Munkavállalói felügyeleti szoftverek Texasban: Állami és szövetségi törvényeknek való megfelelés
A munkavállalói megfigyelő szoftverek fellendülése óta a munkavállalói adatvédelem gyakori jogi probléma a munkahelyeken. Milyen tevékenységeket és eszközöket ellenőrizhet a munkáltató, és mit nem? Milyen megfigyelési gyakorlatok minősülnek a munkavállalói magánélet megsértésének? A válasz erre a kérdésre attól függ, hogy az adott szervezet milyen jogszabályokkal rendelkezik.
A nehézséget az jelenti, hogy általában nincs külön törvény, amely szabályozná a munkavállalók megfigyelését. Ehelyett az állami és szövetségi adatvédelmi és munkaügyi törvények bonyolult szövevénye szabályozza. A mai napon kibogozzuk ezt a hálót Texas számára, és megvizsgáljuk, hogyan lehet a munkavállalói megfigyelőszoftvereket az állami és szövetségi törvényeknek megfelelően használni.
A szövetségi és állami jogi keret
Szövetségi szinten az elektronikus hírközlési megfigyelést szabályozó elsődleges jogszabály az 1986. évi elektronikus hírközlési adatvédelmi törvény (Electronic Communications Privacy Act, ECPA). Ez általánosságban tiltja a vezetékes, szóbeli és elektronikus kommunikáció szándékos lehallgatását. A munkáltatók számára azonban vannak kivételek. A munkáltatók szabadon nyomon követhetik az elektronikus kommunikációt a vállalat tulajdonában lévő eszközökön a szokásos üzleti tevékenység során vagy a munkavállaló beleegyezésével. A magánbeszélgetések megfigyelése általában tilos.
Ami az állami törvényeket illeti, a texasi munkáltatóknak figyelembe kell venniük a 2019. évi texasi adatvédelmi törvényt. Eszerint a munkáltatóknak tájékoztatniuk kell a munkavállalókat arról, hogy mikor és hogyan figyelik a tevékenységüket. Más szóval, bár a megfigyelés megengedett, a munkavállalókat tájékoztatni kell a megfigyelési gyakorlat jellegéről és mértékéről.
A tolakodónak tekinthető gyakorlatok, nevezetesen a video- és hangmegfigyelés, korlátozottan megengedettek. Míg a texasi törvények általában engedélyezik a videokamerás megfigyelést a nyilvános munkahelyi területeken a munkavállaló beleegyezése nélkül, a hangfelvételek rögzítéséhez legalább egy fél engedélye szükséges (vagyis a rögzítőnek a beszélgetés résztvevőjének kell lennie, vagy az egyik résztvevő beleegyezésével kell rendelkeznie). A magánterületek vagy személyes eszközök/számlák megfigyeléséhez a munkavállaló kifejezett hozzájárulása szükséges.
Texas elismeri a magánélethez való általános jog és a magánélet megsértésének deliktumát is, különösen a "magányba való behatolást". A jogsértés állításához a munkavállalónak bizonyítania kell a magánügyekbe való szándékos és erősen sértő behatolást, ahol a magánélethez való jogos elvárás fennáll. Például az olyan területek, mint az öltözők és a mosdók a magánélethez való méltányos hozzáférés kategóriájába tartoznak. Ugyanakkor a cég tulajdonában lévő eszközökön folytatott személyes beszélgetések nem tartoznak ide.
A konkrét ellenőrzési gyakorlatokat a következő táblázatban foglalhatjuk össze:
Gyakorlati lépések a megfelelő munkavállalói felügyelethez
Figyelembe véve az állami és szövetségi előírásokat, a legjobb gyakorlatok a munkavállalói megfigyelőszoftvert használó texasi szervezetek számára a következők lesznek:
- A munkáltatóknak meg kell határozniuk az ellenőrzés célját és a cél elérése érdekében ellenőrizendő tevékenységek körét. A nyomon követést ezekre a konkrét tevékenységekre kell korlátozni.
- A munkáltatóknak gondosan meg kell fontolniuk a nyomon követést azokban az esetekben, amikor a munka és a magánélet közötti határok elmosódnak, például a home office vagy a "hozd magaddal a saját eszközeidet" politika esetében.
- A szervezeteknek lehetőség szerint kevésbé tolakodó megfigyelési módszereket kell alkalmazniuk. A vezetők például az internet- és csevegési előzmények aprólékos nyomon követése helyett beállíthatják a nem kívánt weboldalak és a közösségi média blokkolására szolgáló felügyeleti szoftvert.
- A munkáltatóknak részletes ellenőrzési irányelveket kell kidolgozniuk, és azokat minden érintett munkavállaló számára elérhetővé kell tenniük. Ezeknek a dokumentumoknak le kell írniuk, hogy milyen adatokat gyűjtenek, milyen tárolási feltételeket, a nyomon követés céljait és azokat a személyeket, akik hozzáférhetnek az adatokhoz. A szervezeteknek rendszeresen felül kell vizsgálniuk a nyomon követési politikákat, a humánerőforrás- és jogi szakemberek bevonásával, hogy azok megfeleljenek az aktuális jogszabályoknak.
- A texasi munkáltatóknak tájékoztatniuk kell a munkavállalókat a megfigyelési gyakorlatról, és ideális esetben be kell szerezniük írásbeli hozzájárulásukat. Bár a hozzájárulás nem mindig szükséges, annak megszerzése segít a munkavállalói elvárások kezelésében, és erősíti a munkáltató jogi védelmét az adatvédelmi igényekkel szemben.
- A texasi jog, akárcsak a szövetségi jog, elismeri, hogy bizonyos területek eredendően magánjellegűek. Azokat a helyeket, ahol az alkalmazottaknak a magánélethez való jogát nagymértékben meg kell őrizniük, például az öltözőket vagy a mosdókat, tilos megfigyelni. Míg a munkáltatók számára megengedett lehet a pihenőhelyiségekben vagy a közös helyiségekben történő megfigyelés, ha erről értesítést kapnak, biztosítaniuk kell, hogy a megfigyelés ne legyen túlzottan tolakodó vagy zaklató.
- A texasi alkalmazottak nem férhetnek hozzá az alkalmazottak személyes eszközeihez, például laptopokhoz vagy telefonokhoz, és nem követhetik nyomon azokat a tulajdonos kifejezett beleegyezése nélkül, még akkor sem, ha az eszközt munkára használják. Hasonlóképpen nem megengedett a munkavállaló személyes e-mail vagy közösségi média fiókjainak nyomon követése, még akkor sem, ha a munkavállaló céges számítógépen keresztül fér hozzá ezekhez.
- A munkáltatók nyomon követhetik a vállalat tulajdonában lévő járművek és eszközök helyét, ha értesítik a munkavállalókat a nyomon követésről, és megszerzik a hozzájárulásukat.
- Az új ellenőrzési formák bevezetése előtt a munkáltatóknak fel kell mérniük azok lehetséges hatásait, és konzultálniuk kell az adatvédelmi szabályozó hatóságokkal és a munkástanácsokkal.
Ha a texasi munkáltatók gondosan figyelembe veszik mind a szövetségi, mind az állami törvényeket, és jól meghatározott, átlátható megfigyelési politikát vezetnek be, a munkavállalói megfigyelő szoftverek erőteljes szövetségesükké válnak a vállalat termelékenységének és biztonságának növelésében.