gunakan alat pemantauan secara bertanggung jawab.
• secara berkala memberikan pembaruan kepada karyawan.
• memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum
• Memantau dan meninjau efektivitas kebijakan.

Terdapat beragam pilihan untuk membantu memantau email Outlook. Yang pertama adalah menggunakan fitur bawaan Outlook. Gunakan pelacakan pesan untuk memantau pengiriman email, tanda terima baca, dan status email terkirim, sehingga menghasilkan catatan email masuk dan keluar.

Bersama dengan catatan email masuk dan keluar, gunakan alat ini sebagai audit kotak surat. Fungsi utamanya adalah untuk melacak tindakan seperti pengiriman, penghapusan, dan akses email oleh orang lain. Jika Anda menggunakan Microsoft Exchange, Anda dapat mengaktifkan audit kotak surat melalui Pusat Admin Exchange.

Namun, penggunaan Microsoft 365 Compliance Center dirancang untuk pemantauan yang lebih canggih. Fitur seperti kebijakan Pencegahan Kehilangan Data (DLP) membantu memantau dan mencegah penyebaran informasi sensitif melalui email.

In many cases, built-in tools do not address the inquiries. Employers start searching for extra software to reach the set goals. A long search ago, they managed to find and implement third-party tools - perangkat lunak pemantauan karyawan yang terintegrasi secara efektif dengan Outlook. Alat ini dapat memberikan peringatan kata kunci, melacak lampiran, dan menganalisis pola komunikasi email.

Perangkat lunak pemantauan karyawan telah mendapatkan reputasi yang solid berkat beragam pilihan yang digunakan untuk melacak produktivitas setiap karyawan. Di antara fitur-fitur yang tersedia, terdapat: pemantauan email, pelacakan aplikasi, tangkapan layar, aktivitas situs web secara keseluruhan, dan lain sebagainya.

Para pebisnis bersedia menggunakan segala cara yang tersedia untuk melindungi data sensitif dan ide bisnis inovatif. Mereka biasanya mempertimbangkan untuk menerapkan opsi apa pun yang tersedia, terkadang dengan menggunakan... Terapkan Pencegahan Kehilangan Data (DLP) alat-alat tersebut. Alat-alat tersebut secara otomatis memantau email keluar untuk data sensitif, seperti informasi keuangan atau kekayaan intelektual, dan memblokir atau menandai email yang tidak pantas.

G Suite kini dikenal sebagai Google Workplace, khususnya Gmail. Survei yang dilakukan oleh WifiTalents menunjukkan statistik yang luar biasa:

• 60% usaha kecil menggunakan Gmail sebagai penyedia email utama mereka.
• 70% bisnis menggunakan Gmail atau G Suite untuk layanan email mereka.

Mengingat statistik yang mengesankan ini, penting untuk menjawab dua pertanyaan kunci tentang pemantauan Gmail:

1. Cara menggunakan alat bawaan dalam memantau email.
2. Cara memantau email karyawan di G Suite dengan sumber daya tambahan.

Mari kita jawab pertanyaan-pertanyaan tersebut satu per satu dan cari tahu apakah Anda sudah memaksimalkan potensi fitur bawaan Gmail untuk memantau email.

Anda mungkin mulai bertanya-tanya, opsi bawaan apa yang dapat digunakan dalam kasus Anda. Mari kita cari jawabannya. Google sendiri merekomendasikan penggunaan konsol admin Google Workspace. Konsol ini menyediakan opsi-opsi berikut:

Melanjutkan penelusuran rekomendasi Google, aktifkan Retensi Gmail dan eDiscovery. Mulailah dengan poin pertama - Retensi. Gunakan Google Vault untuk retensi, pengarsipan, dan eDiscovery email. Vault memungkinkan Anda untuk menyimpan email selama periode tertentu, bahkan setelah dihapus oleh pengguna, yang sangat penting untuk kepatuhan hukum dan investigasi internal.

Bersama dengan Google Vault untuk retensi, aktifkan eDiscovery untuk mencari dan mengekspor email selama investigasi atau audit. Ini memastikan Anda memiliki akses ke semua komunikasi yang relevan.

Meskipun alat internal berfungsi dengan baik, pertanyaan pentingnya tetap: apakah alat-alat tersebut cukup untuk pemantauan email yang komprehensif? Mengingat keterbatasan solusi tunggal, alat eksternal menawarkan beragam fitur yang dirancang untuk memenuhi berbagai kebutuhan pemantauan.

Selain itu, sistem ini akan memberikan bisnis Anda berbagai solusi pemantauan, di antaranya perekaman webcam, perekaman tangkapan layar, aktivitas jejaring sosial, dan pengenalan wajah. Salah satu fitur yang paling menarik bagi banyak bisnis adalah integrasi AI. Anda akan mendapatkan statistik produktivitas karyawan yang direkam oleh AI.

Kesimpulannya, jawaban atas kedua pertanyaan tersebut tetap berkontribusi pada diskusi, tetapi menjadi jelas bahwa tidak ada solusi tunggal. Gunakan opsi apa pun untuk melindungi perusahaan Anda, kredibilitas karyawan, dan produktivitas.

Memantau email karyawan bukan hanya soal pengawasan; ini adalah alat strategis yang meningkatkan keamanan, produktivitas, dan kepatuhan. Berikut lima alasan paling penting untuk menerapkannya:

Email merupakan saluran utama untuk informasi sensitif. Pemantauan memungkinkan Anda mendeteksi dan memblokir email yang berisi data rahasia - seperti laporan keuangan, daftar klien, atau produk - agar tidak dikirim ke akun pribadi atau eksternal yang tidak berwenang. Pendekatan proaktif ini adalah garis pertahanan pertama Anda terhadap pelanggaran data yang disengaja maupun tidak disengaja.

Satu klik pada tautan di email phishing yang disamarkan dengan cerdik dapat membahayakan seluruh jaringan Anda. Dengan memantau alamat pengirim, tautan, dan lampiran yang mencurigakan, Anda dapat mengidentifikasi potensi serangan phishing atau akun yang diretas sebelum menyebabkan kerusakan, sehingga tim TI Anda dapat bereaksi secara instan.

Pertahankan standar profesionalisme dan kepatuhan yang tinggi dengan memastikan bahwa semua komunikasi eksternal sesuai dan selaras dengan citra merek. Pemantauan membantu menegakkan kebijakan perusahaan, mencegah pengiriman konten yang menyinggung atau tidak profesional, dan menyediakan jejak audit untuk industri yang diatur yang harus mengarsipkan dan meninjau komunikasi.

Analisis alur email untuk memahami pola komunikasi internal dan eksternal. Apakah pertanyaan pelanggan tidak terjawab terlalu lama? Apakah tim internal kesulitan dengan waktu respons yang lambat? Pemantauan email menyediakan data untuk mengidentifikasi hambatan-hambatan ini, membantu Anda mengoptimalkan alur kerja dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Ketika konflik internal atau masalah SDM muncul, email memberikan catatan objektif tentang peristiwa tersebut. Pemantauan (dengan persetujuan hukum yang tepat) menciptakan catatan komunikasi yang dapat diverifikasi yang sangat penting untuk melakukan investigasi yang adil dan akurat terhadap perselisihan, klaim pelecehan, atau pelanggaran kebijakan.

Sebelum memasang perangkat lunak semacam itu, setiap pemberi kerja harus mempertimbangkan dengan matang keabsahan praktik pemantauan tersebut. Setiap negara memiliki peraturan tersendiri yang mengatur hal ini. Kasus-kasus utama menunjukkan bahwa banyak negara mengizinkan penerapan perangkat lunak pemantauan, tetapi dengan satu catatan: karyawan harus mengetahui bahwa praktik ini diterapkan.

Ingatlah untuk menghormati hak karyawan atas privasi informasi pribadi. Staf eksekutif memiliki izin hukum untuk memantau hanya aspek kehidupan yang berkaitan dengan pekerjaan. Jadi, tidak seorang pun boleh melanggar batasan tersebut - jika seorang karyawan menyadari praktik ini, mereka cenderung merasa dihormati, yang dapat meningkatkan motivasi dan produktivitas.

Saat menerapkan pemantauan karyawan, pertimbangkan dampaknya terhadap budaya tempat kerja dan pilih alat yang sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda sambil memastikan keamanan data. Seimbangkan kontrol dengan otonomi karyawan untuk mendukung kepercayaan dan moral. Tinjau dan perbarui praktik Anda secara berkala agar tetap patuh dan transparan. Memberikan pelatihan hukum dan etika bagi manajemen, bersama dengan komunikasi yang jelas kepada karyawan, akan membantu menumbuhkan lingkungan kerja yang saling menghormati dan produktif.

Mengamankan email perusahaan sangat penting di tempat kerja saat ini. Meskipun Outlook dan Gmail menawarkan pemantauan dasar, perangkat lunak khusus seperti CleverControl memberikan keamanan yang lebih mendalam, pencegahan kebocoran data secara proaktif, dan wawasan produktivitas yang berharga.

Keberhasilan membutuhkan pendekatan yang transparan: tetapkan kebijakan yang jelas, dapatkan persetujuan karyawan, dan gunakan data untuk mendukung tim Anda, bukan untuk menghukum mereka.

Lindungi komunikasi bisnis Anda hari ini. Coba CleverControl secara gratis. and experience the benefits yourself.