Kevesebbet dolgozni, de hatékonyabban: lehetséges ez?

A világ már régóta beszél a négynapos munkahétről (és valaki már meg is valósítja). Az ellenzők a vállalatok és általában a gazdaságok óriási veszteségeiről beszélnek.

Az elképzelés hívei szerint a munkavállalók hajlandóak a fennmaradó négy munkanapon hosszabb és hatékonyabb munkát végezni a heti egy plusz szabadnapért.

Egy időellenőrző rendszerfejlesztő cég vezetőjeként biztos vagyok benne, hogy ez növelheti a munka hatékonyságát. Azonban nem annyira, hogy egy egész munkanapot felszabadítson.

A munkahely egy dinamikus környezet, ahol a körülmények és a kihívások folyamatosan változnak. Soha nem volt még nagyobb szükség arra, hogy a munkavállalók rugalmasak, találékonyak és alkalmazkodóképesek legyenek.

Mégis, sok szervezet továbbra is egy olyan munkamódszert erősít, amely nemcsak elavult, hanem szükségtelen is. A többet és keményebben dolgozni a sikeres karrier alapkövei. Ez az, amit sokan továbbra is hangsúlyoznak a kollégáikkal szemben. Arra kondicionáltak bennünket, hogy a legtermékenyebb emberek, akik sokat dolgoznak, figyelmen kívül hagytak más termelékenységi tényezőket. A kemény munka eredményeket hoz, de az okos munka tartós értékkel bír.

Ez különösen igaz a munka világában, ahol a versenyképesség megőrzése a sikerhez elengedhetetlen. Mivel senki sem tud a nap 24 órájában dolgozni, íme három egyszerű stratégia a munkahelyi termelékenység növelésére és a munkahelyen kívüli élet kiegyensúlyozására.

Being productive is defined as "having the quality or power of creating especially in plenty" by the dictionary. Similarly to how "efficiency" is a measure of how efficient a firm is, "productivity" is merely a measure of how productive a company is.

A termelékenységgel foglalkozók arra törekszenek, hogy a rendelkezésükre álló erőforrásokkal maximalizálják a teljesítményt. Ha például hatalmas költségvetéssel rendelkeznek, akkor arra törekednek, hogy minél több munkát hozzanak létre, amennyit csak lehet. Még ha korlátozott költségvetéssel rendelkeznek is, arra fognak törekedni, hogy minél több munkát végezzenek el.

A kevesebb munka minden eddiginél fontosabbá vált a mai tudásalapú gazdaságban. Ugyanakkor egyre több dolgozó felnőtt érzi a nyomást, hogy hosszabb és keményebb munkát végezzen, mint valaha. Az átlagos amerikai munkavállaló átlagosan heti 40 órát dolgozik, de a felnőttek közel egyharmada 45 órát vagy annál többet dolgozik hetente.

Egy átlagos dolgozó felnőtt hetente körülbelül 47 órát tölt munkával és ingázással együtt. Ez kevés időt hagy másra. A kevesebb munka nemcsak arról szól, hogy kiegyensúlyozott életet éljünk, hanem arról is, hogy produktívabbak legyünk, és több dolgot tudjunk elvégezni úgy, hogy kevesebb időt fordítunk olyan tevékenységekre, amelyek nem kapcsolódnak közvetlenül a szakmai céljainkhoz.

A hatékony munkavégzés azt jelenti, hogy azonosítani kell azokat a területeket, ahol produktívabb lehet. Az okos munka azt jelenti, hogy optimalizáljuk az időnket és erőfeszítéseinket, hogy ugyanannyi idő alatt többet tudjunk elvégezni. Íme néhány tipp, hogyan dolgozhat kevesebbet, de hatékonyabban és eredményesebben:

A munkaprojekteket az elvégzendő munka mennyisége és a várható határidők alapján kell rangsorolni. Minden projektre hagyjon elegendő időt, de állítson be magának időzítőt, hogy kihívásként gyorsabban végezzen a munkával.

Do not switch from one work to another. Concentrate on one task at a time, employing the productivity approach known as "chunking," and allow yourself to get engrossed in accomplishing good work. Take a break and switch gears to a different type of job when the timer goes off to keep yourself focused.

A munkaküldetés ismerete az egyik legfontosabb eleme annak, hogy teljesen eredményessé váljunk. Hiszen hogyan tudna megfelelő prioritásokat meghatározni, ha nem tudja, miről szól a munkája? (Ha nem állítasz fel prioritásokat, akkor örökké el fogsz temetkezni egy halom munkában, és nem tudod megmondani, hogy mi a fontos és mi nem).

Végezzen munkaelemzést, hogy meghatározhassa, mi az Ön foglalkoztatásának valódi célja, és milyen célokat kell teljesítenie az előrelépéshez. Ez segíteni fogja Önt a legkritikusabb célok azonosításában, így megkezdheti a munkák hatékony rangsorolását.

Amikor a feladatokon dolgozik, törekedjen arra, hogy a lehető legkevesebb zavaró tényezőt vonja el a figyelmét. Csökkentse a telefon hangerejét, és tartsa távol a szemétől. Kapcsoljon ki minden olyan egyéb zajt, például tévéműsort vagy zenét, amely zavarja a munkára való koncentrálásban. Állítson fel elvárásokat munkatársaival szemben

Egy nagy projekt túl soknak tűnhet. Bár tudja, hogy létfontosságú, mégis folyamatosan a halom aljára tolja. Ahelyett, hogy elkerülné, próbálja meg kisebb feladatokra osztani a nagy feladatot. Válasszon ki egy maroknyit, amit a hét folyamán befejezhet, és ütemezze be őket a napirendjébe. A tudat, hogy haladsz egy nagy cél felé, motiválni fog, hogy elvégezd a többi feladatodat.

Ne kerülje a munkatársaival való interakciót, de korlátozza azt a szünetekre, hogy elkerülje a munka és a játék közötti ide-oda ugrálást.

A sikeres munka során a projektbe fektetett erőfeszítések mennyisége nem jelenti automatikusan azt, hogy az eredmény magas színvonalú lesz. Ha túl sokáig tart elvégezni a feladatokat, mert fáradt, szórakozott vagy szervezetlen, az egyértelmű jele annak, hogy túl keményen dolgozik.

A hatékony és produktív munkavégzéshez az is hozzátartozik, hogy fontossági sorrendet állítunk fel a feladataink között, és elegendő időt szánunk a megfelelő elvégzésükre. A jó munkaszokások pozitív, következetes eredményeket fognak eredményezni. A legfontosabb lépés, amit a hatékonyabb munkavégzés felé tehet, a napi stratégia kialakítása.

A másokkal való közös munka az egyik legjobb módja annak, hogy kevesebb idő alatt több munkát végezzünk. Tanulmányok azt mutatják, hogy az emberek hatékonyabban dolgoznak, ha csoportban dolgoznak. Amikor csoportban dolgozik, megoszthatja az ötleteket, gondolatokat és nézőpontokat, ami nagyszerű módja annak, hogy új gondolkodási módokat találjon egy problémáról.

Azt is felajánlhatja, hogy segít a munkatársainak a feladataik elvégzésében, ha Ön előrébb jár a tervezettnél. Ha segít a munkatársainak, nemcsak az egészségesebb munkakörnyezethez járul hozzá, de ön is kevesebbet dolgozik. Ez azért van, mert a mások segítése felszabadítja az idődet, így te a munkádra koncentrálhatsz.

A hosszú ideig tartó, szünetek nélküli munka kevésbé lesz produktív, kevésbé koncentrál, és hajlamosabb lesz hibázni. Segítene, ha néhány óránként szünetet tartana a munkában.

Azonban nem bármilyen szünet megteszi. Segítene, ha megtalálná a pihenés és a kikapcsolódás módját, miközben a munkára koncentrál. Ennek egyik módja, ha beállítasz egy időzítőt 20 percre, és valami olyasmit csinálsz, ami egyáltalán nem kapcsolódik a munkádhoz.

Például hallgathat zenét, sétálhat a szabadban, vagy ülhet és lélegezhet. Ez segít ellazulni, és időt ad az agyának az információk feldolgozására, valamint új ötletek és stratégiák kidolgozására, amelyek segítenek a hatékonyabb munkavégzésben.

A legfontosabb dolog, amit a munkahelyi termelékenység növelése érdekében tehet, az időgazdálkodási készségek fejlesztése. Enélkül a napjaidat őrült sprintnek éreznéd, ahol minden egyes projekt, e-mail és telefonhívás a figyelmedért verseng.

Kezdje azzal, hogy megnézi a napi menetrendjét. Tudja, hogyan tölti az idejét naponta? Ha nem tudja, a válasz meglepheti.

Ha már tudja, hogy mennyi időt szán az egyes feladatokra, meg kell tanulnia, hogyan állítsa őket fontossági sorrendbe. Ha tudja, hogy mely munkák kritikusak, és melyeket lehet átütemezni vagy delegálni, akkor képes lesz arra a munkára összpontosítani, amely a legnagyobb értéket teremti meg.

A célok kitűzése a produktív munkavégzés másik fontos szempontja. A munkakör-elemzés elvégzése után jó képet kell kapnia arról, hogy mi a feladata. Ennek a tudásnak a felhasználásával határozzon meg rövid és hosszú távú célokat. Ennek előnye, hogy céljai útitervként szolgálnak - elvégre nem jut el sehova, ha nem tudja, hová tart!

A hatékony és produktív munkavégzéshez jó szervezettségre is szükség van. Ha szervezetlen vagy, sok időt pazarolhatsz arra, hogy rossz helyre tett dolgokat keress. Tanulja meg tehát, hogyan kell helyesen iktatni, és hogyan készítsen hatékony ütemtervet.

Gondoljunk csak bele, milyen gyakran beszélgetünk naponta. Többek között telefonálunk, megbeszéléseken veszünk részt, e-maileket írunk, prezentációkat tartunk, és ügyfelekkel érintkezünk. Úgy tűnhet, hogy az egész napunkat azzal töltjük, hogy beszélgetünk a körülöttünk lévőkkel. Éppen ezért a nagyszerű kommunikációs készségek kulcsfontosságúak, különösen, ha hatékonyabban szeretne működni.

Kezdje az aktív hallgatás képességének csiszolásával. Ez azt jelzi, hogy összehangoltan igyekszik meghallani és megérteni, amit mások mondanak Önnek.

Kevesebbet és hatékonyabban dolgozni kihívást jelenthet, de lehetséges, ha koncentrált maradsz és követed ezeket a tippeket. A kevesebb munka nem csupán kevesebb munkaórát jelent, hanem hatékonyabb munkavégzést is, így kevesebb idő alatt több munkát végezhet el.

A hatékonyabbá válás azt jelenti, hogy azonosítani kell azokat a területeket, ahol még termelékenyebb lehet. Az okos munka azt jelenti, hogy optimalizáljuk az időnket és erőfeszítéseinket, hogy ugyanannyi idő alatt többet tudjunk elvégezni.