4 módja, hogy legálisan és hatékonyan ellenőrizze alkalmazottait

Az alkalmazottak megfigyelésének számos előnye van, ha jól csinálja. Segíthet biztosítani, hogy az alkalmazottak ne lazsáljanak, termelékenyebbé teheti őket, és azonosíthatja azokat a területeket, ahol az alkalmazottak magánügyekre pazarolják a vállalati időt vagy erőforrásokat. Ebben a cikkben részletesen megvizsgálunk 4 módszert, amellyel jogszerűen és hatékonyan ellenőrizheti alkalmazottait. De mielőtt ezt megtenné, van néhány dolog, amit meg kell értenie a megfigyelés jogszerűségével kapcsolatban. Ez megteremti az alapot ahhoz, hogy eldönthesse, melyik a legjobb módszer az alkalmazottai megfigyelésére.

Az, hogy legális-e az Ön számára az alkalmazottai megfigyelése, teljes mértékben attól függ, hogy Ön és az alkalmazottai melyik országban tartózkodnak. Ha Ön az Egyesült Államokban található, akkor jó eséllyel nyomon követheti alkalmazottai tevékenységét a munkahelyi eszközökön, hogy ellenőrizze azok hatékonyságát. Attól függően, hogy melyik államban van, lehet, hogy törvényi kötelezettsége van arra, hogy tájékoztassa alkalmazottait arról, hogy Ön megfigyelte őket. Ezt az egyes állami törvényeken belül kell ellenőrizni, mivel ez nem szövetségi előírás. Az alábbiakban felsoroljuk azokat a különböző típusú kommunikációs módszereket, tevékenységeket és eszközöket, amelyeket a munkáltatók jogszerűen megfigyelhetnek az Egyesült Államokban.

1. Céges számítógépek

   A vállalat tulajdonában maradó vállalati monitorok teljes mértékben ellenőrizhetők. Ez magában foglalja a használatuk, a tárolt dokumentumok és fájlok, a webes használat, az előzmények, valamint a leütések, kattintások, az aktív és az üresjárati idő nyomon követését. Az, hogy az eszköz a vállalat telephelyén található-e vagy sem, nem befolyásolja azt, hogy a munkáltató milyen mértékben képes azokat jogszerűen megfigyelni. Általában a munkamonitorok és a számítógépek azok az eszközök, amelyek a legtöbb információt szolgáltatják a munkavállaló hatékonyságáról, ezért sok vállalat hajlamos arra, hogy ezekhez az eszközökhöz nyomkövetőket adjon, más eszközökhöz azonban nem.

2. Közösségi média

   A közösségi média figyelése legális az Egyesült Államokban, mivel segíthet a munkáltatóknak biztosítani, hogy a munkavállalójuk munkaidőben nem tölti az idejét más, munkán kívüli tevékenységekkel. A közösségi médiahasználat nyomon követése többféle módon történhet. Ezek közül a legkézenfekvőbb, ha korlátozzák bizonyos weboldalak elérését a vállalati számítógépeken. Ez egyrészt megfigyelés, másrészt megelőzés, de nem ez az egyetlen módja az ilyen típusú tevékenység ellenőrzésének. A munkáltatók azt is ellenőrizhetik, hogy a munkavállalójuk munkaidőben online van-e és posztol-e. Ha úgy találják, hogy igen, akkor képesek ellenőrizni ezeket a tevékenységeket, és tájékoztatni a munkavállalóikat a megállapításokról. A közösségi média fiókok tartalma is nyomon követhető. Ez különösen igaz lehet az olyan iparágakban, ahol az alkalmazottak a vállalat arcaiként működnek. Ebben az esetben a legtöbb vállalat ellenőrzi, hogy a felvételi eljárás során nem talál-e valami sértő vagy helytelen dolgot mind az alkalmazottak, mind a potenciális jelöltek oldalain.

3. E-mail megfigyelés

   Az e-mailekkel a vállalat teljes megfigyelési képességei korlátozhatók. A vállalatok általában képesek a vállalati rendszerükön keresztül érkező összes kommunikációt nyomon követni. Egyes államokban azonban a munkavállalói e-mailek ellenőrzéséhez beleegyezés szükséges. Erre érdemes odafigyelni, mivel gondot okozhat, ha bizonyos e-maileket úgy figyelnek meg, hogy a munkavállalót nem tájékoztatják róla.

   Azt is érdemes megjegyezni, hogy a nem a munkahelyi szerveren keresztül érkező, hanem külső tárhelyen tárolt magánlevelek általában nem tartoznak a megfigyelés hatálya alá. Ez azért van így, mert ezek teljesen magánjellegű kommunikáció, amely gyakran teljesen a munkahelyen kívül zajlik.

4. Telefonok és telefonbeszélgetések

   Ez az a pont, ahol a megfigyelés kissé bonyolulttá válhat. Általában, ha egy munkavállaló a cég tulajdonában lévő telefont használja, a munkáltató általában képes nyomon követni az üzleti kommunikációját. Ahhoz azonban, hogy ezeket a beszélgetéseket rögzíteni lehessen, ellenőrizni kell az egyes államok törvényeit, mivel sok államban két fél hozzájárulása szükséges. Ez lényegében azt jelenti, hogy a hívás másik oldalán lévő személynek is bele kell egyeznie a hívás rögzítésébe. Attól függően, hogy milyen üzletágban tevékenykedik, ez lehet, hogy nem lesz könnyű kérés.

5. Személyes eszközök

   A személyes eszközök esetében speciális irányelveket kell alkalmazni annak érdekében, hogy ez jogszerűen történhessen. Általánosságban elmondható, hogy a vállalatnak rendelkeznie kell a "saját eszközt hozhatsz magaddal" politikával. Ez segítene megmagyarázni, hogy egy bizonyos alkalmazott miért használhatja a személyes eszközét üzleti célokra, és potenciálisan lehetővé tenné az alkalmazott számára a hozzáférést a felügyelethez. Az alkalmazottak személyes számítógépeinél szükség lehet bírósági végzésre vagy egy nagyon világos munkahelyi szabályzatra, amely lehetővé teszi a vállalat számára a számítógép megfigyelését akár munkaidőben, akár általánosabban, amikor az eszköz a vállalat területén belül van. Általánosságban elmondható, hogy az alkalmazottak személyes eszközeiket nem kutathatják át megfelelő engedély nélkül.

A megfigyeléssel kapcsolatos jogi vonatkozások megértése segíthet abban, hogy jobban kiválaszthassa, mely megfigyelési gyakorlatok lesznek hatékonyak és legálisak az Ön vállalatánál.

A legegyszerűbb módszer alkalmazottai online tevékenységének ellenőrzésére a speciális szoftverek használata. A CleverControl a vezető kémszoftver és a legegyszerűbb megoldás üzleti folyamatainak javítására. Segítségével kivizsgálhatja az alkalmazottak jogellenes cselekedeteit, megakadályozhatja az információk kiszivárgását, növelheti a termelékenységet és kiszűrheti a lógósokat. A CleverControl lehetővé teszi, hogy távolról, bármilyen internetkapcsolattal rendelkező eszközön keresztül megfigyelhesse az összes alkalmazottját. Mindössze be kell jelentkeznie a fiókjába egy webböngészőben, és bárhonnan, bármikor láthatja az összes alkalmazott tevékenységét.

Ez a kivételes kémszoftver rengeteg további funkcióval rendelkezik, beleértve a valós idejű élő megfigyelést, a weboldal tevékenységét, az alkalmazás tevékenységét, a billentyűleütés naplózását, a képernyő rögzítését, a pillanatfelvételeket és a mikrofonhangfelvételeket.

Ahhoz, hogy elkezdje a CleverControl segítségével felügyelni alkalmazottait, regisztráljon itt: https://clevercontrol.com/ , töltse le a CleverControl Agent-et a fiókjából, telepítse a felügyelt számítógépekre, és kezdje el az adatok lekérését és megtekintését a webes fiókon keresztül. Vegye figyelembe, hogy a program használata előtt megfelelően tájékoztatnia kell annak az eszköznek minden felhasználóját, amelyre ilyen szoftvert telepít, hogy megfigyelés alatt állnak.

Több okból is hasznos, ha nyomon követi és rögzíti csapata interakcióit és beszélgetéseit az ügyfelekkel, vásárlókkal vagy partnerekkel. Képzelje el, hogy megnézi a legfrissebb ügyfélszolgálati statisztikákat, és azt látja, hogy egy alkalmazott sokkal magasabb pontszámokat kap, mint mindenki más. Abban az esetben, ha rögzíti az alkalmazottak ügyfelekkel való interakcióit, meghallgathatja ennek a személynek az elmúlt hónap telefonbeszélgetéseit, és kitalálhatja, mit csinál jól, így megkérheti a munkatársait, hogy ugyanezt tegyék. Ha pedig valamelyik csapattag nagyon rossz értékeléseket kap, akkor kiderítheti, mit csinál rosszul, és megoldhatja a problémát.

Számos olyan szolgáltatás és alkalmazás létezik, amelyek lehetővé teszik, hogy rögzítse alkalmazottai telefonbeszélgetéseit. Nem tilos lehallgatni alkalmazottai beszélgetéseit a munkáltató tulajdonában lévő telefonokon. Ha azonban nem akarja megszegni a törvényt, akkor csak azért tegye, hogy ellenőrizze a munkájuk minőségét. Így például meggyőződhet arról, hogy ügyfelei hasznos technikai támogatást kapnak-e, vagy hogy kollégái tisztelettudóan bánnak-e az ügyfelekkel.

Annak ellenére, hogy a telefonhívásokra vonatkozó szövetségi szintű védelem nem létezik, a különböző államokban van néhány állami törvény. Kaliforniában például a vállalat vezetője köteles hangjelzéssel értesíteni az alkalmazottakat arról, hogy a telefonbeszélgetéseiket rögzítik. Nyilvánvaló, hogy ez nem vonatkozik a nem üzleti jellegű telefonbeszélgetésekre. Ha lehallgat egy telefonbeszélgetést, és rájön, hogy az személyes, le kell tennie.

A különböző országokban a munkavállalói felügyeleti szoftverek használatának örökségéről szóló részletesebb információkért további információkat találhat.itt

A vállalati alkalmazottak tartózkodási helyének nyomon követése (akár autóval, akár mobiltelefonnal, akár mindkettővel) az utóbbi időben nagyon népszerűvé vált. A következő kérdés azonban még mindig nyitott: hogyan lehet nyomon követni az alkalmazottak tartózkodási helyét anélkül, hogy törvényt sértenénk? Az alkalmazottak tartózkodási helyének nyomon követése megengedett, akár mobilalkalmazással, akár geofencinggel, akár az autóban lévő GPS-készülékkel. Mindenesetre érdemes követnie néhány ajánlást, hogy a biztonságos oldalon maradjon.

Először is, biztosítsa alkalmazottai számára azokat a berendezéseket, amelyek lehetővé teszik a tartózkodási helyük nyomon követését. Mindig alacsonyabb a magánélethez fűződő elvárás, ha egy alkalmazott a cég tulajdonát használja, mint a személyes tulajdonát. Ha tehát okostelefon segítségével akarja nyomon követni a munkáltató tartózkodási helyét, akkor fizetnie kell érte.

Másodszor, értesítse az alkalmazottakat arról, hogy nyomon fogja követni őket. Amint engedélyt kap a megfigyelni kívánt személyektől, ne aggódjon a jogi kérdések miatt: az ő jóváhagyásuk felülírja az egyéb aggályokat.

És végül, de nem utolsósorban, soha ne kövesse nyomon a nem üzleti tevékenységeket. Az alkalmazottai elvárják a magánélet védelmét, amikor nincsenek az irodában vagy szabadnaposak. Ez azt jelenti, hogy nem szabad nyomon követnie a tartózkodási helyüket, amikor nem dolgoznak.

Kétségtelen, hogy ez a módszer legális, de sok időt vehet igénybe, ha saját maga ellenőrzi és elemzi alkalmazottai termelékenységét. Ha azonban mindent ellenőrzés alatt akar tartani, akkor ez a módszer mindenképpen Önnek való.

Ha még nincs tapasztalata az alkalmazottak tevékenységének személyes ellenőrzésében, kezdheti a napi ellenőrzéssel. Ez a módszer azt mutatja alkalmazottainak, hogy Önt érdekli a termelékenység, és mindent tudni akar, ha a teljesítményről van szó. Először is, minden nap kérdezd meg a munkatársaidat: "Mit értél el ma? Közelebb kerültünk a célunk eléréséhez? Hogyan segíthetek vagy támogathatlak benneteket?" Ennek a módszernek a segítségével nemcsak nyomon követheti munkatársai termelékenységét, hanem a morált is növelheti azáltal, hogy kimutatja a kollégáknak a támogatását.

Emellett nem a ledolgozott órák mennyiségére, hanem a csapat eredményére kell összpontosítania. Közismert tény, hogy a kollégák hajlamosak "elütni az időt", ha úgy érzik, hogy nincs más céljuk, mint napi X órát ledolgozni. A termelékenység növekedni fog, ha a csapat célorientált és nagymértékben motivált, szemben a befektetett időorientáltsággal. Ennek oka, hogy ösztönzést kapnak a feladatok elvégzésére. Kétségtelen, hogy a munka elvégzése után mindenki szeretne hamarabb hazamenni. Ezért megengedheti nekik, hogy akkor hagyják el az irodát, amikor a napi munka befejeződött, és nem akkor, amikor az óra eléri az 17:00 órát.

Sokféle vélemény létezik a monitoring hatékonyságáról és arról, hogy mennyire lehet jó gyakorlat az irodában. Íme néhány a legfontosabb okok közül, amiért a monitorozás nemcsak hogy működik, de hihetetlenül hasznos mind a munkáltató, mind a munkavállaló számára.

1. Elismerés

   Az alkalmazottak nyomon követése azt jelenti, hogy nap mint nap pontosan tudja, hogyan teljesítenek az alkalmazottai. A felülvizsgálati szezonban és még azt megelőzően is, ha ezek a megfigyelési statisztikák kéznél vannak, lehetővé teheti, hogy alkalmazottai elismerjék az általuk végzett jó munkát, és tisztán láthatja, hogy mely alkalmazottak érdemelnek bónuszt vagy jobb pozíciót.

2. Munkavállalók megtartása

   Az elismerés az egyik legfontosabb módja annak, hogy alkalmazottai ne keressenek folyamatosan új lehetőségeket máshol. Azzal, hogy alkalmazottait elismerik, és jutalmazzák őket a jó teljesítményért, elkezdheti a csapatán belüli lojalitás kialakítását. Ez valóban segíthet abban, hogy anélkül építse fel a vállalatát, hogy állandóan azon kellene aggódnia, hogy az alkalmazottai folyamatosan beadják a felmondásukat.

3. Figyelem

   Az Ön alkalmazottai, ha tudják, hogy megfigyelés alatt állnak, sokkal valószínűbb, hogy rendkívül figyelmesek lesznek. Ez a figyelmesség nagyrészt annak az eredménye, hogy tudják, hogy minden hibát, amit elkövetnek, látni fogják. Ez nem jelenti azt, hogy a megfigyelést arra kellene használni, hogy minden hibát aránytalanul felfújjon, és túlzottan megbüntesse az alkalmazottakat. Ehelyett inkább a képzés részeként kell rá tekinteni, és a csapata által végzett munka minőségének erősítését célzó eszközként.

4. A problémák kijavítása

   Amikor egy probléma megjelenik a nyomon követés során, az lehetőséget ad a csapatnak arra, hogy együtt dolgozzanak a probléma megoldása érdekében. Azzal, hogy a problémákat azonnal orvosolni tudja, amint azok felmerülnek, ügyfelei vagy vásárlói hihetetlenül elégedettebbek lesznek az Ön által végzett munkával, mivel könnyen észrevehetik, hogy mennyire törődik a munkájával. Ez egy olyan kollektívabb légkört is kialakít, amelyben a csapata mindig a legjobbat akarja majd kihozni magából, és keresi az együttműködés és a hibák kijavításának lehetőségeit, ahelyett, hogy csak megpróbálná elrejteni azokat.

5. Biztonság

   Végül, különösen, ha érzékeny adatokkal dolgozik, az alkalmazottak és eszközeik megfigyelése lehet a kulcsa annak, hogy az információk ne kerüljenek rossz kezekbe. A felügyelet lehetővé teszi, hogy mindig tudja, ki férhet hozzá vállalata bizalmas adataihoz. Ez a biztonság megsértése esetén is fontos lesz, mivel így gyorsabban tud reagálni.

Sokan azt feltételezik, hogy a munkavállalók általában nem hajlandóak arra, hogy teljesítményüket ellenőrizzék. Az Accenture felmérése azonban éppen az ellenkezőjét mutatta ki. Valójában a válaszadók 92%-a azt mondta, hogy nyitott arra, hogy összegyűjtsék az adataikat, de csak akkor, ha az adatokat a teljesítményük javítására vagy más személyes előnyökre használják fel. De vajon ez reális?

Nos, a Capterra felmérése szerint igen. A felmérés szerint a munkáltatók 39%-a mondta azt, hogy további betekintést nyerhetnek a napi működésbe, míg 38%-uk szerint ez segít abban, hogy alkalmazottaik soha ne legyenek alulfizetve, és ez csak néhány a megfigyelés által biztosított előnyök közül. A nagyobb csapathatékonyság, a problémamegoldás és a munkavállalók elismerése bizonyította, hogy ezek a rendszerek segítettek abban, hogy a munkáltatók jobb vezetőkké váljanak, és ezáltal nőtt a munkavállalók elégedettsége. Egy másik Capterra-felmérés azt is kimutatta, hogy míg a munkavállalók 65%-a úgy gondolta, hogy a monitoring nem befolyásolja azt, hogy mennyire dolgoznak keményen, 16%-uk azt mondta, hogy keményebben dolgozik. Ez határozottan bizonyítja, hogy a megfigyelés nem árt, hanem csak előnyökkel jár mind a vállalat, mind a munkavállaló számára.

Amint látja, sokféleképpen nyomon követheti alkalmazottait, és rengeteg munkavállalói felügyeleti szoftver és mobilalkalmazás létezik, amelyek megfelelnek ezeknek az igényeknek. A hatályos jogszabályok biztosítják a munkáltatók jogát arra, hogy nyomon kövessék alkalmazottaikat. Tehát csak Önön múlik, hogy melyik módszert választja: kémszoftver, GPS-megfigyelő alkalmazás, hívásrögzítő vagy a munkatársak követése bármilyen eszköz nélkül. Javasoljuk, hogy tegyen egy "tesztvezetést" a CleverControl segítségével. Letöltheti az ingyenes próbaverziót, és akár 14 napig korlátlan számú célszámítógépen tesztelheti.