Munkavállalói megfigyelési politika a munkavállalói megfigyelésre vonatkozó törvények megsértésének elkerülése érdekében

A szervezetek hatékony működése érdekében a munkáltatók jogosultak a munkavállalói adatok gyűjtésére és felhasználására. A törvény azonban nagyon világosan rögzíti, hogy nem fordulhat elő zaklatás vagy bosszúálló elem. A munkáltató csak olyan adatokat gyűjthet, amelyek az adott alkalomhoz kapcsolódnak. Ezt megfelelő felhasználással kell indokolni. A munkáltatót a törvény bizonyos felelősségek terhelik az adatok gyűjtése és felhasználása tekintetében, beleértve a harmadik felektől gyűjtött információkat is.

A munkavállalók viselkedését többféleképpen is nyomon lehet követni. Általában minden szervezet CCTV-t telepít és használ a bűncselekmények felderítésére. Ez az alkalmazottak által elkövetett bűncselekmények felderítésére is használható. A szervezetekben a biztonsági rések leggyakoribb formája az e-mailek útján történő adatszivárgás. A munkáltatónak jogában áll e-mail-ellenőrzőket telepíteni, hogy a kiszivárgás ezen területét elzárja. A szervezet által a saját vagyonának védelme érdekében hozott bizonyos intézkedések a törvények szerint mindig megengedettek.

A megfigyelés és a behatolás általában kéz a kézben jár. A munkáltatónak csak arra kell ügyelnie, hogy az egyensúly fennmaradjon, és ne sérüljenek a magánélethez fűződő jogok. Minden munkavállalónak joga van a magánélethez, és ezt a törvény biztosítja számára. A munkáltató semmiképpen sem állhat a törvények felett. A munkavállaló magánélethez való törvényes jogát senki sem sértheti meg. Kizárólag a törvényhozóknak van joguk ilyen magánjellegű információkat keresni, és csak az ő utasításaik alapján gyűjtheti és adhatja ki azokat a munkáltató.

Van egy jogi rendelkezés, amely lehetővé teszi a munkavállaló számára, hogy tudjon arról, hogy a munkáltatója megfigyelés alatt tartja. A munkáltató köteles a munkavállalót (kivételes körülmények kivételével) megfelelően értesíteni és tájékoztatni. A munkáltatótól mindig elvárható, hogy a CCTV-kamerák által lefedett területeken táblákat helyezzenek ki, amelyeken jelzik, hogy CCTV-megfigyelés van folyamatban. A munkáltató időről időre e-maileket is küldhet a munkavállalónak a számítógépes tevékenységről. Ez felhívhatja a munkavállaló figyelmét arra, hogy ezeket a tevékenységeket figyelik, és ezért óvatosnak kell lennie.

A munkáltató feladata, hogy a felügyeleti politika kialakításával kapcsolatban megfelelő dokumentációt biztosítson. A dokumentumoknak világosan fel kell sorolniuk, hogy a munkavállaló mit tehet, és mit nem tehet. A munkáltatónak is biztosítania kell, hogy a szerződés saját oldalát betartja, mielőtt elvárná a munkavállalótól, hogy az övét tartsa be. A munkáltatónak is gondoskodnia kell arról, hogy a saját részéről ne történjen túlkapás. Ennek dokumentált formában történő rögzítése mindkét fél számára előnyös lehet.

A véletlenszerű mintavétel a törvény szerint megengedett. A véletlenszerű mintavétel alatt azt értjük, hogy a munkáltató jogosult véletlenszerű mintákat gyűjteni olyan adatokból, mint például e-mailek vagy CCTV-felvételek, hogy ellenőrizze az esetleges lopási eseteket. A munkáltatónak joga van arra is, hogy ellenőrizze az általa gyanúsnak tartott munkavállaló adatait.

A munkáltató kötelessége annak biztosítása, hogy csak az adott esethez szükséges megfelelő információkat gyűjtsék össze. További vizsgálatok esetén azonban, ha bizonyos új dolgok merülnek fel, a munkáltatónak jogában áll további információkat gyűjteni. A törvény azt is előírja, hogy az így összegyűjtött információkat biztonságos helyen kell tárolni. Van egy időkeret is, amely után az adatokat nem lehet tovább megőrizni. Ezeket a szempontokat a munkáltatónak részletesen be kell tartania.

Sokszor adódhat olyan alkalom, amikor a munkáltatónak személyes adatokat kell gyűjtenie a munkavállaló egészségi állapotáról. Ennek oka a biztonsági előírások betartása lehet, különösen olyan helyeken, ahol a munkakörök jellege miatt veszélyes környezetben kell dolgozni. A munkavállalót azonban folyamatosan tájékoztatni kell, és tudnia kell, hogy ilyen információk gyűjtésére kerül sor. A munkáltatónak képesnek kell lennie arra is, hogy megindokolja az ilyen információk bekérését. A szabályokat és előírásokat világosan el kell magyarázni a munkavállalónak. Magától értetődik, hogy az ilyen információkat biztonságos helyen kell tárolni.

Néha a munkavállaló feddhetetlensége gyanús lehet. Ilyen körülmények között a munkáltatónak jogában áll titkos vizsgálatot folytatni az érintett munkavállaló tudta nélkül. A munkavállaló tájékoztatása ilyen körülmények között meghiúsítaná a vizsgálat célját. A törvény azonban előírja, hogy az ilyen titkos megfigyelésre a felső vezetéstől kell engedélyt kérni, és korlátozni kell a vizsgálati munkát végző személyek számát.

Van egy meghatározott időszak, amely előtt a nyomon követést be kell fejezni. Az is nagyon világosan dokumentálva van, hogy az abszolút magánterületek, mint például a mosdók, nem képezhetik a megfigyelési folyamat részét, kivéve, ha az ügy rendőrségi nyomozással jár. Amennyiben a munkáltató meg van győződve a munkavállaló bűncselekményi szándékáról, a rendőrségi hatóságokat is értesíteni kell.

A munkáltatónak joga van a szervezet szabályai szerint eljárni a munkavállalóval szemben. A munkavállalónak azonban teljes körű lehetőséget kell adni arra, hogy megvédje a kérdéses ügyét. Meg kell adni neki a jogot, hogy észrevételeket tegyen a megállapításokkal kapcsolatban, és vitassa azokat, ha hibásnak találja azokat. A munkáltató nem tarthat vissza semmilyen információt a munkavállalótól, mivel a munkavállalót a törvény felruházta ezekkel a jogokkal.

A munkavállalók ellenőrzése szükséges, de azt a törvényi rendelkezések keretein belül kell végezni.