5 jele annak, hogy a vállalatnak szüksége van egy munkavállalói felügyeleti szoftverre

A csökkenő teljesítménymutatók az első és a legtermészetesebb ok az aggodalomra, ha azok nem csak alkalmi vagy szezonális visszaesést jelentenek. Ha vállalatának általános teljesítményében és termelékenységében folyamatos csökkenést tapasztal, ideje mélyebbre ásni a következő tényezőkben.

Nézze meg a pontos számokat. Hirtelen nehezebb elérni a szokásos referenciaértékeket? Az eladások folyamatosan elmaradnak a tervezettől? Csökken a naponta előállított egységek száma? Ha a legfontosabb termelékenységi mutatók folyamatosan csökkennek, és erre külső piaci erők nem tudnak magyarázatot adni, az riasztó jel arra, hogy valami nincs rendben.

A határidők elmulasztása inkább normává vált, mintsem kivétellé? Az ütemtervtől folyamatosan elmaradó projektek komoly problémát jelentenek. Az elszalasztott határidők összezavarják a napi munkafolyamatokat, költségvetési túllépést okoznak, frusztrálják az ügyfeleket, csökkentik a bevételt, és rontják a hírnevét. A gyakori késések azt jelentik, hogy valahol a folyamataiban nem hatékonyak, esetleg hiányzik az elszámoltathatóság, vagy az alkalmazottaknak problémáik vannak az időgazdálkodással. Az első lépés a javulás felé, ha megérti, hogy miért fordul elő.

Az alkalmazottak időben leadhatják a munkát, de ez csak az üzlet fele. Nem csak az számít, hogy mennyit végeznek el, hanem az is, hogy mennyire jól. Észrevette, hogy az ügyfelek panaszai csúcsra járnak? Több időt tölt a csapata utómunkával és a hibák kijavításával? A minőségbiztosítási ellenőrzések gyakrabban vallanak kudarcot? Ez azt jelentheti, hogy a csapat elveszíti a fókuszt, vagy hiányoznak a jobb teljesítményhez szükséges alapvető készségek. A munkavállalókat figyelő szoftver segíthet feltárni a csökkenő munkaminőség hátterében álló problémát.

Nehezen tudja meghatározni, hogy ki a felelős egy elmulasztott feladatért, hibáért vagy egy projekt késedelméért? A felelősség meghatározásának nehézségei eredhetnek a nem egyértelmű munkafolyamatokból, a rosszul meghatározott szerepekből vagy az egyéni hozzájárulások elszámoltathatóságának hiányából.

Az alkalmazottak megfigyelése kiterjedt adatokat gyűjt az alkalmazottak munkatevékenységéről: aktív és üresjárati idő, leggyakrabban használt alkalmazások és weboldalak, tevékenységi minták és potenciális zavaró tényezők, például a közösségi média. Ezeket az adatokat elemezve feltárhatja, hogy miért csökken az alkalmazottak teljesítménye, és hogyan javíthatja azt.

A növekvő biztonsági incidensek, például a gyakori rosszindulatú szoftverfertőzések, a sikeres adathalász-támadások, az adatvédelmi incidensek vagy az érzékeny vállalati információkhoz való jogosulatlan hozzáférés okot adnak a cselekvésre. Ezek a biztonsági védelem gyenge pontját jelentik, és gyakran a sebezhetőség a dolgozók nem szándékos vagy akár szándékos cselekedeteiben rejlik. A legfrissebb jelentések szerint akár A biztonsági rések 82%-a sok esetben emberi hiba okozza. Az alkalmazottak megfigyelése segíthet e kockázatok mérséklésében és az incidensek korai felismerésében.

A következő ok, amiért érdemes megfontolni az alkalmazottak megfigyelését, az olyan előírások, mint a GDPR, a HIPAA, a PCI DSS vagy az iparág-specifikus megfelelési szabványok. Ezek be nem tartása nagy összegű bírságokat és reputációs károkat eredményezhet. A megfelelés gyakran attól függ, hogy az alkalmazottak betartják-e a konkrét eljárásokat és protokollokat, különösen az adatkezelés és a biztonság tekintetében. Az alkalmazottak napi műveleteire való rálátás hiánya jelentősen megnöveli a hanyagságból és helytelen magatartásból eredő incidensek kockázatát.

Végül, ha vállalata versenyelőnye a védett információkban, szellemi tulajdonban vagy üzleti titkokban rejlik, akkor ezen eszközök védelme létfontosságú. Az érzékeny adatokhoz kiváltságos hozzáféréssel rendelkező alkalmazottak akaratlanul és szándékosan is kiszivárogtathatják azokat.

Az alkalmazottak megfigyelőszoftvere lehetővé teszi, hogy betekintést nyerjen az alkalmazottak tevékenységébe, aminek köszönhetően biztosíthatja a biztonsági irányelvek és a vonatkozó előírások betartását.

Az adatvesztés-megelőzési (DLP) funkcióval rendelkező szoftverek képesek észlelni a nem biztonságos vagy nem megfelelő munkavállalói viselkedést, és figyelmeztetni a vezetőt vagy egy biztonsági szakembert. Emellett a felügyeleti programok által gyűjtött adatok bizonyítékként szolgálhatnak a belső vizsgálatok során, ha incidens történik.

A biztonságos, kényelmes, barátságos és tiszteletteljes munkakörnyezet elengedhetetlen a munkavállalók termelékenységéhez. Az irodai viselkedés megsértése ellenséges légkört teremt, csökkenti a munkavállalók morálját és elkötelezettségét, és hozzájárul a nagyobb fluktuációhoz. Legrosszabb esetben az ilyen viselkedés akár jelentős jogi felelősségnek és hírnévkárosodásnak is kiteheti a vállalatot. Észreveszi a következő aggasztó jeleket? A munkavállalói megfigyeléssel járó felelős vizsgálat lehet a megoldás.

Az első vészcsengő a zaklatásról és diszkriminációról szóló hivatalos vagy informális jelentések. Az ilyen panaszok figyelmen kívül hagyása nemcsak az ilyen viselkedés áldozatának árt, hanem mérgező légkör kialakulásához is vezet az irodában.

Egy másik aggasztó jel, amire érdemes odafigyelni, a vállalat magatartási vagy etikai kódexének megsértése. Ilyen lehet a vállalati idő túlzott mértékű személyes felhasználása nem munkahelyi tevékenységekre, a vállalati erőforrásokkal való visszaélés személyes haszonszerzés céljából, a vállalati hálózatok vagy eszközök használatával történő helytelen online viselkedés, vagy a titoktartási megállapodások megszegése.

Végezetül a munkavállalók a vállalati erőforrásokat arra is felhasználhatják, hogy valakit vagy valamit rágalmazzanak vagy becsméreljenek az interneten, kalózforrásokhoz férjenek hozzá, és ezzel szerzői jogokat sértsenek, vagy valami mást tegyenek, ami pénzügyi veszteséghez és jogi következményekhez vezethet. Ha az ilyen cselekedeteket nem ellenőrzi, azok költséges perekhez, hatósági büntetésekhez és jelentős hírnévkárosodáshoz vezethetnek.

Zaklatás, diszkrimináció vagy zaklatás esetén a munkavállalók kommunikációjának nyomon követése - megfelelő jogi tanácsadás és a munkavállalók értesítése mellett - biztosíthatja a belső vizsgálatokhoz szükséges bizonyítékokat.

A felügyeleti szoftverek részletes alkalmazotti tevékenységi naplókat hozhatnak létre, beleértve az alkalmazások használatát és a fájlhozzáférést is. Ezek a naplók ellenőrizhető nyomvonalat biztosíthatnak a munkavállalói tevékenységek megértéséhez és annak megállapításához, hogy megsértették-e a vállalati irányelveket.

Ha gyakran azon kapja magát, hogy azon tűnődik, hogyan folyik valójában a munka, és miért alakulnak ki a semmiből szűk keresztmetszetek, akkor lehet, hogy szüksége van egy felügyeleti szoftverre. Kérdezd meg magadtól:

1. Konkrét adatok helyett találgatásokra hagyatkozom, hogy megértsem a működési folyamatainkat?
2. Bizonyos folyamatok következetesen lassúak, nem hatékonyak és késedelmekkel járnak?
3. Bizonyos feladatok ismétlődően gócpontokká válnak a munkafolyamatainkban, lelassítva egész projekteket vagy az osztályok teljesítményét?
4. Szükségem van objektív adatokra a jelenlegi munkafolyamatok megértéséhez, mielőtt folyamatváltozásokat hajtanék végre? Hogyan mérhetem e változások hatását?

Ha a vezetők nem látják tisztán a munkafolyamatokat, nem tudják hatékonyan megtervezni a projekt ütemezését és költségvetését, optimalizálni a munkafolyamatokat, és előre jelezni a lehetséges problémákat.

A munkavállalói felügyeleti szoftver részletes jelentéseket készít az alkalmazottak alkalmazáshasználatáról, a feladatok előrehaladásáról és az egyes feladatokra fordított időről. Ezek a jelentések objektív, számszerűsíthető adatok az aktuális munkafolyamatokról. Elemzésükkel a vezetők látják, hogyan történik a munka a gyakorlatban, és értékelhetik az egyéni és a csapat termelékenységét. Feltárhatják a fejlesztésre és automatizálásra szoruló területeket, megszüntethetik a felesleges lépéseket, és áttervezhetik a munkafolyamatokat, hogy hatékonyabbá és gyorsabbá tegyék azokat.

A fejlesztések bevezetése után a nyomonkövetési adatok felhasználhatók a változások tényleges hatásának mérésére a munkafolyamatok hatékonyságára. Ez az adatvezérelt kör a folyamatos fejlesztés és finomítás alapjává válhat.

A vállalat sikerét az elkötelezett és motivált alkalmazottak biztosítják. De mi történik, ha a szikra kialszik? Megfigyelhet olyan aggasztó tendenciákat, mint a csökkenő elkötelezettség, a hiányzások és a növekvő fluktuációs arány. Íme további riasztó tünetek:

1. a lelkesedés érezhető csökkenése
2. csökkent proaktivitás
3. az alkalmazottak kevésbé érdekeltek a munkájukban és a vállalat sikerében.
4. kevesebb részvétel a csapat tevékenységeiben és a megbeszéléseken
5. általános közöny vagy negativitás érzése.

Ezek a jelek mélyebb, alapvető problémákat jelezhetnek a szervezeten belül. Meg kell vizsgálnia a munkahelyi kultúra egészségét és a munkavállalók jólétét, és a gondos munkavállalói megfigyelés hasznos eszköz lehet a kutatásában.

Az automatizált jelenlétkövetéssel ellátott felügyeleti szoftverek a fent említett aggasztó jeleket gyakran hamarabb felfedhetik, mint a vezető, és mélyebbre áshatnak. Emellett segíthet a munkavállalók elkötelezettségének javítására tett erőfeszítések hatékonyságának mérésében is. Az alkalmazottak elkötelezettségéhez és motiválásához azonban más módszerekre is szükség van, például jutalmakra és bónuszokra, fejlődési és növekedési lehetőségekre.

Az öt figyelmeztető jel - a termelékenység zuhanása, a biztonság, az etikátlan viselkedés, a működési vakfoltok és a csökkenő elkötelezettség - időben történő felismerése kulcsfontosságú, és a munkavállalók megfigyelése segíthet ezek felismerésében és a problémák okainak feltárásában. Ha ezeket a jeleket tapasztalja, fedezze fel, hogyan segíthet a A CleverControl felügyeleti szoftvere. De ne feledje, hogy az etikus és átlátható végrehajtást helyezze előtérbe.