Hogyan felügyeljük az alkalmazottak internethasználatát?

A digitális világ számos fejlesztéssel járul hozzá az életünkhöz. Nincs értelme tagadni, hogy a legmodernebb informatikai technológiák fejlődése levelezésre ösztönzi az embereket. Mindenki arra törekszik, hogy valami újat hozzon létre, fejlesszen, tervezzen. Az online megfigyelés is folyamatosan fejlődik. Az üzletemberek előre mennek és kérdéseket tesznek fel, hogyan lehet növelni minden munkatárs termelékenységét. Ennek eredményeképpen olyan innovatív technológiákat állítottak elő, mint a munkavállalói felügyeleti szoftverek. A mai cikk az egyik munkavállalói felügyeleti funkció - az internethasználat - minden alapját lefedi.

A munkavállalói internethasználat online nyomon követése olyan eszköz, amelyet a munkavállalók munkaidő alatti tevékenységeinek nyomon követésére és rögzítésére használnak. Fő céljai a következők:

1. a vállalati politikák betartásának biztosítása
2. fokozza a termelékenységet
3. védekezés a biztonsági kockázatok ellen

A biztonsági kockázatok elleni védelem a meglátogatott weboldalak, az online töltött idő és a sávszélesség felhasználásának nyomon követését jelenti.

ScienceDirect , a szakmailag lektorált szakirodalom vezető platformja, kutatást végzett, és a következő következtetést vonta le:

"Az alkalmazottak naponta körülbelül 2 órát töltenek cyberloafing (azaz az internet munkahelyi, nem munkahelyi célú használata) magatartással, ami évente közel 85 milliárd dollárba kerül a szervezeteknek."

Ennek eredményeképpen már 2001-ben a világ vállalatainak 80%-a alkalmazta az alkalmazottak internethasználatának ellenőrzését, amint azt a következő felmérés is megerősítette American Management Association . Ettől kezdve a helyzet alapvetően nem változott: a vállalatok valamivel nagyobb hányada használ ilyen vagy olyan szoftvert a munkavállalók megfigyelésére, hogy növelje termelékenységét. A kutatás szerint a Spiceworks , A vállalatok 80%-a olyan adatvédelmi szabályzatot is fenntart, amely tájékoztatja a felhasználókat arról, hogy a vállalati hálózatok, eszközök és szolgáltatások használata során megfigyelés alatt állhatnak.

Az alkalmazottak internethasználatának nyomon követése csak a munkaidő keretein belül indokolt. Amíg a vállalatok és adminisztratív alkalmazottaik nem sértik az alkalmazottak törvényes jogait, miért ne használhatnának ilyen innovatív termékeket?

Természetesen számos oka van annak, hogy a vállalatok miért használják ezt a funkciót. De mi megtaláltuk a legjelentősebbeket:

• Termelékenység: Ez a szoftverfunkció segít szinte kizárni a munkával nem kapcsolatos tevékenységeket az irodában. Mint már említettük, szinte minden munkavállaló napi 2 órát tölt kibertérben. Az ilyen internethasználatot figyelő szoftver lehetővé teszi a munkafolyamatok ellenőrzését és növeli az általános termelékenységet.
• Biztonság: Az internethasználat ellenőrzése segít megvédeni a vállalat érzékeny adatait a kiberlopástól. Emellett tilos a rosszindulatú szoftverek és rosszindulatú weboldalak elérése.
• Az erőforrások optimalizálása: A sávszélesség-felhasználás nyomon követésével a vállalatok jobban tudják kezelni a hálózati erőforrásokat. Ez pedig garantálja, hogy a kritikus üzleti műveletek megkapják a szükséges sávszélességet, és nem lassulnak le a nem létfontosságú használat miatt.
• Kockázatkezelés: Ez a lehetőség segít enyhíteni a kockázatokat a nem megfelelő vagy nem biztonságos viselkedés - például a tiltott tartalmakhoz való hozzáférés - azonosítása és kezelése révén. Az ilyen viselkedés megakadályozásának elmulasztása jogi problémákhoz vezethet, vagy árthat a vállalat hírnevének.

Az első... ügynök telepítése: Először is telepítse az ügynököt a céleszközökre - PC-kre, laptopokra, táblagépekre. Ezek a szoftverek túlterhelés nélkül működnek. Míg az internetes tevékenységet a rendszeres PC-használat zavarása nélkül rögzíti. A telepített ügynök a következőket gyűjti össze:

• Meglátogatott weboldalak
• Futtatott alkalmazások és a használat időtartama
• Feltöltött vagy letöltött fájlok
• Billentyűleütések és a képernyőn megjelenő szöveg
• Pillanatképek

Második lépés - adatgyűjtés és tárolás: A megadott időn belül a szoftver elküldi a kapott adatokat a kiválasztott felhőalapú tárhelyre. A munkavállalói webes szörfözés figyelő rendszeréből továbbított információk kétfélék lehetnek: anonimizáltak és társítottak. Ezeket az adatokat megfelelően titkosítják és biztonságosan tárolják. Csak az arra jogosult vezetők férhetnek hozzá.

A harmadik lépés - jelentéstétel és elemzés: Sok munkavállalói felügyeleti szoftver valós idejű műszerfalat biztosít. Ezek a táblák a folyamatban lévő munkavállalói tevékenységeket jelenítik meg. Ezek a műszerfalak ábrázolhatják az aktuális aktív felhasználókat: milyen alkalmazásokat vagy weboldalakat használnak. Emellett termelékenységi szinteket is biztosítanak. Az ilyen műszerfalak nem az egyetlen módja a kapott adatok elemzésének. A jelentett adatok közé tartoznak:

• Tevékenységi naplók
• Alkalmazás használata
• Webhely kategorizálás
• Időkövető szoftver

Olyan extra funkciók is rendelkezésre állnak, mint a valós idejű felügyelet, értesítések és riasztások, felhasználói blokkolás, termelékenység-optimalizálás. Dióhéjban a szoftver hozzáférést biztosít azokhoz az adatokhoz, amelyek szükségesek ahhoz, hogy hozzájáruljanak a munkavállalók termelékenységéhez.

Számos lehetőség áll rendelkezésre az internethasználat ellenőrzésére. A munkavállalói felügyeleti szoftverek ilyen lehetőséget biztosítanak. Példaként a CleverControlt vesszük a fő szoftvertermékeivel. Nézzük meg alaposan, mit kínál számunkra az iparág.

A távfelügyeleti szoftver két különböző funkcióra oszlik. Ezek a biztonságos webes fiókokon keresztül történő távfelügyelet és a valós idejű élő megfigyelés. Tekintsük át a főbb funkciókat.

A biztonságos webes fiókokon keresztül történő távfelügyelet tehát a következő lehetőségeket kínálja:

• Hogyan változik percről percre a munkaterülete
• Milyen feladatok merülnek fel és milyen elsődleges jog
• Milyen egyedi elképzeléseket fejtenek ki és vitatnak meg

Ha valós idejű élő megfigyelésről beszélünk, akkor az adminisztratív személyzet számára engedélyezzük, hogy hozzáférjen az alkalmazottak számítógépére telepített következő eszközökhöz:

• alkalmazások
• weboldalak
• fájlok
• üzenetek
• e-mailek.

Ne feledje azonban, hogy minden munkavállalónak törvényes joga van tudni, hogy megfigyelés alatt áll-e. Az erre a felhasználásra vonatkozó törvények és rendeletek folyamatosan változnak. További részletek és légy óvatos. De általánosságban, ahogyan azt a HR DIVE , A vezetők 68%-a meg van győződve arról, hogy a nyomon követés javítja a teljesítményt, mások azonban nem értenek ezzel egyet.

Mi több elérhető a CleverControl és más platformokon:

• Keylogger
• Pillanatképek
• Eltávolítható tárolóeszközök (USB, HDD, SD) felügyelete
• A nyomtatás ellenőrzése

A keylogger például lehetővé teszi, hogy azonnal lássuk, milyen szöveget ír egy alkalmazott, rögzítve a billentyűleütéseket bármilyen alkalmazásban. Emellett ellenőrizheti a nem kívánt figyelmeztető szavakat az alkalmazottak billentyűleütéseiben.

A felsorolt funkciók mindegyike arra irányul, hogy korlátozza az internethasználatot a munkával nem kapcsolatos tevékenységek során.

Mit használnak még a vállalatok az alkalmazottak internetes tevékenységének és használatának ellenőrzésére? A videó- és hangellenőrzés magában foglalja az arcfelismerést, a pillanatképeket, a mikrofon hangfelvételeket, a webkamerás videókat. A főnöke ellenőrizheti a közösségi médiát, ha azt üzleti célokra használja.

A felsorolt szoftveres képességek mindegyike azt mutatja, hogy az üzletemberek igyekeznek a lehető legnagyobb mértékben növelni a termelékenységet, mivel a cyberloafing aránya megnövekedett.

Természetesen az! A törvények és előírások attól függnek, hogy Ön melyik országban vagy amerikai államban él. Lássuk, mely országokban teljesen legális az alkalmazottak internethasználatának megfigyelése.

Az Egyesült Államok, megerősítve a 1986. évi elektronikus hírközlési adatvédelmi törvény, engedélyezik a munkavállalói megfigyelő szoftverek használatát. Van azonban egy fontos megjegyzés, a törvények államonként eltérőek lehetnek. Egyes amerikai államok szabályozása megköveteli a vállalatoktól, hogy minden egyes alkalmazottat értesítsenek arról, hogy megfigyelés alatt áll.

Az Európai Uniónak - olyan országokkal, mint Spanyolország, Franciaország, Németország - nincsenek szigorú szabályai a cikkel kapcsolatban. Az EU az alábbiakat veszi alapul Általános adatvédelmi rendelet (GDPR). E rendelet értelmében a bérbeadónak a szoftverek telepítése előtt tájékoztatnia kell a munkavállalót.

Ha az információ a törvényes kereteken belül érkezik, akkor azt figyelemmel kísérhetik, rögzíthetik és elemezhetik.

Kína például figyelemmel kíséri az alkalmazottak internethasználatát. A megfigyelést a számítógépes információs rendszerek biztonságáról és védelméről szóló 1994. évi rendeletek és a számítógépes információs hálózatokon keresztül történő nemzetközi kapcsolat biztonságáról és védelméről szóló 1997. évi igazgatási szabályok védik és szabályozzák. Minden munkáltatónak tájékoztatnia kell a munkatársakat arról, hogy milyen szoftvert használnak az ilyen adatok gyűjtésére.

Gyakori kihívások:

• Adatvédelmi aggályok
• Jogi megfelelés
• Munkavállalói morál
• Műszaki megvalósítás
• Adattúlterhelés
• Költségek

Hibrid vagy távmunka esetén ugyanazok a szoftvereszközök használhatók, mint amelyeket fentebb említettünk. A számítógépekhez való hozzáférés visszavonása a munkavállalói felügyeleti szoftverekből.

Igen, sok vállalat jogi és biztonsági okokból valóban figyeli és rögzíti a hálózatán áthaladó forgalmat. Ha Ön személyes célokra használja a WiFi-t, ezeket az adatokat valószínűleg rögzítik. Mivel egy ideig tárolják, elemezni is lehet.

Az alkalmazottak hálózati sávszélességét hálózati felügyeleti eszközökkel ellenőrizheti. Ezek nyomon követik a sávszélesség-használatot, azonosítják a nagy forgalmú forrásokat, és elemzik a hálózaton keresztüli adatáramlást.

A fenti szöveget összefoglalva kulcsfontosságú megállapításokat fogunk tenni:

1. A főbb esetekben az internethasználat nyomon követése legális. Természetesen ez az adott ország szabályozásától függ, de ettől függetlenül lehetséges az ilyen szoftverek használata.
2. Sok országban a munkáltatónak értesítenie kell a munkavállalókat a szoftver telepítéséről.
3. Számos eszköz, funkció és alfunkció segíti a munkáltatókat a munkatársak tevékenységének ellenőrzésében.
4. Az ügynök telepítése a célszámítógépre vagy más eszközre és az első rekordok megszerzése kevés időt vesz igénybe.
5. Az ilyen nyomon követés fő célja a munkával nem összefüggő tevékenységek arányának csökkentése. Más szóval, a munkavállalók termelékenysége jelentősen javulni fog.