Hogyan takaríthat meg egy vállalat 1,5 millió dollárt a CleverControl használatával: CleverCense: Egy esettanulmány

2021 vége felé, a világméretű világjárvány és a távmunka nehéz időszaka után egy nagy üzleti megoldásokat kínáló vállalat 800 alkalmazottja körében a termelékenység széles körű csökkenését észlelte. Ennek pontos mértékének felmérése és az ellene irányuló stratégiák kidolgozása azonban objektív és mindenre kiterjedő felügyeleti megoldás nélkül bonyolult volt. Ahogy az alkalmazottak fokozatosan visszatértek az irodájukba, a vezetőség felismerte, hogy sürgősen szükség van egy robusztus felügyeleti rendszerre. A CleverControlt választották - egy átfogó munkavállalói felügyeleti szoftvert. A CleverControl bevezetése döntő fordulópontnak bizonyult a vállalat számára. A megoldás nemcsak a dolgozók termelékenységét növelte, hanem jelentős, mintegy 1,5 millió dolláros megtakarítást is eredményezett az év során. Íme egy részletes beszámoló az útjukról.

A vállalat hatékonyságnövelési törekvéseinek középpontjában az állt, hogy nyomon kövesse az alkalmazottak termelékenységét, azonosítsa a nem hatékony mintákat vagy zavaró tényezőket, és hatékony korrekciós intézkedéseket hajtson végre. Alig néhány héttel a CleverControl bevezetése után kiderült, hogy az alkalmazottak munkaidejük elképesztő 35%-át pazarolták el nem produktív tevékenységekre, például a közösségi média és a vásárlási weboldalak böngészésére vagy hosszan tartó szünetekre.

Az alkalmazottak bevallották, hogy hiányzott a fegyelem, miután otthonról dolgoztak, ahol bármikor tarthattak szüneteket a pihenésre vagy szórakozásra. A vezetőség az osztályvezetőkön keresztül figyelmeztetéseket adott ki, és felszólította a dolgozókat, hogy dolgozzanak a fegyelmükön és a termelékenységükön. Ennek eredményeként a nem produktív idő sokkal egészségesebb 13%-ra csökkent. Az elvesztegetett idő drasztikus csökkenése azt jelentette, hogy a vállalat mintegy 1 411 000 dollárt takarított meg a termelékenységi költségeken.

A CleverControl funkciói kiterjednek a felügyelt számítógépekre telepített összes program regisztrálására. Képes nyomon követni az egyes programok indításának és leállításának időpontját, elemezni a programtevékenységet, és kiemelni a leginkább használt alkalmazásokat. A felügyelet feltárta, hogy az alkalmazottak nem használták ki teljes mértékben a vállalat által biztosított professzionális szoftverlicenceket és előfizetéseket. Más esetekben az alkalmazottak konkrét szoftvereket vagy fizetős előfizetéseket kértek, csak azért, hogy a beszerzés után kihasználatlanul hagyják azokat.

A vállalat nem ellenőrizte elég szorosan a tényleges szoftverhasználatot és az automatikus számlázást, így a vezetőség nem volt tisztában a pazarlással. A CleverControl leleplező meglátásai nyomán a vállalat megtette a szükséges lépéseket a fel nem használt előfizetések megszüntetésére és a kihasználatlan licencek csökkentésére, ami körülbelül 20 000 dollár megtakarítást eredményezett.

Egy olyan korban, amikor a papírmentes nyomtatás a fenntartható választás, a vállalat - a vállalkozások megdöbbentő 90%-ához hasonlóan - nem követte nyomon a nyomtatási költségeket. Az ilyen vállalatok jellemzően átlagosan 40%-kal alulbecsülik a valós kiadásaikat. A CleverControl nyomtatófigyelő funkciójával nyomon követi a nyomtatási feladatokat időbélyegzőkkel és a nyomtatást kezdeményező felhasználóval együtt. A képernyőfotókkal és képernyőfelvételi naplókkal kombinálva ezek az adatok értékes betekintést nyújtanak az alkalmazottak nyomtatási szokásaiba.

Az ellenőrzési folyamat során az osztályvezetők megjegyezték, hogy az alkalmazottak gyakran nyomtattak az irodai eszközökkel a munkához nem kapcsolódó személyes aktákat. Mások a hagyományos papír alapú átnézés és megjegyzéskészítés céljából nyomtatták ki a dokumentumokat, még akkor is, ha rendelkezésre álltak digitális alternatívák. Ezenfelül a dolgozók hajlamosak voltak "a biztonság kedvéért" további példányokat nyomtatni, amelyek elkerülhetetlenül kihasználatlanul maradtak.

A vezetőség azzal kezdte, hogy megtiltotta az irodai nyomtatók személyes célokra történő visszaélését. A CleverControl adataiból származó meglátások arra ösztönözték a vállalatot, hogy elkezdje kidolgozni a papírmentes tudatossági kezdeményezéseket, és ösztönözze az alkalmazottakat a digitális szemléletmód felé. Ezek a kezdeményezések 20%-kal csökkentették a nyomtatási költségeket, így a vállalat lenyűgöző 117 000 dollárt takarított meg.

A vállalat azon törekvése, hogy a CleverControl átfogó felügyeleti rendszere révén növelje a termelékenységet és csökkentse a felesleges költségeket, meggyőző képet fest a proaktív munkavállalói menedzsment erejéről. A távmunka fázist követő csökkenő termelékenység kihívásával szembesülve a vállalat a technológiához fordult megoldásért. A CleverControl pedig nem okozott csalódást.

Azáltal, hogy a szoftver feltárta a nem produktív viselkedés mértékét, lehetővé tette a vállalat számára, hogy adatvezérelt döntéseket hozzon, így ösztönözve az alkalmazottakat munkaszokásaik és fegyelmük javítására. Számszerűsítve, az elvesztegetett idő csökkenése mintegy 1,41 millió dolláros figyelemre méltó megtakarítást eredményezett, ami jelentős lökést adott a vállalat eredményének.

De az előnyök nem álltak meg a termelékenység javulásában. A CleverControl szoftverhasználatot nyomon követő funkcióit kihasználva a vállalat más pazarlásokat is azonosított: a kihasználatlan szakmai szoftverlicenceket és előfizetéseket. Ez a szunnyadó kiadás, amikor kezelték, 20 000 dollár megtakarítást eredményezett.

A szoftver nyomtatóhasználat nyomon követésére való képessége a jelentős költségmegtakarítás egy másik területére, a nyomtatási költségek csökkentésére is fényt derített. A szigorú nyomtatóhasználati szabályzat érvényesítésével és a digitális megoldások felé való elmozdulás ösztönzésével a vállalat jelentős lépéseket tett a fenntarthatóság felé, és további 117 000 dollárt tudott megtakarítani.

Összefoglalva, a vállalat proaktív lépései a hatékonysági hiányosságok azonosítására, valamint a CleverControl felügyeleti megoldásának bevezetése egyetlen év alatt 1,5 millió dollár megtakarítást eredményezett. Ez az esettanulmány éleslátóan mutatja be, hogyan használhatják a vállalkozások a modern technológiát a műveletek racionalizálására, a termelékenység növelésére és a költségek megtakarítására. Bemutatja, hogy más vállalatok is megtehetik ugyanezt, és a kihívásokat a fejlődés és a növekedés lehetőségeivé alakíthatják.