Munkavállalói lopás: A csendes járvány, amely milliárdokba kerül a vállalkozásoknak

Képzelje el, hogy egy láthatatlan tolvaj csendben milliókat szív ki a vállalat kasszájából. Az alkalmazottak által elkövetett lopás, amely gyakran figyelmen kívül hagyott fenyegetés, pontosan ilyen.

Az Exploding Topics szerint az amerikai vállalatoktól évente 50 milliárd dollárt lopnak el saját alkalmazottaik. A vállalatok bevételük nagyjából 5%-át veszítik el amiatt, hogy a dolgozók pénzt, fizikai tulajdont lopnak, vagy pénzügyi csalásokat követnek el.

A pénzügyi veszteségeken túl az alkalmazottak lopásai aláássák a bizalmat, rontják a morált és veszélyeztetik a vállalat hírnevét. Az igazság az, hogy a munkahelyi lopás nem elszigetelt probléma - ez egy fenyegető veszély az összes iparágban, amely minden méretű vállalkozást érint.

Ez a cikk az Ön útmutatója lesz, megvilágítva a munkavállalói lopás különböző formáit, annak messzemenő következményeit, és ami a legfontosabb, a konkrét lépéseket, amelyeket a szervezeten belüli megelőzés és felderítés érdekében tehet.

A munkavállalói lopás nem egy egyedi bűncselekmény; az iparágtól és a munkavállaló pozíciójától függően különböző, kisebb-nagyobb megtévesztő magatartásokban nyilvánul meg. Lehet, hogy nem tűnik nagy dolognak egy tömb öntapadós jegyzet vagy egy toll elvétele - de technikailag még ez is lopásnak számít, amely a vállalat erőforrásait csorbítja.

Nézzük meg, hogy a különböző iparágak milyen lopási formákra a legérzékenyebbek.

A kiskereskedelem termékeny terep mindenféle csalásnak. Az amerikai kiskereskedők például a bevétel akár 43%-át is elveszítik az alkalmazottak által elkövetett lopások miatt.

A lopás ebben az iparágban magában foglalja:

• Pénztárgéplopás: a munkavállalók naponta nagy mennyiségű készpénzt kezelhetnek, ami teret enged nekik a kétes cselszövéseknek. Ezek közé tartozik a pénzeszközök lefölözése, mielőtt azok a rendszerben rögzítésre kerülnének, gyakran csalárd tranzakciók vagy készpénzfizetések zsebre vágása révén.

  1. eset. Egyes alkalmazottak figyelemre méltóan kreatívak az ilyen tervekben. A CleverControl egy kis offline kiskereskedővel dolgozott együtt, amely bónuszkártya-programot kínált hűséges vásárlóinak. Egy gátlástalan pénztáros kitalált egy tervet, hogy kihasználja ezt a rendszert. Diszkréten levonta a bónuszokat a vásárlók kártyáiról, hogy fedezze a vásárlás egy részét vagy akár a teljes árat. A teljes árat azonban továbbra is készpénzben számolta fel a vásárlónak. Így zsebre vágta a tényleges ár és a bónuszok felhasználásával kifizetett összeg közötti különbséget.

• Áru lopás a termékek személyes használatra vagy viszonteladásra történő ellopása. A kiskereskedelmi vállalkozások különösen ki vannak téve az ilyen jellegű lopásoknak: az alkalmazottaknak rengeteg lehetőségük van arra, hogy apró tárgyakat, ruhákat, élelmiszereket, sőt, még technikai kütyüket is zsebre tegyenek.

• Leltár manipuláció olyan megtévesztő gyakorlatokat foglal magában, amelyek eltorzítják a leltárnyilvántartást. Az alkalmazottak hamisíthatják a kárbejelentéseket, hogy személyes haszonszerzés céljából nem létező termékeket követeljenek. A pénztárosok is érvényteleníthetik a jogszerű értékesítési tranzakciókat, azt színlelve, hogy a vásárló meggondolta magát. Ezután megtarthatják a készpénzt, vagy az érvénytelenített nyugtát felhasználhatják arra, hogy saját maguk vagy egy bűntársuk számára csalárd visszautalást hajtsanak végre. Ez a módszer az áruvisszatérítésekkel is megvalósítható - a visszaküldés feldolgozása anélkül, hogy a termékeket ténylegesen átvennék.

A pénzügyek egy másik, lopásra leginkább hajlamos terület. A csalási rendszerek itt a következők:

• Sikkasztás a rábízott pénzeszközök vagy vagyon személyes haszonszerzés céljából történő eltulajdonítására utal. Egy megbízott alkalmazott saját használatra fordíthatja a vállalati pénzeszközöket.

• Költségszámla csalás az alkalmazottak felfújt vagy hamisított költségelszámolásokat nyújtanak be, hogy személyes kiadásaikat üzleti költségként elszámolhassák.

• Pénzügyi nyilvántartások manipulálása Az alkalmazottak megváltoztathatják a pénzügyi nyilvántartásokat, hogy elrejtsék a sikkasztást vagy a lopás más formáit. Ezek a manipulációk megnehezíthetik a csalárd tevékenységek felderítését, és súlyos jogi következményekkel járhatnak.

  2. eset. A vállalat egyik fióktelepénél szemtelen belső lopásra derült fény, amikor egy volt alkalmazott felvette a kapcsolatot a vállalati irodával. A férfi azt firtatta, hogy miért kapja még mindig a W-2-es adónyomtatványokat, és miért tartozik adót fizetni olyan bérek után, amelyeket soha nem is keresett meg. A vizsgálat során kiderült, hogy a vezérigazgató két éven keresztül csalárd módon vette fel a volt alkalmazottat a bérszámfejtő rendszerbe. Ezután zsebre tette a hamis alkalmazott neve alatt kifizetett fizetést.

A vendéglátásban való munkavégzés gyakran jár alacsony fizetéssel, rossz munkakörülményekkel, nyomasztó stresszel és az ügyfél-kommunikációból eredő kiégéssel. Ilyen körülmények között a munkavállaló nem biztos, hogy ellen tud állni a kísértésnek, ha alkalom adódik rá, mint például egy elfelejtett dolog vagy egy nyitott pénztárgépfiók.

A vendéglátásban a leggyakoribb lopások közé tartoznak:

• Készpénzlopás a pénztárakból az, amikor az alkalmazottak közvetlenül az éttermi pénztárakból vagy a szállodai recepciókból lophatnak készpénzt.

• Kollégáknak szánt borravaló zsebrevágása: a borravalót összevonó alkalmazottak ellophatják a kollégáiknak szánt részt. Az ilyen viselkedés nemcsak az üzletnek árt, hanem feszültséget és bizalmatlanságot is kelt a személyzet körében.

• Az ügyfelek túlszámlázása: az alkalmazottak jogosulatlan tételeket adhatnak hozzá a számlákhoz, vagy személyes haszonszerzés céljából felhúzhatják az árakat.

  3. eset. A vendéglátóiparban éppúgy megjelennek bűnöző elmék, mint a kiskereskedelemben, akik a profit érdekében bonyolult terveket dolgoznak ki, mint az alábbi esetben.

  A szálloda általános igazgatója panaszos hívást kapott egy vendégtől egy korábbi tartózkodással kapcsolatban, aki visszatérítést kért. Rövid nyomozás után felfedezte, hogy a vendég tartózkodása hiányzik a rendszerből, a kérdéses szobát az aznapi szőnyegtisztítás miatt rendezetlennek jelölték.

  A további vizsgálatok megdöbbentő felfedezést hoztak: az éjszakai ellenőrök és egy házvezetőnő intim kapcsolatban álltak egymással, és összejátszottak, hogy zsebre vágják a készpénzzel fizető vendégek pénzét, akik éjszaka jelentkeztek be egyéjszakás tartózkodásra. Az éjszakai ellenőrzés készpénzes fizetéseket fogadott el, bejelentkezett a vendégekhez, és a szobákat "nem megfelelőnek" jelölte meg. Reggel a takarítónő kitakarította a szobát, és visszaállította annak státuszát üres/tiszta állapotra.

  Ez a csalárd rendszer öt éven keresztül fennállt, a vezetőség nem vette észre, és körülbelül 100 000 dolláros becsült veszteséget okozott.

Az irodai lopások nem látható formát ölthetnek, és néha jelentéktelennek tűnnek, azonban súlyos következményekkel járhatnak vállalkozása számára. Íme, mit szoktak ellopni az irodai alkalmazottak:

• Irodaszerek: Bár látszólag jelentéktelen, az ellopott irodaszerek, például papír, tollak vagy tonerkazetták felhalmozódása idővel jelentős költségeket eredményezhet. Igen, az irodai nyomtatók személyes célokra történő használata is lopásnak számít.

• Felszerelés: A berendezések, például laptopok, táblagépek vagy speciális szerszámok ellopása megzavarhatja a működést, és adatvédelmi incidensekhez vezethet.

• Adatvédelmi incidensek: Az érzékeny információkhoz hozzáférő alkalmazottak ellophatnak ügyféladatokat, üzleti titkokat vagy szellemi tulajdont. Ennek súlyos jogi és pénzügyi következményei lehetnek a vállalatok számára minden iparágban, különösen a pénzügyi és technológiai szektorban.

• Időlopás: Azok a munkavállalók, akik munkaidőben pazarolják az időt, például túl hosszú szüneteket tartanak vagy személyes ügyeket intéznek, lényegében meglopják a munkáltatójukat. Az időlopás olyan környezetben jelenthet problémát, ahol a munkaidőt nem ellenőrzik szigorúan.

A kiskereskedelmi és irodai környezethez hasonlóan a gyártásban dolgozók is lopnak anyagokat, szerszámokat vagy késztermékeket személyes használatra vagy viszonteladásra. Ezek a lopások megzavarhatják a gyártási ütemtervet és jelentős pénzügyi veszteségeket okozhatnak.

A munkavállalói lopás a nyilvánvaló pénzügyi következményeken túlmenően többféle módon is jelentős hatással lehet vállalkozására.

A TechJury szerint a munkavállalók 75%-a legalább egyszer lopott már a munkáltatójától, több mint 37%-uk pedig legalább kétszer. Tízből három munkavállalói tolvaj már évek óta csinálja ezt.

Ennek eredményeképpen a munkavállalói lopások évente 50 milliárd dollárt emésztenek fel a vállalkozásoktól, és az Egyesült Államokban a csődök több mint 30%-át okozzák.

A kiskereskedelemben az alkalmazottak által elkövetett lopások okozzák a készletveszteségek 28%-át és a bevételkiesés 43%-át, és minden egyes tisztességtelen alkalmazott átlagosan 1551,66 dollárba kerül egy vállalkozásnak.

Egy sikkasztási eset átlagosan 357 650 dollár veszteséget okoz. Ez az összeg nemcsak a közvetlen csalási veszteségeket tartalmazza, hanem a közvetett veszteségeket is, például az alkalmazottak elbocsátásával és felvételével kapcsolatos kiadásokat, az ellenőrzésekre és a biztonságra fordított megnövekedett kiadásokat, valamint az elveszett ügyfeleket.

Az időlopás első pillantásra finom és ártatlan, mégis kézzelfogható veszteségeket okoz - évente mintegy 400 milliárd dollárt, és a vállalkozások 75%-át érinti. Az alkalmazottak több mint 40%-a követi el az időlopás valamelyik formáját, a munkaidő felduzzasztásától kezdve a gyakori szünetek beosztás alatti tartásáig.

A munkavállalói lopás alááshatja az ügyfelek bizalmát és árthat a vállalat hírnevének. Amikor az ügyfelek rájönnek, hogy az alkalmazottak lopnak, aggódni kezdenek az információik biztonsága vagy a vállalat általános integritása miatt. A jó hírnévre gyakorolt következmények közé tartozik az elvesztett ügyfelek, a részvényesek bizalmatlansága és a nyereség csökkenése is.

A belső lopás gyanakvást és bizalmatlanságot szülhet a személyzet körében. A lopást felfedező becsületes alkalmazottak elkedvetlenedhetnek, és megkérdőjelezhetik a vállalat tisztességes bánásmód iránti elkötelezettségét. A lopás negatívan befolyásolhatja a morált és a munkahelyi kultúrát, a munkavállalók lemorzsolódásához vezethet, és még magasabb felvételi költségeket is eredményezhet, hogy a vállalat megromlott hírnevét pótolják.

A munkavállalói lopások elleni küzdelem olyan átfogó megközelítést igényel, amely a megelőző intézkedéseket hatékony felderítési stratégiákkal kombinálja. Íme néhány kulcsfontosságú lépés, amelyet megtehet:

• Hozzon létre világos és tömör vállalati irányelveket az elfogadható és elfogadhatatlan viselkedésről. Ezeknek kifejezetten foglalkozniuk kell a munkavállalói lopással és annak következményeivel.
• A feladatok szétválasztásának rendszerét kell bevezetni. Ez olyan kritikus feladatok elkülönítését jelenti, mint a kifizetések engedélyezése, a készpénz kezelése és a számlák egyeztetése, hogy minimálisra csökkentsék egyetlen alkalmazott lehetőségét a lopás elkövetésére és elrejtésére.
• Rendszeres belső ellenőrzések elvégzése az esetleges eltérések vagy gyanús tevékenységek azonosítása érdekében.

• Használjon biztonsági kamerákat stratégiai helyeken a lopások megakadályozására és az alkalmazottak tevékenységének nyomon követésére.
• Hozzáférés-ellenőrzési rendszerek bevezetése az érzékeny területekhez és információkhoz való hozzáférés korlátozása érdekében a munkakörök és felelősségi körök alapján.
• Fektessen be olyan modern POS-rendszerekbe, amelyek rendelkeznek olyan funkciókkal, amelyek nyomon követik az egyes alkalmazottak tranzakcióit, és megakadályozzák a jogosulatlan érvénytelenítéseket vagy árengedményeket.
• A munkavállalói megfigyelő szoftver, mint például a CleverControl, egy másik eszköz lehet a munkavállalói lopás elleni védelemben. Bár nem szabad, hogy ez legyen az egyetlen megoldás, értékes betekintést nyújthat az alkalmazottak tevékenységébe. A számítógép-használat, az internetes böngészési előzmények, a billentyűleütések, a képernyőfelvételek és az arcfelismerés használatával olyan gyanús viselkedést észlelhet, amely további vizsgálatot indokolhat. Emellett a megfigyelés tudatossága elriaszthatja azokat, akik eleve lopást fontolgatnak. Az alkalmazottak termelékenységét nyomon követő szoftverek szintén tökéletesen alkalmasak az időlopás elleni küzdelemre. Alapvető fontosságú, hogy egyértelmű irányelveket vezessenek be, és az ilyen szoftverek használata előtt megszerezzék az alkalmazottak beleegyezését.

• Olyan vállalati kultúra előmozdítása, amely a becsületességet, integritást és etikus viselkedést hangsúlyozza.
• Mutasson példát - mutasson etikus magatartást felülről lefelé.
• Hozzon létre anonim bejelentési csatornákat, hogy ösztönözze a munkavállalókat arra, hogy a megtorlástól való félelem nélkül jelentsenek feltételezett szabálytalanságokat.

• Rendszeres képzési programokat tart, hogy az alkalmazottak megismerjék a lopással és csalással kapcsolatos vállalati irányelveket.
• Tájékoztassa a munkavállalókat a munkavállalói lopás különböző fajtáiról és azok következményeiről.
• Rávilágít a vállalati eszközök védelmének és az érzékeny információk védelmének fontosságára.

Az alábbi megelőző és felderítő intézkedések végrehajtásával jelentősen csökkentheti a munkavállalói lopásokkal szembeni kiszolgáltatottságát, és megvédheti vállalkozását annak pusztító pénzügyi és reputációs következményeitől.

Az alkalmazottak által elkövetett lopások, bár gyakran rejtve maradnak, jelentős károkat okozhatnak vállalkozásának. A pénzügyi veszteségek, a jó hírnévnek okozott károk és az alkalmazottak moráljának romlása rávilágít a proaktív intézkedések kritikus szükségességére. A jó hír az, hogy Ön nem tehetetlen. Az ebben a cikkben vázolt stratégiák végrehajtásával megerősített védelmet építhet ki a munkavállalói lopások ellen.