Melyek a munkavállalói felügyelet etikai határai?

Az alkalmazottak megfigyelése mára általános gyakorlattá vált. Amikor a vállalatok fontolóra veszik az alkalmazottak nyomon követését, értékelik az előnyöket, kiválasztják a figyelni kívánt tevékenységeket, az ehhez szükséges eszközöket, és tanulmányozzák azokat az állami és helyi törvényeket, amelyek szabályozzák az alkalmazottak megfigyelését a területen. Amit a menedzserek gyakran figyelmen kívül hagynak, az a követés etikai oldala. Ez az elbocsátás azonban pusztító hatással lehet a csapat pszichológiai légkörére és a vállalati kultúrára.

Ebben a cikkben feltárjuk a munkavállalói megfigyelés etikai határait: a túlzott nyomon követés negatív hatásait és a monitorozás etikai alapelveit.

Az alkalmazottak felügyelete gyakran szükséges a szabályozott területeken, például a pénzügyekben vagy az egészségügyben, és nagyon előnyös más iparágakban. Az ezt használó cégek általában a következő célokat követik:

• Teljesítményértékelés;

• A hiányosságok feltárása és a munkafolyamatok javítása

• Adatszivárgás megelőzése és a biztonság növelése;

• Az iparág-specifikus előírások betartása;

• Távoli csapatkezelés.

Ezek a célok jogosak, de nem zárják ki a monitorozás etikus használatának szükségességét.

Az alkalmazottak felügyeletével kapcsolatos etikai viták középpontjában a végső kérdés áll: mennyi a megfelelő felügyelet a bizalom és a méltóság aláásása nélkül?

Az alkalmazottak szakmai önmagukként viselkednek a munkahelyükön, de továbbra is elvárják a megfelelő mértékű magánélet védelmét. Az állandó megfigyelés, különösen, ha láthatatlan vagy túlságosan tolakodó, bizalmatlanságot, megfigyelést vagy akár dehumanizált érzést válthat ki az emberekben. Ennek eredményeként:

• Az alkalmazottak stresszesebbnek és nyugtalanabbnak érzik magukat. Az ExpressVPN által végzett felmérés kimutatta, hogy a megfigyelt alkalmazottak 56%-a stresszt és szorongást érez a megfigyelés miatt.

  Az American Psychological Association 2023-as felmérése megerősíti az alkalmazottak megfigyelésének negatív hatását: a megfigyelt válaszadók 45%-a szerint a munkahelyük negatív hatással van mentális egészségére, szemben a nem megfigyelt alkalmazottak 29%-ával.

• Az alkalmazottak úgy érzik, hogy megsértették a magánéletüket. Az ExpressVPN felmérése szerint az alkalmazottak 48%-a hajlandó lenne még a fizetését is csökkenteni, ha ez nem jelent felügyeletet.

• Employees lose trust and commitment to their company. Tara Behrend, PhD, John Richard Butler II professor of human resources and labor relations at Michigan State University, says: "When monitoring is used as an invasive way of micromanaging, it violates the unspoken agreement of mutual respect between a worker and their employer. A person will be much less likely to go above and beyond to help the organization if that trust is broken. They basically retreat into doing the bare minimum."

• Az alkalmazottak kevésbé kreatívak és innovatívak. Az állandó ellenőrzés kultúrája eltántoríthatja a kockázatvállalást és a kreatív gondolkodást – a hosszú távú növekedéshez elengedhetetlen tulajdonságokat.

• Az alkalmazottak nagyobb valószínűséggel folytatnak nemkívánatos viselkedéseket. A nem jóváhagyott szünetek, az irodai berendezések ellopása és a lassú, szándékos munka normává válnak, amikor az alkalmazottak elveszítik a megbízatást.

Ezenkívül fennáll a torzítás veszélye a monitoring adatok értelmezésében. Megfelelő szabályok és irányelvek hiányában a szubjektív ítéletek vagy a hiányos adatok tisztességtelen értékelésekhez vagy diszkriminatív gyakorlatokhoz vezethetnek. Éppen ezért kulcsfontosságú az etikai határok felállítása a megfigyelési gyakorlatok körül.

A monitorozás negatív hatásainak elkerülése érdekében a vállalatoknak a következő elveket kell figyelembe venniük:

Még akkor is, ha a terület szabályozása nem írja elő kifejezetten az alkalmazottak tájékoztatását a megfigyelésről, mindig a legjobb ezt megtenni. Elősegíti a kölcsönös tiszteletet és javítja a megfigyelés észlelését. Az alkalmazottaknak tudniuk kell:

• Milyen adatokat gyűjtenek (pl. bejelentkezési idők, alkalmazáshasználat, e-mail metaadatok).

• Miért gyűjtik (pl. biztonság, megfelelőség, teljesítmény).

• Mennyi ideig őrzik meg, és ki férhet hozzá.

Ezeket az adatokat belefoglalhatja a munkavállalói szerződésekbe, kézikönyvekbe, belső szabályzatokba és bevezető anyagokba.

Minden ellenőrzési gyakorlatnak meghatározott, legitim célt kell szolgálnia. Kerülje a „monitorozást a megfigyelés érdekében”. Például:

• Csak akkor használja a billentyűleütés-naplózást, ha dokumentált biztonsági kockázat áll fenn.

• Kövesse nyomon a webhelyhasználatot a termelékenység menedzselése érdekében – nem pedig a személyes szünetek ellenőrzése érdekében.

A személyes kommunikáció vagy munkán kívüli tevékenységek rögzítése sérti az alkalmazottak megfigyelésének etikai határait.

Válassza a legkevésbé tolakodó módszert, amely eléri célját. Például:

• A képernyők napi 24 órájában történő rögzítése helyett fontolja meg az időszakos tevékenység-összefoglalókat.

• Az invazív nyomon követést lehetőség szerint cserélje ki eredményalapú teljesítménymutatókra.

Minél tolakodóbb az eszköz, annál erősebbnek kell lennie az indoklásnak.

Az etikai határok meghatározásának jó módja az alkalmazottak bevonása a felügyeleti politikák és hatókör kialakításába. Tara Behrend azt mondja: „Ha megkérdezzük a dolgozókat, hogy szerintük mi az értelmes és méltányos módszer a teljesítményük mérésére, akkor valószínűbb, hogy a mutatók hasznosak lesznek, és a dolgozók elfogadják őket, amikor bevetésre kerülnek.”

Az összegyűjtött adatokat úgy kezelje, mint a vállalat érzékeny információit. Erős biztonsági intézkedésekkel kell védeni. Csak az arra feljogosított személyzet, például HR, IT-biztonság vagy vezetők férhetnek hozzá a megfigyelési adatokhoz. Ezeknek a munkavállalóknak ismerniük kell az etikus adatkezelés és -biztonság elveit.

Az összegyűjtött adatoknak meghatározott megőrzési időszakkal kell rendelkezniük. Minél hosszabb ideig tárolja az adatokat, annál nagyobb az etikai és jogi kockázat. Biztonságosan törölje azokat az információkat, amelyek már nem szolgálják a céljukat.

A monitorozást a fejlesztés támogatására, nem pedig a büntetésre kell használni. Használja a statisztikákat a következőkre:

• A képzési igények meghatározása.

• A kiváló teljesítményt nyújtók elismerése.

• Edző alkalmazottak, akik kihívásokkal néznek szembe.

Soha ne hozzon döntéseket kizárólag a megfigyelési adatok alapján. Mindig értékelje az alkalmazottak teljesítményét a megfigyelési naplók, a projekthez való hozzájárulásuk és a vállalat számára generált érték kombinációjával. A felügyeleti adatokat értelmező vezetőket ki kell képezni arra, hogy ezt objektíven, a feltételezések és az elfogultság elkerülésével tegyék.

Az alkalmazottak felügyeletének bevezetésére vonatkozó döntés nem csupán technológiai, hanem kulturális és etikai döntés. Ha rosszul kezelik, károsíthatja a morált, növelheti a forgalmat, és károsíthatja a munkáltatói márkát. Ha gondosan, átláthatóan és tisztelettel közelítjük meg, fokozhatja a biztonságot, javíthatja a teljesítményt és megerősítheti az elszámoltathatóság kultúráját.

A kulcs az etikai határok felismerésében és tiszteletben tartásában rejlik, amelyek védik az alkalmazottak méltóságát, miközben támogatják az üzleti célokat. Az átláthatóság, céltudatosság és arányosság révén a vezetők és a vállalkozások tulajdonosai a monitoring eszközöket nem az ellenőrzés eszközeként, hanem a bizalom, a méltányosság és a fenntartható siker elősegítőiként használhatják.