Hogyan profitálnak a floridai vállalkozások a munkavállalói felügyeleti szoftverekből?
A floridai HoReCa (vendéglátás, étterem, vendéglátás), kiskereskedelem vagy turizmus területén működő vállalkozások tulajdonosai és vezetői naponta szembesülnek a verseny kihívásaival. A versenytársak legyőzése a kivételes ügyfélélmény nyújtásában, a vállalati erőforrások - emberi és anyagi - hatékonyságának maximalizálása, valamint a bizalmas adatok biztonságának garantálása olyan kiemelt feladatok, amelyeket minden vállalat igyekszik megoldani.
Az üzleti környezet dinamikus és állandóan változó, és nem elegendő, ha egyszerűen csak bízunk abban, hogy minden zökkenőmentesen működik. Az alkalmazottak megfigyelése olyan eszköz, amely stratégiai előnyt jelenthet a versenyben. Lehetővé teszi, hogy átlássa a napi munkafolyamatokat, és értékelje az egyes alkalmazottak teljesítményét és hozzájárulását. Ha helyesen használja az alkalmazottak megfigyelését, akkor olyan adatokkal ruházza fel, amelyek segítségével megalapozott döntéseket hozhat, optimalizálhatja a belső folyamatokat és sikereket érhet el.
Ebben a cikkben megvizsgáljuk, milyen előnyökkel járhat a floridai vállalkozások számára a munkavállalói felügyelet, és hogyan lehet azt maximális hatékonysággal és a helyi és szövetségi szabályozásoknak való megfeleléssel megvalósítani.
Top 5 előnyei a munkavállalói megfigyelés használatának Florida kulcsfontosságú iparágai számára
Az alkalmazottak megfigyelése olyan eszköz, amely szinte bármely iparágban, így a HoReCa, a kiskereskedelem és az idegenforgalom területén is jelentős előnyökkel járhat. Íme az 5 legfontosabb előny, amelyet a követési eszközök használatával szerezhet.
Fokozott biztonság
Florida élénk gazdasága számos kihívást rejt magában, többek között a belső lopások és a biztonság megsértésének kockázatát. Az alkalmazottak megfigyelése a biztonság egy plusz rétegét jelentheti cége számára, feltárva és megelőzve az ilyen incidenseket.
Például a POS-rendszerek és az alkalmazottak számviteli és egyéb fontos rendszerekhez való hozzáférésének nyomon követése megakadályozhatja a lopásokat, feltárhatja az eltéréseket, és incidensek esetén bizonyítékot szolgáltathat.
A kiskereskedelmi vállalkozások különösen érzékenyek a zsugorodásra. Az alkalmazottak pénztárnál történő interakcióinak nyomon követése, a készletmozgások nyomon követése és a biztonsági felvételek felülvizsgálata a tranzakciós adatokkal együtt jelentősen csökkenti a lopásokból és hibákból eredő veszteségeket.
Jobb ügyfélszolgálat
A HoReCa, a kiskereskedelem és az idegenforgalom erősen élményvezérelt iparágak. A kivételes ügyfélkiszolgálás tehát elengedhetetlen minden olyan vállalkozás számára, amely meg akarja nyerni az ügyfelekért folytatott versenyt. Az alkalmazottak megfigyelésével a szervezetek nyomon követhetik az alkalmazottak és az ügyfelek közötti interakciókat, és feltárhatják a gyenge pontokat és a fejlesztendő területeket.
A vezetők például figyelemmel kísérhetik a foglalásokhoz kapcsolódó telefonhívásokat, az ügyfelekkel folytatott online csevegéseket, sőt a személyes kommunikációt is (ahol ez jogilag megengedett és megfelelő értesítéssel), hogy megértsék, hogyan követik az alkalmazottak a kommunikációs irányelveket és hogyan kezelik a nehéz helyzeteket. Ezek a felvételek feltárhatják azokat a területeket, ahol a személyzet kiemelkedő teljesítményt nyújt, és ahol esetleg képzésre van szükség a kommunikációs készségek, a termékismeret és az általános ügyfélelégedettség javítása érdekében.
Fokozott termelékenység és hatékonyság
Kétségtelen, hogy az alkalmazottak termelékenysége és hatékonysága kulcsfontosságú minden szervezet sikeréhez.
A személyzet beosztásának és jelenlétének nyomon követése segít optimalizálni a munkaerőköltségeket, elkerülni a túlterhelést, és a főszezonban betartani a munkaügyi törvényeket és előírásokat.
A kiskereskedelemben az alkalmazottak értékesítési helyiségekben, raktárakban vagy az online rendelések teljesítésében végzett munkájának nyomon követése feltárhatja a hatékonysági hiányosságokat és a folyamatok optimalizálásának lehetőségeit.
Az idegenforgalmi ágazat összetett logisztikával jár, a foglalásoktól kezdve a létesítmények kezelésén át a vendégek kiszolgálásáig. A feladatok elvégzésének, a vendégek kéréseire adott válaszidőknek és a menetrendek betartásának nyomon követése zökkenőmentes élményt biztosít a látogatók számára, és javítja a működési hatékonyságot.
Megfelelés és kockázatkezelés
Minden vállalkozás jogi keretek között működik. A munkaügyi, adatvédelmi és egyéb, az Ön iparágára jellemző szabályozások betartásának biztosítása olyan feladat, amelynek megoldásához az alkalmazottak megfigyelése segítséget nyújthat. A speciális HRIS-rendszerek például segíthetnek a munkavállalói minősítések nyomon követésében, a háttérellenőrzések elvégzésében és az érzékeny munkavállalói adatok biztonságos tárolásában.
A munkahelyi zaklatás és diszkrimináció nemcsak a vállalati irányelvek és jogi előírások megsértése, hanem a vállalat hírnevének potenciális gyilkosa is mind a munkavállalók, mind az ügyfelek szemében. A munkatársak munkahelyi kommunikációjának nyomon követése (ahol ez jogilag megengedett) segít megelőzni az ilyen eseteket.
Könnyebb teljesítményértékelés és munkavállalói fejlesztés
Az alkalmazottak megfigyelési adatai értékes információkat szolgáltatnak a csapat jelenlegi teljesítményéről és a készségbeli hiányosságokról.
Annak nyomon követése, hogy az alkalmazottak hogyan kezelik az ügyfelek kéréseit, mennyire pontosan kezelik a megrendeléseket és a munkával kapcsolatos dokumentumokat, valamint annak értékelése, hogy hogyan végzik napi munkájukat, sokkal könnyebb a kifejezetten erre a célra kifejlesztett alkalmazások segítségével. A munkavállalókat figyelő szoftverek automatikusan kiszámítják az egyéni teljesítményértékeléseket, és megkönnyítik a nem hatékony munkaminták felderítését a főként számítógépen dolgozó alkalmazottak esetében.
Az ügyfelekkel dolgozó alkalmazottak gyorsan értékelhetők az ügyfelekkel való interakcióikról készült felvételek, visszajelzések és az ügyfelek elégedettsége alapján.
Az értékelés során feltárt készséghiányok és gyenge pontok alapján a vállalatok célzott képzési programokat tervezhetnek.
Florida törvényei a munkavállalói felügyeletre vonatkozóan
A munkahelyi nyomon követés bevezetése előtt a szervezeteknek ellenőrizniük kell a munkavállalók személyes adatait és nyomon követését szabályozó, alkalmazandó állami és helyi törvényeket.
Floridában az alkalmazottak megfigyelését a következő törvények és rendeletek szabályozzák:
Szövetségi:
Elektronikus hírközlési adatvédelmi törvény (ECPA)
Fair Labor Standards Act (FLSA)
Nemzeti munkaügyi kapcsolatokról szóló törvény (NLRA)
Állam:
A floridai hírközlési biztonságról szóló törvény (FSCA)
Floridai információvédelmi törvény (FIPA)
A magánélethez fűződő ésszerű elvárás
A közösségi média adatvédelmi törvénye
Ezek a rendeletek megteremtik a munkahelyi felügyelet jogi határait. A megfigyelést bevezetni kívánó vállalatok:
1) Figyelje az e-mail és az internethasználatot
Ezek talán a legnépszerűbb módszerek a termelékenység biztosítására és az ügyfél-munkavállalói interakciók nyomon követésére. A floridai törvények szerint az e-mail és az internetes tevékenység nyomon követése megengedett, ha a munkáltató megfelelően értesíti a személyzetet, és megkapja a személyzet hozzájárulását a nyomon követéshez.
2) Telefonhívások figyelése
A munkáltatók a munkavállalók megfelelő értesítésével nyomon követhetik az üzleti telefonhívásokat. A személyes kommunikáció nem követhető nyomon.
3) Használjon videofelügyeletet
A biztonsági célú videokamerás megfigyelés általában nem tilos, kivéve azokat a területeket, ahol az alkalmazottak ésszerűen elvárják a magánélet védelmét, mint például a mosdók.
4) Használjon hangfelügyeletet
Az FSCA tiltja a beszélgetések rögzítését valamennyi fél beleegyezése nélkül. Ha tehát a munkáltató hangfelügyeletet kíván alkalmazni, tájékoztatnia kell az érintett munkavállalókat, és be kell szereznie az engedélyüket.
5) Nyomon követési hely és GPS
A vállalat tulajdonában lévő járművek vagy eszközök is megfigyelhetők. A munkáltatók azonban kifejezett engedély nélkül nem figyelhetik meg a munkavállaló személyes járművét vagy mobileszközét.
6) A képernyő és a billentyűleütések figyelése
A képernyők és a billentyűleütések nyomon követése a számítógépes tevékenység megfigyelésének része. Bár jogilag megengedett, óvatosan kell alkalmazni. Túlzott használatuk tolakodónak tekinthető, és adatvédelmi aggályokat vethet fel.
Ez csak egy általános áttekintés a floridai jogi keretről. Javasoljuk, hogy a nyomon követés végrehajtása előtt konzultáljon jogi tanácsadójával.
Hogyan konfiguráljuk a munkavállalói felügyeleti eszközöket a maximális hatás érdekében
Az alkalmazottak megfigyelésének megvalósítása több lépésből álló, kényes és összetett folyamat.
1. lépés. Világos célok és célkitűzések meghatározása
Mit szeretne elérni a nyomon követéssel? Az ügyfélszolgálat javítása? Vagy az üzletek zsugorodásának csökkentése? Az Ön céljai fogják meghatározni a felügyeleti megoldás kiválasztását és a használni kívánt funkciókat. Kerülje el a kísértést, hogy mindent monitorozzon, csak azért, mert megteheti. Ehelyett jobb, ha konkrét területekre összpontosít, ahol javulást szeretne elérni.
2. lépés. Válassza ki a megfelelő eszközt
Nincs univerzális felügyeleti eszköz mindenre. Az Ön által követett céloktól és a munkavállaló helyzetétől függően különböző lehetőségeket választhat. Például a terepen dolgozó munkatársak, például az idegenvezetők nyomon követése esetén megfontolhatja a GPS-követést, hogy biztosítsa a jelenlétet, valamint az ütemtervek és útvonalak betartását.
Az olyan funkciók, mint a weboldal- és alkalmazáshasználat nyomon követése, segíthetnek megérteni, hogy a kiskereskedelmi alkalmazottak hatékonyan használják-e az időt és az erőforrásokat olyan feladatokra, mint a készletgazdálkodás vagy az online értékesítés.
A csevegéseket és telefonhívásokat figyelő szoftverek tökéletes lesz azon alkalmazottak számára, akiknek munkájuk során napi kapcsolatban állnak az ügyfelekkel.
3. lépés. Átfogó felügyeleti politika létrehozása
Ennek a politikának a következő információkat kell tartalmaznia:
milyen adatokat és milyen célból gyűjtenek;
mennyi ideig tárolják;
ki fér hozzá;
a munkavállalók adataihoz fűződő jogok.
Ennek a politikának minden munkavállaló számára elérhetőnek kell lennie. Hangsúlyozza, hogy az ellenőrzés célja az általános hatékonyság javítása és a sikerhez szükséges támogatás biztosítása.
4. lépés. Koncentráljon a kulcsfontosságú teljesítménymutatókra (KPI)
Ha már ismeri a céljait, határozza meg az előrehaladást jelző konkrét KPI-ket. Milyen mérőszámok mutatják meg, hogy javul-e a termelékenysége?
Ezek a mérőszámok lehetnek például az egy alkalmazottra jutó értékesítés, az átlagos tranzakciós érték, az ügyfélpanaszok száma stb. Állítsa be a felügyeleti szoftvert úgy, hogy kifejezetten ezeket a KPI-ket kövesse nyomon, és készítsen jelentéseket.
5. lépés. Riasztások és értesítések beállítása (ha szükséges)
A legtöbb munkavállalói felügyeleti eszköz rendelkezik riasztási funkcióval. A szoftver értesítést küld, ha egy adott cselekvés vagy az elvárt viselkedéstől való eltérés történik. Használja ezt a funkciót okosan. Koncentráljon a riasztások beállítására az azonnali figyelmet igénylő kritikus eseményekre, például a házirend megsértésére, a biztonság megsértésére vagy a termelékenység jelentős csökkenésére a csúcsidőszakban. Ez lehetővé teszi a problémák azonnali kezelését anélkül, hogy felesleges adatokban akadna el.
6. lépés. Használja az adatokat visszajelzésre és javításra, ne büntetésre.
A nyomon követést a fejlesztés eszközeként kell használni, nem pedig arra, hogy az alkalmazottakat rajtakapjuk, amint valami rosszat tesznek. Ossza meg a csapat tagjaival a meglátásait, kiemelve azokat a területeket, ahol kiemelkedő teljesítményt nyújtanak, és azonosítva a fejlesztési lehetőségeket. Ezeket a beszélgetéseket a növekedés és a készségfejlesztés lehetőségeként fogalmazza meg.
Következtetés
Amint látjuk, a munkavállalói felügyelet jelentős előnyöket kínál a floridai vállalkozások számára. Ezen előnyök kihasználása azonban átgondolt és stratégiai megközelítést igényel. A floridai jogi keretek betartása, a gondos konfiguráció, a kulcsfontosságú teljesítménymutatókra való összpontosítás és az átlátható kommunikáció elősegíti a termelékenységet és a pozitív munkakörnyezetet.