Pennsylvania Munkavállalói Monitoring Szoftver: Bevált gyakorlatok szabályozott iparágakban

Vezethet egy bankot Pittsburgh-ben, vagy irányíthat egy kórházat Harrisburgban. Vagy talán az Ön biztosítója Philadelphiában naponta több ezer érzékeny ügyfélrekordot kezel. Mindezen esetekben az Ön alkalmazottai hozzáférhetnek olyan érzékeny adatokhoz, amelyek szándékos vagy véletlenszerű helytelen kezelése súlyos jogi, pénzügyi és hírnévvel kapcsolatos következményekkel járhat.

Pennsylvania-szerte a banki, pénzügyi, biztosítási és egészségügyi szervezetekre szigorú biztonsági és megfelelőségi követelmények vonatkoznak. Az alkalmazottak megfigyelő szoftvere kritikus komponens e követelmények teljesítéséhez, a kockázatok kezeléséhez és a biztonság fokozásához.

De hogyan valósítható meg helyesen Pennsylvaniában? Vizsgáljuk meg ezt a témát a mai cikkben.

Az állami és helyi adatvédelmi szabályozás megértése kritikus fontosságú az alkalmazottak megfigyelésének megvalósításához bármely iparágban; szabályozott szférákban viszont kétszer olyan kritikus. Az alkalmazottak megfigyelő szoftvere segít biztosítani az ügyfelek vagy a betegek adatainak védelmét és helyes kezelését. A folyamat során nagy mennyiségű adatot gyűjt az alkalmazottak tevékenységéről, és véletlenül érzékeny ügyfél- vagy páciensadatokat is rögzíthet. Tehát a nyomkövető szoftver bevezetésekor Pennsylvania szabályozott iparágaiban a következőket kell figyelembe vennie:

1. Mennyire segíti a bizalmas ügyféladatok védelmét?

2. Megfelel az iparág-specifikus előírásoknak?

3. Támogatja-e a munkavállalók jogait a róluk gyűjtött adatokkal kapcsolatban?

E kérdések megválaszolásához Pennsylvania jogi környezetének ismerete szükséges. Kezdjük az iparág-specifikus szabályozással.

Az egészségügyben a munkaadóknak be kell tartaniuk a HIPAA-t (Health Insurance Portability and Accountability Act). A legmagasabb szintű védelmet követeli meg a Protected Health Information (PHI) számára, amely egyénileg azonosítható egészségügyi információ, például kórtörténet, vizsgálati eredmények, biztosítási információk, vagy bármely olyan adat, amely egy személy fizikai vagy mentális egészségével, nyújtott egészségügyi ellátással vagy az egészségügyi ellátás kifizetésével kapcsolatos.

A pennsylvaniai törvények emellett tiltják a HIV-vel kapcsolatos információk, valamint a mentális egészséggel vagy a kábítószerrel való visszaélésekkel kapcsolatos kezelésekkel kapcsolatos feljegyzések írásbeli hozzájárulás nélküli közzétételét.

Az alkalmazotti felügyeleti szoftver, ha megfelelően van implementálva, éber gyámként működik, segít észlelni és megelőzni ezen érzékeny adatok esetleges megsértését.

A pénzügyekkel foglalkozó vállalatoknak meg kell felelniük a GLBA-nak (Gramm-Leach-Bliley törvény). Ez megköveteli a fogyasztó nem nyilvános személyes adatainak (NPI) védelmét. Az NPI minden olyan információ, amely:

1. Az ügyfél pénzügyi termék vagy szolgáltatás megszerzéséhez nyújt (név, cím, bevétel stb.)

2. Az ügyfél számára végrehajtott tranzakciók eredményei (számlaszámok, fizetés, előzmények, egyenleg stb.)

3. A pénzügyi társaság az ügyfélről szerzi be, hogy szolgáltatást vagy terméket nyújtson (bírósági jegyzőkönyvek, fogyasztói jelentések stb.)

Az alkalmazottak megfigyelése kulcsfontosságú a biztonsági fenyegetések korai azonosításához és azok orvoslásához.

A biztosítás területén a 2023 decemberében hatályos Pennsylvania Insurance Data Security Act (PIDSA) szilárd biztosítékokat ír elő a nem nyilvános információkhoz, az incidensekre való reagáláshoz, valamint az alkalmazottak kiberbiztonsággal és felügyelettel kapcsolatos képzéséhez.

Speaking about employee privacy rights and employee monitoring, companies must consider the Pennsylvania Wiretapping and Electronic Surveillance Control Act ("Wiretap Act"). Pennsylvania is a two-party consent state. It means that recording, intercepting, or monitoring oral, electronic, or wire communications is illegal without the consent of all parties involved.

Míg a Wiretap Act korlátozza a hangrögzítést, általában nem tiltja a videofigyelést mindaddig, amíg nincs hangfelvétel. Tilos a videomegfigyelés a mellékhelyiségekben, öltözőkben és más olyan területeken, ahol az alkalmazottak ésszerűen elvárják a magánélet védelmét.

A szövetségi elektronikus kommunikációs adatvédelmi törvény (ECPA) hasonló a Wiretap Act-hez. Megtiltja a munkáltatóknak az elektronikus kommunikáció hozzájárulás nélküli lehallgatását, de kivételeket biztosít a munkáltatói tulajdonú rendszerek figyelésekor, különösen jogos üzleti okokból.

A pennsylvaniai törvények értelmében a munkaadók nem kötelesek tájékoztatni az alkalmazottakat a megfigyelésről, kivéve a kommunikáció figyelését.

Ez csak egy rövid áttekintés volt a pennsylvaniai szabályozásról. Javasoljuk, hogy kérjen tanácsot egy jogi szakértőtől, mielőtt a munkavállalói megfigyelést végrehajtaná.

De miért kell elsősorban az olyan iparágakban dolgozó alkalmazottakat ellenőrizni, mint a pénzügy, a biztosítás és az egészségügy?

Képzeld el, milyen adatokat kezelnek naponta. Társadalombiztosítási számok, számlaegyenlegek, kórtörténetek, személyi azonosítók és sok más értékes adat. Mint az előző részben megtudtuk, ezeket az adatokat törvény védi, amely kötelezettségeket ró az azokat kezelő szervezetekre. Az alkalmazottak megfigyelő szoftvere segíthet:

1. Gondoskodjon az előírásoknak való folyamatos betartásról, és készítsen ellenőrzési nyomvonalat.

2. Érzékelje az érzékeny adatokhoz való jogosulatlan hozzáférést, szokatlan adatátvitelt vagy egyéb gyanús tevékenységet, amely potenciális adatszivárgásra utalhat.

3. Kezelje a belső és külső fenyegetéseket.

4. Győződjön meg arról, hogy az adatok feldolgozása a megállapított protokollok szerint történik.

A munkavállalói monitorozás megvalósítása összetett és zavaros folyamat lehet, különösen a szabályozott iparágakban, ahol a hibák költségesek lehetnek. Íme hét bevált gyakorlat a pennsylvaniai üzleti vezetők számára.

Milyen adatokat tárol a szervezete? Kinek van hozzáférése? Hol vannak a gyenge pontok?

Szoftvervásárlás előtt mérje fel kockázatait. Az elektronikus átutalásokat kezelő banknak mások az igényei, mint a betegek fogadását kezelő klinikáknak.

Nem minden felügyeleti szoftver alkalmas szabályozott iparágakra. Az Ön által választott szoftvernek egyértelműen jeleznie kell, hogy megfelel a HIPAA-nak vagy az Ön iparágában alkalmazandó egyéb előírásoknak. Keressen olyan funkciókat, mint:

1. Titkosított ellenőrzési nyomvonalak (HIPAA 6 éves megőrzést igényel)

2. Szerep alapú hozzáférési naplózás

3. Integráció DLP és SIEM rendszerekkel

4. Figyelmeztetések gyanús viselkedésről (pl. munkaidőn túli hozzáférés, tömeges letöltések)

A meglepetésfigyelés visszaüthet. Ehelyett légy nyitott. Dolgozzon ki egy világos, írásos szabályzatot, amely egyértelműen felvázolja, hogy mit fogunk ellenőrizni, miért van rá szükség, és hogyan használják fel és védik az összegyűjtött adatokat. Tartson egy rövid megbeszélést. Magyarázza el, hogy a megfigyelést nem az emberek elfogására, hanem az ügyfelek védelmére és a jogi kötelezettségek teljesítésére használják.

Bár Pennsylvaniában általában nincs szükség beleegyezésre a vizuális vagy számítógépes megfigyeléshez a munkahelyen, az átláthatóság csökkenti az ellenállást és elősegíti az együttműködést.

Nem kell minden billentyűleütést rögzíteni. Határozzon meg egyértelmű célokat a monitoring program számára. Az adatok kiszűrésének megakadályozása érdekében? Bizonyos biztonsági protokollok betartásának biztosítása érdekében? Korlátozza ellenőrzési tevékenységét arra, ami feltétlenül szükséges a kitűzött célok eléréséhez.

Fókuszban a magas kockázatú rendszerek: betegadatbázisok, pénzügyi platformok, kárfeldolgozó eszközök. Felügyelet alkalmazása szerep- és adatérzékenység alapján. A recepciósnak nincs szüksége ugyanarra a felügyeletre, mint a kárrendezési ügyintézőnek.

Az összegyűjtött naplók érzékenyek. Tartalmazhatják az alkalmazottak személyes adatait és a véletlenül rögzített ügyféladatokat.

Kezelje a megfigyelő szoftvere által gyűjtött adatokat ugyanolyan szintű biztonsággal, mint ügyfelei érzékeny információit. Ha valaki feltöri a felügyeleti rendszerét, mindent láthat. Így biztosítsa, titkosítsa és korlátozza a hozzáférést korlátozott számú személyzetre, és ellenőrizze, hogy ki tekinti meg a naplókat.

A menedzsereknek meg kell érteniük a szoftver működését, a vállalat megfigyelési irányelveit, a szélesebb körű biztonsági gyakorlatokat és a szabályozási megfelelés fontosságát. Az alkalmazottaknak ismerniük kell a kötelezettségeiket. A vezetőknek pedig etikus magatartást kell modellezniük – ez alól kivétel nélkül.

Változnak a szabályok. Személyzetcsere történik. A technológia fejlődik. Évente legalább egyszer tekintse át felügyeleti szabályzatát. Ezenkívül a bevált gyakorlatok a próbaellenőrzések futtatása és az incidensre adott választerv tesztelése.

Összegezve, a szabályozott területeken a munkavállalói monitorozás a felelősségről szól.

Ha cége egészségügyi, biztosítási vagy pénzügyi területen működik Pennsylvaniában, akkor az emberek által birtokolt legérzékenyebb információkat kezeli. Ügyfelei, páciensei és ügyfelei számítanak rád, hogy megvéded.

Átgondolt kivitelezés esetén a megfigyelő szoftver pajzsot jelent. Egy módja annak, hogy elkapja a hibákat, mielőtt azok jogsértésekké válnának. A megfelelőség bizonyításának módja, amikor eljön az ellenőrzés ideje.

A monitorozás végső célja nem a gyanakvás légkörének előmozdítása, hanem egy biztonságos és megfelelő környezet kialakítása, amely védi szervezetét, ügyfeleit és jó hírnevét.