New Jersey munkavállalói megfigyelő szoftver: adatbiztonság és megfelelőség

A távmunka és a hibrid munkavégzés térnyerése miatt jelentősen megnőtt azoknak a cégeknek a száma, amelyek nyomon követik alkalmazottaikat az Egyesült Államokban. A New Jersey-i vállalkozások a nemzeti trendet tükrözik: nyomkövető eszközöket alkalmaznak a munka hatékonyságának növelése és az adatszivárgás és a kibertámadások elleni védelem érdekében. De hogyan tudják a New Jersey-i vállalkozások egyensúlyba hozni a megfigyelés szükségességét az adatbiztonság és az alkalmazottak magánéletének követelményeivel?

Ez a cikk ezt a két kulcsfontosságú szempontot vizsgálja, és betekintést nyújt azoknak a New Jersey-i vállalkozásoknak, amelyek az alkalmazottak megfigyelési stratégiáinak megvalósítását vagy finomítását szeretnék elérni. Megvizsgáljuk, hogy a robusztus kiberbiztonságnak és a személyes adatok védelmének milyen alapkövét kell képeznie bármely megfigyelő programnak, és miért nem csak jó ötlet a holisztikus megközelítés, amely a megfigyelést integrálja a hozzáférés-szabályozással – ez az átfogó biztonság és megfelelőség szükséglete.

A felügyelet lényegében több, mint a termelékenység egyszerű követése. Ez a fogalom magában foglalja a vállalati vagyon védelmét, valamint a jogsértések és adatszivárgás kockázatának csökkentését is.

Az alkalmazottak megfigyelése minden biztonsági rendszer létfontosságú eleme, amely megvédi a bizalmas adatokat és a szellemi tulajdont. Ez nem meglepő, tekintve, hogy az alkalmazottak tévedései okozzák vagy jelentősen súlyosbítják az összes adatsértés 88%-át. A speciális adatszivárgás-megelőzési (DLP) szoftver képes észlelni a jogosulatlan fájlhozzáférést, a gyanús kommunikációs mintákat vagy a szokatlan bejelentkezési viselkedést, mielőtt azok teljes körű incidenssé fajulnának.

A speciális adatszivárgás-megelőzési (DLP) szoftver képes észlelni a jogosulatlan fájlhozzáférést, a gyanús kommunikációs mintákat vagy a szokatlan bejelentkezési viselkedést, mielőtt azok teljes körű incidenssé fajulnának.

Annak ellenőrzése, hogy szervezete megfelel-e az előírásoknak, egy másik olyan terület, ahol az alkalmazottak megfigyelése segíthet. Például az egészségügyi szolgáltatóknak meg kell felelniük a HIPAA-nak, a pénzintézeteknek pedig a FINRA-nak. Egyes New Jersey-i vállalatoknak még a GDPR-t is figyelembe kell venniük, ha európai székhelyű alkalmazottaik vannak. A nyomon követés ellenőrzési nyomvonalat hoz létre, és biztosítja az elszámoltathatóságot, megkönnyítve a megfelelőség bizonyítását.

A vezetők figyelőeszközöket használhatnak a tétlen és túlterhelt alkalmazottak észlelésére, a munkaterhelések átosztására, az akadályok feltárására és a munkafolyamatok általános javítására. Nem a mikromenedzsmentről van szó, hanem az objektív információk megszerzéséről és a hatékonyabb döntések meghozataláról.

De ezekkel az előnyökkel kihívások is járnak. New Jerseyben erős a munkavédelem; emellett a munkavállalók egyre jobban tisztában vannak személyiségi jogaikkal. Ezek a tényezők arra késztetik a vállalkozásokat, hogy körültekintőbben lépkedjenek a felügyeleti terepen. Egyensúlyt kell teremteniük a szükséges felügyelet és az alkalmazottak magánéletének tiszteletben tartása és a jogi szabályozás között.

Az alkalmazottak megfigyelése a gyakran érzékeny adatok gyűjtését jelenti. Még ha csak a feltétlenül szükséges adatokat gyűjti is össze, a keletkező digitális lábnyom hatalmas lehet: képernyőképek, e-mail- és chatnaplók, webböngészési előzmények stb. Az alkalmazottak személyes adatainak megőrzése és biztonsága óriási felelősség.

A felelős adatkezelés első lépése annak meghatározása, hogy a szervezetnek milyen adatokat kell gyűjtenie és miért. Ez az adatminimalizálás elve: csak azokat az adatokat gyűjtsük össze, amelyek törvényes üzleti céljainak eléréséhez feltétlenül szükségesek. Minden billentyűleütést naplózni kell, vagy elég lesz a használt alkalmazások összefoglalója? Érdemes-e naplózni az internetes előzményeket, ha a látogatottság nyomon követése a cél? Ha ezeket a kérdéseket előre felteszi, megóvhatja cégét a későbbi bajoktól.

A szükséges adatok körének meghatározása és a monitorozás megkezdése után az összegyűjtött információk biztonsága válik elsődlegessé. Nemcsak a külső támadásoktól, hanem a cégen belüli illetéktelen hozzáféréstől is védeni kell. A védelem legfontosabb szempontjai a következők:

1. Titkosítás: A megfigyelési adatokat egyaránt titkosítani kell, amikor mozognak (például TLS/SSL protokollok használatával), és amikor szervereken tárolják (általában olyan algoritmusokkal, mint az AES-256). Érdeklődjön alkalmazottja megfigyelőszoftver-szolgáltatójánál, hogy titkosítják-e az adatokat nyugalmi és átviteli állapotban.
2. Hozzáférés szabályozása: Fontos, hogy ki látja az összegyűjtött adatokat. A megfigyelő rendszernek szigorú szerepkör-alapú hozzáférés-vezérléssel (RBAC) kell rendelkeznie. Ez általában egy adminisztrátori fiók és több alfiók létrehozásával történik, például a vezetők számára, hogy csak a csapat adatait lássák.
3. Biztonságos tárolás: Akár felhőalapú, akár helyszíni megoldásokat választ, gondoskodjon a tárolási környezet biztonságáról. Ez magában foglalja a biztonságos adatközpontokat, a rendszeres biztonsági mentéseket és a jól meghatározott katasztrófa-helyreállítási tervet.
4. Sebezhetőség kezelése: Egyetlen szoftver sem sérthetetlen. Éppen ezért rendszeresen végezzen biztonsági auditokat, penetrációs teszteket, és időben frissítse a megfigyelő eszközt. Ezek az intézkedések lehetővé teszik a potenciális sebezhetőségek kijavítását, mielőtt azokat kihasználnák.

New Jerseynek, mint sok államnak, megvan a maga jogi környezete az alkalmazottak magánéletét illetően. Míg a konkrét jogi tanácsot mindig képzett jogtanácsostól kell meghozni, ebben a cikkben az általános elveket vizsgáljuk meg.

New Jersey államban az elmúlt években a fő szabályozási hangsúly a munkahelyi járművek nyomon követésére, az elektronikus kommunikációra, a videó megfigyelésre és a munkavállalók magánéletéhez való tágabb jogra helyeződött.

Figyelmeztetés a járműkövetés előtt (3950. számú összeállítási törvény)

2022. április 18-tól a New Jersey-i munkáltatóknak írásban értesíteniük kell az alkalmazottakat, mielőtt bármilyen elektronikus vagy mechanikus nyomkövető eszközt használnának a munkavállaló által használt járműben. Ez vonatkozik arra is, hogy a jármű a vállalat vagy a munkavállaló tulajdona.

Elektronikus kommunikáció és felügyelet

A New Jersey-i lehallgatási és elektronikus felügyeleti törvény tiltja az alkalmazottak telefon- vagy elektronikus kommunikációjának lehallgatását, kivéve, ha legalább az egyik fél ehhez hozzájárul. A munkáltatók ezt a hozzájárulást általában alkalmazotti szabályzatok vagy kézikönyvek útján biztosítják.

Míg az alkalmazottak bizonyos elvárásokat támasztanak a magánélet védelmével kapcsolatban, a megfigyelés gyakran megengedett, ha az alkalmazottakat értesítették, és a megfigyelés törvényes üzleti célt szolgál.

Videó megfigyelés

A szervezetek megfigyelhetik az alkalmazottakat a közös helyiségekben, például az irodákban. A videó megfigyelés azonban szigorúan tilos olyan helyeken, ahol az alkalmazottak magánéletet várnak el, például mellékhelyiségekben vagy öltözőkben.

A törvény nem mindig írja elő, hogy értesítsék az alkalmazottakat a videó megfigyelésről. A munkáltatóknak azonban továbbra is ezt javasolják.

E-mail, internethasználat és számítógépes tevékenység figyelése

A munkaadók törvényesen felügyelhetik az alkalmazottak számítógép-használatát, beleértve a webböngészést és az e-maileket is, ha van egy egyértelműen közölt szabályzat.

Személyes közösségi média fiókok

Egyes munkáltatók úgy vélik, hogy jogukban áll figyelemmel kísérni alkalmazottaik online viselkedését munkaidőn kívül, vagy akár hozzáférést kérni személyes fiókjukhoz. Ez szigorúan tilos a New Jersey-i törvények értelmében.

Amint látjuk, a legtöbb jogi követelménynek való megfelelés kulcsa az átláthatóság és a világos felügyeleti politika. Egy jól megírt és jól kommunikált politika megelőzheti a félreértéseket, kezelheti az elvárásokat, és akár jogi védelmet is nyújthat, ha kérdések merülnének fel.

Képzelje el biztonsági rendszereit nem elszigetelt szigetekként, hanem összekapcsolt, intelligens hálózatként. Ez az az ereje, amellyel az alkalmazottak felügyeletét integrálhatja beléptetőrendszereibe. A megfigyelőszoftver-jelentéseket összekapcsolhatja a fizikai hozzáférési rendszerek (például jelvényolvasók és biometrikus szkennerek) és logikai hozzáférési rendszerek (például hálózati bejelentkezések és alkalmazásengedélyek) adataival. Ez a megközelítés valóban egységes védelmet hoz létre.

Simply put, integration means that data from your employee monitoring system can "talk" to and inform your other security systems. For example, if monitoring flags unusual digital activity by an employee, that information could be correlated with their physical access logs. Did they try to enter the server room at an odd hour? Did they log into a secured system from an unusual location?

Az egységes megközelítésnek jelentős előnyei vannak, mint például:

1. Jobb fenyegetésészlelés a különböző forrásokból származó adatoknak köszönhetően
2. A jogsértés forrásának és terjedelmének gyorsabb azonosítása
3. Automatizált irányelvérvényesítés
4. Egységes, összevont nézet az alkalmazottak tevékenységéről a megfelelőség és a vizsgálatok érdekében
5. A több szétkapcsolt rendszer helyett egységes rendszer kezelése jelentősen csökkenti az adminisztrációs terhelést.

Ennek a zökkenőmentes integrációnak a megvalósítása gondos tervezést igényel:

1. API-k: A zökkenőmentes adatcsere érdekében a kiválasztott megfigyelési és hozzáférés-vezérlési megoldásoknak nyílt API-kkal (Application Programming Interface) kell rendelkezniük, és meg kell felelniük az iparági szabványoknak.
2. Adatszinkronizálás: Az adatoknak valós időben vagy közel valós időben kell áramolniuk a rendszerek között, hogy hatékonyak legyenek. A késések biztonsági hiányosságokat okozhatnak.
3. Skálázhatóság: New Jersey-i üzletének növekedésével az integrált biztonsági megoldásnak képesnek kell lennie arra, hogy méretezhető legyen vele, több alkalmazottat, helyszínt és adatpontot biztosítva teljesítményveszteség nélkül.
4. Integrációk: Részesítse előnyben azon szállítók megoldásait, akik aktívan támogatják és támogatják az integrációt más biztonsági platformokkal.

Many business owners think that implementing employee monitoring is simply installing the software on the office computer. In practice, this process is more complex, requires careful preparation, and does not end when you hit "Finish" in the installation wizard.

Mindig legyen közvetlen munkatársaival a felügyelettel kapcsolatban – az átláthatóság legyen az Ön prioritása. Az alkalmazottaknak tisztában kell lenniük azzal, hogy miért figyelik őket, milyen tevékenységeket rögzít a szoftver, ki láthatja adatait, és milyen jogaik vannak ezzel kapcsolatban. Az ezekre a kérdésekre adott válaszokat egy világos felügyeleti politikában is le kell írni. Ennek a szabályzatnak bármikor könnyen hozzáférhetőnek kell lennie.

A megfigyelési gyakorlatokat idővel lehet és kell is változtatni. Változnak a szabályozások és a szervezet irányelvei, és a követés régebbi megközelítései kevésbé hatékonyak. Éppen ezért rendszeresen felül kell vizsgálnia a megfigyelési gyakorlatait, és ellenőriznie kell, hogy azok megfelelőek és hatékonyak-e. Emlékezzen a kezdeti célokra. A monitorozásnak mindig arányosnak kell lennie a megfigyelési céljaival anélkül, hogy túlságosan tolakodóvá válna.

Végül az alkalmazottakat általános adatbiztonsági képzésben kell részesíteni. A jól informált munkaerő az első védelmi vonal.

Manapság az alkalmazottak megfigyelése több, mint teljesítménymenedzsment eszköz. A vállalat biztonsági rendszerének fontos eleme és megfelelőségi eszköze.

Az alkalmazottak felügyelete még jobban működhet, ha integrálva van beléptető rendszerekkel. De függetlenül attól, hogy hogyan használják, átláthatóan kell használni, és az összegyűjtött monitoring adatokat megfelelően védeni kell. A megfigyelést megvalósítani vágyó vagy már használó vezetőknek: konzultáljon jogi és kiberbiztonsági szakértőkkel, fektessen be biztonságos, méretezhető megoldásokba, és mindig világosan és empátiával kommunikáljon. Helyesen végezve az alkalmazottak megfigyelése megerősíti szervezetét mind működési, mind kulturális szempontból.

Haladjunk túl a félelem által vezérelt felügyeleten az intelligens, integrált és tiszteletteljes megfigyelés felé.