CleverControl távmunkásoknak: Az átlátható csapatmenedzsment kulcsa

Megváltozott a munkamódszerünk. A távmunka, amely korábban csak kevesek által élvezett bónusz volt, a vállalatok működésének létfontosságú részévé vált. Vegyük fontolóra a következőket: 10 teljes munkaidőben foglalkoztatott alkalmazottból 3 jelenleg teljes mértékben távolról dolgozik, és több mint fele hibrid megállapodással dolgozik. Csak 2019 és 2021 között a távmunkában dolgozók száma megháromszorozódott, és az előrejelzések szerint 2025-re 36,2 millió távmunkás lesz az Egyesült Államokban, ami elképesztő, 417%-os növekedés a járvány előtti szinthez képest. A modern emberek számára a rugalmas munkabeosztás olyan fontossá vált, hogy a munkavállalók 23%-a ebben látja a jelenlegi munkahelye maradásának vagy felmondásának okát. 76%-uk pedig még a felmondást is fontolóra veszi, ha a főnöke elveszi a távmunka lehetőségét. A távoli rugalmasság tehát már nem bónusz vagy kísérlet – ez valóság, és a vállalkozásoknak alkalmazkodniuk kell hozzá, ha meg akarják tartani a személyzetüket.

De itt már nehézzé válik. Hogyan ellenőrizheti a termelékenységet, ha az alkalmazott egy másik városban, országban vagy akár kontinensen tartózkodik? Hogyan vonja felelősségre a csapatot? Hogyan biztosítja a bizalmas adatok biztonságát, amikor az alkalmazottak több tucat hálózatot és személyes eszközt használnak munkájuk során? Hogyan ne változtassuk az irányítást mikromenedzsmentté?

A CleverControl, egy hatékony és mindenre kiterjedő alkalmazottfigyelő megoldás, ezekre és sok más kihívásra válaszul készült. Ebben a cikkben megvizsgáljuk, hogyan segíthet a CleverControl a termelékenység nyomon követésében, az elszámoltathatóság fenntartásában és az adatbiztonság javításában, miközben tiszteletben tartja az alkalmazottak személyes határait.

A megfigyelést gyakran kémkedéssel és annak mérésével társítják, hogy egy alkalmazott hány percet tölt kávészünetben. És rossz kezekben lehet, hogy igaz. A megfelelően végrehajtott alkalmazotti megfigyelés azonban meghaladja a puszta kémkedést. Segítségével bejelentkezhet a munkafolyamatba, észreveszi az akadályokat és a potenciális kockázatokat, felfedezheti a produktív mintákat, és kiküszöbölheti az improduktív mintákat, amikor az alkalmi irodai interakciók és bejelentkezések eltűnnek egy távoli beállításban.

A felügyeleti eszközök, mint például a CleverControl, a vezetők és az elosztott csapatok közötti szakadék áthidalására szolgálnak. A híd azonban csak akkor lesz szilárd, ha az átláthatóság és az egyértelmű elvárások alapján épül fel. A szervezetek kölcsönös egyetértésre juthatnak a monitorozás vitatott témájában, ha nyitottak és világosak a folyamatban lévő nyomon követésről, annak céljairól és arról, hogy milyen eredményeket várnak el munkatársaiktól.

A CleverControl olyan funkciók átfogó készletét kínálja, amelyek megfontolt használat esetén lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy legyőzzék azokat a kihívásokat, amelyekkel a szétszórt csapatok kezelése során szembesülnek.

Lényegében a CleverControl megvilágítja az idő eltöltését. Tényleg elkötelezett a csapata a feladataival?

Először is, a szoftver nyomon követi az alkalmazások és a webhelyek használatát, így részletes képet ad az alkalmazottak tevékenységéről. A jelentések segítenek felismerni, hogy melyek a produktívak, és melyek lehetnek potenciálisan zavaró tényezők, és mennyi időt fordítanak az egyes kategóriákra.

Például váratlanul észreveheti a fókusz csökkenését a nap bizonyos szakaszaiban, vagy alulhasznált erőforrásokat fedezhet fel. A tevékenységi jelentésekből származó betekintések javítják a termelékenység értékelését, segítik a visszajelzéseket konkrétabbá és végrehajthatóbbá tenni, feltárják a képzési igényeket, és még a munkaterhelés módosításához is vezethetnek.

A következő értékes funkciók a képernyőképek és az alkalmazott képernyőjének élő közvetítése. Egy kép tényleg sokat elárul. A képernyőképek vizuális kontextust kínálnak a tevékenységnaplókhoz, míg a képernyő élőben történő megtekintése lehetővé teszi a gyors bejelentkezést a folyamatban lévő munkához anélkül, hogy az alkalmazottat megzavarná.

A képernyőképek és a képernyő streamelése nem arra irányul, hogy elkapják az embereket, akik nem munkával kapcsolatos dolgokat végeznek. Inkább arról szólnak, hogy megértsék a munka menetét, segítsenek a problémák elhárításában, vagy megerősítsék, hogy a mérföldköveket elérték. Természetesen fontos ezeket a funkciókat felelősségteljesen használni: képernyőképeket csak munkaidőben szabad készíteni a magánélet védelme érdekében.

Végül van tevékenységkövetés. A CleverControl rögzíti az aktivitási és inaktivitási időszakokat, és naplóként vagy kényelmes diagramként jeleníti meg. Ezek az adatok lehetővé teszik a csúcstermelékenységi órák azonosítását és a munka ennek megfelelő megtervezését.

A produktív és konstruktív kommunikáció létfontosságú a csapatmunkához, de távoli megállapodások esetén ez tízszer fontosabb. És ne feledkezzünk meg az ügyfelekkel való kommunikációról sem. Az ügyfelekkel közvetlenül dolgozó alkalmazottak jelentik a vállalat arcát. Az ügyfelek hogyan látják a vállalatot, hogy az alkalmazottak hogyan válaszolják meg kéréseiket, mennyire udvariasak, és mennyire tartják be a kommunikációs szabványokat. Ez az alapja a belé vetett bizalmuknak.

A CleverControl felügyeleti funkciói segítenek abban, hogy a kommunikáció eredményes maradjon, és az ügyfelek a legjobb szolgáltatást kapják.

A csevegés és az e-mail figyelés segít abban, hogy minden digitális interakció professzionális maradjon. Segíthet a csapaton belüli kommunikációs problémák felderítésében, vagy olyan potenciális biztonsági fenyegetések rögzítésében, mint a gyanús fájlok vagy a vállalati adatok jogosulatlan megosztása.

A Call Recording kiegészítő segít fenntartani a professzionalizmust és a termelékenységet az olyan népszerű alkalmazásokon keresztül kezdeményezett hívások során, mint a WhatsApp, a Zoom, a Discord és még sok más.

Az időkövetés nehéz lehet távoli beállításokban, de létfontosságú a méltányosság, az elszámoltathatóság, a pontos ügyfélszámlázás és a pontos bérszámfejtés szempontjából. Biztosítja, hogy mindenki idejét megfelelően rögzítsék, segít feltárni a hiányzásokat, vagy azokat, akik későn kezdik vagy korán fejezik be a munkát. Emellett előfordulhat, hogy túlhajszolt alkalmazottakat, akik ki vannak téve a kiégés veszélyének.

Az időkövetés egy korrekt rendszert hoz létre, ahol minden óra számít és elismerést kap.

A CleverControl nem csak a vezetők számára készült, hanem abban is segíthet az alkalmazottaknak, hogy kézben tartsák termelékenységüket.

A CleverControl egyik kiemelkedő funkciója az önellenőrzés: egy személyre szabott műszerfal minden alkalmazott számára elérhető. Lehetővé teszi számukra, hogy pontosan lássák, milyen adatokat gyűjtenek, és hogyan teljesítenek. Az alkalmazottak megismerhetik munkamintáikat, felfedezhetik legproduktívabb munkaidejüket, és láthatják, hol fejlődhetnek. A megfigyelést a személyes növekedés eszközévé változtatja, nem pedig pusztán vezetési követelményként.

A CleverControl valódi ereje attól függ, hogyan vezetik be és használják.

Ezt a pontot nem lehet eléggé hangsúlyozni – az őszinteség messzire vezet.

1. Megbeszélés a bevezetés előtt: Győződjön meg róla, hogy mindenki tud a szoftverről, mielőtt bekapcsolja. Senki sem szereti a meglepetéseket, ha megfigyelésről van szó.
2. Magyarázza el a „Miért?” Mondja el előre, hogy miért használja a megfigyelést. Hogy jobban megértsük a termelékenységet? A munkát igazságosan elosztani? Hogy biztonságban tartsuk a dolgokat? Hangsúlyozza ezeket a célokat, és magyarázza el, hogy a megfigyelés nem büntetés.
3. Határozza meg egyértelműen a házirendeket: magyarázza el, hogy pontosan mit fog nyomon követni, mikor és hogyan használják fel az adatokat. Kinek van hozzáférése? Meddig lesz tárolva? Ha itt homályos, az gyorsan tönkreteheti a bizalmat.

Az adatoknak a döntéseket kell irányítaniuk, nem pedig kritikát táplálniuk.

1. Keressen trendeket: Az adatok alapján keressen mintákat az egész csapatra kiterjedően. Vannak ismétlődő időszakok, amikor a termelékenység csökken? Úgy tűnik, hogy egyes eszközök javítják a teljesítményt? A felfedezett trendek segíthetnek a munkavégzés javításában, célzott támogatásban vagy a projektek felépítésének újragondolásában.
2. Támogatás és coaching felajánlása: Az adatok megfigyelése nagyszerű kiindulópont a nehézségekkel küzdő alkalmazottakkal folytatott támogató beszélgetéshez.

Az adatvédelem a legfontosabb, különösen, ha az alkalmazottak személyes eszközöket használnak.

1. Felügyelet csak munkaidőben: Normál (nem rejtett) módban telepítve a CleverControl látható start/stop gombbal rendelkezik. Ezzel az alkalmazottak szabályozhatják, hogy mikor kezdődik és mikor fejeződik be a megfigyelés, legyen az a munkanap kezdete vagy a szünetekben. Ez az apró tulajdonság nagy különbséget jelent a bizalom megőrzésében és a munka és a magánélet elválasztásában.
2. Személyes kontra munkaidő: Tegyen egyértelmű elvárásokat a vállalati tulajdonú eszközök személyes használatával kapcsolatban. Ha engedélyezett, ügyeljen arra, hogy ne kövesse nyomon a privát tevékenységeiket. Ez a megközelítés megerősíti a munka és az otthon közötti határvonalat.

Hagyja, hogy az adatok támogassák a beszélgetést, ne uralják azt.

1. Visszajelzési hurok: Az adatokat beszélgetésindítóként használja az áttekintések során. Fogalmazza meg úgy, hogy segítsen az alkalmazottaknak megérteni saját munkaszokásaikat, és megtalálni azokat a területeket, ahol fejlődhetnek.
2. Ösztönözze az alkalmazottak hozzájárulását: Hagyja, hogy az alkalmazottak is áttekintsék saját adataikat. Kérd meg őket, hogy magyarázzák el a szokatlan mintákat, vagy osszák meg gondolataikat. Ez az együttműködésen alapuló megközelítés tulajdonosi és elszámoltathatóságot épít.

Az Ön által választott megfigyelési gyakorlatok illegálisak lehetnek az Ön területén. Tehát a nyomon követés megkezdése előtt tanulmányozza át országa és állama adatvédelmi és munkaügyi törvényeit, és győződjön meg arról, hogy a választott gyakorlat megfelel. Még jobb, ha konzultál egy jogi szakértővel, és kérje meg, hogy ellenőrizze a módszereit.

De a jogi követelmények nem mindenek. Az etika is számít. Állítson fel belső szabványokat a felelős adathasználatra vonatkozóan, és győződjön meg arról, hogy minden tevékenysége tiszteletben tartja az egyéni jogokat és megőrzi a méltóságot.

Ha jól csinálja, a CleverControl számos előnnyel jár.

Először is tisztább képet kap arról, hogyan történik a munka, és intézkedéseket tehet a folyamat javítására. Emellett a CleverControl által gyűjtött adatok segítenek az erőforrások jobb elosztásában. Segít a munkaterhelések hatékonyabb elosztásában, és biztosítja, hogy senki ne érezze magát túlterheltnek, vagy nincs semmi dolga.

Bár nem teljesen adatszivárgás-megelőzési eszköz, a CleverControl mégis hozzájárul az érzékeny adatok jobb biztonságához.

Ezután a CleverControl önellenőrzési funkciói és a megfigyelés idejének szabályozása lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy tiszteletben tartsák az alkalmazottak adatait, különösen a személyes eszközökön.

És mindenekelőtt ez a fajta nyitott, őszinte megközelítés segít egy erős bizalomkultúra kialakításában, ahol az elvárások egyértelműek, a hozzájárulások láthatóak, és a méltányosság prioritást élvez.

A CleverControl kiváló eszköz az elosztott csapatok hatékony kezelésére. A műveletek finomhangolásához, az elszámoltathatóság fenntartásához és a vállalati erőforrások védelméhez szükséges betekintést nyújt. A beépített átláthatósági funkciókkal, mint például az önellenőrzés és a felhasználó által vezérelt beállítások, túllép az egyszerű felügyeleten, és a kölcsönös tisztelet és a hatékonyság növelésének eszközévé válik. Mégis, bár a technológia biztosítja az adatokat, a sikeres távoli vezetés a jó kommunikáción, az erős vezetésen és a bizalomépítés iránti valódi elkötelezettségen múlik.