Észak-Karolina munkavállalói felügyeleti szoftver: Betekintés a kis- és középvállalkozások számára

Az észak-karolinai kis- és középvállalkozásoknak most minden eddiginél nagyobb nyomás nehezedik a digitális biztonságra és a termelékenység fenntartására, mivel az állam gazdasága egyre inkább a technológiára és a távmunkára támaszkodik. Hogyan biztosíthatják a vállalatok, hogy bizalmas adataik biztonságban legyenek, és az alkalmazottak a legjobbat hozzák ki magukból?

Ez a cikk az észak-karolinai kis- és középvállalkozások (kkv-k) által tapasztalt kihívásokat vizsgálja - a helyi piac sajátosságaitól a túlságosan gyakori belső biztonsági sebezhetőségekig. Ezután feltárjuk, hogy a legkorszerűbb munkavállalói felügyeleti szoftverek hogyan kínálnak gyakorlati megoldásokat, amelyek segítenek megelőzni az adatszivárgást, pontosan nyomon követni a munkaidőt, és biztonságosabb és produktívabb jövőt építeni vállalkozása számára.

Észak-Karolina gazdaságának alapját a kis- és középvállalkozások jelentik - az államban működő összes vállalkozás 99,6%-a kis- és középvállalkozás, amelyek az összes állami alkalmazott 45,3%-át, azaz 1,7 millió embert foglalkoztatnak. Észak-Karolina főbb üzleti ágazatai közé tartoznak:

1. Egészségügy: a nagy kórházak és szakklinikák sok érzékeny betegadatot kezelnek, ami az adatszivárgások állandó célpontjává teszi őket.

2. Szakmai, tudományos és műszaki szolgáltatások, beleértve a jogi cégeket, tanácsadó ügynökségeket és technológiai startupokat, hatalmas mennyiségű bizalmas ügyfélinformációt és szellemi tulajdont kezelnek.

3. Gyártás: a feldolgozóipari vállalkozások különösen ki vannak téve az ipari kémkedésnek és a formatervezési minták vagy szellemi tulajdon ellopásának.

4. Pénzügyi szolgáltatások, beleértve a banki, befektetési és biztosítási szektor a pénzügyi csalások és az adatvédelmi incidensek elsődleges célpontjai.

A távoli és hibrid munkamodellek felé történő folyamatos elmozdulás még összetettebbé teszi a bizalmas adatok védelmét és a termelékenység fenntartását. Észak-Karolina 2023-ban a 11. helyen áll az államok és a District of Columbia között a távmunka terén, a munkaerő 16,1%-a elsősorban otthonról dolgozik. Az olyan nagy metropoliszok, mint Raleigh-Cary (24,5% távmunkás) és Charlotte-Concord-Gastonia (21,5% távmunkás) e trend különleges csomópontjai. A távmunka kétségtelenül rugalmasságot és költségmegtakarítást kínál, ugyanakkor kiterjeszti a vállalkozás digitális határait, és kiszolgáltatottabbá teszi a biztonsági résekkel szemben.

A biztonsági veszélyek különböző formában jelentkezhetnek, de nagyjából két fő kategóriába sorolhatók: a munkavállalók által okozott és a külső veszélyek.

Az alkalmazottak által vezérelt adatszivárgások lehetnek szándékosak vagy véletlenszerűek, és az összes adatszivárgás 88%-át okozzák.[/0] A véletlen adatszivárgások emberi figyelmetlenség vagy a biztonsági protokollok be nem tartása miatt következnek be. Az alkalmazottak például tévedésből fontos adatokat küldhetnek rossz címzettnek, munkahelyi eszközeiket nem biztonságosak, vagy áldozatul eshetnek social engineering csalásoknak.

A szándékos adatlopás ritkább eset, de súlyos következményekkel jár. Elégedetlen alkalmazottak, személyes haszonra törekvő személyek vagy a versenytársak által beszervezett személyek szándékosan kiszivárogtathatnak ügyféllistákat, üzleti titkokat, pénzügyi nyilvántartásokat vagy más védett adatokat.

Végül pedig az alkalmazottak jogosulatlanul hozzáférhetnek olyan adatokhoz vagy rendszerekhez, amelyekhez nem lenne szabad hozzáférniük. Ez adatokkal való visszaéléshez vezethet, vagy további jogsértések lehetőségét teremtheti meg.

Az alkalmazottak által okozott adatszivárgásokon túlmenően külső fenyegetések is léteznek. Észak-Karolinában például továbbra is az adathalász-támadások a leggyakrabban bejelentett bűncselekmények, amelyek gyakran az alkalmazottakat veszik célba, hogy hozzáférjenek a hitelesítő adatokhoz vagy rendszerekhez. A zsarolóprogramok szintén jelentős fenyegetést jelentenek. Egyetlen kattintás a rossz linkre vagy egy fertőzött csatolmány megnyitása - és a szervezetet kizárják a kritikus rendszerekből és megbénítják. Végül pedig vannak az üzleti e-mail kompromittáló csalások. Ezek kifinomult social engineering rendszerek, amikor a csaló gyakran vezetőnek, vállalati partnernek vagy megbízható szállítónak adja ki magát, és csalárd kifizetésekre vagy érzékeny információk megosztására csábítja az alkalmazottat.

A biztonsági fenyegetések csak egy részét képezik az észak-karolinai kis- és középvállalkozások problémájának. A vállalkozásoknak a termelékenységi problémákkal is meg kell küzdeniük, amelyek a távmunka-környezetben fokozódhatnak. Előfordul a pontatlan időszámítás vagy akár az időlopás, amikor az alkalmazottak eltúlozzák a munkaidőt, vagy a fizetett munkaidőben személyes dolgokat végeznek. A túlzott, nem munkával kapcsolatos tevékenységek és a jogosulatlan szoftvertelepítések nemcsak a termelékenységet ássák alá, hanem a biztonság sérülését is okozhatják. A munkavállaló véletlenül rosszindulatú weboldalaknak teheti ki a vállalatot, rosszindulatú szoftverekkel fertőzheti meg az eszközt, vagy megsértheti a licencszerződéseket.

2023-ban az észak-karolinai vállalkozások és magánszemélyek elképesztő 234 millió dollár pénzügyi veszteséget jelentettek a számítógépes bűnözés miatt, ezzel az állam a 13. helyen áll az összes veszteséget tekintve az országban, 12 282 benyújtott panasszal. Ezek a számok bizonyítják, hogy a vállalatoknak proaktív intézkedéseket kell tenniük az érzékeny adatok védelme érdekében a belső és külső fenyegetésekkel szemben.

A kiberbiztonság és a termelékenység összetett problémák, amelyek megoldása átgondolt megközelítést igényel. Az egyik eszköz, amely minden bizonnyal mindkét problémán segít, a munkavállalói felügyeleti szoftver, különösen annak két típusa: Az adatvesztés megelőzése (DLP) és a tevékenységfigyelés.

Adatvesztés-megelőző (DLP) szoftverek

A DLP-szoftver lényege, hogy megakadályozza, hogy az érzékeny adatok véletlenül vagy szándékosan elhagyják a szervezet ellenőrzését. Az ügyféladatokat, szellemi tulajdont vagy pénzügyi adatokat kezelő észak-karolinai kis- és középvállalkozások számára a DLP a védelem alapvető rétegét jelenti.

A DLP szoftverek:

1. Nyomon követheti a fájlok átvitelét, és blokkolhatja a jogosulatlan másolást USB-meghajtókra, felhőalapú tárolókra, üzenetküldő alkalmazásokra vagy külső merevlemezekre.
2. Ellenőrizze a kimenő e-maileket, webes feltöltéseket, dokumentumokat és egyéb érzékeny információkat, például személyazonosításra alkalmas információkat (PII), védett egészségügyi információkat (PHI) vagy PCI-adatokat (Payment Card Industry). Ha ilyen információt észlel, a szoftver riasztást küldhet, vagy blokkolhatja a folyamatot.
3. Akadályozza meg, hogy az alkalmazottak képernyőfotókat készítsenek vagy képernyőket rögzítsenek.
4. Létrehozza a szokásos munkavállalói viselkedés alapvonalát, és azonosítsa az olyan eltéréseket, amelyek adatlopási kísérletre vagy a szabályzat megsértésére utalhatnak.
5. Szövegek kivonása és elemzése képekből és képernyőképekből, biztosítva, hogy az érzékeny adatok ne szivárogjanak ki nem szöveges eszközökkel.

A DLP egyik fő előnye, hogy az adatszivárgást még a bekövetkezése előtt megelőzheti, és így minimalizálhatja a pénzügyi és hírnévbeli károkat. Emellett a DLP segít teljesíteni az adatvédelemmel kapcsolatos szabályozási követelményeket (pl. HIPAA az egészségügy esetében, Gramm-Leach-Bliley Act a pénzügyi szolgáltatások esetében).

Tevékenység figyelő szoftver

Míg a DLP szoftverek elsősorban az érzékeny információk és az ezekhez az adatokhoz hozzáférő alkalmazottak nyomon követésére összpontosítanak, addig a tevékenységfigyelő szoftverek a munkavállalók viselkedésének szélesebb körét fedik le. Ezért nemcsak a biztonság, hanem a termelékenység és a munkaidő nyomon követésére is használható.

A biztonság és a termelékenység legfontosabb jellemzői:

1. A meglátogatott weboldalak és használt alkalmazások nyomon követése a munkanap során.
2. A munkanap kezdetének és végének rögzítése, az üresjárati és aktív idő, valamint a tényleges munkaidő meghatározása.
3. Az e-mailek és a kommunikáció figyelése a vállalat tulajdonában lévő eszközökön.
4. Részletes jelentések készítése az alkalmazottak tevékenységéről, a trendek, a termelékenységi csúcsidőszakok és a fejlesztendő területek azonosítása.
5. Rendszeres képernyőfotók készítése vagy a képernyő rögzítése.
6. Arcfelismerés a készülékhez való hozzáférés ellenőrzéséhez.
7. A fejlett munkavállalói felügyeleti megoldások képesek a webkamera videó- és hangfelvételének rögzítésére, a hívások rögzítésére, a feladatok kezelésére, a rájuk fordított idő megtekintésére és még sok másra is.

A munkavállalói felügyeleti szoftver tökéletesen alkalmas a termelékenység javítására. Segít azonosítani az időpazarló tevékenységeket, és az aktuális munkafeladatokra összpontosítani. Emellett biztosítja a pontos számlázást és bérszámfejtést a tényleges munkaórák alapján.

A tevékenységfigyelő szoftverek kiegészíthetnek bizonyos DLP-funkciókat. Bár általában nem követi nyomon a fájlműveleteket, a munkatársak tevékenységéről készült kiterjedt naplófájlok a belső vizsgálatok során szükséges bizonyítékot szolgáltathatnak.

Végezetül a tevékenység nyomon követése olyan kultúrát alakít ki, amelyben a munkavállalók tisztában vannak a munkájuk eredményével és felelősek az idejükért.

A konstruktív visszajelzés kétirányú. Amikor elmondta az értékelését, adjon szót a munkavállalónak, hogy kifejtse a helyzetről alkotott elképzelését. Nyílt kérdésekkel is ösztönözheti őket, például: "Mit gondol az eredményeiről?" vagy "Mit gondol, mi járulhatott hozzá a teljesítménycsökkenéshez?". Ezek arra ösztönzik a munkavállalót, hogy gondolkodjon el a munkájáról, és ossza meg az esetlegesen felmerülő problémáit. Gyakran értékes összefüggésekkel fognak rendelkezni, amelyekről Ön talán nem is tud, vagy akár maguk is javasolhatnak megoldásokat. Hallgassa meg aktívan, és jegyzetelje fel meglátásaikat.

Függetlenül attól, hogy egy vállalkozás milyen típusú felügyeleti szoftvert választ, a megvalósításhoz többre lesz szükség, mint az irodai számítógépeken történő egyszerű bevezetés. A jogi környezet - a szövetségi és állami adatvédelmi és munkaügyi előírások - megértése kiemelkedően fontos, mielőtt bármilyen megfigyelést alkalmaznának.

A szövetségi törvény, az Electronic Communications Privacy Act (ECPA) általában megengedi a munkáltatóknak, hogy jogos üzleti okokból megfigyeljék a vállalat tulajdonában lévő rendszereken folytatott kommunikációt. Az egyes államok további követelményeket is támaszthatnak, de Észak-Karolina nem ír elő túlságosan szigorú egyedi mandátumokat. Ez azonban nem jelenti azt, hogy egy vállalkozásnak ne kellene alaposan megfontolnia ezeket a megfelelőség biztosítása érdekében.

Először is, a munkavállaló kifejezett hozzájárulása a megfigyeléshez, bár nem mindig szükséges kifejezetten, mégis nagyon tanácsos, különösen a kommunikáció megfigyelése esetén. Ez jellemzően egy egyértelmű, átfogó munkavállalói megfigyelési szabályzaton keresztül történik, amelyet a felvételkor vagy új megfigyelési intézkedések bevezetésekor írnak alá.

A titkos megfigyelés bizonyos típusú megfigyelések esetében jogellenes lehet. Észak-Karolina cyberstalking törvénye például tiltja a GPS-követést hozzájárulás nélkül, bár a flottajárművek esetében léteznek kivételek. Még ha egy bizonyos típusú megfigyelés titkos alkalmazása nem is kifejezetten illegális, az átláthatóság hiánya súlyosan károsíthatja az alkalmazottak morálját, és bizalmatlansághoz vagy a "magánélethez való jogos elváráson" alapuló jogvitákhoz vezethet.

Az észak-karolinai munkáltatók soha nem figyelhetik meg a munkavállalókat magánterületeken, például mosdókban, öltözőkben vagy pihenőhelyiségekben, mivel ez szinte általánosan tilos és a magánélet súlyos megsértésének minősül. Hasonlóképpen, a munkavállaló személyes eszközeinek (pl. az alkalmi munkafeladatokra használt privát telefon vagy laptop) megfigyelése vagy a tartózkodási helyük nyomon követése munkaidőn kívül, kifejezett, konkrét beleegyezés nélkül valószínűleg sérti a magánélethez fűződő elvárásokat, és jogi következményekkel járhat. A munkavállalónak azonban nincsenek ésszerű elvárásai a magánélet védelmével kapcsolatban, amikor a vállalat tulajdonában lévő eszközöket, hálózatokat vagy e-mail fiókokat használja munkával kapcsolatos célokra.

A jogi követelmények mellett a vállalkozásoknak figyelembe kell venniük az alkalmazottak megfigyelésének etikai oldalát is. Ez önmagában is egy hatalmas téma, amelyet részletesen feltártunk ebben a cikkben.

Észak-Karolina gazdaságának egyedi jellege, a távmunka és a hibrid munka növekvő tendenciája, és ennek következtében a megnövekedett biztonsági kockázatok és a termelékenység iránti igény proaktív megközelítést tesz szükségessé. Ez a megközelítés a munkavállalói felügyeleti szoftver.

Ha átgondoltan alkalmazzák, az alkalmazottak nyomon követése több lesz, mint egy felügyeleti eszköz. Stratégiai eszközzé válik, amely lehetővé teszi az észak-karolinai vállalkozások számára, hogy biztonságosabb, termelékenyebb és végső soron sikeresebb jövőt építsenek.