Bisnis di Ohio: Cara Menerapkan Perangkat Lunak Pemantauan Karyawan Tanpa Risiko Hukum

Saat ini, perangkat lunak pemantauan karyawan merupakan alat yang umum digunakan di banyak perusahaan. Perangkat lunak ini membantu melindungi informasi sensitif, meningkatkan produktivitas, melacak kehadiran, mengelola tim jarak jauh, dan melakukan berbagai tugas lainnya.

Dalam praktik pemantauannya, perusahaan seringkali hanya berfokus pada cara pelacakan. Perangkat lunak apa yang harus dipilih? Bagaimana cara mengintegrasikannya ke dalam sistem mereka saat ini? Peringatan apa yang harus dikonfigurasi dan seberapa sering memeriksa statistik produktivitas? Dalam upaya ini, perusahaan-perusahaan ini mengabaikan aspek etika dan hukum: mengapa mereka memantau dan apakah praktik mereka mematuhi hukum.

Lanskap hukum di setiap negara dan bahkan negara bagian berbeda-beda. Hari ini, kita akan membahas cara menerapkan pemantauan karyawan di Ohio yang tidak hanya mematuhi hukum tetapi juga menghormati tim Anda.

Penafian: Artikel ini hanya untuk tujuan informasi dan tidak dimaksudkan sebagai pengganti nasihat hukum. Kami menyarankan Anda untuk berkonsultasi dengan ahli hukum sebelum menerapkan pemantauan karyawan di perusahaan Anda.

Before you click "Purchase" on the chosen monitoring software and start tracking keystrokes, it is essential to learn what types of monitoring the Ohio law allows and where the limits are.

Dua undang-undang federal membentuk dasar legalitas pemantauan tempat kerja.

Undang-Undang Privasi Komunikasi Elektronik (ECPA) melarang penyadapan dan pemantauan yang disengaja atas komunikasi lisan, kawat, dan elektronik karyawan. Namun, ada dua pengecualian:

• Pengusaha dapat memantau komunikasi karyawan yang dilakukan pada perangkat milik perusahaan untuk tujuan bisnis yang sah jika pemantauan bersifat rutin dan karyawan diberi tahu.

• Pengusaha dapat memantau karyawan jika mereka memperoleh persetujuan mereka, biasanya melalui perjanjian yang ditandatangani atau kebijakan yang diakui selama masa orientasi dan pekerjaan.

Ohio adalah negara bagian yang menganut prinsip persetujuan satu pihak. Ini berarti Anda dapat merekam percakapan secara legal selama Anda adalah salah satu pesertanya, atau jika setidaknya satu pihak dalam percakapan tersebut menyetujui perekaman tersebut. Tidak perlu mendapatkan persetujuan dari semua pihak dalam percakapan.

Undang-Undang Hubungan Perburuhan Nasional (NLRA) melindungi hak karyawan untuk membahas upah, kondisi kerja, dan membentuk serikat pekerja. Perusahaan tidak dapat menggunakan pemantauan untuk memata-matai atau menghalangi diskusi kelompok yang dilindungi. Jika perangkat lunak Anda menandai karyawan karena berkolaborasi dalam isu ketenagakerjaan, landasan hukum Anda lemah.

Undang-undang Ohio memperkuat privasi karyawan dengan cara-cara yang spesifik dan bermakna. Berikut poin-poin utamanya:

Pengawasan Video

Kamera dapat berguna untuk keamanan, terutama di gudang, area ritel, atau area lain dengan risiko pencurian yang tinggi. Anda dapat memasang kamera video di:

• Lantai kerja
• Pintu masuk
• Tempat parkir
• Ruang istirahat (dengan hati-hati!)

Namun, karyawan memiliki ekspektasi privasi yang wajar di area tertentu. Itulah sebabnya Anda tidak boleh menempatkan kamera di:

• Toilet
• Ruang ganti
• Area yang berubah
• Kantor pribadi tanpa pemberitahuan

Bahkan di ruang bersama seperti ruang istirahat, sebaiknya pasang tanda yang jelas yang menunjukkan adanya pengawasan. Jika tidak, karyawan dapat mengklaim bahwa mereka mengharapkan privasi - yang membuat Anda berisiko dituntut atas pelanggaran privasi.

Rekaman Audio

Seperti yang disebutkan sebelumnya, pemberi kerja tidak dapat merekam percakapan tanpa persetujuan dari setidaknya satu pihak (misalnya, seorang manajer dapat merekam rapat disiplin dengan seorang karyawan atau panggilan telepon seorang karyawan ke klien dengan persetujuan karyawan tersebut).

Aktivitas Digital

Pada perangkat dan jaringan perusahaan, perusahaan di Ohio memiliki hak yang luas. Karyawan umumnya tidak memiliki ekspektasi privasi yang wajar saat menggunakan:

• Email perusahaan
• Laptop atau ponsel yang dikeluarkan kantor
• Platform perpesanan internal

Artinya, pada perangkat ini, Anda dapat memantau:

• Riwayat penelusuran internet
• Konten email
• Penggunaan aplikasi
• Waktu masuk/keluar
• Akses berkas

Namun, pemantauan aktivitas ini harus sesuai dengan tujuan bisnis yang sah. Selain itu, pemantauan akun pribadi karyawan atau aktivitas mereka di luar pekerjaan dilarang.

Singkatnya, berdasarkan hukum Ohio, pemantauan karyawan diperbolehkan, tetapi perusahaan harus menghormati ekspektasi privasi karyawan. Perusahaan tidak boleh melakukan pengawasan di area pribadi dan harus mendapatkan persetujuan yang sesuai untuk perekaman audio.

Sekalipun undang-undang tidak secara eksplisit mengharuskan pengungkapan, kegagalan memberi tahu karyawan tentang pemantauan dapat membuat Anda rentan terhadap tuntutan pelanggaran privasi, terutama jika pengawasan terasa rahasia atau berlebihan.

Kebijakan tertulis yang jelas bukan sekadar praktik yang baik—tetapi juga perisai hukum Anda. Kebijakan yang solid lebih dari sekadar memenuhi persyaratan kepatuhan. Kebijakan ini:

• Menetapkan ekspektasi yang jelas

• Menghilangkan ambiguitas tentang privasi

• Dokumen pengakuan karyawan

• Melindungi bisnis Anda jika terjadi perselisihan

• Membangun budaya keadilan

Kebijakan pemantauan karyawan Anda harus lugas, mudah dipahami, dan komprehensif. Berikut hal-hal yang perlu dibahas:

Ruang Lingkup Pemantauan

Nyatakan dengan jelas bahwa semua perangkat, jaringan, dan sistem milik perusahaan tunduk pada pemantauan. Sertakan contoh: email, penggunaan internet, transfer berkas, pelacakan GPS (jika ada), dan aktivitas login.

Apa yang Dilacak

Spesifiklah. Apakah Anda mencatat ketukan tombol? Memantau aktivitas layar? Melacak kunjungan situs web? Sebutkan saja. Ketidakjelasan menimbulkan stres dan asumsi.

Tujuan Bisnis

Kebijakan tersebut harus menjelaskan alasan Anda melakukan pemantauan. Misalnya:

• Melindungi data pelanggan yang sensitif
• Mencegah ancaman internal
• Memastikan kepatuhan terhadap peraturan industri
• Mengevaluasi produktivitas
• Mengungkapkan karyawan yang membutuhkan pelatihan dan dukungan tambahan
• Mendukung produktivitas tim jarak jauh, dll.

Penjelasan ini akan membantu karyawan menghilangkan stres dan melihat bahwa pemantauan adalah ukuran dukungan, bukan hukuman.

Tidak Ada Harapan Privasi

Jelaskan dengan tegas bahwa penggunaan teknologi perusahaan tidak menjamin privasi. Jika seorang karyawan memeriksa email pribadi atau mengunjungi situs yang tidak terkait pekerjaan menggunakan teknologi tersebut, aktivitas ini juga dapat dipantau.

Batasan Pemantauan

Yakinkan karyawan dengan menyatakan apa yang tidak akan Anda lakukan, misalnya:

• Dilarang merekam audio tanpa persetujuan
• Dilarang memasang kamera di area pribadi
• Tidak ada pelacakan perangkat pribadi atau perilaku di luar tugas

Penanganan dan Akses Data

Karyawan harus diberi tahu tentang siapa yang dapat mengakses data pemantauan (misalnya, SDM, TI, atasan langsung) dan berapa lama data tersebut disimpan.

Kebijakan tersebut juga harus menyatakan tindakan pengamanan apa yang akan diambil terkait data yang dikumpulkan dan untuk tujuan sah apa informasi tersebut akan digunakan.

Pengakuan dan Persetujuan

Setiap karyawan harus menandatangani formulir yang menyatakan bahwa mereka telah membaca, memahami, dan menyetujui kebijakan ini. Simpan catatan ini dalam arsip.

Meluncurkan perangkat lunak pemantauan tidak harus terasa seperti operasi pengawasan. Dengan pendekatan yang tepat, hal ini dapat menjadi perubahan yang transparan dan bahkan positif.

Berikut cara melakukannya dengan benar:

Langkah 1: Bicaralah dengan Pengacara Ketenagakerjaan

Sebelum Anda membeli perangkat lunak atau menyusun kebijakan, konsultasikan dengan pengacara ketenagakerjaan yang berbasis di Ohio. Mereka akan membantu Anda memahami seluk-beluk hukum negara bagian, terutama terkait rekaman audio dan ekspektasi privasi. Investasi kecil ini dapat mencegah pertempuran hukum yang mahal di kemudian hari.

Step 2: Define Your "Why"

Masalah apa yang sedang Anda coba selesaikan?

• Apakah Anda menghadapi risiko keamanan data?

• Mencoba meningkatkan produktivitas dalam tim jarak jauh?

• Menanggapi persyaratan kepatuhan?

Your goal should drive your tools - not vice versa. Avoid "monitoring for monitoring's sake" - this will only lead to legal problems and decreased employee morale.

Langkah 3: Menyusun Kebijakan yang Jelas dan Berpusat pada Manusia

Tulis polis Anda dalam bahasa yang sederhana dan mudah dipahami. Hindari istilah hukum. Sertakan contoh nyata untuk menghindari kebingungan.

Kebijakan ini bukan dokumen sekali pakai. Perbarui kebijakan ini seiring perkembangan bisnis, teknologi, atau peraturan yang berlaku.

Langkah 4: Berkomunikasi - Jangan Mengumumkan

Jangan menjatuhkan kebijakan seperti bom waktu. Adakan rapat tim. Jelaskan alasan di balik perubahan tersebut. Jawab pertanyaan. Dengarkan keluhan.

Jangan jadikan itu sebagai kontrol, tetapi sebagai kejelasan dan perlindungan bagi perusahaan, bagi klien, dan karyawan.

Kemudian, dapatkan pengakuan tertulis dari setiap karyawan.

Langkah 5: Pilih Perangkat Lunak yang Menghormati Batasan

Tidak semua alat mungkin cocok untuk tujuan dan lanskap hukum Anda. Carilah perangkat lunak pemantauan yang:

• Memungkinkan Anda menyesuaikan apa yang dipantau

• Menawarkan kontrol akses berbasis peran

• Mengenkripsi data dan mendukung penyimpanan yang aman

• Memungkinkan Anda menonaktifkan fitur invasif (seperti perekaman layar atau pencatatan penekanan tombol) kecuali benar-benar diperlukan

Pilihan terbaik tidak selalu merupakan alat yang paling ampuh. Pilihlah yang sejalan dengan nilai-nilai dan kewajiban hukum Anda.

Langkah 6: Terapkan Kebijakan Secara Adil dan Konsisten

Bias adalah pembunuh kepercayaan secara diam-diam. Jika hanya karyawan tertentu yang dipantau, terutama jika karyawan tersebut memiliki karakteristik yang dilindungi, Anda berisiko menghadapi tuntutan diskriminasi.

Pantau secara konsisten, transparan, dan hanya untuk alasan bisnis yang sah. Hindari manajemen mikro.

Dengan memahami lanskap hukum Ohio, bersikap transparan terhadap karyawan Anda, dan menerapkan pemantauan secara adil, Anda dapat membangun tempat kerja di mana akuntabilitas dan kepercayaan berjalan beriringan.

Karena jenis pemantauan terbaik bukanlah jenis yang mengawasi apa yang dilakukan orang - tetapi jenis yang membantu mereka melakukan pekerjaan terbaiknya.