Esettanulmány: A CleverControl szerepe a csapat távoli együttműködésének javításában
A modern vállalatok az agilitással boldogulnak, és a CleverControl ügyfelének, egy kis amerikai szoftverfejlesztő cégnek ez a teljesen távoli munkavégzési modellre való átállást jelentette. A vállalat 32 fejlesztőt, tesztelőt és projektmenedzsert alkalmazott különböző időzónák között, így ez a rugalmasság nyerő volt. De a gyakorlatban a dolgok nem mentek olyan simán, mint amilyennek látszott.
A csapat rendelkezett a szokásos eszközökkel: Jira a feladatokhoz, egy belső chat az üzenetküldéshez és egyebek. De valami hiányzott. A projektvezetők csak halványan voltak tisztában a munkafolyamattal. Ki miben ragadt meg? Miért maradt el néhány sprint? És miért tűnt úgy, hogy egyes csapattagok túlterheltek, míg másoknak leállásuk volt?
Nem a lustasággal, hanem a láthatatlansággal foglalkoztak. Ekkor játszotta a szerepét a CleverControl. Nem az volt a célja, hogy felügyeljék a csapatukat, hanem hogy végre lássák, hogyan zajlik a munka, és javítsák a távoli csapat együttműködését.
Első az átláthatóság
A megfigyelőszoftver bevezetése gyorsan visszaüthet, ha kémkedni szeretne. Így ahelyett, hogy csendesen átkapcsoltak volna egy kapcsolót, a vállalat vezetése nyílt beszélgetést folytatott a csapattal.
"We explained to the team," the company CEO said, "That we were going to use CleverControl to understand how we work, not to spy. We wanted to know why we often fall behind schedules, and if the workload is spread fairly across the team."
A menedzsment pontosan meghatározta, hogy milyen adatokat gyűjtenek: az alkalmazáshasználatot, a munkaeszközökben eltöltött időt, az időszakos képernyőképeket és az aktív/tétlen időszakokat. Azt is világossá tették: nincs billentyűleütés-naplózás és nincs rejtett követés. És ami nagyon fontos, az alkalmazottak saját adataikat is megtekinthették.
Ez az átláthatóság megváltoztatta a játékot. Gyanakvás helyett elfogadást kaptak.
Amit az adatok feltártak
Miután az adatok elkezdtek áramlani, nem tartott sokáig, hogy észrevegyék azokat a mintákat, amelyek korábban láthatatlanok voltak.
A kommunikáció körökben zajlott
A vállalat azt feltételezte, hogy a belső üzenetküldő minden projekttel kapcsolatos dologhoz szükséges, de kiderült, hogy sok feladatfrissítés még mindig e-mailben történt. Ami még rosszabb, a projektmenedzserek folyamatosan váltottak a Jira és az e-mail között, hiányoztak a frissítések és megkettőzték a munkát. Ennek eredményeként a távoli csapatmunka nem volt hatékony és elmaradt.
A megoldás: A vezetőség egyértelmű szabályt állított fel – minden feladattal kapcsolatos kommunikáció Jira-ban megy. A belső üzenetküldő gyors kérdésekhez és csapatfrissítésekhez szolgál. Egyszerű, de csökkentette a zajt és simábbá tette az átadásokat.
Az eszközöket pazarolták (és rosszul osztották ki)
Egyes csapatoknak volt licence drága fejlesztői eszközökhöz, amelyeket alig használtak, míg mások heteket vártak a hozzáférésre. A CleverControl feladata az volt, hogy jelentéseket gyűjtsön az alkalmazások és webhelyek használatáról. Nem a költségvetésről volt szó, hanem a láthatóságról.
A megoldás: A CleverControl használati jelentéseivel az IT láthatta, hogy kinek mire van szüksége. A licenceket valós használat, nem feltételezések alapján osztották ki újra.
A vezető fejlesztők junior munkát végeztek
Az adatok azt mutatták, hogy a legjobb fejlesztők órákat töltöttek a rutin támogatási kérdések megválaszolásával – ennyi időt kellett volna az összetett architektúrára és a kód áttekintésére fordítaniuk.
A megoldás: létrehoztak egy rotációs támogató szerepet a junior csapat tagjainak. Ez felszabadította a vezető fejlesztőket, és gyakorlati tapasztalatot adott a junioroknak. Mindenki nőtt, javult a távoli csapatmunka, és gyorsabban haladtak a projektek.
A legjobb gyakorlatok jól láthatóak voltak
Egy csapat következetesen a tervezett határidő előtt teljesített. Amikor belemélyedtek az adatokba, azt találták, hogy ezek a jól teljesítők a belső dokumentumok és a harmadik féltől származó erőforrások egy meghatározott készletét jobban használják, mint mások.
A megoldás: ezt a tudást nem tartották meg maguknak. Frissítették a belső wikit, lebonyolítottak néhány rövid tréninget, és megosztották a játékkönyvet az egész társasággal. A legjobb gyakorlatok hirtelen általános gyakorlattá váltak.
Az igazi hatás: a termelékenységen túl
A projektek gyorsabban haladtak, és hatékonyabbá vált az erőforrás-tervezés. De a mélyebb győzelem kulturális volt:
A kommunikáció világosabbá vált – kevesebb kihagyott frissítés, kevesebb frusztráció.
A munkaterhelés igazságosabbnak tűnt – a vezetők még a kiégés kezdete előtt észrevehették az egyensúlyhiányt.
A távoli csapatmunka szándékosabbá vált – mert látták, hogyan folyik a munka, formálhatták azt.
A csapat morálja javult – az emberek támogatást éreztek, nem figyeltek.
A CleverControl szerepe jelentős volt. Bár nem váltotta fel a meglévő eszközeiket, jobbá tette őket. Ez megadta a vállalatnak azt a betekintést, amelyre szükségük volt ahhoz, hogy abbahagyják a találgatásokat, és elkezdjék az optimalizálást – nem az emberek irányításával, hanem a munkafolyamatuk megértésével.
Egy távoli csapatépítő szoftver számára világszerte ügyfeleink számára ez a tisztaság nemcsak jó volt. Ez volt a különbség a távmunka túlélése és a valódi boldogulás között.