Az üzleti levelezés 5 hibája

Az üzleti levelezés 5 hibája

Az e-mailben történő kommunikáció munkánk alapvető részévé vált, ezért az e-maileket helyesen kell megírni. A Business Insider beszámolt a munkavállalók hibáiról az üzleti levelezésben.

Ne küldjön e-maileket rossz címre

Semmi sem lehet ennél nyilvánvalóbb. Az emberek mégis elkövetik ezt a hibát. Mindig lehet bocsánatot kérni attól, akinek rossz e-mailt küldtél, de így is, úgy is rossz érzés marad benne.

Mielőtt tehát e-mailt küldene, ellenőrizze a címzett címét és nevét: "Kedves Debra Kelly,...". Olvassa fel hangosan a nevet - ez segít a koncentrálásban és abban, hogy ne hibázzon.

Ne temesse el az ólmot

Az újságírók körében jól ismert kifejezés "to bury the lead" azt jelenti, hogy a fő mondanivalót mélyen elrejtjük a levélben. Olyan mélyen, hogy nehéz megtalálni. Ez a hiba gyakran előfordul az üzleti levelezésben. Hogy elkerülje, tegye fel magának a kérdést: "Mit akarok mondani?". És válaszoljon rá nagyon gyorsan. Egy ilyen levelet - világos, rövid és lényegre törő - várnak el Öntől a kollégái.

"Azért írok, hogy még a negyedik negyedév kezdete előtt megbeszéljük a vállalataink közötti együttműködést."

Ha nem a levél elején fogalmazza meg a lényeget, hanem hosszan és burjánzóan tér a lényegre, a címzett nem fogja érteni, mi a levél célja. Írj egyszerűen, és kerüld a felesleges szónoklatokat a szövegekben.

Ne használjon olyan kifejezéseket és rövidítéseket, amelyeket mások esetleg nem értenek.

Ez az üzleti levelezés klasszikus hibája. Az üzleti szleng, amely az Ön és kollégái számára egyértelmű, zavarba ejtheti partnereit és más részlegek munkatársait.

"Találkozzunk a CO-ban a 200-as teremben fél hétkor. Ja, és ne felejtsétek el a feladatot, 17 óra után a "zöld kód" van nálunk"."

Miről szól a levél? Nézd meg a leveled címzettjeinek listáját, és kérdezd meg magadtól: vajon mindannyian tudják, hogy mi a CO? Mindannyian ismerik a "zöld kódot"? Ha ez nem így van, tisztázza ezeket a fogalmakat.

"Találkozzunk a központi irodában, a 200-as szobában fél hétkor. Igen, és ne feledkezzünk meg a feladatról, 17 óra után megvan a "zöld kód". Azoknak, akik esetleg nem tudják, a "zöld kód" azt jelenti, hogy a találkozón teljesen felkészülten kell megjelenni".

Látod? A levél már sokkal jobb.

Ne felejtsen el válaszolni az e-mailekre

A napi rohanásban nagyon gyakran előfordul, hogy gyorsan elolvassuk valakinek a levelét, gondolatban válaszolunk rá, és elfelejtjük a választ ténylegesen elküldeni. Ez elfogadhatatlan. Válaszolni kell a kollégák leveleire. A válasza befolyásolhatja az egész munkafolyamatot.

Hatalmas bekezdések a levélben

Ne feledje, a Twitter és a Facebook korában senki sem szeret két mondatnál hosszabb üzeneteket olvasni. Ezért a hosszú bekezdéseket az üzleti levelezésben csak átnézik, de nem olvassák el figyelmesen. Törje meg a hosszú bekezdéseket, és tegye kényelmesen olvashatóvá őket.