A digitális világ számos változást hoz az életünkbe. Nem érdemes tagadni, hogy a legmodernebb informatikai technológiák fejlődése elősegíti az emberek közötti kommunikációt. Mindenki arra törekszik, hogy valami újat alkosson, fejlesszen és tervezzen. Az online felügyelet is folyamatosan fejlődik. A munkáltatók egyre gyakrabban teszik fel a kérdést, hogyan lehet növelni az egyes munkavállalók termelékenységét. Ennek eredményeként olyan innovatív technológiák jöttek létre, mint a munkavállaló-felügyeleti szoftver. A mai cikk a munkavállaló-felügyelet egyik funkciójának – az internethasználat nyomon követésének – alapjaival foglalkozik.
Mi az Online Munkavállalói Internethasználat-Nyomonkövetés?
Az online munkavállalói internethasználat-nyomonkövetés egy olyan eszköz, amelyet a munkavállalók tevékenységének megfigyelésére és rögzítésére használnak a munkaidő alatt. Fő céljai a következők:
- a vállalati szabályzatok betartásának biztosítása
- a termelékenység növelése
- védelem a biztonsági kockázatokkal szemben
A biztonsági kockázatokkal szembeni védelem magában foglalja a meglátogatott weboldalak, az online töltött idő és a sávszélesség-használat nyomon követését.
Egy ResearchGate-en megjelent tanulmány szerint Magyarország a második legveszélyeztetettebb ország Közép- és Kelet-Európában a munkavállalók alacsony biztonságtudatossága miatt – ugyanakkor a magyar cégeknek mindössze 30%-a tervezett 2021-ben kiberbiztonsági képzést indítani munkatársai számára. Ez a fajta adat is magyarázza, miért fordul egyre több magyarországi vállalat az internethasználatot felügyelő szoftverek felé, hogy időben felismerje a kockázatos viselkedést, és csökkentse az ilyen jellegű incidenseknek való kitettséget.
A munkavállalók internethasználatának ellenőrzése kizárólag a munkaidő keretein belül indokolt. És amíg a vállalatok és vezető munkatársaik nem sértik meg a munkavállalók törvényes jogait, semmi akadálya nincs annak, hogy éljenek az ilyen innovatív megoldásokkal.
A Munkavállalók Internethasználat-Felügyeletének Célja
Természetesen számos oka van annak, hogy a vállalatok ezt a funkciót használják. Az alábbiakban a legfontosabbakat gyűjtöttük össze:
- Termelékenység: a szoftver ezen funkciója segít szinte teljesen kiküszöbölni a munkával nem összefüggő tevékenységeket az irodában. Amint már említettük, Magyarországon a vállalatok jelentős része szembesül a munkavállalók alacsony biztonságtudatosságából eredő kockázatokkal. Az internethasználatot felügyelő szoftver lehetővé teszi a munkafolyamat feletti kontrollt, és növeli az általános termelékenységet.
- Biztonság: az internethasználat ellenőrzése segít megvédeni a vállalat érzékeny adatait a kiberlopástól. Emellett blokkolja a hozzáférést a rosszindulatú szoftverekhez és veszélyes weboldalakhoz.
- Erőforrás-optimalizálás: a sávszélesség-használat nyomon követésével a vállalatok jobban tudják kezelni hálózati erőforrásaikat. Ez pedig biztosítja, hogy a fontos üzleti folyamatok megkapják a szükséges sávszélességet, és ne lassuljanak le a felesleges használat miatt.
- Kockázatkezelés: ez az opció segít mérsékelni a kockázatokat a nem megfelelő vagy nem biztonságos viselkedés – például tiltott tartalmakhoz való hozzáférés – azonosításával és kezelésével. Ha az ilyen viselkedést nem előzik meg, az jogi problémákhoz vezethet, vagy károsíthatja a vállalat hírnevét.
Hogyan Működik a Munkavállalók Internetes Tevékenységének Felügyelete?
Először – az ügynök telepítése: először is telepíteni kell az ügynököt a célba vett eszközökre – számítógépekre, laptopokra és táblagépekre. Ezek a programok a rendszer túlterhelése nélkül futnak. Rögzítik az internetes tevékenységet anélkül, hogy zavarnák a számítógép normál használatát. A telepített ügynök az alábbiakat gyűjti:
- a meglátogatott weboldalakat
- az elindított alkalmazásokat és azok használati idejét
- a feltöltött vagy letöltött fájlokat
- a billentyűleütéseket és a képernyőn megjelenő szöveget
- képernyőképeket
Másodszor – adatgyűjtés és -tárolás: meghatározott időközönként a szoftver elküldi a kapott adatokat a kiválasztott felhőalapú tárhelyre. A munkavállaló internetes tevékenységét figyelő eszközből származó információk kétfélék lehetnek: anonimizáltak vagy egy adott személyhez köthetők. Ezeket az adatokat megfelelően titkosítják és biztonságosan tárolják. Kizárólag az arra jogosult vezetők férhetnek hozzájuk.
Harmadszor – jelentéskészítés és elemzés: számos munkavállaló-felügyeleti szoftver valós idejű irányítópultokat kínál. Ezek az irányítópultok megjelenítik a munkavállalók aktuális tevékenységeit – hogy éppen milyen alkalmazásokat vagy weboldalakat használnak –, valamint a termelékenységi szinteket. Ezek az irányítópultok nem az egyetlen módot jelentik a kapott adatok elemzésére. A jelentett adatok közé tartozik:
- tevékenységi naplók
- alkalmazáshasználat
- weboldalak kategorizálása
- időkövető szoftver
Emellett számos további funkció is elérhető, például valós idejű felügyelet, értesítések és riasztások, felhasználók letiltása, valamint termelékenység-optimalizálás. Röviden: a szoftver hozzáférést biztosít a munkavállalói termelékenység növeléséhez szükséges adatokhoz.
Hogyan Ellenőrzik a Vállalatok a Munkavállalók Internethasználatát?
Számos lehetőség áll rendelkezésre az internethasználat kontroll alá vonására. A munkavállaló-felügyeleti szoftver ilyen lehetőséget kínál. Példaként a CleverControlt és annak fő szoftvertermékeit vesszük alapul. Nézzük meg közelebbről, mit kínál ez az iparág.
Távfelügyeleti Szoftver
A távfelügyeleti szoftver két különböző funkcióra oszlik: távfelügyelet biztonságos webes fiókokon keresztül, valamint élő, valós idejű felügyelet. Nézzük meg a főbb funkciókat.
A biztonságos webes fiókokon keresztüli távfelügyelet az alábbi lehetőségeket kínálja:
- hogyan változik a munkaterülete percről percre
- milyen feladatok merülnek fel, és melyek kapnak elsőbbséget
- milyen egyedi ötleteket fogalmaznak meg és vitatnak meg
Ami az élő, valós idejű felügyeletet illeti, ez azt jelenti, hogy az adminisztratív munkatársak hozzáférhetnek a munkavállaló számítógépén telepített következőkhöz:
- alkalmazások
- weboldalak
- fájlok
- üzenetek
- e-mailek.
Ne feledje azonban, hogy minden munkavállalónak törvényes joga van tudni, hogy megfigyelik-e. Az ezzel kapcsolatos törvények és szabályozások folyamatosan változnak – ezért fontos, hogy tájékozott maradjon. Magyarországon a Munka Törvénykönyve 11/A. §-a kifejezetten lehetőséget biztosít a munkáltató számára, hogy technikai eszközzel is ellenőrizze a munkavállaló munkaviszonnyal összefüggő magatartását, feltéve, hogy erről a munkavállalót előzetesen, írásban tájékoztatja.
Mit Kínál Még a CleverControl és Más Platformok:
- képernyőképek
- cserélhető adathordozók (USB, HDD, SD) felügyelete
- nyomtatás-felügyelet
A felsorolt funkciók mindegyike arra irányul, hogy korlátozza az internethasználatot a munkával nem összefüggő tevékenységekre.
Mit használnak még a vállalatok a munkavállalók online tevékenységének és internethasználatának felügyeletére? A hang- és videófelügyelet magában foglalja a hangrögzítést, az arcfelismerést, a webkamera-felvételeket és a mikrofonos rögzítéseket. A felettese a közösségi médiát is felügyelheti, ha azt munkacélra használják.
A felsorolt szoftverfunkciók mind azt mutatják, hogy a vállalatok igyekeznek a lehető legnagyobb mértékben növelni a termelékenységet, tekintettel arra, hogy a munkavállalói kockázatos viselkedés milyen jelentős szerepet játszik a vállalati információbiztonságban.
Törvényes-e a Munkavállalók Internetes Tevékenységének Ellenőrzése?
Igen, mindenképp! Az érvényes törvények és szabályozások attól függenek, hogy melyik országban működik a szervezet. Nézzük meg a Magyarországon, mint EU-tagállamban érvényes jogi keretrendszert.
Magyarországon a munkavállalók adatainak felügyeletét az EU Általános Adatvédelmi Rendelete (GDPR) szabályozza, a Munka Törvénykönyve (Mt.) 11/A. §-ával összhangban. Ez utóbbi kimondja, hogy a munkavállaló a munkaviszonnyal összefüggő magatartása körében ellenőrizhető, ennek keretében a munkáltató technikai eszközt is alkalmazhat, azzal a feltétellel, hogy erről a munkavállalót előzetesen, írásban tájékoztatja. A szabályok betartását a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) ellenőrzi, amely korábban több esetben is bírságot szabott ki olyan munkáltatókra, akik nem tájékoztatták megfelelően munkavállalóikat a felügyeleti intézkedésekről.
Ha az információkat e jogi kereteken belül szerzik be, azok megfigyelhetők, rögzíthetők és elemezhetők.
Gyakran Ismételt Kérdések
Milyen Kihívásokkal Jár a Munkavállalók Internethasználatának Ellenőrzése?
A leggyakoribb kihívások a következők:
- adatvédelmi aggályok
- jogi megfelelés
- a munkavállalói morál
- a technikai megvalósítás
- az adattúlterhelés
- a költségek
Hogyan Ellenőrizhető a Munkavállalók Internethasználata Hibrid vagy Távoli Munkavégzés Esetén?
Hibrid vagy távoli munkavégzés esetén ugyanazok a fent említett szoftvereszközök használhatók, munkavállaló-felügyeleti szoftveren keresztül biztosított távoli hozzáféréssel a számítógépekhez.
Nyomon Követheti-e a Munkáltató a WiFi-Használatot?
Igen, számos vállalat valóban figyeli és rögzíti a hálózatán áthaladó forgalmat jogi és biztonsági okokból. Ha személyes célokra használja a WiFi-t, ezek az adatok valószínűleg rögzítésre kerülnek. Mivel egy ideig tárolják őket, elemezhetők is.
Hogyan Követhetem Nyomon a Munkavállalók Hálózati Sávszélességét?
A munkavállalók hálózati sávszélességét hálózatfelügyeleti eszközök segítségével követheti nyomon. Ezek nyomon követik a sávszélesség-használatot, azonosítják a magas forgalmú forrásokat, és elemzik az adatáramlást a hálózatában.
Összefoglalás
Foglaljuk össze a fenti szöveg legfontosabb tanulságait:
- A legtöbb esetben az internethasználat ellenőrzése törvényes. Ez természetesen az adott ország szabályozásától függ, de az ilyen szoftverek használata mindenképp lehetséges.
- Sok országban a munkáltatónak tájékoztatnia kell a munkavállalókat e szoftver telepítéséről.
- Számos eszköz, funkció és alfunkció áll rendelkezésre, amelyek segítenek a munkáltatóknak ellenőrizni munkatársaik tevékenységét.
- Az ügynök telepítése a célszámítógépre vagy más eszközre, valamint az első rögzítések megszerzése rövid időt vesz igénybe.
- Az ilyen felügyelet fő célja a munkával nem összefüggő tevékenységek arányának csökkentése. Más szóval, a munkavállalók termelékenysége jelentősen javulni fog.
