Munkavállalók megfigyelésének trendjei 2024-ben

2023 has been quite a ride for technology enthusiasts, with AI dominating a good amount of debates and conversations. It has also been a year where organisations have looked to improve upon their operational workflows in the backdrop of different working setups.

De egy dolog, ami a viták során változatlan maradt, vagy talán még mélyebbé vált, az a kiváló munkatermelékenység biztosításának fogalma. A megfelelő munkavállalói felügyeleti megoldások használata itt válik bölcs dologgá.

As enterprises strive to improve workplace productivity, they must be aware of what's transpiring in the employee monitoring space going into 2024.

A dolgok jó irányba fejlődnek!

According to Gartner, large organisations will dedicate more than $2.5 million annually to ensure privacy in the face of evolving regulations. The consulting giant also predicts that privacy regulations will guard 75% of the world population's personal data by 2024.

In the employee monitoring space, this has a significant bearing. The concept of employee surveillance has always been a matter of profound discourse across continents. That's why we see various regulations like GDPR in Europe and CCPA in the USA governing how organisations use employees' data. And this is understandable, considering the several security implications associated with the housing of sensitive data. There's also the "employee consent" element that needs to be considered here.

Mi várható tehát a munkavállalói megfigyelési térben, mivel az adatszabályozás egyre inkább áthatóbbá és szigorúbbá válik? Nos, ezt kétféleképpen lehet szemlélni:

• The strategic perspective in how organisations go about their employee monitoring activities

• The technology perspective that takes into account the underlying technical infrastructure and how it lends security support to the surveillance initiatives

Stratégiai perspektíva

Az operatív stratégiák terén több szervezet fog hajlani a következők felé:

• Átfogó irányelvek kidolgozása, amelyek figyelembe veszik a munkavállalói felügyelet jogi és etikai korlátait.

• Involving employees in discussions about monitoring productivity. Fostering trust and transparency will be key here because employees would want their personal data to be private, and understandably so. In a recent survey, about 93% of employees displayed concern about their personal data in the face of distributed working models. Although this survey was specific to India, it would be safe to assume that this is, in fact, a reflection of what's ahead for the world.

• Külső szakértői konzultáció igénybevétele a munkavállalói ellenőrzési gyakorlat felmérése és annak megállapítása érdekében, hogy az összhangban van-e a fejlődő szabályozásokkal.

• A termelékenység javításának rendszeres felülvizsgálata az egész területre kiterjedően, hogy megértsük, működik-e a gyakorlat, és mit kell javítani az adatvédelem biztosítása érdekében.

Technológiai perspektíva

A felhő és a helyi rendszerek közötti vita már évek óta tombol. A legtöbb esetben a helyhez kötött megoldások háttérbe szorultak a rugalmasság, a skálázhatóság, a hozzáférhetőség stb. terén a felhő által nyújtott számos előny miatt.

However, there's a growing trend of organisations now preferring on-premise solutions for use cases where sensitive data is involved. To substantiate this further, we've seen some of our clients and potential clients inclining towards CleverControl On-Premise — a full-blown employee monitoring platform with all the functionalities of its cloud counterpart.

Ez a hajlam annak tulajdonítható, hogy a helyszíni telepítések lehetővé teszik a vállalkozások számára, hogy az adatokat házon belül tárolják, és konkrét stratégiát határozzanak meg az információk kezelésére. Jellemzően akkor vannak jobban felszerelve ilyen megoldással, ha olyan erősen szabályozott ágazatokban tevékenykednek, mint az egészségügy, a pénzügy stb.

Ez nem jelenti azt, hogy a felhőalapú telepítések kevésbé. Valójában már évek óta a legjobb megoldások, és a felhőalapú munkavállalói felügyeleti program használatának belépési korlátja meglehetősen alacsony. Néhány szervezet azonban már a helyhez kötött oldalon is elkezdte vizsgálni a lehetőségeket, és ez egy határozott IT-infrastruktúra-trendet jelenthet 2024-ben.

This year, Microsoft announced the integration of Copilot (the Generative AI solution) with the Microsoft Power Platform. The Power Platform constitutes a variety of apps associated with coding, website creation, etc.

De hogy a jelenlegi diskurzus konkrét maradjon, koncentráljunk az egyik alkalmazásra, azaz a Power BI-re. Ez egy népszerű üzleti intelligencia megoldás. A Copilot bevezetése a Power BI-be két dolgot jelentett:

• A felhasználók csak leírhatják a keresett betekintést a kijelentéseken/kérdéseken keresztül, és a Teljesítmény BI azonnal bemutatja a leglényegesebb adatokat.
• A Copilot nagymértékben testre szabott összefoglalókat és jelentéseket készít a vállalat által vállalt analitikai kezdeményezésekről.

Tekintsük most a munkavállalói felügyelet területét. A szervezetek változatlanul a működési hatékonyság javítására törekszenek az idő- és erőfeszítéspazarlás csökkentésével. Olyan munkavállalói megfigyelési megoldásokat vezettek be, amelyek a termelékenységi mintákon alapuló meglátásokat generálnak. De most már kevesebbel is többet tudnak tenni.

A szervezetek mostantól természetes nyelven interakcióba léphetnek az eszközzel, nagyon specifikus betekintést nyerhetnek (vizualizáció formájában), és az eszköz segítségével brainstormingot folytathatnak, hogy stratégiai tervet dolgozzanak ki például az alkalmazotti termelékenység további növelésére.

Ennek fényében íme néhány példa, amely nagyon hamar bekövetkezhet:

• Imagine engaging with the employee monitoring tool in natural language and being very specific with your queries—for example—"What are the productivity improvements for Team A in October as compared to September and August?"
• Képzelje el, hogy a felügyeleti megoldás automatikusan figyelmeztet a termelékenységi kiugrásokra vagy az időlopásra egy olyan indoklás mellett, amely ezt hagyta volna megtörténni. Nincs szükség kézi konfigurációra!
• Képzelje el, hogy egyetlen gombnyomással hiper-személyre szabott termelékenységi jelentéseket készíthet a különböző részlegek számára.

A lehetőségek valóban sokrétűek. Ez persze nem jelenti azt, hogy a tér pontosan úgy fog alakulni, ahogyan a forgatókönyvek ábrázolják. Minden attól függ majd, hogy a felhasználók mit keresnek, és hogy a Gen AI bevonása hogyan képes ezt kezelni, miközben a meglévő technológiai környezetben működik. Egy dolog azonban egyértelmű: rengeteg hozzáadott érték lesz.

For the sake of optimism, this prediction from McKinsey is one to abide by:

"Generative AI could add the equivalent of $2.6 trillion to $4.4 trillion annually across the 63 use cases we analysed—by comparison, the United Kingdom's entire GDP in 2021 was $3.1 trillion."

The good thing about employee surveillance today is that it's not just about bringing forth a set of performance metrics and basing every decision on that. In our conversations with C-level executives, we have seen them realise and relay that there may be different reasons for low productivity—professional and personal. They also consider how the workplace models have changed over the past two or three years. And so, not everything needs to be the same.

Hogyan alakulhat tehát a progresszív nyomon követés a jövőben?

Valós idejű visszajelzések megosztása

Safe to say, the annual, bi-annual, and even quarterly reviews are losing their sheen in the face of real-time feedback mechanisms. The employee monitoring solutions today facilitate extensive data analysis. Through the help of AI, they can also aid in predictive analytics. Such insights can easily inform what improvements need to be made and where employees have performed well.

Az átláthatóság és a motiváció légkörének megteremtéséhez kulcsfontosságú, hogy ezeket a felismeréseket felhasználva valós idejű párbeszédet folytassunk a munkavállalókkal. Ily módon a munkavállalók ellenőrzése nem tűnik a munkavállalók szemében gyengélkedő vállalkozásnak. Ehelyett inkább úgy tekintenek rá, mint egy életképes beavatkozásra, amellyel kihozhatják magukból a legjobbat.

Kísérletezés nem hagyományos módszerekkel

At the start of this year, we published a study about an extra day off helped increase employee productivity by 5%. We surveyed several of our clients who experimented with the 4-day workweek to understand if they had seen any potential improvements that the media has been raving about. The findings were intriguing. In fact, one of the clients reported the active time to have increased to 79% from 71% within one week of implementation.

A CleverControl a kísérlet során végig fontos szerepet játszott, mivel ügyfeleink a megoldáson rögzített aktív és inaktív idő elemzésével dokumentálták a termelékenység javulását.

A kísérlet végén számos vállalkozás jelentős termelékenységjavulást tapasztalt. A megfigyelési megoldással támogatott kísérletezés példátlan betekintést tett lehetővé abba, hogy mi az, ami jól működhet a munkaerő számára.

A jövőben, ahogy a munkavállalói megfigyelési megoldások egyre kifinomultabbá válnak, a szervezetek nagyobb mozgásteret kapnak majd annak megállapítására, hogy a különböző beállítások jól működhetnek-e a munkavállalók bevonása és motiválása érdekében. Azok számára, akik kezdeményező szerepet vállalnak ebben a kísérletezésben, ez megnyitja az utat a progresszív megfigyelés előtt 2024-ben és azon túl.

A lot can be thought of in terms of the employee monitoring trends that can transpire over the next few years. Technological interventions like predictive analytics, Generative AI, facial recognition, and more are already making their way into surveillance solutions. But there is also the qualitative side, where organisations need to ensure that their internal policies are in line with what their employees expect, especially in the face of distributed working models.

Striking a balance between the two will help enterprises leverage the potential of new-age employee monitoring solutions in amplifying productivity to a great extent.

Interested in learning more? Book a strategy call with our experts today.

Already decided on adopting an employee monitoring solution? Sign up for a free trial of CleverControl.