Delaware-i alkalmazottfigyelő szoftver: Bizalmas adatok kezelése pénzügyi vállalatoknál

A pénzügyi cégek nemcsak tőkét, hanem hatalmas mennyiségű érzékeny adatot is kezelnek, a kereskedési tranzakcióktól és az ügyfélportfólióktól kezdve a bizalmas e-mail kommunikációig. Ezen adatok védelme kritikus megfelelőségi követelmény és kockázatkezelési elengedőség. A munkavállalói felügyeleti szoftver az egyik legjobb módszer a bizalmas információk védelmére, de hogyan válasszuk ki és hogyan alkalmazzuk?

A sikerhez körültekintő, két részből álló stratégia szükséges. Először is, olyan átfogó szoftvert kell választania, amely robusztus, banki szintű biztonsággal rendelkezik a monitorozási adatok védelme érdekében. Másodszor, a szövetségi és Delaware állam adatvédelmi törvényeivel összhangban kell monitoroznia az alkalmazottak tevékenységét. Egy hatékony adatbiztonsági rendszer védi ügyfeleit, cégét és hírnevét; a rossz rendszer katasztrofális következményekkel járhat.

Ebben a cikkben megvizsgáljuk a pénzügyi vállalatok alkalmazottait figyelő szoftverekkel szemben támasztott technikai követelményeket, a jogi környezetet, és felvázolunk egy ütemtervet a monitorozás pénzügyi vállalatokon belüli bevezetésére.

Az alkalmazottak monitorozása nehézkes lehet, ha gondatlanul alkalmazzák. A monitorozási gyakorlatnak szilárd jogi alapokra van szüksége. Mielőtt elkezdené kiválasztani a nyomkövető szoftvert és átgondolni a módszereket, meg kell értenie a monitorozást szabályozó szövetségi és Delaware-i helyi törvényeket.

Az olyan szövetségi szervek, mint az Értékpapír- és Tőzsdefelügyelet (SEC) és a Pénzügyi Iparági Szabályozó Hatóság (FINRA), meghatározzák a pénzügyi vállalatoknál az érzékeny ügyféladatok kezelésére vonatkozó szabványokat és szabályokat.

A FINRA 3110-es szabálya (Felügyelet) szerint olyan rendszereket kell bevezetni és fenntartani, amelyek felügyelik az alkalmazottak tevékenységeit, beleértve a modern digitális kommunikációs csatornákat, mint például a Slack, a Teams vagy az e-mail.

Ezt a követelményt nem tudod hitelesen teljesíteni, hacsak nincs rálátásod ezekre a csatornákra. Itt a monitorozó szoftver gyakorlatilag elengedhetetlen a felügyeleti feladatok ellátásához. Segítségével felügyelheted a belső kommunikációt és az ügyfelekkel való interakciókat, és rendelkezhetsz a szabályozók által elvárt auditnaplóval. A FINRA a 4511. szabály révén a nyilvántartást is előírja.

és a 2210. szabály szerinti nyilvános kommunikációs követelmények, amelyek a felügyeletet és az adatmegőrzést a megfelelés elválaszthatatlan részévé teszik.

Az SEC 17a-4. szabálya (Nyilvántartásvezetés) [17 C.F.R. § 240.17a‑4] értelmében a kulcsfontosságú üzleti nyilvántartásokat, beleértve az elektronikus kommunikációt is, olyan formátumban kell rögzíteni, megőrizni és megőrizni, amelyet nem lehet átírni vagy törölni. Ezt közismert nevén WORM-megfelelőségnek nevezik. A bróker-kereskedőknek 24 órán belül képesnek kell lenniük a nyilvántartások visszakeresésére, és a típustól függően három-hat évig meg kell őrizniük azokat.

A SEC közelmúltbeli végrehajtási intézkedései több tucat céget büntettek meg amiatt, hogy nem rögzítették megfelelően az elektronikus kommunikációt személyes eszközökön és off-channel alkalmazásokban, mint például a WhatsApp, az iMessage vagy a Signal. A tét nagy, ha valaki hibázik, hiszen csak 2024-ben több mint 600 millió dolláros bírságot szabtak ki nyilvántartási ügyekben.

A Gramm-Leach-Bliley törvény (GLBA) biztosítéki szabálya [16 C.F.R. 314. rész] kötelezi Önt az ügyfelek nem nyilvános személyes adatainak (NPI) biztonságának és bizalmasságának védelmére. A 2023-as frissítések előírják a pénzügyi intézmények számára a folyamatos monitorozás vagy éves penetrációs tesztelés, valamint a félévente elvégzendő sebezhetőségi értékelések bevezetését. Az alkalmazottak monitorozó szoftvere kiváló megfelelőségi eszköz ebben az esetben, mivel segít felderíteni a véletlen szivárgásokat, a kockázatos viselkedést, a jogosulatlan hozzáférést és az ügyféladatok szándékos visszaélését.

Az SEC S-P [17 C.F.R. 248. rész] szabályozását 2024-ben módosították, előírva a pénzügyi vállalatok számára, hogy incidensekre reagáló programokat és 72 órás értesítési eljárásokat hozzanak létre az ügyféladatokhoz való jogosulatlan hozzáférés esetére. Ideális esetben a monitorozási megoldást integrálni kell ezekbe a programokba, hogy biztosítsák a potenciális incidensek gyors azonosítását és elszigetelését.

Az elektronikus hírközlési adatvédelmi törvény (ECPA) általánosságban tiltja a kommunikáció lehallgatását, de két fő kivételt biztosít: (1) a munkáltató egyértelmű, tájékoztatáson alapuló beleegyezéssel történő megfigyelés (amelyet gyakran a felvételkor szereznek be, és amelyet a munkavállalói kézikönyvben dokumentálnak), és (2) a szokásos üzleti tevékenység során történő megfigyelés jogos üzleti célokból, például megfelelőségi felügyelet vagy biztonság céljából. Delaware állam értesítési szabálya kifejezetten az ECPA-megfelelőség támogatására szolgál.

A szövetségi szabályok teremtik meg az alapot, de Delaware állam egy kritikus réteget is hozzáad. A Delaware-i törvénykönyv 19. címének 7. fejezetének 705. szakasza [Del. Code tit. 19, § 705] értelmében a magán munkáltatóknak írásban vagy elektronikus úton értesíteniük kell az alkalmazottaikat a telefon-, e-mail- vagy internethasználat megfigyelése vagy lehallgatása előtt. Ön a következőket teheti:

• Egyszeri értesítést küldjön a felvételkor (írásban vagy elektronikusan), amelyet a munkavállalónak vissza kell ismernie, vagy
• Naponta küldjön értesítést minden alkalommal, amikor az alkalmazott hozzáfér a céges e-mailekhez vagy internethez, bár a legtöbb cég állandó kezdeti értesítési és visszaigazolási rendszert használ.

Az értesítésnek le kell írnia a végrehajtott megfigyelés típusait, és nem csupán a legjobb gyakorlatot tükrözi – kötelező. Ez a törvény nem tiltja a megfigyelést, és nem követeli meg az ismételt értesítéseket a folyamatos, szabályzaton alapuló megfigyelés esetén sem, de tiltja a titkos nyomon követést. A rendszerkarbantartás vagy a mennyiségi megfigyelés (pl. hálózatvédelem, nem személyes megfigyelés) mentesül ez alól, de az egyes alkalmazottak tevékenységének célzott felülvizsgálata mindig értesítést igényel.

Delaware törvényei azon kevés állam közé sorolják (New Yorkkal és Connecticuttal együtt), amelyek biztosítják az elektronikus megfigyelés átláthatóságát. A szabálysértések esetenként 100 dolláros polgári jogi szankcióval járnak, ezért elengedhetetlen a szigorú szabályozáskezelés.

Egy Delaware-i pénzügyi vállalat számára a megfelelő alkalmazotti monitoring szabályzat létrehozása azt jelenti, hogy a szövetségi és állami követelményeket integrálják a belső irányítási keretrendszerbe.

• Start by explaining the "why." Your policy should openly state that monitoring is in place for regulatory compliance, asset protection, and cybersecurity - not for micromanagement.
• Adja meg, hogy mely eszközök és kommunikációs csatornák tartoznak a hatálya alá. Ezek jellemzően a cég tulajdonában lévő számítógépek, telefonok és a vállalati hálózat.
• Vázolja fel, hogy ki férhet hozzá a gyűjtött adatokhoz, mennyi ideig tárolják azokat (a SEC megőrzési időszakaival összhangban), és milyen eljárásokat alkalmaznak az adatok felülvizsgálatára. Az adatokhoz való hozzáférésnek a lehető legkevesebb jogosultság elvét kell követnie, a megőrzésnek pedig a GLBA és a SEC szabályaiban foglalt minimalizálási szabványt kell tiszteletben tartania.
• Mellékeljen egy adatvédelmi nyilatkozatot, amely bemutatja az S-P rendelet incidensekre vonatkozó reagálási és bejelentési követelményeinek való megfelelést. Kötelező betartani a Delaware írásbeli értesítési szabályát, beleértve a monitorozási szabályzat másolatát és az alkalmazottak általi visszaigazolást a nyilvántartásban.

Ennek a szabályzatnak a létrehozása időbe telhet, de ez a szükséges feltétele a szövetségi és állami megfelelőségi szabványoknak való megfelelésnek. Emellett elősegíti az átláthatóságot, az elszámoltathatóságot és egy biztonságorientált kultúrát, amelyben mind az alkalmazottak, mind a szabályozók megbíznak.

Az alkalmazottak monitorozása paradox helyzetet teremt. Monitorozó szoftvert vezet be a biztonság fokozása érdekében, de ezzel egy új, koncentrált, hihetetlenül érzékeny adatfolyamot hoz létre. Ez az adatfolyam nemcsak a visszaélés lehetséges bizonyítékait tartalmazza, hanem gyakran magát az ügyfél NPI-jét, üzleti titkait és stratégiai terveit is, amelyeket meg akar védeni. Ha ezek a monitorozási naplók kiszivárognak, a kár ugyanolyan katasztrofális lehet, mint maga a bizalmas vállalati adatok kiszivárgása.

A választott megfigyelőszoftvernek beépített biztonsági eszközökkel kell rendelkeznie a gyűjtött adatok védelme érdekében. Szóval, mire kell figyelni egy megfigyelőeszköz kiválasztásakor?

Az adatok sebezhetőek mozgás és tárolás közben is. Egy jó nyomkövető szoftver mindkét állapotot lefedi.

Az átvitel közbeni titkosítás védi az információkat, miközben azok az alkalmazott eszközéről a vállalat vagy a szoftverszolgáltató szervereire jutnak. Az aranystandard itt a TLS 1.2 vagy újabb. Ez ugyanaz a biztonsági protokoll, amely az online banki munkameneteket is védi. Ha a választott megfigyelőszoftver TLS-t használ, biztos lehet benne, hogy az adatok útjuk során titkosítva lesznek, és a potenciális hackerek számára használhatatlanok.

Amikor az adatok megérkeznek az adatbázisba, azokat védeni is kell. Ideális esetben az AES-256 titkosítást kell keresni. Ezt a titkosítási típust világszerte használják pénzügyi intézmények és kormányok a legértékesebb információk védelmére. Még ha egy elkövető feltöri a tároló adatbázist vagy fizikailag ellopja a szervert, csak egy titkosított, olvashatatlan zagyvaságot kap, az egyedi kulcs nélkül.

A monitorozási adatokhoz való hozzáférés szabályozása ugyanolyan fontos, mint maguknak az adatoknak a védelme. Íme, amivel a monitorozó szoftverének rendelkeznie kell.

Szerepköralapú hozzáférés-vezérlés (RBAC)

The team leader needs access only to their team’s data, while the department manager should see the work of all employees in the department. RBAC allows you to grant access permissions to monitoring data based on job function. This principle of "least privilege" minimizes internal risk and contains potential exposure.

Többtényezős hitelesítés (MFA)

Egy jelszó önmagában nem biztos, hogy elegendő az ilyen érzékeny adatok védelméhez. Az MFA a második ellenőrzési réteg; általában egy egyszer használatos SMS-kód vagy egy hitelesítési alkalmazás. Egyszerűsége ellenére jelentősen csökkenti a behatolás kockázatát, még akkor is, ha a jelszó veszélybe kerül. Az MFA-nak megszeghetetlen szabálynak kell lennie a monitorozó platformon.

Térjünk át az elméletről a gyakorlatra. Hol kezdje, ha alkalmazottak monitorozását szeretné bevezetni pénzügyi cégénél?

Belső kockázatértékelés

Gondolja át, hogy mik a legnagyobb sebezhetőségei. Belső kereskedelem kockázata? Véletlen adatszivárgás egy jó szándékú alkalmazott által? Vagy szellemi tulajdon ellopása? A jövőbeli monitoring gyakorlatában kezelje ezeket a valós kockázatokat a jogi követelményekkel együtt.

Egyértelmű ellenőrzési politika

Emlékszel Delaware állam értesítési kötelezettségére? Hozz létre egy világos, átfogó monitorozási szabályzatot, amely lefedi, hogy mit, miért és hogyan monitoroznak. Mutasd be a csapatodnak, és fogalmazd meg úgy, mint egy intézkedést a cég, az ügyfelek és a munkahelyük védelmére a biztonsági fenyegetésekkel és a szabályozási hibákkal szemben. Az alkalmazottaknak alá kell írniuk a dokumentumot.

Megfelelőségi és biztonsági ellenőrzőlista

Amikor szoftverszolgáltatókkal kezdesz beszélgetni, ne csak a termékük tulajdonságairól, hanem a szabályozási követelmények iránti elkötelezettségükről is tegyetek fel közvetlen kérdéseket.

Például megkérdezheted:

• Kínálnak szerepköralapú hozzáférés-vezérlést? Mik ezek?
• Írja le az adattitkosítási szabványait mind az átvitel alatt álló, mind az inaktív adatokra vonatkozóan.
• Meg tudnád adni a biztonsági tanúsítványaidat?

Egy jó hírű eladó világos és magabiztos válaszokat ad ezekre a kérdésekre.

Biztonság a megfigyelés felett

Az, hogy az alkalmazottak hogyan látják a monitorozást, attól függ, hogyan helyezi el azt a vállalatán belül. A cél egy biztonságos környezet megteremtése, ahol az alkalmazottak a legjobb teljesítményt nyújthatják, és tudják, hogy adataik, ügyféladataik és a vállalati eszközök védve vannak. A monitorozó szoftvert a megfelelőség, az őszinteség és a biztonság szükséges eszközeként kell bemutatni egy nagy téttel bíró iparágban.

Ezekkel a kimért, átlátható lépésekkel túlléphet a szoftverek egyszerű telepítésén. Stratégiai eszközt valósít meg – olyat, amely egy ellenállóbb, megfelelőbb és megbízhatóbb céget épít.