Alkalmazotti számítógépek felügyelete: 5 ingyenes eszköz kisvállalkozások számára

A munkavállalói megfigyelő szoftverek népszerűsége a csúcson van - 96% a távmunkában dolgozó cégek 85%-a használja, és a személyesen dolgozók 85%-a van valamilyen formában megfigyelés alatt. 81% a nyomkövető szoftvert bevezető vállalkozások körében nőtt a munkavállalók teljesítménye. A nyomon követő szoftverek rögzíthetik és elemezhetik az alkalmazottak tevékenységét, és segíthetnek a termelékenységi problémák azonosításában és kezelésében. Ennek eredményeképpen a munkáltatók idejekorán kezelhetik ezeket a problémákat, és csökkenthetik a termelékenységkieséssel, a munkavállalói fluktuációval és a jogi felelősséggel kapcsolatos költségeket.

Az összegyűjtött termelékenységi adatok feltárhatják a tudásbeli hiányosságokat, ami lehetővé teszi célzott képzési és fejlesztési programok létrehozását.

Végezetül, az alkalmazottak számítógépes tevékenységének nyomon követése segíthet a biztonsági fenyegetések, például a jogosulatlan hozzáférés vagy az adatbiztonság megsértésének felderítésében és megelőzésében.

A dolgozói számítógépek megfigyelésének előnyeit nehéz alábecsülni: a termelékenységi és biztonsági problémák kezelése létfontosságú minden méretű vállalat számára. Míg a nagyobb vállalatoknak több forrásuk van a megfelelő megoldás kiválasztására, a kisvállalkozások gyakran nem engedhetik meg maguknak a dolgozói felügyeleti szoftvereket a magas licenc- és üzemeltetési költségek, valamint a bonyolult bevezetés miatt.

Ez a cikk öt ingyenes vagy megfizethető eszközt tekint át a kisvállalkozások számára alkalmas számítógépes alkalmazottak tevékenységének nyomon követésére.

CleverControl egy fejlett megoldás az alkalmazottak számítógép-használatának nyomon követésére. Alapvető funkciói közé tartozik a billentyűzetfigyelés, a képernyőképek, az internetes tevékenység és a keresési lekérdezések nyomon követése, a közösségi média használatának nyomon követése, a vágólap eseményeinek és a nyomtatási feladatok rögzítése, a webkamera és a hangfelügyelet és még sok más. A szoftver időkövetési funkciókat is kínál. Automatikusan nyomon követi a jelenlétet, és rögzíti a munkanap kezdetét és végét, a teljes munkaidőt, valamint az aktív/leállás idejét alkalmazottanként, csapatonként vagy az egész vállalatra vonatkozóan.

A CleverControl ezután elemzi az összegyűjtött adatokat, és termelékenységi statisztikákat mutat be: munkaidő, alkalmazások, web- és közösségi médiahasználat dinamikája, leggyakrabban használt webhelyek és alkalmazások stb. A nemrég hozzáadott AI Scoring funkció a mesterséges intelligencia segítségével megbecsüli az egyes alkalmazottak teljesítményét, és kiemeli a nem produktív mintákat.

A CleverControl lehetővé teszi, hogy valós időben figyelje az alkalmazottak képernyőit - úgy nézheti a számítógépükről érkező streameket, mintha maga is ott ülne előttük. A program a számítógép webkamerájáról is képes videót streamelni, így egyszerű, de hatékony megfigyelőrendszerré alakítva azt.

A CleverControl fejlett funkciói közé tartozik a képernyőfelvétel, a hívásfelvétel és az arcfelismerés.

Az online műszerfalon adatjelentéseket kaphat, amelyeket offline megtekintéshez letölthet. Emellett napi, heti vagy havi jelentéseket is ütemezhet e-mailben.

A CleverControl tökéletes a kisvállalkozások számára, mivel egyetlen megoldása ötvözi az átfogó munkavállalói felügyeletet, az időkövetést és az alapvető adatvédelmi funkciókat. Ennek köszönhetően a vállalatok egy mindenre kiterjedő nyomon követési megoldást kaphatnak, csökkenthetik a szoftverköltségeket, és értékes erőforrásokat továbbíthatnak a növekedés és a fejlesztés felé.

A megoldás 14 napos ingyenes, teljes körű próbaverziót, megfizethető árakat (4,70 $/számítógép/hó) és kedvezményeket kínál.

Előnyök

• Mindenre kiterjedő szoftver az alkalmazottak számítógép-használatának és jelenlétének részletes nyomon követésére

• Könnyű és gyors telepítés nem igényel műszaki ismereteket

• Felhasználóbarát kezelőfelület és rugalmas távoli beállítások

• Több adminisztrátori alszámla alacsonyabb jogosultsági szinttel

• Önellenőrzés: az alkalmazottak láthatják és elemezhetik a termelékenységi statisztikáikat.

• Oldal blokkoló

• Elérhető Windows és macOS operációs rendszerekhez

• Megfizethető árképzés és kedvezmények

Hátrányok

• Nincs ingyenes terv

A DeskTime egy olyan időkövető szoftver, amelyet a termelékenység növelésére és a munkafolyamatok javítására terveztek, és amely minden méretű vállalkozás és magánszemély számára alkalmas. Automatikusan nyomon követi az összes számítógépes tevékenységet, kiküszöbölve a munkaidő-nyilvántartások és jelentések kitöltésének szükségességét. Ha a munka offline megy - például egy csapatmegbeszélés vagy egy ügyféllel való ebéd -, a munkavállaló manuálisan is hozzáadhatja a jelentéshez, hogy megbizonyosodjon arról, hogy ez az idő elszámolásra került. A vezetők megtervezhetik az alkalmazottak távollétét, például a szabadságokat, szabadnapokat, betegszabadságokat stb. és a gyors áttekintés érdekében megjelölhetik azokat a naptárban.

A DeskTime lehetővé teszi a vezetők számára a műszakok tervezését és az alkalmazottak értesítését arról, hogy mikor és hány órát kell dolgozniuk. Az alkalmazottak műszakkérelmeket is benyújthatnak a kívánt dátumokkal és időpontokkal.

A DeskTime funkciói nem korlátozódnak csak az időkövetésre - a szoftver rögzíti az alkalmazottak által a nap folyamán használt weboldalakat és alkalmazásokat, időbélyegekkel és a használat időtartamával. Minden weboldal vagy alkalmazás produktív, semleges vagy nem produktív megjelölést kap. Ezen adatok alapján a program egyéni teljesítménystatisztikákat ad, például a produktív idő teljes mennyiségét, valamint a termelékenységi és hatékonysági szinteket. Ezek a jelentések segítenek feltárni a legjobban teljesítőket és a lógósokat.

Emellett a DeskTime képes rögzíteni a képernyőképeket és a dokumentumok nevét, az e-mail tárgysorokat, a Slack-csatornák nevét stb., és pontosan nyomon követheti, hogy mennyi idő megy el az egyes projektekre és feladatokra. Így biztos lehet benne, hogy mindenki a feladataira koncentrál.

A jelentések valós időben frissülnek, és letölthetők archiválás vagy további elemzés céljából. Az eszköz integrálható a népszerű projektmenedzsment- és naptáralkalmazásokkal, például a Trello, a Jira, a Google Calendar és más alkalmazásokkal.

A DeskTime ingyenes verziója csak az időre, az alkalmazásokra és az URL-ek tárolására korlátozódik. A teljes funkcionalitás havi 7 dollárba kerül felhasználónként és havonta.

Előnyök

• A pontos automatikus munkaidő-nyilvántartások egyszerűsítik a bérszámfejtést

• Egy feladatra vagy projektre fordított idő nyomon követése

• Projektmenedzsment- és naptárszoftver-integrációk

Hátrányok

• Az ingyenes verzió korlátozott funkciókkal rendelkezik, és nem feltétlenül alkalmas csapatok számára.

• A teljes verzió drága lehet

• A munkavállalói tevékenység részletes nyomon követésének hiánya

A Traqq egy másik időkövető megoldás, amely bármilyen méretű magánszemélyek és vállalkozások számára alkalmas. Funkcionalitásai közé tartozik az automatikus és manuális időkövetés, az aktív és üresjárati idő rögzítése, valamint a munkaidő-statisztikák. A Traqq emlékeztetőket küld azoknak az alkalmazottaknak, akik elfelejtik be- vagy kikapcsolni az időzítőjüket, így nem maradnak le a kiszámlázható órákról.

A Traqq az egérmozgások és billentyűleütések nyomon követésével elemzi az egyes alkalmazottak aktivitási szintjét a nap folyamán. A napi aktivitási adatokat színkódolt diagram formájában jeleníti meg, ahol a zöld szín a magas aktivitású órákat, a sárga a normál aktivitást, a piros pedig az alacsony aktivitású órákat jelöli. Ez a diagram lehetővé teszi, hogy egy pillantással nyomon kövesse az alkalmazottak termelékenységét, lássa a csúcsokat és a visszaeséseket, és elemezze a csökkenés okait.

A Traqq figyelmezteti az alkalmazottakat, ha hosszú ideig tétlenek, hogy segítsen nekik visszatérni a helyes útra. Fordítva, ha egy alkalmazott túlhajszolja magát, a Traqq emlékezteti, hogy tartson szünetet a kiégés elkerülése érdekében.

A szoftver alapszintű felügyeletet biztosít az alkalmazottak számítógépes tevékenységéről. Rögzíti az összes alkalmazást és weboldalt, amelyen az alkalmazott 10 másodpercnél többet tölt, és 15 percenként megmutatja a 3 leggyakoribb alkalmazást és weboldalt. Az összes tevékenységet színkódolt kördiagramként és a 10 legnépszerűbb webhely és alkalmazás listájaként jeleníti meg.

A Traqq lehetővé teszi, hogy a megfigyelés meghatározott napokra és órákra korlátozódjon. Ez a funkció a legjobban a távoli alkalmazottak számára működik, akik személyes eszközökön dolgoznak, és meg akarják őrizni a magánéletüket. Emellett megakadályozza a jogosulatlan túlórákat, és segít elkerülni az alkalmazottak kiégését.

Minden idő- és tevékenységi jelentés elérhető az online műszerfalon, ahol megtekinthető, letölthető és e-mailben megosztható. Az adatokat több vezetővel vagy alkalmazottal is megoszthatja, így segítve őket teljesítményük elemzésében és értékelésében.

A Traqq összes funkciója ingyenesen elérhető legfeljebb három ülőhelyen. Nagyobb csapatok számára a Prémium csomagot 7 $/felhasználó/hónap áron kínáljuk.

Előnyök

• Részletes munkaidő-nyilvántartás termelékenységi dinamikával

• Offline időkövetés

• Támogatja a Windows, macOS és Linux rendszereket

• Több rendszergazda alszámla különböző jogosultsági szintekkel

Hátrányok

• Nem figyeli részletesen az alkalmazottak számítógépes tevékenységét

• Nincs integráció a projektmenedzsment- és költségvetés-tervezési szoftverekkel

Az ActivTrak egy munkavállaló-központú, az adatvédelemre összpontosító megfigyelőrendszer, amely mélyreható elemzést nyújt a termelékenységi mintákról. Korlátozott adatokat gyűjt az alkalmazottak alkalmazás- és weboldalhasználatáról, például az alkalmazás/oldal nevét, időtartamát, URL-címeket és opcionális képernyőképeket. Az ActivTrak nem rögzíti a tényleges billentyűleütéseket, a képernyőről vagy webkameráról készült videót vagy más felhasználói tevékenység részleteit. Az összegyűjtött adatokat a rendszer produktív/nem produktív, fókuszálás/multitasking, e-mail/meeting/szociális média stb. kategóriákba sorolja és elemzi. Ennek eredményeképpen részletes grafikonokat láthat a különböző termelékenységi szempontokról, például a produktív idő, a fókuszálással töltött órák és a multitasking órák. Ezeket a statisztikákat összehasonlíthatja a csapatok között, és feltárhatja az alul- és túlterhelt csapatokat. A statisztikák segítségével feltárhatja a termelékenység dinamikáját és azt, hogy a távmunka vagy a hibrid munka hogyan befolyásolja azt, a figyelemelterelést, a munkamintákat és a kiégés szélén álló alkalmazottakat.

Az ActivTrak rugalmas beállításokkal rendelkezik, lehetővé téve a tevékenységek manuálisan történő produktív/nem produktív kategorizálását, valamint termelékenységi célok és ütemezések beállítását a munkaidőn kívüli megfigyelés elkerülése érdekében.

Az ActivTrak legfeljebb három felhasználó számára ingyenes; funkciói azonban az idő, az alkalmazások és a webhelyek tevékenységének megfigyelésére korlátozódnak. Ha szeretné nyomon követni az alkalmazottak termelékenységét, és teljes körű betekintést szeretne kapni, akkor többféle csomag közül választhat, melyek ára 10 USD/felhasználó/hó-tól kezdődik.

Előnyök

• Mélyreható AI-alapú termelékenység-elemzés

• Integrációk harmadik féltől származó üzleti és naptáralkalmazásokkal

• Néhány héten belül mérhető megtérülést biztosít

• A munkavállalók magánéletére és az összegyűjtött adatok biztonságára való összpontosítás

Hátrányok

• A felhasználói felület és a statisztikák sok felhasználó számára bonyolultak és zavarosak.

• Nem nyújt részletes jelentéseket a felhasználói műveletekről, teret engedve az alkalmazottaknak a tevékenység meghamisítására.

A WorkTime egy munkavállalói számítógépes felügyeleti szoftver idő- és termelékenység-követési funkciókkal. Képes a bejelentkezési és kijelentkezési idők rögzítésére, a jelenlét figyelemmel kísérésére távoli és irodai munka szerinti bontásban, az aktív/leállás és a túlórák nyomon követésére, és még jelenléti ranglistát is készít! Ezek a funkciók segítenek feltárni a megszokott későket és korai távozókat, felderíteni és megelőzni a túlórákkal kapcsolatos csalásokat, és fenntartani az irodai fegyelmet.

A WorkTime alapvető munkatársi termelékenység-figyelő funkcióval rendelkezik. Rögzíti az összes használt alkalmazást és meglátogatott weboldalt, produktív vagy nem produktív kategóriákba sorolva azokat, és valós időben frissülő termelékenységi jelentést készít. Más jelentések felsorolják a leggyakrabban használt közösségi hálózatokat, URL-címeket és a legtöbb időt online töltő alkalmazottakat a használat időtartamával együtt. Az internethasználati jelentések mutathatnak statisztikákat alkalmazottanként, részlegenként vagy az egész vállalatra vonatkozóan.

Az online megbeszélésekre fordított idő nyomon követése érdekes funkció, amely betekintést nyújt abba, hogy mennyi munkaidőt vesznek igénybe, és hogyan befolyásolják a termelékenységet. Ennek eredményeképpen optimalizálhatja a megbeszélési gyakorlatot, eltávolítva a felesleges hívásokat, és hatékonyabbá téve a szükségeseket.

A WorkTime ingyenes verziója legfeljebb három alkalmazott számára érhető el. Ez a verzió korlátozott jelentéseket kínál az alkalmazások és az internet használatáról, naplófájlokat és tevékenységi összefoglalókat. Az adatokat két hétig tárolja, és csak egy adminisztrátor férhet hozzá. A Basic, Premium és Enterprise csomagokban több funkció érhető el, alkalmazottanként/hónap 6,99 $-tól kezdődően.

Előnyök

• Idő-, termelékenységi és jelenléti statisztikák ranglistákkal

• Oldal blokkoló

• Felismeri a munkahelyi oldalakat böngésző alkalmazottakat

• Zavartsági pontszám

Hátrányok

• Az interfész kialakítása javítható

• Az interfész kialakítása javítható

Az alkalmazottak számítógépes tevékenységének nyomon követésével nemcsak a termelékenységet lehet növelni, hanem azt is látni lehet, hogy hová megy a munkaidő. Annak elemzése, hogy a személyzet hogyan osztja be a munkaidejét, feltárva a figyelemelterelést és a nem hatékony erőforrás-felhasználást, segít a kisvállalkozásoknak hatékony folyamatokat kialakítani, kísérletezni a munkafolyamatokkal, és kiválasztani a legjobb mintákat.

Az alkalmazottak megfigyelése akkor hozza a legnagyobb értéket, ha nyíltan és átláthatóan hajtják végre. A csapatnak tudnia kell, hogy milyen információkat gyűjtenek és miért. A termelékenységi jelentéseket arra kell használni, hogy támogassák a munkavállalókat, feltárják gyenge pontjaikat, és tanácsot adjanak, hogyan javuljanak, nem pedig arra, hogy megbüntessék őket. Ezek az egyszerű gyakorlatok segítenek elkerülni a felesleges stresszt, a bizalmat és az adatvédelmi problémákat.