A termelékenység biztosítása a munkavállalói felügyeleti szoftverrel Grúziában: Főbb jellemzők és felhasználási esetek

A logisztika, az agrárgazdaság és a kiskereskedelem Grúzia gazdaságának három fő pillére. A georgiai logisztikai ágazat nagyszámú munkaerőt foglalkoztat, csak a szállításban több mint 177 000 munkahely a magánszektorban munkahelyet, és további tízezreket a szállítási és raktározási szolgáltatásokban. A kiskereskedelem egy másik kritikus iparág, amely az állami munkahelyek mintegy 28%-át biztosítja. A mezőgazdaság, amely a gazdasági hatás szempontjából Georgia vezető ipara, több mint 769 000 embert foglalkoztat. E három iparág együttes hozzájárulása Georgia gazdaságához meghaladja az 565 milliárd dollárt. Természetesen az alkalmazottak termelékenysége, biztonsága és hatékonysága fontos az ilyen nagy és nagy hatású ágazatokban. A szervezetek sokrétű kihívásokkal szembesülnek ezeken a területeken, amelyeket lehetetlen egy kis cikkben tárgyalni. Itt most konkrétan azokra fogunk összpontosítani, amelyek a munkavállalói felügyeleti szoftverekkel megoldhatók.

Minden iparág sajátos kihívásokkal szembesül, és ez alól a kiskereskedelem, az agrárgazdaság és a logisztika sem kivétel. Határozzuk meg ezeket a kihívásokat.

Az agrárgazdasági ágazatban a mezőgazdasági, feldolgozási, forgalmazási és egyéb folyamatokat nem mindig könnyű nyomon követni, különösen nem szoftverekkel. Bár a nyomonkövetési programok nem tudják felmérni egy olyan feladat minőségét, mint az ültetés, számos olyan kihívás van, ahol jelentősen segíthetnek:

1. A terepmunkások jelenlétének és tartózkodási helyének nyomon követése, annak biztosítása, hogy munkaidőben a helyszínen tartózkodjanak, és az adott feladatokra kijelölt területeken legyenek;

2. A terepmunkások munkaóráinak pontos nyilvántartása, különösen az órabérben foglalkoztatottaké;

3. A gépek használatának és mozgásának nyomon követése;

4. A mezőgazdasági műveleteket, a leltárt, az értékesítést vagy a logisztikát irodai környezetben, számítógépek segítségével irányító személyzet nyomon követése. Az ilyen szerepkörök tevékenységének nyomon követése biztosítja a munkaidő hatékony felhasználását, és megelőzi az olyan potenciális problémákat, mint a csalás.

A logisztikai ágazat hidat képez a termelők és a fogyasztók között, és a kereskedelem alapja. Gyakran szembesül a mozgással, az időzítéssel és az erőforrás-gazdálkodással kapcsolatos összetett problémákkal.

Az első probléma a leghatékonyabb szállítási útvonalak megtervezése és szükség esetén optimalizálása. Ez nem könnyű feladat, ha figyelembe vesszük az ingadozó forgalmat, az útviszonyokat és a szállítási menetrendeket. Egy apró hiba is időveszteséghez, megnövekedett üzemanyagköltségekhez és késedelmes szállításokhoz vezethet.

A szállítási határidők ellenőrzése egy másik jelentős probléma. Nem tud erős kapcsolatot kiépíteni az ügyfeleivel, ha a szállítások mindig késnek, függetlenül attól, hogy ez előre nem látható körülmények vagy a tervezés vagy a kivitelezés hiányosságai miatt történik.

Ön azonban aprólékosan megtervezheti az útvonalat, és figyelembe veheti a legkisebb lehetséges problémákat is, a szállítás mégis meghiúsulhat a sofőr helytelen viselkedése miatt. A gyorshajtás, a jogosulatlan kitérők, a túlzott üresjárati idő és a jármű nem megfelelő kezelése gyakoribb probléma, mint gondolnánk. Ennek eredményeként magasabb működési költségek, karbantartási problémák, potenciális biztonsági és jogi kockázatok, valamint elégedetlen ügyfelek alakulnak ki.

Ha már a működési költségeknél tartunk, az üzemanyag az egyik legnagyobb működési költség. Ezért az üzemanyag-fogyasztás nyomon követése és kezelése, a pazarló vezetési szokások azonosítása és az esetleges üzemanyaglopás felderítése olyan dolgok, amelyeket figyelembe kell venni és ellenőrizni kell.

A járművezető helytelen magatartása vagy nem megfelelő hatékonysága nemcsak az üzemeltetési költségeket növelheti, hanem az egész rakományt is veszélybe sodorhatja. A szállítmányok ellopásának, megrongálódásának vagy illetéktelen hozzáférésének megakadályozása kiemelkedően fontos.

Az utolsó, de nem utolsósorban fontos szempont a jogszabályi megfelelés. A logisztikai ágazatra számos szabályozás vonatkozik a sofőrök munkaidejére, a járművek karbantartására, a rakomány kezelésére és a vámeljárásokra vonatkozóan. Az előírások betartása szorgalmas ellenőrzést és nyilvántartást igényel.

A kiskereskedelmi műveletek - akár az üzletben, akár az online értékesítés támogatására - a személyzet hatékony teljesítményére és a tranzakciók integritására támaszkodnak. A felügyeleti szoftverek jelentősen segíthetnek az alábbi kihívások megoldásában ebben az ágazatban:

1. Pontos munkaidő-nyilvántartás és a szokásos késők vagy korai távozók feltárása.

2. Az adminisztratív feladatokért, a készletgazdálkodásért vagy az online rendelésfeldolgozásért felelős alkalmazottak számítógépes tevékenységének nyomon követése. Segít megállapítani, hogy a munkaidőt produktívan töltik-e, és megelőzi a csalásokat és egyéb incidenseket.

3. Az időlopás kezelése.

4. A távoli vagy kézbesítő személyzet figyelemmel kísérése a jelenlét és a munkaidő hatékony felhasználásának biztosítása érdekében.

5. Az alkalmazottak és az ügyfelek közötti interakciók nyomon követése a magas szolgáltatási minőség biztosítása érdekében.

6. Az értékesítési pontokon (POS) végzett tevékenységek nyomon követése: tranzakciók, visszavételek és az alkalmazottak interakciói a lehetséges hibák és tisztességtelen tevékenységek szempontjából.

Most, hogy felvázoltuk a kihívásokat ezekben az ágazatokban, itt az ideje, hogy megvizsgáljuk, hogyan segíthet a modern munkavállalói felügyeleti szoftver. Ezek az eszközök átláthatóságot, elszámoltathatóságot és betekintést nyújtanak a megalapozott döntések meghozatalához.

A piacon több tucatnyi nyomon követési megoldás létezik, és az egyes megoldások kiválasztása a szervezet kihívásától függ. Olyan funkciókat kell keresni, amelyek megoldják a vállalkozás egyedi problémáit. Vegyük sorra a munkavállalókat nyomon követő szoftverek főbb jellemzőit és azt, hogy milyen problémákat tudnak megoldani.

Azokban az iparágakban, ahol a munkaerőköltségek gyorsan emelkedhetnek - különösen az órabéres környezetben, például a mezőgazdaságban és a kiskereskedelemben - a pontos időkövetés elengedhetetlen, és az időkövetési funkciók számos munkavállalói felügyeleti eszközbe beépítve vannak.

Először is, az alkalmazottak számítógépes tevékenységének nyomon követésére tervezett szoftverek általában rendelkeznek munkaidő-követőkkel, amelyek regisztrálják a jelenlétet, a munkanap kezdetét és végét, a tétlen időszakokat és a teljes munkaidőt bármely kiválasztott időszakban. Ilyen szoftver például a CleverControl - egy hatékony és megbízható megoldás az alkalmazottak nyomon követésére.

Egyes tevékenységkövető szoftverek lehetővé teszik az egyes projektekre vagy feladatokra fordított idő naplózását is, ami lehetővé teszi a vezetők számára a munkafolyamatok elemzését és a jövőbeli határidők tervezését.

A munkaidő-nyilvántartó szoftver ideális a számítógépeken dolgozó adminisztratív vagy egyéb alkalmazottak megfigyelésére.

De mi van akkor, ha a munkavállaló terepen vagy kiszállítással foglalkozik? Ebben az esetben léteznek mobilalkalmazások geolokációval és biometrikus ellenőrzéssel (például arcfelismeréssel vagy PIN-kód bevitelével). Ezek biztosítják a pontos be- és kijelentkezéseket, még távoli területeken is.

A munkaidő-nyilvántartási funkció biztosítja a tisztességes bérszámfejtést, csökkenti az időlopást és a hiányzásokat, és segít fenntartani a munkafegyelmet.

Ha a szervezet nemcsak azt szeretné tudni, hogy a dolgozói mennyit dolgoznak, hanem azt is, hogy hogyan töltik a munkaidejüket, akkor a tevékenységkövető funkció a megoldás. A tevékenységkövető funkcióval rendelkező szoftverek szinte mindent rögzítenek, amit a munkavállaló a munkaállomásán csinál, részletes naplót nyújtva a napjáról. A szoftver például képes nyomon követni a munkaidő alatti alkalmazás- és weboldalhasználatot, és azt produktív vagy nem produktív kategóriába sorolni. Vagy képernyőfotókat és képernyőfelvételeket készíthet, amelyek vizuális kontextust biztosítanak a szöveges naplókhoz. A fejlett tevékenységkövető programok rögzíthetik a hívásokat és az üzenetküldőkben folytatott csevegéseket, és élőben közvetíthetik a munkavállaló képernyőjét, így a vezető ellenőrizheti, hogy a munkavállaló a feladataira koncentrál-e.

A részletes tevékenységi naplók segítenek biztosítani, hogy a munkatársak a közvetlen feladataikra koncentráljanak, és sok esetben értékelik a munkájuk minőségét, például azt, hogy a támogató ügynök milyen gyorsan és jól válaszol az ügyfél kéréseire. Emellett további biztonsági intézkedést jelentenek az esetleges csalás vagy a vállalati erőforrásokkal való visszaélés ellen.

Ez a funkció értékes lesz azon vállalatok számára, ahol az emberek és az eszközök folyamatosan mozgásban vannak - például a logisztikai és szállítási ágazatban. A járműbe épített GPS-eszközök vagy mobilalkalmazások élő helymeghatározási frissítéseket, az útvonal betartásának felügyeletét és eltérési figyelmeztetéseket biztosítanak. Egyes eszközök integrálódnak a járműdiagnosztikával a sebesség, az üzemanyag-felhasználás és a motor állapotának nyomon követése érdekében.

A kiskereskedelmi kézbesítők számára a GPS-sel és a vásárlói aláírási funkciókkal ellátott mobilalkalmazások ellenőrzik a kézbesítés befejezését és optimalizálják a jövőbeli útvonalakat.

A GPS biztosítja az időben történő szállítást és a vezetési szabályok betartását. Emellett támogatja a hatékony utolsó mérföldes szállítási műveleteket.

A nyers adatok csak akkor érnek valamit, ha értelmes betekintést nyerhetünk belőlük. A kézi adatgyűjtés azonban időigényes, hibákra és szubjektív következtetésekre hajlamos. Ezért a munkavállalókat figyelő szoftverek általában tartalmaznak jelentéseket, automatikus tevékenység-összefoglaló diagramokat, sőt AI-alapú analitikai eszközök is. A jelentések rávilágíthatnak a jelenléti mintázatokra, a túlórák trendjeire és a termelékenység eltéréseire az egyes csapatok vagy helyszínek között.

A reaktivitás gyakran azt jelenti, hogy a problémák már bekövetkeztek. A valós idejű riasztások azonnali cselekvést tesznek lehetővé, mielőtt a problémák eszkalálódnának. A szállításért felelős vezetők például értesítést kaphatnak, ha egy járművezető túllépi a meghatározott sebességhatárt, túl sokáig üresjáratban van, vagy eltér a tervezett útvonaltól.

Az irodavezetők riasztásokat állíthatnak be, ha a munkavállaló nem kívánt weboldalakhoz (például vásárláshoz vagy közösségi médiához) vagy kiváltó szavakhoz próbál hozzáférni a munkahelyén.

Ezek a riasztások azonnali korrekciót tesznek lehetővé, javítva a termelékenységet és a megfelelőséget az összes felügyelt funkcióban.

A munkavállalói megfigyelésnek köszönhetően a grúziai kulcsfontosságú ágazatok vállalkozásai a találgatásokon túl az adatvezérelt irányítás felé mozdulhatnak el. A munkavállalókat figyelő szoftver nem csupán egy eszköz - ez egy stratégiai eszköz, amely felelősségteljes és konkrét szerepkörökre szabott alkalmazás esetén jelentősen növelheti a hatékonyságot, csökkentheti a költségeket és javíthatja az általános teljesítményt.

Az alábbiakban három szemléltető felhasználási esetet mutatunk be, amelyek azt mutatják be, hogy Grúzia kulcsfontosságú ágazataiban a vállalkozások hogyan használhatják a felügyeleti megoldásokat a termelékenység fokozására.

Egy közepes méretű logisztikai vállalatnak rendszeresen problémái vannak a következetlen szállítási határidőkkel és a vártnál magasabb üzemanyagköltségekkel. A kézi sofőrnaplók elemzése szolgáltatott némi adatot, de nem volt valós idejű pontosság és részletesség a ténylegesen megtett útvonalakra és a célállomáson töltött időre vonatkozóan.

A vállalat GPS-követéssel és részletes útvonaljelentéssel ellátott felügyeleti rendszert vezetett be. A nyomon követési adatok azt mutatták, hogy a járművezetők gyakran hosszabb, kevésbé hatékony útvonalakat választottak, és a vártnál hosszabb ideig álltak meg.

A logisztikai menedzser a valós körülmények alapján újratervezte az útvonalakat, így azok hatékonyabbá váltak. A járművezetőket célzottan oktatták az útvonal betartásáról és az üresjárati idő csökkentéséről. Ennek eredményeképpen az átlagos szállítási idő 15%-kal csökkent, az üzemanyagköltség pedig három hónapon belül érezhetően mérséklődött.

Egy online kiskereskedelmi áruház egyre több vásárlói panaszt kapott a szolgáltatással kapcsolatban. Kérdéseiket és problémáikat lassan és nem mindig hatékonyan kezelték. A vezetőségnek meg kellett értenie, hogy az ügyfélszolgálati csapaton belül hol keletkeztek a késedelmek.

Megoldás: A vállalat alkalmazotti felügyeleti szoftvert vezetett be ügyfélszolgálati képviselői számára. Ez nyomon követte a kommunikációs platformokon (e-mail, chat) töltött időt, a weboldal látogatásokat és a CRM-eszközök használatát.

A megfigyelési adatokból kiderült, hogy egyes alkalmazottak túlzottan sok időt töltöttek a munkával nem kapcsolatos alkalmazásokkal és weboldalakkal, vagy küszködtek a CRM-rendszerrel, ami lassú válaszokat eredményezett. Ezen információk felhasználásával a vállalat átképezte a munkatársakat a CRM hatékony használatára és az időgazdálkodásra. Két hónapon belül a szolgáltatás gyorsaságára és megoldására vonatkozó ügyfélpanaszok 20%-kal csökkentek.

Egy dél-grúziai gazdaságnak nehézséget okozott az idénymunkások munkaidejének pontos nyomon követése. A munkások a betakarítási szezonban hatalmas gyümölcsösökben dolgoztak, és az egyes alkalmazottak jelenlétének és munkaidejének manuális nyomon követése szinte lehetetlen volt. Nehéz volt felmérni, hogy az egyes területeken ténylegesen mennyi időt töltöttek a termelő feladatokkal.

Megoldás: A gazdaság egy GPS-helymeghatározással és geofederezéssel ellátott időkövető rendszert kezdett használni. Ennek köszönhetően a felügyelők biztosítani tudták, hogy az alkalmazottak a birtokon és a kijelölt munkaterületeken tartózkodnak.

Az új munkaidő-nyilvántartó rendszer kiküszöbölte az esetleges időlopást és a hibákat a bejelentett munkaórákban, és biztosította a pontos bérszámfejtést. Emellett a gazdaság vezetői jobb betekintést nyertek a különböző blokkok betakarításához ténylegesen szükséges időbe. Ennek eredményeképpen a következő szezonokban pontosabban tudták megtervezni és bevetni az erőforrásokat.

Georgia kulcsfontosságú iparágai - a logisztika, a kiskereskedelem és az agrárgazdaság - alapvető fontosságúak az állam gazdasága számára. Mint minden más iparág, ezek is szembesülnek a termelékenységgel és más kihívásokkal, amelyek a napi műveletek és az alkalmazottak tevékenységének áttekinthetetlenségéből fakadnak. A munkavállalókat figyelő szoftverek praktikus és hatékony megoldást kínálnak e szükséges betekintés megszerzésére.