CleverControl de la productivité des employés

La surveillance des employés consiste à recueillir des informations sur les activités du personnel sur le lieu de travail à l'aide de diverses méthodes : de la surveillance informatique à la vidéosurveillance. Les principaux objectifs de cette surveillance sont l'amélioration de la productivité, le contrôle des ressources de l'entreprise et la prévention des pertes de données et des comportements inacceptables.

Une étude réalisée par International Data Corp (IDC) montre que les employés consacrent jusqu'à 40 % du temps d'accès à l'internet au travail à des fins personnelles. Les plus gros consommateurs de temps sont les réseaux sociaux et les sites d'achat. Environ 60 % des achats en ligne ont lieu pendant les heures de travail. Selon une étude de Bambu by Sprout Social, environ 70 % des travailleurs avouent consulter régulièrement leurs médias sociaux au travail. Au total, la perte annuelle de productivité peut atteindre 40 %. Les fuites de données des entreprises constituent une autre préoccupation. Selon IDC, 20 à 30 % des employés ont envoyé des courriels contenant des secrets commerciaux, des éléments de propriété intellectuelle ou d'autres informations sensibles en dehors de leur entreprise.

La surveillance des employés est un excellent moyen de contrôler et de réorganiser l'utilisation des ressources de l'entreprise. Il est fréquent que les employés impriment leurs documents personnels sur les imprimantes du bureau pour économiser sur les services d'impression payants. Un autre point à considérer est l'utilisation des logiciels d'entreprise. Chaque année, les entreprises britanniques et américaines gaspillent 34 milliards de dollars en logiciels que leur personnel n'utilise pas. En surveillant l'utilisation des applications, vous pouvez voir si vos employés ont trop ou pas assez de licences.

Les problèmes décrits font qu'il est difficile de sous-estimer l'importance du suivi du personnel.

• Suivi de l'activité Web

  L'Internet est une immense source d'informations précieuses dans tous les domaines - mais c'est aussi une grande source de distractions. En surveillant la façon dont votre équipe utilise l'Internet, vous pouvez limiter ces distractions. En outre, vous pouvez identifier le besoin de formation et économiser sur les fournisseurs de services en améliorant l'efficacité de la bande passante.

  La surveillance des courriels des employés est l'un des moyens de vérifier et de prévenir les fuites de données potentielles.

• Surveillance de l'activité des ordinateurs

  La surveillance de l'activité informatique est un terme général qui couvre le suivi des actions de l'utilisateur sur l'ordinateur de l'entreprise. Il s'agit notamment de l'enregistrement des touches, de l'utilisation des applications et des sites Web, des captures d'écran, de l'utilisation des imprimantes, du temps d'activité et d'inactivité, de l'enregistrement des requêtes de recherche, etc. Le programme de surveillance présente les données accumulées dans des rapports détaillés et des tableaux et graphiques statistiques. Ils donnent un aperçu du processus de travail, servent d'indicateurs de productivité, aident à maintenir la discipline et révèlent si le personnel utilise les ressources de l'entreprise de manière appropriée et judicieuse.

• Suivi de la localisation

  Bien qu'elle ne soit pas aussi largement utilisée que d'autres formes de surveillance des employés, la géolocalisation est un moyen précieux de surveiller le personnel. Il est essentiel pour les personnes qui travaillent sur le terrain ou qui partent fréquemment en voyage d'affaires. Le suivi GPS permet de retrouver les appareils appartenant à l'entreprise s'ils sont volés ou perdus. Vous pouvez également surveiller et trouver les itinéraires les plus efficaces et améliorer la sécurité des employés travaillant dans des endroits éloignés.

• Surveillance des appels

  La surveillance des appels est habituelle pour les responsables des ventes ou les agents du service clientèle. Des programmes spéciaux enregistrent les appels, et ces enregistrements permettent ensuite aux responsables de s'assurer que les employés respectent les normes de communication, d'enquêter sur les plaintes des clients et de former les nouveaux membres de l'équipe.

• Vidéosurveillance

  Les systèmes de vidéosurveillance sont particulièrement efficaces dans les lieux qui suscitent des inquiétudes quant à la sécurité des employés et des biens de l'entreprise. Ils permettent alors de prévenir le vol ou le sabotage et de s'assurer que les conditions de travail répondent aux exigences de sécurité. Bien que la vidéosurveillance ne soit pas le meilleur moyen de mesurer la productivité, les données de surveillance peuvent être précieuses pour le suivi des présences et les enquêtes sur les incidents internes.

• Fixez des attentes et des délais clairs

  Votre équipe ne sera jamais efficace si elle ne sait pas ce que vous attendez d'elle et quand. Fixez des objectifs clairs et mesurables, non seulement pour l'entreprise dans son ensemble, mais aussi pour chaque équipe et chaque membre de l'équipe.

• Utiliser un logiciel de gestion de projet

  Il existe de nombreuses applications sur le marché qui permettent de gérer les projets sans effort et efficacement. Elles vous permettent de savoir qui est responsable de quel travail et combien de temps il y consacre. Vous pouvez attribuer des tâches aux employés, fixer des échéances et discuter du projet, le tout dans un seul programme. Gagnez du temps sur la gestion et gardez les efforts de votre équipe coordonnés.

• Mesurez les résultats, pas le temps de travail

  Votre équipe est peut-être la plus ponctuelle du monde, arrivant et quittant le bureau à l'heure pile. Pourtant, ils peuvent passer la plupart de leur temps de travail à regarder des vidéos de chats sur Youtube ou à discuter avec leurs collègues autour d'une tasse de café. Au contraire, une personne peut toujours avoir une demi-heure de retard - et pourtant apporter le plus grand bénéfice à l'entreprise. Considérez le résultat du travail, et non le temps que les travailleurs passent au bureau.

• La qualité avant la quantité

  Cinq tâches bien faites rapportent plus qu'une douzaine de tâches mal faites. Lorsque vous évaluez la productivité, accordez plus d'attention à la qualité du travail qu'à sa quantité. C'est particulièrement important pour les entreprises de fabrication.

• Donnez votre avis

  Si vous remarquez un travailleur peu productif, ne vous précipitez pas pour le traiter de paresseux et lui dire "au revoir". Il se peut qu'il ait des difficultés en raison d'un manque de formation ou de tâches peu claires. Dans ce cas, vos conseils et vos commentaires amélioreront leurs performances professionnelles. Interagissez avec l'équipe et créez une culture du feedback efficace dans votre entreprise.

• Suivre l'activité de l'ordinateur

  L'utilisation d'un logiciel de surveillance des employés comme CleverControl vous permettra d'examiner le flux de travail et de voir comment votre équipe s'acquitte de ses tâches. Détectez les activités improductives, surveillez la présence et le temps de travail et contrôlez l'utilisation des ressources de l'entreprise.

De nos jours, le logiciel de surveillance des employés est la méthode de suivi de la productivité la plus répandue dans la plupart des entreprises, grandes ou petites. Elle est simple et efficace : l'administrateur système installe le programme de surveillance sur les ordinateurs de l'entreprise. Ensuite, le programme fait tout le travail, en suivant automatiquement l'activité sur ces ordinateurs et en l'interprétant. Selon la fonctionnalité du logiciel choisi, il peut enregistrer les frappes au clavier, le temps d'activité et d'inactivité, la présence, l'achèvement des tâches, faire des captures d'écran et bien plus encore. Les programmes les plus avancés disposent de fonctions supplémentaires telles que la diffusion en direct des écrans des ordinateurs surveillés, la réalisation d'enregistrements vidéo, audio ou d'appels, le calcul des salaires et autres.

Vous pouvez recevoir les données recueillies par courrier électronique, par stockage en nuage ou par votre tableau de bord en ligne et rester au courant du processus de travail au bureau comme en voyage d'affaires.

Le principal avantage de la surveillance du personnel est l'amélioration de la productivité. Lorsque les membres du personnel savent qu'ils sont sous surveillance, ils s'investissent davantage dans leurs tâches et s'engagent davantage. Cependant, le suivi des employés présente d'autres avantages. Il permet de :

• découvrir les schémas de travail inefficaces ou les difficultés imprévues, par exemple, lorsque les employés consacrent plus de temps que prévu à leur tâche

• analyser les processus de travail et les optimiser

• révéler la nécessité de redistribuer la charge de travail

• identifier le besoin de formation

• suivre le temps de travail et les présences

• veiller à ce que le personnel utilise les ressources de l'entreprise à bon escient

• économiser sur les logiciels ou les ressources inutilisés et sur la rétention des employés

• contrôler que les membres de l'équipe respectent toujours le code de conduite de l'entreprise, tant dans leurs interactions avec leurs collègues qu'avec les clients

• prévenir les fuites de données sensibles

• fournir les preuves nécessaires dans les enquêtes internes

• améliorer les conditions de travail

Cela vous paraît excellent ? Le contrôle des employés offre en effet à l'employeur de nombreuses possibilités d'optimiser son activité et d'obtenir de meilleurs résultats. Cependant, la perspective d'être surveillé ne semble généralement pas si réjouissante pour les travailleurs. Voici quelques-unes des questions qui se posent :

• Les employés peuvent avoir le sentiment que la surveillance viole leur vie privée

• Ils peuvent le percevoir comme un manque de confiance.

• En connaissant le logiciel de suivi de la productivité, une personne peut se surmener et s'inquiéter de ses performances, ce qui entraîne un niveau de stress plus élevé et un risque d'épuisement professionnel.

• De nombreuses personnes utilisent les mêmes appareils au travail et à la maison. Ils peuvent considérer la surveillance comme une intrusion dans leur vie personnelle.

• Les données collectées peuvent être utilisées à mauvais escient si de mauvaises personnes y ont accès.

• L'employeur doit étudier et respecter les exigences légales en matière de surveillance des employés. En tant qu'employeur, vous devez être transparent avec votre personnel sur les données que vous collectez et à quelles fins. Expliquez clairement que votre objectif n'est pas d'espionner, mais de créer un lieu de travail où chacun peut s'acquitter au mieux de ses fonctions et travailler en équipe.

Vous savez donc comment le suivi peut vous aider à atteindre vos objectifs commerciaux. Vous avez pesé le pour et le contre et choisi le meilleur outil pour vos objectifs. Cependant, il y a une autre question cruciale à prendre en compte : la loi couvrant la surveillance des employés.

Bien que les employeurs surveillent leur personnel depuis des années, les lois relatives à la surveillance des employés sont encore vagues et dépendent fortement du pays, de l'État ou même du comté. En ce qui concerne les États-Unis, la plupart des méthodes de surveillance y sont légales. L'employeur est libre de surveiller l'utilisation de l'ordinateur et d'Internet, les messages privés, les courriels et les appels téléphoniques sur les appareils appartenant à l'entreprise. Il peut mettre en place une surveillance vidéo et audio (à l'exception des espaces privés) et même surveiller les appareils personnels (avec quelques restrictions) si le travailleur les utilise pour le travail. En outre, dans certains États, l'employeur n'est pas tenu d'informer le personnel de la plupart des activités de surveillance.

Cependant, nous recommandons toujours d'être transparent avec la politique de l'entreprise et les raisons de la surveillance. De cette façon, vous atténuez le stress de la surveillance pour votre personnel et évitez tout litige éventuel à l'avenir.

En Europe, la plupart des méthodes de surveillance des employés sont légales si elles respectent les lois du GDPR. Introduit le 25 mai 2018, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) vise à donner aux individus le contrôle de leurs données. Il s'applique à toute organisation et réglemente la manière dont elle doit traiter et conserver les données personnelles des individus. Selon le GDPR, vous devez, en tant qu'employeur, informer le personnel des méthodes de contrôle et recevoir son consentement pour la collecte des données. Vous êtes également responsable de la protection des données collectées.

Le GDPR s'applique à toutes les organisations de l'UE. Il inclut également les entreprises qui sont basées en dehors de celle-ci mais qui ont des employés dans l'UE.

Le GDPR ne traite pas directement de nombreux aspects de la surveillance sur le lieu de travail, comme le suivi des ordinateurs, de l'utilisation d'Internet, des courriels et des médias sociaux. Ici, la règle de base est d'informer le personnel de la surveillance à l'avance par le biais d'une politique interne claire et d'obtenir son consentement. Les méthodes de suivi que vous utilisez ne doivent pas enfreindre ou restreindre le droit fondamental de la personne à la vie privée. Le GDPR interdit strictement l'enregistrement des frappes au clavier et de l'activité de l'écran sur les appareils appartenant à l'entreprise et les appareils personnels que la personne pourrait utiliser pour le travail.

Il existe des lois similaires en Inde, au Canada, au Nigeria, en Malaisie et dans plusieurs autres pays. L'employeur doit avoir une raison valable pour suivre le personnel, informer les employés des données qu'il collecte et par quels moyens, et obtenir leur autorisation pour le suivi. Toutefois, il existe plusieurs nuances selon les pays. Par exemple, en Russie, les employeurs peuvent uniquement surveiller la durée des appels téléphoniques et le nombre de participants, mais pas les appels téléphoniques eux-mêmes. En Finlande, où la législation sur la protection des données est la plus stricte, les employeurs ont très peu de droits en matière de surveillance de l'utilisation des ordinateurs.

Pour vous assurer que la surveillance au sein de votre entreprise n'enfreint aucune loi, nous vous recommandons de toujours consulter la législation locale et étatique. Il est également conseillé d'être transparent avec votre personnel sur les raisons de la surveillance, les données que vous collectez et l'utilisation que vous en ferez.