Hogyan teheti az ellenőrzést kevésbé stresszessé az alkalmazottak számára?
2023. május 30-án a Guardian közzétett egy cikk citing how employees feel stressed at work due to the presence of employee monitoring solutions that regularly scrutinise their workflows. "Tracking doesn't allow for thinking time or stepping away and coming back to work – it's very intense," said one of the sources quoted in the piece. The article then went on to mention some employee monitoring tools (including CleverControl) and correlated them with the growing presence of stress among employees.
Természetesen nem lenne álságos a munkavállalók megfigyelésének a munkavállalókra gyakorolt hatásait figyelmen kívül hagyni, és éppen ezért úgy döntöttünk, hogy a munkavállalók megfigyelésével foglalkozó iparág mélyére tekintünk, hogy jobban megértsük a megfigyelési funkciókba épített befolyásokat és nyomást a vállalatoknál. Mivel a munkavállalói felügyeleti megoldások úttörő szállítójaként első kézből tudjuk, hogy a szemcsés munkafolyamatok folyamatos felügyelete nem éppen a legjobb módja az egészséges munkahely kialakításának.
Az biztos, hogy a munkavállalói felügyeleti eszközök jelenleg létfontosságú fogaskeréknek számítanak a munkahelyeken. Szinte mindenki, akit ismerünk, támaszkodik valamilyen munkavállalói felügyeleti megoldásra, és ahogy korábbi cikkeinkben rámutattunk, ez a támaszkodás a munkavállalók termelékenységének növekedéséhez is vezetett. Olvassa el cikk arról, hogy a CleverControl hogyan támogatta a vállalkozásokat abban, hogy több mint 5%-kal növeljék az alkalmazottak termelékenységét, miközben a 4 napos munkahéttel kísérleteztek.
E cikkünkben azonban az állandó felügyelet pszichológiai hatását szeretnénk hangsúlyozni, és azt, hogy a vállalkozások hogyan használhatják ki a felügyeleti megoldásokat a produktívabb és egészségesebb munkakörnyezet megteremtése érdekében.
Mitől lesz a monitorozás stresszes manőver?
Hogy csak néhányat említsünk, a következők talán a leggyakoribb pszichológiai tényezők, amelyek a megfigyelőrendszerekkel kapcsolatosak, és amelyekről köztudott, hogy stresszt okoznak:
Az az érzés, hogy állandóan figyelik - nem tudják kiengedni a gőzt.
Az alkalmazottak közötti verseny a teljesítmény helyett az eredmények ellenőrzésén alapul.
Félelem a szükségtelen behatolástól - azaz a munkáltatók behatolnak a személyes térbe.
Különböző termelékenységi órák és termelékenységi szintek
bizalmatlanság és tiszteletlenség érzése, ami a felelősségvállalás és a munka iránti elkötelezettség hiányához vezet
A munka siettetésével járó felesleges nyomás, amely a hibázástól vagy a határidők elmulasztásától való félelmet kelti, különösen, ha folyamatosan ellenőrzik.
A fenti problémákról köztudott, hogy a munkavállalók stresszesnek és elégedetlennek érzik magukat a munkakörnyezettel, és ez érthető is. Elvégre ki szeretné, ha kollégái és felettesei állandóan figyelnék, miközben úgy érzi, hogy nem érdemli meg ezt az ellenőrzést?
De vajon ezek a problémák valóban a felügyeleti eszközök használatából adódnak? Vagy valami mélyebben rejlik - valami, ami a felügyelet egészséges megközelítésének megvalósításával kezelhető?
A kérdésre adott válasz arra mutat rá, hogy "ki" használja az eszközt, és "hogyan" teszi ezt. Valójában a fent említett tényezők mindegyike arra utal, hogy a munkavállalók nem feltétlenül a megfigyelési eszköz használatától tartanak, hanem a használat mértékétől és attól, hogy a megfigyelési adatokat megfelelő megfontolás nélkül felhasználhatják ellenük. Ez mindenképpen aggodalomra ad okot a vállalkozások számára.
Mit tehetnek a szervezetek annak érdekében, hogy az ellenőrzés kevésbé legyen stresszes a munkavállalók számára?
Cuing back to the Guardian article, a source says, "If I'm on a Zoom call that counts as 0% [activity], even though I'm in a meeting." This perfectly sums up the problem. Monitoring tools may be used effectively to gauge the working bandwidth of employees or to find new ways to boost employee productivity. However, using them in a way that discounts productivity and is detrimental to employee well-being is not something that bodes well for the organisation.
E célból íme néhány azonnali intézkedés, amelyet a vállalkozások a probléma megoldására hozhatnak:
Elérhető termelékenységi célok kitűzése
Az emberek nem lehetnek mindig produktívak; időt kell hagyni nekik arra, hogy gondolkodjanak, pihenjenek és elfoglalják magukat. Ellenkező esetben a kiégés veszélyét kockáztatják. A termelékenységi célok kitűzése során fontolja meg a szünetek tartását és a munkatevékenység átgondolását. Továbbá a megfigyelési adatok elemzésekor vegye figyelembe a munkaerő sajátos jellemzőit. Vannak, akik inkább papíron szeretik feltérképezni gondolataikat, mint számítógépen; a program ezt az időt tétlenségnek tekintheti.
Világos kontextus létrehozása
A munkáltatóknak átláthatóan kell tájékoztatniuk a megfigyelés okáról, és arról, hogy az hogyan segíti a vállalatot és a munkavállalókat. Fontos, hogy egyértelmű szabályokat és előírásokat határozzanak meg, amelyek meghatározzák, hogy mit figyelnek, hogyan használják fel az információkat, és mit várnak el a munkavállalóktól a magánélet tiszteletben tartása tekintetében.
Bizalom megteremtése
A bizalomépítés kulcsfontosságú. A munkáltatóknak szem előtt kell tartaniuk, hogy az ellenőrzés nem a munkavállalók mikro-irányításáról vagy a kompetenciájuk megkérdőjelezéséről szól, hanem inkább a termelékenység javításáról, a biztonság fokozásáról és a megfelelőség fenntartásáról. A munkavállalók képességeibe és munkamoráljába vetett bizalom kinyilvánítása enyhítheti a stresszt.
Egyértelmű felügyeleti irányelvek és célok meghatározása
Jól meghatározott és könnyen hozzáférhető monitoringpolitikák kidolgozása, amelyek felvázolják a monitoringtevékenységek célját, hatókörét és korlátait. Az alkalmazottaknak világosan meg kell érteniük, hogy mit fognak ellenőrizni, és hogy ez hogyan illeszkedik a szervezeti célokhoz.
Minden alkalmazottnak ismernie kell a termelékenységi célját és a tűréshatárokat (az ezektől való megengedett eltéréseket). Tájékoztatni kell őket arról, hogy a termelékenységükre vonatkozó adatok nem nyilvánosak, és csak a teljesítménymenedzsment keretében kerülnek felhasználásra.
Az átfogó gondolat az, hogy tájékoztatni kell az alkalmazottakat arról, hogy milyen felügyeleti rendszer van érvényben és miért. Sőt, az idegesség csökkentése érdekében fokozatosan kezdje el az alkalmazottak ellenőrzését.
Az adatvédelem és az elszámoltathatóság egymás mellett létezzen
Törekedjen arra, hogy egyensúlyt teremtsen a munkavállalók magánéletének védelme és a felelősségre vonás között. Minimálisan beavatkozó megfigyelési stratégiákat kell alkalmazni, a munkával kapcsolatos tevékenységekre összpontosítva. Kerülni kell a túlzott megfigyelést, amely túlmegy a valódi üzleti okok miatt szükséges mértéket - amit a CleverControl zökkenőmentesen megkönnyít.
Például, webkamera felügyelet és a hangrögzítés funkciók opcionálisak, és alapértelmezés szerint nincsenek bekapcsolva. Biztonsági okokból szükség lehet rájuk egyes cégek vagy munkakörök, például online oktatási platformok esetében, de ha a munkáltatónak nincs rájuk szüksége, vagy úgy gondolja, hogy tolakodóak, akkor egyszerűen kikapcsolva hagyhatja őket.
Rendszeres visszajelzés és elismerés
Az építő jellegű visszajelzés és elismerés kultúrájának kialakítása. Használja a megfigyelési adatokat arra, hogy segítse az alkalmazottakat a fejlődésben, ne pedig arra, hogy büntesse és kémkedjen utánuk. És rendszeresen kommunikáljon az alkalmazottakkal teljesítményükről, fejlődésükről és eredményeikről. Az erőfeszítéseik elismerése segíthet enyhíteni az ellenőrzéssel kapcsolatos stresszt, és pozitív munkakörnyezetet teremthet.
Adatvédelem és adatvédelem
Tegyen lépéseket alkalmazottai adatainak és adatainak védelme érdekében. Erős biztonsági intézkedések bevezetésével biztosítsa, hogy a megszerzett adatokat biztonságosan tárolják (mind a helyi, mind a felhőalapú rendszerekben), csak az arra jogosult személyek férjenek hozzá, és csak a rendeltetésszerű használatra használják fel. A munkavállalók megnyugtatása érdekében világosan kommunikálja az alkalmazott adatvédelmi intézkedéseket.
Legyen egy panaszkezelő szerv
Biztosítsa, hogy az alkalmazottaknak mindig legyen meghallgatója a felügyeleti rendszerekkel kapcsolatos problémáikra. Ennek érdekében állítson be emberi segítséget a felügyeleti rendszerek által bevezetett és figyelmen kívül hagyott problémák kezelésére. A munkavállalók kényelme és jólléte ugyanolyan fontos, mint a termelékenységük, és mint ilyen, prioritást kell élvezniük. A munkáltatóknak nem szabad csak feltételezniük, hogy alkalmazottaik tisztában vannak a felügyeleti rendszerrel, és beleegyeznek annak használatába.
Lassan menj
A termelékenység részleteibe való világos betekintés elég csábító lehet ahhoz, hogy az értékelések során gyorsan figyelembe vegyük őket. A vállalkozásoknak azonban ajánlott fokozatosan bevezetni a monitoringeszközöket, mindig szem előtt tartva, hogy a munkavállalók mit szoktak meg a munkájukkal kapcsolatban, és mit jelent ez számukra. A cél az kell, hogy legyen, hogy egy olyan pozitív gondolkodásmódváltás jöjjön létre, amelynek hatására a munkavállalók jobban érzik magukat.
Határok tiszteletben tartása
Tiszteletben kell tartani a munkavállalók személyes terét és a munkaidőn kívüli időt. Kerülje tehát az olyan invazív megfigyelési gyakorlatokat, amelyek beavatkoznak a munkavállalók munkán kívüli magánéletébe. Ez azért különösen kritikus, mert pszichológiai stresszhez vezethet - ami a munkavállalók fokozott elvándorlásához vezethet, és előkészítheti az utat az olyan problémáknak, mint a csendes felmondás.
Mi a következő lépés?
Az alkalmazottak megfigyelése visszatérő gyakorlat, ezért kulcsfontosságú, hogy egyértelműen meghatározott célja legyen, és hogy folyamatosan hangsúlyozzuk az alkalmazottak jólétét. Ha a megfigyelés átgondoltan és a munkavállalók által érzékenyen érintett fájdalmas pontokra kellő figyelemmel történik, akkor pozitív eredményekhez vezet.
Egy felügyeleti funkció létrehozásán gondolkodik? Segítünk felfedezni, hogyan teheti azt hasznosabbá az Ön egyedi vállalkozásának kontextusában, miközben tiszteletben tartja az alkalmazottak magánéletét. Lépjen kapcsolatba velünk még ma!