Képzelje el, hogy az egész vállalkozása egy élő, interaktív irányítópulton fut. Minden projekt, minden csapattag és a termelékenység minden pillanata élénk, valós időben látható. Erről az erőről beszélünk, amikor ma az alkalmazottak teljesítményének méréséről beszélünk. A pusztán visszamenőleges adatokra hagyatkozni már nem elég ahhoz, hogy a folyamatosan változó piacon elöl maradjunk. Ahhoz, hogy valóban vezessen, optimalizáljon és fejlődjön a modern környezetben, azonnali visszacsatolási hurkokra van szüksége, nem pedig történelmi archívumokra. Ez a cikk öt megvalósítható stratégiát mutat be, amelyek segítségével a dolgozók pulzusára támaszkodhat, és mindig egy lépéssel előrébb járhat.
Időkövető eszközök
Az időkövető eszközök olyan szoftverek, amelyek rögzítik a tényleges munkaórákat és az alkalmazottak feladatokra és projektekre fordított időt.
Az időkövetők automatizálhatók és manuálisak is. Az első esetben a megfigyelő alkalmazás automatikusan felveszi az alkalmazott eszközön végzett tevékenységének kezdetét és végét. Feltételezi, hogy ez a munkanap kezdete és vége, és ennek megfelelően számítja ki a teljes munkaórát.
A kézi időkövetők esetében az alkalmazottaknak maguknak kell be- és kilépniük, és maguknak kell megadniuk a konkrét feladatokhoz szükséges óráikat egy speciális felület segítségével.
A vezetők valós időben nyomon követhetik a munkaidőt az online műszerfalon keresztül.
Az időmérő szoftver biztosítja a legpontosabb adatokat az ügyfelek számlázásához, a bérszámfejtéshez és az erőforrások elosztásához. Azt is lehetővé teszi a vezetők számára, hogy megértsék, mennyi ideig tartanak ténylegesen az egyes feladatok, és jobban megtervezhetik a jövőbeli projekteket.
Valós idejű tevékenységfigyelés
A valós idejű tevékenységfigyelés meghaladja az egyszerű időkövetést. Ezek az eszközök nyomon követik az alkalmazott számítógép-használatát: milyen alkalmazásokat használ, milyen webhelyeket keres fel, mit gépel, és még sok más.
Hogyan működik? Egy vállalat egy adott szoftverügynököt telepít az irodai számítógépekre. Az ügynök ezután adatokat gyűjt az alkalmazottak digitális tevékenységéről a munkaidő alatt.
Ez a fajta valós idejű monitorozás kiváló eszköz az alkalmazottak termelékenységének értékelésére. Segít a vezetőknek észrevenni a munkával nem összefüggő tevékenységeket, a tétlenségi időt és a termelékenység egyéb visszaesését, amikor azok bekövetkeznek. A monitoring emellett kiemeli a jól teljesítő alkalmazottakat, és lehetővé teszi a vezetők számára, hogy elismerjék eredményeiket. A megfigyelés a lehetséges biztonsági kockázatokat is feltárhatja, és időben kiküszöbölheti azokat.
A valós idejű monitorozás segít a vállalati erőforrások hatékonyabb felhasználásában. Hogyan? Azáltal, hogy látja, mely alkalmazásokat és szolgáltatásokat használják a legtöbbet, és melyek az alulhasznált, a vállalat leiratkozhat a felesleges szoftverlicencekről, és csökkentheti a kiadásait.
Ne használja a tevékenységfigyelést egyéni ellenőrzésre vagy büntetés céljára. Ehelyett tegye adatforrássá, hogy meghatározza azokat a területeket, ahol az alkalmazottaknak további képzésre lehet szükségük, vagy ahol a folyamatokat javítani lehetne. Mindig rendelkezzen világos "Elfogadható felhasználási szabályzattal", és azt hatékonyan kommunikálja.
Projekt- és feladatkezelési platformok
A projektmenedzsment platformok, amint a nevükből is látszik, segítenek a csapatoknak megtervezni és nyomon követni a folyamatban lévő projektek és egyéni feladatok előrehaladását. Ezek egy digitális tér, ahol projekteket hozhat létre, mérföldkövekre és feladatokra bonthatja, határidőket szabhat meg, és ezeket a feladatokat az alkalmazottakhoz rendelheti. Ezután az állapotfrissítések, megjegyzések és vizuális eszközök, például a Kanban táblák segítségével valós időben követheti nyomon az előrehaladást.
Számos projektmenedzsment szoftver lehetővé teszi a költségvetés tervezését is, ami segít a korlátokon belül maradni és az esetleges többletkiadásokat időben korrigálni.
A projektmenedzsment platformok fő előnye, hogy valós időben mutatják a feladatok és a projekt előrehaladását, és segítenek észrevenni azokat az akadályokat, amelyek hátráltathatják a munkát. Emellett segítik az egyes alkalmazottak és csapatok leterheltségének értékelését és szükség esetén átrendezését.
AI-vezérelt munkaerő-elemzés
Az AI analytics nagyszerű időt takarít meg az elfoglalt vezetők számára. Ahol az ember órákat tölt a jelentések áttekintésével, az AI másodpercek alatt megteszi ugyanezt. Emellett mentes az embereknél megszokott szubjektív értékelésektől.
Folyamatos visszajelzés
A visszajelzés nem olyan eszköz, mint a fent leírtak. Ez inkább egy olyan kultúra, ahol a vezetők és az alkalmazottak (vagy akár a társaik) rendszeresen véleményt cserélnek egymás teljesítményéről, és együtt fejlődnek. Akár tervezett egyéni útvonalakon, akár spontán napi bejelentkezéseken keresztül, ez az azonnali csere lehetővé teszi a gyors pályakorrekciót, ha kihívások merülnek fel.
A folyamatos visszacsatolás ereje nem csak a kihívások gyors felismerésében rejlik, hanem abban is, hogy a probléma más perspektívájából lássunk. Ha az alkalmazottak megosztják egymással a probléma saját oldalát, az lehetőséget nyit a jobb megoldások megtalálására.
A visszajelzés másik nagy előnye, hogy képes növelni a morált és az elkötelezettséget. Ha helyesen adják meg, és a megrovások helyett a fejlesztési lehetőségekre összpontosítanak, az alkalmazottak elismerik, észreveszik, támogatják, és tudják, hogyan kell továbblépni.
Következtetés
Egy vállalat nem egyéni alkalmazottak gyűjteménye, hanem egy szimfóniát játszó zenekar. Az alkalmazottak termelékenységének valós idejű nyomon követése adja a karmesteri pálcát: lehetővé teszi, hogy minden rossz hangot halljon, és minden zenész harmonikusan játsszon. A monitorozás arról szól, hogy felhatalmazza zenészeit, és végső soron a hatékonyság remekművét.
