A munkafolyamatok átláthatóbbá és hatékonyabbá tétele

Ezt az esetet egy kanadai informatikai vállalat osztotta meg velünk. A vállalat igény szerint szoftverfejlesztési szolgáltatásokat nyújt, például minőségbiztosítási tesztelést, üzleti megoldásokat, migrációt, alkalmazásfejlesztést és alkalmazáskarbantartást. Az ügyfeleknek óradíj alapján számláznak, ezért a pontos munkaidő-nyilvántartás kulcsfontosságú. A vállalat multinacionális csapattal rendelkezik, amelynek egy része távolról, más országokból dolgozik. Mivel ezek az alkalmazottak különböző időzónákban élnek, és a beosztás minden alkalmazott számára rugalmas, a munkaórák kézi nyomon követése kihívást jelentett a vezetők számára. Emellett figyelemmel kell kísérniük a dolgozók munkahelyi tevékenységét, hogy az aktív idő is produktív legyen.

E kihívásokat szem előtt tartva a vállalat a következő követelményekkel fordult a CleverControlhoz. A felügyeleti eszköznek rendelkeznie kellett a felügyelet engedélyezésének/letiltásának lehetőségével, hogy minden alkalmazott a munkanap elején aktiválhassa, az ebédszünetben pedig letilthassa. A vezetőknek emellett pontos jelentésekre volt szükségük az aktív időről, a munkavállalók napközbeni tevékenységének naplózására és a termelékenység értékelésére.

A vállalat úgy döntött, hogy hat hónapra bevezetik a CleverControlt, és megnézik, milyen előnyökkel jár a vállalat számára.

A csoportvezetők már az első héten meglátták a monitoring rendszer előnyeit. A CleverControl megszabadította őket az egyes alkalmazottak munkaidejének nyilvántartásával kapcsolatos rutinfeladatoktól. Átnézhették a tevékenységi naplókat is, és láthatták, hogy a szakember a projekten dolgozott-e, vagy a közösségi médiát görgette. Az alkalmazottak képernyőinek élő megtekintése nemcsak a visszamenőleges nyomon követést tette lehetővé, hanem a munkafolyamat valós idejű nyomon követését is. A naplóknak köszönhetően a projektre fordított idő számbavétele és az ügyfél felé történő számlázás egyszerűbb feladattá vált. Emellett az automatizált nyomon követés napi 30-60 percet takarított meg a csoportvezetők idejéből.

A néhány héten át tartó folyamatos ellenőrzés segített megtartani egy értékes műszaki szakembert a vállalatnál. A csoportvezető észrevette, hogy a szakember munka közben a munkahelyi oldalakat böngészi. A vezető megbeszélte vele a dolgot, és megtudta, hogy a szakember új, jobban fizetett állást keresett. A szakember sértőnek érezte, hogy új kollégája, akit nemrég vettek fel hasonló pozícióba, magasabb fizetést kapott, mégis alacsonyabb képzettséggel rendelkezett. Ez az eset arra késztette a vezetőséget, hogy újragondolja a vállalat bér- és bónuszrendszerét.

A CleverControlnal szerzett hat hónapos tapasztalataikat összegezve a vezetőség elismerte, hogy a munkafolyamatok átláthatóbbá és hatékonyabbá váltak. A vállalat újabb egy évvel meghosszabbította szerződését a CleverControlnal.

Lényeges jellemzők:

  • Ellenőrizhetőség
    A munkavállaló manuálisan is elindíthatja és leállíthatja a megfigyelést, ami lehetővé teszi az aktív munkaidő pontosabb nyomon követését.
  • Időkövetés
    Az alkalmazottak aktív idejének automatizált nyomon követése leegyszerűsíti az ügyfelek órabéres számlázását.
  • Tevékenység nyomon követése
    A munkavállaló munkaidőben végzett tevékenységének nyomon követése segít abban, hogy az aktív idő is produktív legyen.