Legjobb gyakorlatok a böngészési tevékenységek nyomon követésére a bizalom veszélyeztetése nélkül

A munkahelyi böngészési tevékenységek nyomon követése általában magában foglalja a meglátogatott weboldalak, keresési lekérdezések, a közösségi médiában végzett tevékenységek és a csevegések (esetenként az üzenetnaplókkal együtt) rögzítését. Néha a munkáltató a fájlátvitelt és a billentyűleütéseket (például üzeneteket vagy keresési lekérdezéseket) is nyomon követheti.

A szervezetek többféle módszert is alkalmazhatnak az internetes tevékenység nyomon követésére:

1. Hálózatfigyelés útválasztó konfigurálásával: az útválasztó beállítása az internetes forgalom rögzítésére;
2. A proxykiszolgálók és tűzfalak naplózhatják az internetes forgalmat adminisztratív felülvizsgálat céljából. A nem megfelelő weboldalakhoz való hozzáférést is blokkolhatják;
3. Az alkalmazottak megfigyelőszoftvere naplózza az alkalmazottak összes számítógépes tevékenységét, beleértve a böngészési előzményeket és a közösségi média tevékenységet, és rendelkezik webhelyblokkoló funkcióval.

Az internetes tevékenység nyomon követésének jogszerűsége az Ön területén érvényes állami és helyi törvényektől függ. Az amerikai törvények szerint például az alkalmazottak megfigyelése általában legális. Az elektronikus hírközlési adatvédelmi törvény (ECPA) általában lehetővé teszi a munkáltatók számára, hogy a vállalat tulajdonában lévő eszközöket és hálózatokat megfigyeljék, ha azok törvényes üzleti célokat szolgálnak. Egyes államok arra ösztönzik a szervezeteket, hogy értesítsék a munkavállalókat a nyomon követési tevékenységekről; más államok a munkáltató belátására bízzák az értesítést. A munkáltatóknak azt is tanácsolják, hogy világos irányelvekkel rendelkezzenek, amelyek felvázolják a megfigyelés hatályát és gyakorlatát.

Az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) szabályozza a munkavállalók számítógépes tevékenységének nyomon követését az EU-ban. Ennek értelmében a szervezeteknek az adatgyűjtést a törvényes üzleti célokhoz szigorúan szükségesre kell korlátozniuk, tájékoztatniuk kell a munkatársakat a nyomon követésről, és gyakran be kell szerezniük a hozzájárulásukat.

Hasonló adatvédelmi szabályok vonatkoznak Ausztráliában, Indiában, Kanadában, Dániában és más országokban is.

Más joghatóságok szigorúbb adatvédelmi védelemmel rendelkeznek. Görögországban például tilos az elektronikus megfigyelés, kivéve, ha a munkáltató jogi felhatalmazással rendelkezik, vagy ha törvényes üzleti célokat szolgál. Hollandiában a szervezeteknek olyan jogos üzleti érdekekkel kell rendelkezniük, amelyek felülmúlják a munkavállalók magánélethez fűződő jogait, hogy a munkavállalók megfigyelését végrehajthassák. Finnország korlátozza az e-mailek, a hívások és a számítógép-használat megfigyelését.

Ebben a szakaszban csak röviden áttekintettük a munkavállalók megfigyelésének jogszerűségét a különböző jogrendszerekben. Összességében elmondható, hogy bár a legtöbb országban a munkavállalói megfigyelés általában jogszerű, egyre nagyobb hangsúlyt kap a munkáltatói érdekek és a munkavállalói magánélethez fűződő jogok közötti egyensúly megteremtése. Javasoljuk, hogy konzultáljon jogi tanácsadójával, mielőtt nyomon követési gyakorlatot vezetne be szervezetében.

A böngészési tevékenységek nyomon követése mind a szervezetek, mind a munkavállalók számára előnyös lehet, és íme, hogyan:

1. A felügyelet javítja a termelékenységet. A bejövő chat-üzenetek vagy egy vásárlási weboldal ellenőrzésének kísértése ellen küzdeni kihívás lehet, és nem mindenki tud ellenállni ennek. A böngészési tevékenységek nyomon követése feltárja azokat az alkalmazottakat, akik túlzottan sok időt töltenek nem munkával kapcsolatos tevékenységekkel, például személyes böngészéssel, közösségi médiával, videoplatformokkal és egyebekkel. Ezen információk birtokában a vezetők intézkedéseket hozhatnak a koncentráció és a termelékenység javítása érdekében, például a figyelemelterelés blokkolásával.
2. Az összegyűjtött adatok a készségbeli hiányosságokat tárják fel. Ha egy alkalmazott gyakran guglizik, hogyan kell használni egy bizonyos, a munkához szükséges alkalmazást, akkor további képzésre lehet szüksége. A munkavállaló böngészési előzményeinek elemzése támpontot adhat arra vonatkozóan, hogy milyen készségek és ismeretek hiányoznak belőle. Ezt követően ennek megfelelően tervezheti meg a képzési és fejlesztési programokat.
3. A nyomon követés növeli az adatbiztonságot. Egy erős DLP-megoldás képes felismerni és megakadályozni az alkalmazottak jogosulatlan hozzáférését, megosztását vagy az érzékeny vállalati adatok letöltését.
4. A felügyelet segít a vállalati hálózat biztonságának növelésében. A speciális szoftverek képesek azonosítani a rosszindulatú webhelyek elérésére vagy a fertőzött fájlok letöltésére irányuló kísérleteket.

Minden előnye ellenére a munkavállalók böngészési tevékenységének nyomon követése visszaüthet, ha etikátlanul alkalmazzák. A fő aggodalom itt a munkavállalók magánéletével kapcsolatos. A munkavállalóknak joguk van a magánélethez, és a túlságosan tolakodó megfigyelési módszerek alkalmazása bizalmatlansághoz, ellenséges munkahelyi környezethez és akár jogi következményekhez is vezethet. A munkavállalók úgy érezhetik, hogy mikro-irányítás alatt állnak és nem bíznak bennük, ami csökkentheti a munkával való elégedettségüket, és arra késztetheti őket, hogy más vállalatoknál keressenek jobb feltételeket.

Az internetes tevékenység nyomon követése technikai kihívásokkal is jár. A megfigyelőrendszerek bevezetése és karbantartása összetett és költséges lehet. Emellett még a legmegbízhatóbb megoldások is hajlamosak a hibákra. Előfordulhat, hogy a törvényes tevékenységeket gyanúsnak minősítik, ami az alkalmazottak szükségtelen ellenőrzéséhez vezet.

Az alkalmazottak megfigyelésének bevezetése körültekintő megközelítést igényel, hogy ezeket a nehézségeket mérsékelni lehessen, és minden előnyt ki lehessen használni.

Összegyűjtöttük a legjobb gyakorlatokat a nyomkövető szoftverek bevezetéséhez.

A mai piac rengeteg munkavállalói felügyeleti eszközt kínál a böngészési tevékenységek nyomon követésére. A CleverControl az egyik legfejlettebb és legmegbízhatóbb megoldás a szférában. Nyomon követi az egyes alkalmazottak böngészési előzményeit, keresési lekérdezéseit, az egyes weboldalakon eltöltött időt és a közösségi média aktivitást. Az összegyűjtött adatokat áttekinthető statisztikai diagramok és grafikonok formájában összesíti, lehetővé téve az egyéni termelékenység és a csapatszintű trendek gyors elemzését. A platform rugalmas webhelyblokkolási beállításokat is kínál, így korlátozhatja a zavaró tényezőket, és segíthet az alkalmazottaknak a munkára összpontosítani.

Egy vezető aligha fogja kiérdemelni csapata bizalmát azzal, hogy titokban figyeli a tevékenységüket. Az őszinteség mindig a legjobb politika. Javasoljuk, hogy nyíltan közölje az alkalmazottakkal a nyomon követési intézkedések bevezetésének okait, még akkor is, ha az Ön joghatósága nem írja elő. Legyen átlátható, hogy milyen adatokat gyűjtenek: meglátogatott webhelyek, az ezeken a webhelyeken töltött idő, képernyőképek, közösségi média naplók stb. Amikor csak lehetséges, kérje ki az alkalmazottak hozzájárulását a nyomon követéshez, különösen a beavatkozóbb módszerek esetében.

Ha az Ön megfigyelési céljai szempontjából elfogadható, a munkavállalók magánéletének védelme érdekében távolítsa el a személyazonosításra alkalmas információkat a tevékenységelemzésből. Próbáljon inkább a trendek, mint az egyéni tevékenységek elemzésére összpontosítani. Ne kövesse nyomon egy adott alkalmazott böngészési előzményeit; ehelyett keressen olyan mintákat, mint például a közösségi médiában töltött túlzott idő vagy a kockázatos webhelyek látogatása.

Határozza meg a világos nyomonkövetési célokat és az ezek eléréséhez szükséges adatok körét. Ha például a cél a figyelemelterelés feltárása, akkor elegendő a meglátogatott webhelyek és az azokon eltöltött idő rögzítése. A közösségi médián bejövő és kimenő üzenetek rögzítése ebben az esetben túlzás.

A böngészési tevékenységeket csak a vállalat tulajdonában lévő eszközökön és csak munkaidőben lehet nyomon követni. Kerülje az alkalmazottak tevékenységének munkaidőn kívüli vagy személyes eszközökön történő nyomon követését. Az egyetlen kivétel az lehet, ha a munkavállaló személyes eszközt használ a munkájához. Ebben az esetben a kiválasztott felügyeleti megoldásnak rendelkeznie kell a be- és kijelentkezési funkcióval, hogy a munkavállaló a munkanap végén leállíthassa a megfigyelést.

A szervezetnek átfogó internethasználati politikával kell rendelkeznie, amely meghatározza az elfogadható és elfogadhatatlan online viselkedést. Emellett külön szabályzatban kell meghatározni a megfigyelés terjedelmét, az összegyűjtött adatok felhasználásának módját, megőrzésük időtartamát és azt, hogy ki férhet hozzá az adatokhoz. Mindkét szabályzatnak könnyen hozzáférhetőnek kell lennie az alkalmazottak számára. A csapatnak meg kell értenie a szabályzatokat és azok következményeit, és rendelkeznie kell egy csatornával, amelyen keresztül kifejezhetik aggályaikat.

A felügyeleti gyakorlatokat nem szabad kőbe vésni. Rendszeresen felül kell vizsgálni őket annak biztosítása érdekében, hogy továbbra is szükségesek és hatékonyak maradjanak.

Aktívan hallgassa meg az alkalmazottak visszajelzéseit, és igazítsa a nyomon követést az adatvédelmi aggályokhoz. Emellett naprakésznek kell maradnia a vonatkozó adatvédelmi és munkaügyi törvényekkel kapcsolatban, és biztosítania kell a változásoknak való megfelelést.

Az alkalmazottak böngészési tevékenységének nyomon követése jelentősen javíthatja az alkalmazottak termelékenységét és összpontosítását, valamint erősítheti a vállalat biztonságát. A megfigyelési gyakorlatok azonban körültekintő megközelítést igényelnek, amellyel elkerülhetők azok negatív oldalai. Az átláthatóság előtérbe helyezésével, az összesített adatokra való összpontosítással és az alkalmazottak magánéletének tiszteletben tartásával úgy valósíthatja meg a böngészési tevékenységek nyomon követését, hogy az fenntartja a bizalmat és elősegíti a pozitív munkakörnyezetet.