Meilleures pratiques pour suivre les activités de navigation sans compromettre la confiance

Le suivi des activités de navigation sur le lieu de travail comprend généralement l'enregistrement des sites web visités, des requêtes de recherche, de l'activité sur les médias sociaux et des chats (y compris parfois les journaux de messagerie). Parfois, l'employeur peut également suivre les transferts de fichiers et les frappes au clavier (par exemple, les messages ou les requêtes de recherche).

Les organisations peuvent utiliser plusieurs méthodes pour surveiller l'activité sur Internet :

1. Surveillance du réseau par la configuration du routeur : configuration du routeur pour enregistrer le trafic Internet ;
2. Les serveurs proxy et les pare-feu peuvent enregistrer le trafic Internet à des fins de contrôle administratif. Ils peuvent également bloquer l'accès à des sites web inappropriés ;
3. Les logiciels de surveillance des employés enregistrent toutes les activités informatiques des employés, y compris l'historique de navigation et l'activité des médias sociaux, et disposent d'une fonctionnalité de blocage de sites.

La légalité du suivi de l'activité Internet dépend des lois nationales et locales en vigueur dans votre région. Par exemple, en vertu de la législation américaine, la surveillance des employés est généralement légale. L'Electronic Communication Privacy Act (ECPA) autorise généralement les employeurs à surveiller les appareils et les réseaux appartenant à l'entreprise s'ils poursuivent des objectifs professionnels légitimes. Certains États invitent les organisations à informer les employés des activités de suivi ; d'autres États laissent la notification à la discrétion de l'employeur. Il est également conseillé aux employeurs de se doter d'une politique claire définissant l'étendue et les pratiques de surveillance.

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) régit le suivi de l'activité informatique des employés dans l'UE. En vertu de ce règlement, les organisations doivent limiter la collecte de données au strict nécessaire à des fins commerciales légitimes, informer le personnel de la surveillance et souvent obtenir son consentement.

Des réglementations similaires en matière de protection des données s'appliquent en Australie, en Inde, au Canada, au Danemark et dans d'autres pays.

Dans d'autres pays, la protection de la vie privée est plus stricte. En Grèce, par exemple, la surveillance électronique est interdite, sauf si l'employeur dispose d'une autorisation légale ou d'objectifs professionnels légitimes. Les Pays-Bas exigent que les organisations aient des intérêts commerciaux légitimes qui l'emportent sur le droit à la vie privée des employés pour mettre en œuvre la surveillance des employés. La Finlande limite la surveillance des courriels, des appels et de l'utilisation des ordinateurs.

Dans cette section, nous n'avons fait qu'un bref tour d'horizon de la légalité de la surveillance des employés dans différentes juridictions. Dans l'ensemble, la surveillance des employés est généralement légale dans la plupart des pays, mais il est de plus en plus important de trouver un équilibre entre les intérêts de l'employeur et les droits des employés en matière de protection de la vie privée. Nous vous recommandons de consulter votre conseiller juridique avant de mettre en œuvre des pratiques de suivi dans votre organisation.

Le suivi des activités de navigation peut être bénéfique à la fois pour les organisations et pour les employés :

1. Le suivi améliore la productivité. Lutter contre la tentation de consulter les messages de chat entrants ou un site web d'achat peut s'avérer difficile, et tout le monde n'y résiste pas. Le suivi des activités de navigation révèle les employés qui consacrent un temps excessif à des activités non liées au travail, telles que la navigation personnelle, les médias sociaux, les plateformes vidéo, etc. Grâce à ces informations, les responsables peuvent prendre des mesures pour améliorer la concentration et la productivité, par exemple en bloquant les distractions.
2. Les données collectées révèlent des lacunes en matière de compétences. Si un employé cherche souvent sur Google comment utiliser une certaine application nécessaire à son travail, il se peut qu'il ait besoin d'une formation supplémentaire. L'analyse de l'historique de navigation d'un employé peut vous donner un indice sur les compétences et les connaissances qui lui manquent. Vous pourrez ensuite planifier des programmes de formation et de développement en conséquence.
3. Le suivi renforce la sécurité des données. Une solution DLP solide peut détecter et empêcher l'accès, le partage ou le téléchargement de données sensibles de l'entreprise par des employés non autorisés.
4. La surveillance permet de renforcer la sécurité du réseau de l'entreprise. Des logiciels spécialisés peuvent identifier les tentatives d'accès à des sites web malveillants ou de téléchargement de fichiers infectés.

Malgré tous ses avantages, le suivi des activités de navigation des employés peut se retourner contre eux s'il est mis en œuvre de manière contraire à l'éthique. La principale préoccupation ici est la protection de la vie privée des travailleurs. Les employés ont droit au respect de leur vie privée et l'utilisation de méthodes de surveillance trop intrusives peut susciter la méfiance, créer un environnement de travail hostile et même avoir des répercussions juridiques. Les employés peuvent avoir l'impression d'être microgérés et de ne pas avoir confiance, ce qui peut diminuer leur satisfaction au travail et les inciter à rechercher de meilleures conditions dans d'autres entreprises.

Le suivi de l'activité sur Internet est également associé à des défis techniques. La mise en œuvre et la maintenance de systèmes de surveillance peuvent être complexes et coûteuses. En outre, même les solutions les plus fiables sont sujettes à des erreurs. Elles peuvent signaler des activités légitimes comme suspectes, ce qui conduit à un contrôle inutile des employés.

La mise en œuvre du suivi des employés nécessite une approche prudente pour atténuer ces difficultés et en tirer tous les avantages.

Nous avons rassemblé les meilleures pratiques pour la mise en œuvre d'un logiciel de suivi.

Le marché actuel offre de nombreux outils de surveillance des employés permettant de suivre les activités de navigation. CleverControl est l'une des solutions les plus avancées et les plus fiables dans ce domaine. Il suit l'historique de navigation de chaque employé, les requêtes de recherche, le temps passé sur chaque site web et l'activité des médias sociaux. Les données collectées sont regroupées dans des tableaux et graphiques statistiques clairs, permettant une analyse rapide de la productivité individuelle et des tendances à l'échelle de l'équipe. La plateforme offre également des paramètres flexibles de blocage de sites, ce qui vous permet de limiter les distractions et d'aider les employés à se concentrer sur leur travail.

Un manager ne gagnera pas la confiance de son équipe en surveillant secrètement ses activités. L'honnêteté est toujours la meilleure politique. Nous recommandons de communiquer ouvertement aux employés les raisons de la mise en place de mesures de suivi, même si votre juridiction ne l'exige pas. Soyez transparent sur les données collectées : sites web visités, temps passé sur ces sites, captures d'écran, journaux des médias sociaux, etc. Dans la mesure du possible, demandez le consentement de l'employé pour le suivi, en particulier pour les méthodes les plus intrusives.

Si cela est acceptable pour vos objectifs de contrôle, supprimez les informations d'identification personnelle de l'analyse de l'activité afin de protéger la vie privée des employés. Essayez de vous concentrer sur l'analyse des tendances plutôt que sur l'activité individuelle. Ne suivez pas l'historique de navigation d'un employé en particulier ; recherchez plutôt des tendances telles que le temps excessif passé sur les médias sociaux ou les visites de sites web à risque.

Définissez des objectifs de suivi clairs et l'étendue des données que vous devez collecter pour les atteindre. Par exemple, si l'objectif est de révéler les distractions, il suffira d'enregistrer les sites web visités et le temps passé sur ces sites. L'enregistrement des messages entrants et sortants sur les médias sociaux est excessif dans ce cas.

Les activités de navigation doivent être suivies sur des appareils appartenant à l'entreprise et uniquement pendant les heures de travail. Évitez de surveiller les activités des employés en dehors des heures de travail ou sur des appareils personnels. La seule exception peut être l'utilisation par un employé d'un appareil personnel pour le travail. Dans ce cas, la solution de surveillance choisie doit être dotée d'une fonctionnalité d'ouverture et de fermeture de session afin que l'employé puisse mettre fin à la surveillance à la fin de sa journée de travail.

L'organisation doit disposer d'une politique globale d'utilisation de l'internet qui définit les comportements en ligne acceptables et inacceptables. En outre, il doit exister une politique distincte décrivant l'étendue de la surveillance, l'utilisation des données collectées, leur durée de conservation et les personnes autorisées à y accéder. Les deux politiques doivent être facilement accessibles aux employés. L'équipe doit comprendre les politiques et leurs implications et disposer d'un canal pour exprimer ses préoccupations.

Les pratiques de contrôle ne doivent pas être figées. Elles doivent être revues périodiquement pour s'assurer qu'elles sont toujours nécessaires et efficaces.

Écoutez activement les commentaires des employés et adaptez le suivi aux éventuelles préoccupations en matière de protection de la vie privée. En outre, vous devez vous tenir au courant des lois relatives à la protection de la vie privée et au droit du travail et veiller à ce qu'elles soient respectées.

Le suivi des activités de navigation des employés peut améliorer considérablement la productivité et la concentration des employés et renforcer la sécurité de l'entreprise. Toutefois, les pratiques de suivi nécessitent une approche prudente qui vous permettra d'éviter leurs aspects négatifs. En privilégiant la transparence, en se concentrant sur les données agrégées et en respectant la vie privée des employés, vous pouvez mettre en œuvre le suivi des activités de navigation d'une manière qui préserve la confiance et favorise un environnement de travail positif.