Hogyan válasszuk ki az Önnek megfelelő időellenőrző rendszert?

A megfelelő munkavállalói megfigyelőrendszer kiválasztása nem könnyű feladat. A lehetőségek az ingyenes rendszerektől a csúcskategóriás rendszerekig terjednek, mindegyiknek megvannak a maga előnyei és hátrányai. Fontos, hogy megértse, mit kínálnak ezek a rendszerek, hogyan viszonyulnak egymáshoz, mennyire igazodnak az Ön üzleti gyakorlatához, és ami a legfontosabb, mennyibe kerülnek, ha a vállalkozás méretét növelik.

A rossz rendszer kiválasztásának hibája komoly következményekkel járhat, többek között magas költségekkel, alacsony termelékenységgel és alacsony megtérüléssel. A legrosszabb esetben jogi problémák merülhetnek fel a megfelelés hiánya miatt, ami tovább növeli a rossz rendszer kiválasztásával járó gazdasági és hírnévbeli kockázatot.

Felmerül a kérdés - hogyan válassza ki a megfelelő vezérlőrendszert a vállalkozásához? Ebben a cikkben a munkavállalói ellenőrző rendszerek rendszertanát tárgyaljuk, miközben részletesen bemutatjuk a képességeiket és az Ön vállalkozására való alkalmazhatóságukat.

Ehhez íme egy lépésről-lépésre felépített útmutató, amely segít a kezdésben.

Kezdje azzal, hogy alaposan megvizsgálja az üzleti gyakorlatát - a munkamódszereket, a követelményeket és a skálázási lehetőségeket. Ez alapján dönthet arról, hogy melyik munkavállalói felügyeleti rendszer a legjobb az Ön számára. Ha például megugrott a munkavállalói csalások előfordulása, és javítani szeretné a belső ellenőrzéseket, akkor valószínűleg olyan rendszert fog keresni, amely ezen a területen hozzáadott értéket képvisel.

Valószínűleg ez a legfontosabb lépés a vállalat számára megfelelő munkavállalói megfigyelőrendszer kiválasztásában. Miután felmérte üzleti igényeit, képesnek kell lennie arra, hogy létrehozzon egy olyan kritériumot, amely alapján számszerűsíteni tudja az egyik rendszer értékét a másikhoz képest. Fontos, hogy objektíven, előítéletek nélkül értékelje az egyes rendszereket. Tapasztalataink szerint három alapvető terület alapján kell vizsgálnia a rendszert:

Egy adott rendszer funkcionalitása arra utal, hogy mennyire könnyen tudja támogatni a vállalkozást alapvető céljainak elérésében. Más szóval, ez a legkisebb közös nevezője annak, amit egy vállalkozás elvárhat egy munkavállalói felügyeleti rendszertől. Ebből a célból a funkcionalitás a következő tulajdonságokat foglalja magában:

• Skálázhatóság: Egy rendszer akkor skálázható, ha képes támogatni a növekedést anélkül, hogy költséges frissítésekre lenne szükség.

• A végrehajtás egyszerűsége: Minél kevésbé bonyolult és bonyolult a telepítés, a beállítás és a felhasználói képzés folyamata, annál inkább számíthat az összköltségek csökkentésére.

• Integrációs képességek: Egy rendszer akkor integrált, ha könnyen integrálható más rendszerekkel, biztosítva, hogy a kulcsfontosságú üzleti funkciók ne sérüljenek.

• Kompatibilitás: A megfelelő rendszernek kompatibilisnek kell lennie a Windows és a Mac OS X legújabb verzióival. A mobil operációs rendszerek (Android és iOS) kompatibilitása további előnyt jelent azon vállalkozások számára, amelyeknek fontos, hogy útközben is hozzáférjenek a rendszerükhöz, vagy nyomon akarják követni a közösségi médiát, az internetes üzenetküldést stb.

• Használhatóság: A rendszer felületének egyszerűnek, intuitívnak és könnyen navigálhatónak kell lennie, lehetővé téve a megfelelő üzleti döntések gyors meghozatalát.

• Analitika: A rendszernek hasznos elemzéseket kell nyújtania, ideális esetben valós időben, hogy jobban megértse a munkaerőt.

A weboldaltól kezdve az alkalmazásfigyelésen és a közösségi aktivitáson át az AV (audio-video) vezérlésig és az adatmentésig minden megtalálható a csomagban. Még mélyebben, itt vannak azok a funkciók, amelyeket keresnie kell egy munkavállalói felügyeleti rendszerben:

Távfelügyelet

A poszt-pandemikus korszakban, amikor a hibrid munkakultúra a norma, fontos, hogy a munkáltatók egy biztonságos webes fiókon keresztül távolról is nyomon követhessék a munkavállalókat. Ez különösen kritikus a növekvő végponti behatolások nyomán. Egy nemrégiben készült Ponemon Intézet kutatása rámutatott, hogy a szervezetek mintegy 68%-a szenvedett el adatokat és infrastruktúrát veszélyeztető végponti támadásokat. A távoli alkalmazottak tevékenységének valós idejű felülvizsgálata ezért elengedhetetlen.

Valós idejű adatgyűjtés

A valós idejű adatokhoz való azonnali hozzáférés biztosítja, hogy Ön időben hozhasson döntéseket, minimalizálhassa az üzletmenet megszakadásának kockázatát és azonosíthassa a lehetséges problémákat, mielőtt azok eszkalálódnának. Erre példa a CleverControl Companion - egy mobilalkalmazás, amellyel a vállalkozások zökkenőmentesen gyűjthetnek és tekinthetnek át valós idejű információkat az alkalmazottak rendszereiből.

Sokoldalú felvételi funkciók

Kulcsnaplózás, képernyőképek, eltávolítható eszközök megfigyelése, azonnali üzenetfigyelés és GPS-követés csak néhány példa a sokrétű funkciók közül, amelyeket egy munkavállalói megfigyelőrendszer biztosíthat. Fontos meggyőződnie arról, hogy ezek a funkciók megfelelnek-e az Ön igényeinek, mivel ezek azok a dolgok, amelyek végső soron segítenek az alkalmazottak nyomon követésében és a belső ellenőrzés javításában.

Audio & videó megfigyelés

A videofelvételek távoli nyomon követésének képessége sok vállalkozás számára változásokat hozhat. A pillanatfelvételek, mikrofonhangfelvételek és webkamera-videófelvételek sok információt szolgáltathatnak a munkavállalók viselkedéséről, és a munkáltatókat jobb döntések meghozatalához szükséges ismeretekkel ruházzák fel. Ennek ellenére létfontosságú, hogy figyelembe vegye a megfigyelési gyakorlat jogi és adatvédelmi következményeit. A következő részben ezt vizsgáljuk meg részletesebben.

Időkövetés

A munkavállalói megfigyelőrendszerek egyre inkább úgy fejlődnek, hogy időkövetési funkciókat is tartalmaznak. Az alkalmazottak termelékenységének valós idejű nyomon követésének képessége segíthet nyomon követni és mérni az alkalmazottak teljesítményét, kiszúrni a fejlesztendő területeket, és végső soron előnyhöz juttatni a versenytársakkal szemben. Az alkalmazottak munkaidejének nyomon követése különösen fontos azon vállalkozások számára, amelyek növelni kívánják működési hatékonyságukat, kiküszöbölni a csalást és ésszerűsíteni a számlázási folyamatokat.

Vegyük például a túlórára vonatkozó követeléseket; ezek elkerülhetők, ha a munkavállalók tudatában vannak annak, hogy el kell számolniuk a rájuk fordított idővel. Egyszerűen fogalmazva, a vállalkozások az időkövetési analitika integrálásával racionalizálhatják bérszámfejtési folyamataikat. Nem is beszélve a termelékenységnövelésről, amely akkor érhető el, ha a valós idejű nyomon követés párosul az alkalmazottak időkövetésével. A rendszer a bejelentkezéstől a kijelentkezésig és az üresjáratok észleléséig betekintést nyújthat a munkáltatóknak a munkahelyi dinamikába, és jelentősen hozzájárulhat a szűk keresztmetszetek megszüntetéséhez, a termelékenységi problémák kezeléséhez és az üzleti folyamatok automatizálásához.

Fontos, hogy tisztában legyen a munkavállalói megfigyelési irányelvekkel és a döntések jogi következményeivel. A különböző országok és régiók törvényei eltérőek, egyesek szigorúbbak, mint mások. Európában például az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) határozza meg a munkavállalóik személyes adatait gyűjteni és elemezni kívánó vállalkozásokra vonatkozó szabályokat, kötelezővé téve a hozzájárulás kérését és a megfigyelési politikák tudomásulvételét. Hasonlóképpen, az Egyesült Államokban az 1986. évi elektronikus hírközlési adatvédelmi törvény lehetővé teszi a munkáltatók számára a megfigyelést, amennyiben erre jogos okuk van.

Ebből a célból tartsa szem előtt a következő dolgokat:

• Mérje fel az Ön államának jogi követelményeit.

• Győződjön meg arról, hogy a választott ellenőrzési rendszer megfelel a jogszabályoknak, azaz a felügyeleti szolgáltató be van jegyezve az ország illetékes szabályozó hatóságainál.

• Kérjen írásos vagy e-mailben küldött visszaigazolást a munkavállalóktól a szabályzatról, valamint arról, hogy elolvasták és megértették azt (ha szükséges).

• Legyen készenlétben egy hatékony válaszmechanizmus a munkavállalói panaszok esetére.

• Kétségek vagy kétértelműség esetén forduljon jogi tanácsért.

Most, hogy felmérte üzleti igényeit és meghatározta a kritériumokat, a következő lépésre kell lépnie: a megfelelő munkavállalói felügyeleti rendszer kiválasztására. A könnyebbség kedvéért felsoroljuk az öt legjelentősebb ellenőrző rendszert az általunk végzett tesztek alapján.

A Clever Control egy korszerű munkatermelékenységi rendszer, amely a tevékenység- és munkaidő-követésre specializálódott. Számos funkciót kínál, beleértve a munkavállalónak szóló webkamerát, hang- és szövegfelvételt, e-mail és közösségi médiafigyelést, így tökéletesen megfelel a futószalagon dolgozó munkáltatóknak és olyan létesítményeknek, ahol a munkavállalókat valós időben kell nyomon követni. Emellett a telepítési folyamat egyszerű, a műszerfal kivételesen könnyen kezelhető, a jelentési lehetőségek pedig átfogóak. A megoldás az Ön üzleti igényei szerint skálázható, és a következő áron érhető el ingyenes próbaidőszak.

Különösen a CleverControl Companion alkalmazás kínál számos rugalmas funkciót és funkciót, így ideális választás azon munkahelyek számára, amelyek valós időben szeretnék felügyelni a munkavállalókat. Az alkalmazás intuitív és interaktív, és az Ön üzleti igényei szerint testre szabható. Ami kiemelkedik, az az a képessége, hogy megkönnyíti a felhasználók valós idejű tevékenységeiről, az aktív és az üresjárati időről való tudást. Ez utóbbi különösen fontos azon vállalkozások számára, amelyek a működési hatékonyság racionalizálására, a munkafolyamatok akadályainak kiküszöbölésére és a termelékenység maximalizálására törekszenek.

Az Insightful munkaerő-analitikai és termelékenységi platformként forgalmazza magát, és ez így van rendjén. A Clever Controlhoz hasonló eszköz számos funkciót kínál az alkalmazottak nyomon követésére, az időkövetésre és az automatikus időfeltérképezésre. Az Insightful, ahogy a neve is sugallja, kiemelkedik a jelentési képességei tekintetében, mivel betekintést nyújt a munkavállalói tevékenységek részletes részleteibe - olyan mezők segítségével, mint például az üresjárati idő, a leggyakrabban használt alkalmazások stb. Ez azonban egy kicsit költségesebb.

Emellett az Insightful segít a vállalkozásoknak optimalizálni a projektek lebonyolítására fordított idejüket. Ezt úgy teszi, hogy lehetővé teszi a munkáltatók számára az egyes feladatokra, alkalmazásokra, weboldalakra stb. fordított idő nyomon követését. Az ilyen szemléletes betekintés a projektmenedzsment Kanban tábla funkcióval párosulva lehetővé teszi a munkáltatók számára, hogy a legfontosabb feladatokra összpontosítsanak, kiküszöböljék az időpazarlást, és növeljék az általános termelékenységet.

A CurrentWare egy olyan ellenőrzési rendszer, amely kifejezetten a rendszerek belső fenyegetésektől való védelmére helyezi a hangsúlyt. Ráadásul a rendszer lehetővé teszi, hogy távolról is figyelemmel kísérje a hálózatban dolgozók tevékenységét - ez kiváló funkció a sok távmunkást foglalkoztató munkáltatók számára. Az egyetlen hátránya, hogy a különböző képességmodulokat külön kell hozni. Például a három modult - BrowseReporter (számítógép-felügyelet), BrowseControl (webszűrés) és AccessPatrol (USB-ellenőrzés és DLP) - külön kell megvásárolni. Ez azonban a másik oldalról nézve előnyös lehet a nagyon speciális igényekkel rendelkező vállalkozások számára.

Az ActivTrakot nagyon kedvelik a valós idejű tevékenységnaplózás miatt, amely lehetővé teszi, hogy a rendszer valós időben nyomon kövesse és rögzítse az alkalmazottak viselkedését. Ami azonban kiemelkedik az eszközből, az az, hogy az adatok puszta gyűjtése és megjelenítése helyett képes a cselekvések ösztönzésére. Ez pedig a papírmunka csökkentésével javítja a munkáltatói élményt, nem is beszélve a vállalkozás általános hatékonyságáról. Az ActivTrak vállalati megoldásai kissé drágák, azonban rendelkezik ingyenes verzióval, így egy fillért sem kell fizetnie, amíg elégedett a rendszerrel.

Az Insightfulhoz hasonlóan az ActivTrak is átfogó időkövetési funkcióval rendelkezik, amely lehetővé teszi a munkáltatók számára, hogy a termelékenység változását nap, hét és hónap során vizsgálják. Figyelemre méltó, hogy az ActivTrak azt is lehetővé teszi a munkáltatók számára, hogy rugalmas időbeosztást állítsanak be a szervezeti egységek tevékenységeinek értékeléséhez. Ezek lehetnek szabadúszók, szerződéses munkavállalók vagy más, a vállalkozás által alkalmazott harmadik fél szolgáltatók.

Talán az egyik legnépszerűbb vezérlőrendszer ezen a listán. A Teramind a végpontok biztonságára és adatvédelemre specializálódott. Ennek az ellenőrző rendszernek az egyik legjobb funkciója a felhasználói viselkedéselemzés, amely lehetővé teszi a munkáltatók számára, hogy megértsék alkalmazottaik viselkedési mintáit, és ennek megfelelően reagáljanak. Emellett elegendő támogatást nyújt a vállalkozásoknak a hatékony házirend- és szabálykezeléshez, a kész szabálysablonok jóvoltából. Az életképességét tekintve azonban a Teramind nem biztos, hogy minden kisvállalkozás igényeinek megfelel, és sokkal szélesebb körű intézményeknek jobban megfelel.

Minden vállalkozásnak egyedi igényei vannak, ezért fontos, hogy ne fizessen túl sokat olyasmiért, amire nincs szüksége. Ezért győződjön meg róla, hogy a vásárlás előtt alaposan átvizsgálja a helyzetet, és keressenek egy ellenőrző rendszert amelyek megfelelnek az Ön igényeinek. Ha már döntött egy termék mellett, a végső döntés előtt nézzen meg egy bemutatót.