L'intégration préalable : La clé d'une intégration efficace des employés

L'expérience et les connaissances d'un candidat sont considérées comme les éléments les plus importants lors de l'embauche de nouveaux employés. Si les entreprises y prêtent attention, elles ignorent souvent l'importance de l'engagement des employés, ce qui les pousse à quitter leur entreprise dès les premiers mois.

Si l'équipe de recrutement déploie beaucoup d'efforts pour trouver le meilleur candidat, mais que celui-ci finit par partir en raison d'un manque d'engagement, il en résulte un gaspillage de ressources et d'efforts avant même que l'employé ne prenne ses fonctions. C'est là que l'intégration préalable améliore les choses pour les deux parties. Dans cet article, nous verrons pourquoi il est nécessaire et en quoi il est bénéfique pour votre organisation.

Une fois que le processus d'entretien est terminé et qu'une entreprise a fait une offre d'emploi à un candidat, la période qui s'écoule entre le premier jour de travail et l'acceptation de l'offre d'emploi est connue sous le nom de période de pré-intégration (preboarding). Il s'agit d'une partie importante du processus d'embauche puisqu'elle vise à accroître l'engagement des employés.

L'intégration préalable consiste à accueillir les nouveaux employés et à les familiariser avec leur rôle, leurs tâches et l'entreprise. Il comprend généralement des informations sur le poste, l'équipe et l'entreprise, mais ne s'y limite pas. Un élément essentiel du processus de préintégration est que les employés posent des questions pour en savoir plus sur l'entreprise et leur futur poste.

En bref, l'intégration préalable donne une première impression positive aux nouveaux employés en les accueillant et en les préparant à leur nouveau rôle.

L'embarquement et le débarquement sont assez similaires et, la plupart du temps, les gens confondent ces deux termes. Ces deux termes sont souvent utilisés de manière interchangeable. Voici donc les principales différences entre ces stratégies :

Vue d'ensemble

• L'intégration préalable est la période qui s'écoule entre le jour où un candidat accepte son offre d'emploi et le moment où il commence à travailler.

• L'onboarding commence dès le premier jour de travail d'un employé.

Calendrier

• Le moment idéal pour l'intégration préalable est avant le premier jour de travail de l'employé.

• L'onboarding, quant à lui, commence après le premier jour de travail du nouvel employé.

Objectifs

• Le but et l'objectif principal de l'intégration préalable sont d'accueillir l'employé avant qu'il ne commence sa première journée.

• L'onboarding se concentre sur l'intégration du nouvel employé dans les systèmes de l'entreprise pour son nouveau rôle.

Activités

• Des activités telles qu'une réunion informelle, un déjeuner ou une invitation à une visite informelle pour découvrir le bureau font partie des activités de pré-embarquement.

• D'autre part, l'attribution d'un binôme, la livraison de leur installation et la fourniture de tous les autres éléments de formation aux employés font partie des activités d'intégration.

Objectif

• L'intégration préalable vise à préparer les nouveaux employés à leur travail et à les enthousiasmer pour celui-ci.

• L'onboarding, quant à lui, aide les nouveaux employés à s'intégrer dans l'environnement de l'entreprise après leur arrivée.

L'intégration préalable est un élément essentiel du processus d'embauche des employés et elle est importante à la fois pour l'employé et pour l'organisation. Voici les sept principaux avantages de l'intégration préalable qui profiteront à la fois à l'employé et à l'entreprise.

• Établir une première impression positive

  La première impression que l'on a de son entreprise est très importante et peut déterminer de manière significative la productivité d'un nouvel employé. Si vous effectuez correctement l'intégration, vous laisserez une première impression positive à l'employé, ce qui le motivera dans son rôle. Cette première impression positive de l'entreprise se traduira également par une plus grande satisfaction des employés.

• Réduire l'anxiété et promouvoir l'engagement

  Presque tous les candidats se sentent nerveux à l'approche de leur premier jour de travail. Chacun a des raisons différentes de se sentir anxieux, mais la solution pour tous est un préaccueil efficace. En effet, le préaccueil apporte de la positivité de la part de l'entreprise à leur égard, avant même qu'ils ne rejoignent l'entreprise.

  Ainsi, le jour de leur arrivée, ils ont déjà une image positive de l'entreprise, ce qui fait disparaître plus de la moitié de leur anxiété. De plus, cela favorise l'engagement des différents employés.

• Établir un lien avec l'organisation

  Les nouveaux employés ont besoin d'un certain temps pour établir un lien avec leur nouvelle organisation en raison du manque d'exposition. L'intégration préalable peut considérablement raccourcir cette période. Grâce à lui, les employés en apprennent beaucoup sur l'environnement de leur nouvelle entreprise avant leur premier jour de travail. De plus, lorsqu'ils prennent leurs fonctions, ce lien est encore plus fort, ce qui les aide à être performants.

• Stimuler la productivité et améliorer les taux de rétention

  L'intégration préalable permet d'améliorer le taux de rétention des employés. De nombreux employés ont tendance à quitter leur emploi au cours des premiers mois ou des premiers jours en raison d'un manque d'engagement, ce qui finit par nuire à leur productivité.

  Grâce à l'accueil préalable, une entreprise peut renforcer l'engagement de ses employés et les maintenir productifs. Lorsque les employés sont productifs, leur satisfaction augmente, ce qui se traduit par des taux de fidélisation plus élevés.

• Réduction des coûts d'intégration

  L'intégration préalable simplifie la procédure d'intégration et la rend plus efficace. Il en résulte d'importantes économies de temps, d'argent et d'autres ressources qui peuvent être utilisées ailleurs dans l'entreprise. L'intégration préalable est donc une mesure d'économie qui présente de nombreux avantages.

• Réduction des coûts liés à la rotation du personnel

  Grâce à l'intégration préalable, vous pouvez réduire les coûts de rotation du personnel liés à l'embauche de nouveaux employés. L'intégration préalable permet de confirmer la décision du nouvel employé de rejoindre votre entreprise. Il permet d'aborder très tôt les incertitudes ou les freins potentiels, réduisant ainsi le risque de départ des nouveaux employés peu après l'intégration, ce qui peut s'avérer coûteux en termes de recrutement, de formation et de perte de productivité. En rendant le processus d'intégration attrayant grâce à l'intégration préalable, les nouveaux employés de votre entreprise resteront plus longtemps dans votre entreprise.

• Réduction du temps de productivité

  L'intégration préalable peut aider les nouveaux employés à s'acclimater plus rapidement en leur donnant accès aux ressources de l'entreprise, y compris l'intranet, le manuel de l'employé et les informations sur les avantages sociaux. Ils pourraient trouver plus simple et plus pratique de rejoindre votre équipe et de participer immédiatement.

Bien qu'il s'agisse d'une procédure subjective et que chaque entreprise puisse choisir ses pratiques de préintégration en fonction de son environnement, quelques éléments font une excellente première impression sur les nouveaux employés. L'intégration préalable consiste à faire sentir au nouvel employé qu'il s'agit d'un bon départ pour lui.

Voici donc quelques-unes des meilleures pratiques d'accueil que vous pouvez adopter.

• Fournissez des copies numériques des documents clés afin que le nouvel employé puisse les étudier à l'avance.

  Votre principal objectif est de veiller à ce que le nouvel employé se familiarise avec les stratégies et la culture de l'entreprise. Pour ce faire, vous pouvez lui fournir des copies numériques de documents importants

  à passer en revue avant leur premier jour de travail. Cela les aidera à se familiariser avec les aspects techniques et non techniques de l'entreprise.

• Présentation de l'équipe

  La présentation de l'équipe fait généralement partie du processus d'intégration proposé le premier jour de travail. Toutefois, vous pouvez commencer un peu avant et l'intégrer au processus de préintégration. Cette pratique permet à l'employé de mieux connaître les personnes avec lesquelles il va travailler. En outre, elle favorise la communication et améliore l'engagement.

  Les nouveaux employés peuvent se familiariser avec leurs équipes en posant des questions qui les aideront à travailler rapidement avec elles.

• Cours d'introduction en ligne

  S'il y a quelque chose de spécifique à votre entreprise ou au poste qu'un nouvel employé doit apprendre avant son premier jour de travail, cela doit être communiqué dans le cadre du processus de préintégration. Un bon moyen de communiquer ces informations est de proposer un cours en ligne. En général, ces cours d'introduction en ligne ne comprennent que des notions de base, mais ils suffiront à familiariser le nouvel employé avec ses tâches ou d'éventuelles particularités avant de commencer.

• Les inviter à des événements amusants de l'entreprise avant qu'ils ne rejoignent l'entreprise

  L'une des meilleures façons de briser les barrières de communication entre les anciens et les nouveaux employés est de les inviter à des événements amusants au sein de l'entreprise. Il peut s'agir d'une réunion informelle, d'un déjeuner d'entreprise ou même d'une journée d'activités au bureau. Un tel événement donnera un aperçu de la culture de l'entreprise au nouvel employé, qui en apprendra beaucoup sur le bureau et les personnes avec lesquelles il travaillera.

• Prendre contact avant de commencer

  Un bon moyen de montrer l'engagement des nouveaux embauchés est de prendre contact avec eux avant qu'ils ne commencent à travailler. Il peut s'agir simplement de les ajouter au réseau de messagerie de l'entreprise et de leur en donner l'accès. Le fait de leur permettre de poser des questions est bénéfique pour les deux parties, car le nouvel employé obtiendra des réponses à des questions cruciales avant de commencer à travailler. En outre, cela rendra son premier jour de travail moins stressant.

• Annonce des nouveaux membres de l'équipe

  L'annonce des nouvelles recrues est un moyen de les remercier d'avoir été sélectionnées. Vous pouvez le faire par le biais d'un courriel adressé à l'ensemble de l'entreprise ou d'une publication sur LinkedIn qui suscitera l'enthousiasme de l'employé.

• Les laisser démarrer avec un pack de bienvenue

  Enfin, vous pouvez laisser le nouvel employé commencer son travail en lui remettant un dossier de bienvenue. Ce dossier peut contenir des cadeaux et de l'équipement dont il aura besoin pour son travail. Le fait de remettre ce paquet avant le premier jour permet au nouvel employé de l'explorer et de se familiariser avec ce qu'il utilisera. En outre, les cadeaux sucrés augmentent la satisfaction des employés.

Dans le passé, les entreprises s'appuyaient principalement sur l'intégration des nouveaux employés, mais cette pratique n'est plus suffisante sur le marché concurrentiel d'aujourd'hui. L'intégration préalable est devenue un élément crucial du processus de recrutement et d'intégration, car elle peut apporter des avantages significatifs à court et à long terme.

L'intégration préalable ne se contente pas d'initier l'employé à son rôle, elle lui donne également la certitude qu'il a choisi la bonne entreprise. Cette pratique favorise l'établissement d'un lien immédiat entre le nouvel employé et l'organisation, ce qui rend la transition plus douce et plus gratifiante.

Par conséquent, si vous vous apprêtez à agrandir votre équipe, il est fortement recommandé d'élaborer à l'avance une stratégie d'intégration complète. Cette démarche stratégique garantira à vos nouveaux employés une présentation transparente et attrayante de votre entreprise, jetant ainsi les bases d'une intégration réussie et d'un mandat gratifiant.