Un contrôle intelligent de la productivité des employés

Un seul programme pour la surveillance complète du personnel dans l'espace de travail. Un rapport complet des activités de l'équipe, du temps de travail, de l'utilisation d'Internet et plus encore est toujours à portée de main.
Compatible avec Windows OS à partir de XP et plus et Mac OS à partir de 10.12 et plus.
image

Surveillance des employés

CleverControl a pour objectif de collecter des rapports complets sur la routine de travail quotidienne de votre équipe. L'analyse de ces informations vous permet d'examiner le flux de travail habituel au bureau, de détecter les modèles efficaces et inefficaces et de trouver des moyens de les améliorer. En outre, des fonctions telles que le contrôle des imprimantes sont des outils utiles pour assurer le suivi des ressources de l'entreprise. Un autre avantage du suivi du personnel sur le lieu de travail est que vous pouvez révéler les membres de l'équipe inefficaces qui gaspillent leur temps de travail dans des activités improductives. Les employés extrêmement assidus méritent également une attention particulière, car une charge de travail constante et importante entraîne un risque élevé d'épuisement professionnel. Avec CleverControl, vous pouvez aider votre équipe à maintenir l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et la conduire au succès.

Keylogging

La plupart des travaux de bureau nécessitent une saisie, comme remplir des tableaux financiers, envoyer des e-mails ou discuter du nouveau projet avec l'équipe dans le chat de groupe. CleverControl enregistre toutes les frappes, même celles qui sont effacées. Détectez ceux qui discutent toute la journée sans faire aucun travail. Le programme peut également aider à prévenir les menaces d'initiés ou les fuites d'informations.

Captures d'écran

Si vous préférez les rapports visuels, la fonction de captures d'écran présente le résumé complet de la journée en images. Le programme prend des clichés de l'écran lorsque l'employé change de fenêtre active, entre dans un site Web ou copie quelque chose dans le presse-papiers. Grâce à ces captures d'écran, vous pouvez vous assurer que votre personnel est toujours impliqué dans le processus de travail et examiner comment chaque membre de l'équipe utilise son temps de travail.

Suivi de l'utilisation de l'internet

Surveiller la façon dont les employés utilisent l'Internet peut être la source d'informations la plus précieuse sur leur journée de travail. Voyez dans quelle mesure ils utilisent les sites Web liés au travail, quelles informations ils recherchent et à quelle fréquence ils se laissent distraire par les médias sociaux, les sites Web de divertissement ou d'achat. Contrôlez les distractions en bloquant les sites Web improductifs par catégories, URL ou mots-clés ou en n'autorisant qu'un nombre limité de sites Web approuvés. Déterminez si votre équipe a besoin d'une formation supplémentaire en fonction des informations qu'elle recherche.

image

Médias sociaux et messagers

Les médias sociaux et les chats peuvent voler plus de 30 % du temps de travail. Bien qu'ils soient un signe évident d'improductivité, ils peuvent aussi être un signe non apparent de stress ou d'épuisement professionnel. Obtenez des enregistrements détaillés et des captures d'écran des messages entrants et sortants, des posts, des pages visitées et des communautés. Limitez les activités improductives pour gagner du temps pour les tâches importantes et créer un environnement de travail plus impliqué et plus sain.

Activité d'application

Y a-t-il une application sur laquelle votre équipe est censée passer le plus de temps ? Avec CleverControl, vous pouvez vérifier si c'est effectivement le cas. Voyez tous les programmes installés sur les ordinateurs et le temps qu'ils passent pendant le temps de travail. Économisez sur les licences des logiciels que votre équipe n'utilise pas. Surveillez les applications nouvellement installées pour éviter les activités indésirables.

Suivi des tâches d'impression

L'utilisation des ressources de l'entreprise pour des besoins personnels est assez courante chez les employés. Si certains impriment des documents personnels pour économiser sur les services d'impression payants, d'autres peuvent faire quelque chose de pire, comme imprimer des informations confidentielles sans autorisation. Recevez une liste complète des cas d'utilisation de l'imprimante avec l'heure et le nom de l'opération. Empêchez les fuites de données et contrôlez l'utilisation des ressources de l'entreprise.

image

Surveillance des dispositifs de stockage externes

La surveillance des périphériques de stockage externes est un autre moyen de contrer la fuite d'informations de l'entreprise ou la mauvaise utilisation des ressources. Clever Сontrol enregistre les périphériques qui se connectent à l'ordinateur et l'heure de la connexion. Associées à des captures d'écran, ces informations vous permettent de savoir qui copie les fichiers de l'ordinateur de l'entreprise ou l'utilise à des fins personnelles.

Diffusion en direct de l'écran et de la webcam

La surveillance en temps réel est parfaite si vous avez besoin de vérifier ce que fait votre équipe en ce moment. Évitez de créer des tensions inutiles en vous tenant derrière les dos et regardez plutôt leurs écrans en direct depuis le confort de votre propre bureau. Voyez si votre personnel s'acquitte bien et rapidement de ses tâches et soutenez les nouveaux employés qui pourraient avoir besoin d'aide et de conseils au début. De plus, CleverControl offre une diffusion en direct des webcams connectées aux ordinateurs de l'entreprise. Cette fonctionnalité peut permettre d'économiser sur la vidéosurveillance pour les petits bureaux.

Enregistrement de l'écran, de la webcam et du son

Regarder le flux en direct peut prendre du temps et être peu pratique, surtout si vous n'êtes pas au bureau. Enregistrez les écrans des ordinateurs pendant toute la journée, et regardez les enregistrements quand cela vous convient. Sélectionnez les périodes pour lesquelles vous avez besoin de voir les enregistrements et accélérez la lecture pour gagner du temps. Faites des enregistrements vidéo et sonores à partir des webcams connectées aux ordinateurs de l'équipe pour voir ce qui se passe dans votre bureau. Obtenez des preuves en cas d'enquêtes sur des incidents internes.

image

Suivi du temps de travail

CleverControl peut servir de système simple et pratique de contrôle de la présence des employés. Il recueille automatiquement des rapports sur l'heure à laquelle les membres de l'équipe commencent et terminent leur journée de travail, le temps qu'ils passent à travailler ou à flâner au bureau avec une tasse de café. Contrôlez les présences et comprenez les habitudes de travail de votre personnel pour créer un espace de travail plus productif et plus heureux.

Suivi des heures

Les pointages manuels peuvent être imprécis et peu fiables. Au lieu de cela, CleverControl suit les heures de travail des employés en enregistrant le moment où la personne allume et éteint l'ordinateur. Découvrez qui est toujours en retard ou qui s'éclipse du bureau avant la fin de la journée de travail. Prenez soin de la santé de votre équipe - révélez ceux qui sont constamment en surcharge de travail et optimisez leurs tâches.

Enregistrements du temps d'inactivité

Les pauses sont essentielles car elles permettent à votre équipe de se rafraîchir et éventuellement de trouver de nouvelles idées. Voyez qui abuse de son privilège et prend trop de pauses café ou cigarettes. Le programme sert de traqueur de temps de productivité, enregistrant les périodes d'inactivité qui dépassent la limite autorisée fixée. Obtenez des rapports sur le temps d'inactivité global pendant la journée pour chaque membre de l'équipe.

Contrôle des présences

Vous ne saurez peut-être jamais que vos employés enfreignent régulièrement la discipline de bureau. D'un autre côté, un travailleur trop responsable peut ne jamais vous dire que sa charge de travail est trop élevée. Grâce aux fonctions de suivi des heures, d'enregistrement et de surveillance en direct, vous pouvez toujours voir qui est en retard ou absent du travail ou qui travaille le week-end pour respecter des délais trop serrés. Révéler les fainéants habituels et les membres de l'équipe qui peuvent avoir une charge de travail trop importante, équilibrer les tâches et maintenir un flux de travail stable et sain.

image

Accès à distance aux statistiques sur l'activité des employés

Le suivi des employés dans le cloud vous permet de suivre les performances où que vous soyez. Tant que vous avez un appareil mobile ou un ordinateur à portée de main, vous pouvez contrôler et évaluer le flux de travail d'un coup d'œil à l'aide de graphiques statistiques informatifs.

1

Évaluation globale du temps actif

CleverControl analyse automatiquement les informations collectées et crée des représentations graphiques du temps global d'activité et d'inactivité de chaque membre et de toute l'équipe par jour, semaine, mois ou toute autre période personnalisée. Il met également en évidence les baisses et les hausses du temps d'activité de l'équipe. Suivez la productivité des employés, évaluez la discipline de travail en un coup d'œil et prenez des mesures pour l'améliorer.

2

Enregistrements des applications et sites web les plus utilisés

Si vous n'avez pas le temps d'examiner les données brutes collectées, des graphiques statistiques pratiques le feront pour vous. Voyez quelles applications et catégories de sites Web les employés utilisent le plus souvent, combien de temps ils y passent et comment cette valeur évolue sur différentes périodes. Obtenez un aperçu immédiat du processus de travail et identifiez le besoin de formation à en juger par les statistiques.

3

Pleins feux sur l'utilisation des réseaux sociaux et des messageries

Remarquez immédiatement les distractions et prenez des mesures pour les minimiser. Cette statistique montre le temps que l'équipe passe sur les réseaux sociaux et les messageries et l'évolution de ce taux. Limiter leur utilisation peut améliorer non seulement la productivité mais aussi l'atmosphère au bureau. Discuter des détails du projet en face à face rend l'équipe plus unie. Cela contribue également à créer un lieu de travail plus impliqué et plus inspirant.

image

Guide de la surveillance des employés

Qu'est-ce que la surveillance des employés ?

La surveillance des employés consiste à recueillir des informations sur les activités du personnel sur le lieu de travail à l'aide de diverses méthodes : de la surveillance informatique à la vidéosurveillance. Les principaux objectifs de cette surveillance sont l'amélioration de la productivité, le contrôle des ressources de l'entreprise et la prévention des pertes de données et des comportements inacceptables.

image

Une étude réalisée par International Data Corp (IDC) montre que les employés consacrent jusqu'à 40 % du temps d'accès à l'internet au travail à des fins personnelles. Les plus gros consommateurs de temps sont les réseaux sociaux et les sites d'achat. Environ 60 % des achats en ligne ont lieu pendant les heures de travail. Selon une étude de Bambu by Sprout Social, environ 70 % des travailleurs avouent consulter régulièrement leurs médias sociaux au travail. Au total, la perte annuelle de productivité peut atteindre 40 %. Les fuites de données des entreprises constituent une autre préoccupation. Selon IDC, 20 à 30 % des employés ont envoyé des courriels contenant des secrets commerciaux, des éléments de propriété intellectuelle ou d'autres informations sensibles en dehors de leur entreprise.

La surveillance des employés est un excellent moyen de contrôler et de réorganiser l'utilisation des ressources de l'entreprise. Il est fréquent que les employés impriment leurs documents personnels sur les imprimantes du bureau pour économiser sur les services d'impression payants. Un autre point à considérer est l'utilisation des logiciels d'entreprise. Chaque année, les entreprises britanniques et américaines gaspillent 34 milliards de dollars en logiciels que leur personnel n'utilise pas. En surveillant l'utilisation des applications, vous pouvez voir si vos employés ont trop ou pas assez de licences.

Les problèmes décrits font qu'il est difficile de sous-estimer l'importance du suivi du personnel.

Quels sont les types de surveillance des employés ?

  • Suivi de l'activité Web

    L'Internet est une immense source d'informations précieuses dans tous les domaines - mais c'est aussi une grande source de distractions. En surveillant la façon dont votre équipe utilise l'Internet, vous pouvez limiter ces distractions. En outre, vous pouvez identifier le besoin de formation et économiser sur les fournisseurs de services en améliorant l'efficacité de la bande passante.

    La surveillance des courriels des employés est l'un des moyens de vérifier et de prévenir les fuites de données potentielles.

  • Surveillance de l'activité des ordinateurs

    La surveillance de l'activité informatique est un terme général qui couvre le suivi des actions de l'utilisateur sur l'ordinateur de l'entreprise. Il s'agit notamment de l'enregistrement des touches, de l'utilisation des applications et des sites Web, des captures d'écran, de l'utilisation des imprimantes, du temps d'activité et d'inactivité, de l'enregistrement des requêtes de recherche, etc. Le programme de surveillance présente les données accumulées dans des rapports détaillés et des tableaux et graphiques statistiques. Ils donnent un aperçu du processus de travail, servent d'indicateurs de productivité, aident à maintenir la discipline et révèlent si le personnel utilise les ressources de l'entreprise de manière appropriée et judicieuse.

  • Suivi de la localisation

    Bien qu'elle ne soit pas aussi largement utilisée que d'autres formes de surveillance des employés, la géolocalisation est un moyen précieux de surveiller le personnel. Il est essentiel pour les personnes qui travaillent sur le terrain ou qui partent fréquemment en voyage d'affaires. Le suivi GPS permet de retrouver les appareils appartenant à l'entreprise s'ils sont volés ou perdus. Vous pouvez également surveiller et trouver les itinéraires les plus efficaces et améliorer la sécurité des employés travaillant dans des endroits éloignés.

  • Surveillance des appels

    La surveillance des appels est habituelle pour les responsables des ventes ou les agents du service clientèle. Des programmes spéciaux enregistrent les appels, et ces enregistrements permettent ensuite aux responsables de s'assurer que les employés respectent les normes de communication, d'enquêter sur les plaintes des clients et de former les nouveaux membres de l'équipe.

  • Vidéosurveillance

    Les systèmes de vidéosurveillance sont particulièrement efficaces dans les lieux qui suscitent des inquiétudes quant à la sécurité des employés et des biens de l'entreprise. Ils permettent alors de prévenir le vol ou le sabotage et de s'assurer que les conditions de travail répondent aux exigences de sécurité. Bien que la vidéosurveillance ne soit pas le meilleur moyen de mesurer la productivité, les données de surveillance peuvent être précieuses pour le suivi des présences et les enquêtes sur les incidents internes.

Comment contrôler la productivité sur le lieu de travail ?

  • Fixez des attentes et des délais clairs

    Votre équipe ne sera jamais efficace si elle ne sait pas ce que vous attendez d'elle et quand. Fixez des objectifs clairs et mesurables, non seulement pour l'entreprise dans son ensemble, mais aussi pour chaque équipe et chaque membre de l'équipe.

  • Utiliser un logiciel de gestion de projet

    Il existe de nombreuses applications sur le marché qui permettent de gérer les projets sans effort et efficacement. Elles vous permettent de savoir qui est responsable de quel travail et combien de temps il y consacre. Vous pouvez attribuer des tâches aux employés, fixer des échéances et discuter du projet, le tout dans un seul programme. Gagnez du temps en gestion et coordonnez les efforts de votre équipe.

  • Mesurez les résultats, pas le temps de travail

    Votre équipe est peut-être la plus ponctuelle du monde, arrivant et quittant le bureau à l'heure pile. Pourtant, ils peuvent passer la plupart de leur temps de travail à regarder des vidéos de chats sur Youtube ou à discuter avec leurs collègues autour d'une tasse de café. Au contraire, une personne peut toujours avoir une demi-heure de retard - et pourtant apporter le plus grand bénéfice à l'entreprise. Considérez le résultat du travail, et non le temps que les travailleurs passent au bureau.

  • La qualité avant la quantité

    Cinq tâches bien faites rapportent plus qu'une douzaine de tâches mal faites. Lorsque vous évaluez la productivité, accordez plus d'attention à la qualité du travail qu'à sa quantité. C'est particulièrement important pour les entreprises de fabrication.

  • Donnez votre avis

    Si vous remarquez un travailleur peu productif, ne vous précipitez pas pour le traiter de paresseux et lui dire "au revoir". Il se peut qu'il ait des difficultés en raison d'un manque de formation ou de tâches peu claires. Dans ce cas, vos conseils et vos commentaires amélioreront leurs performances professionnelles. Interagissez avec l'équipe et créez une culture du feedback efficace dans votre entreprise.

  • Suivre l'activité de l'ordinateur

    L'utilisation d'un logiciel de surveillance des employés comme CleverControl vous permettra d'examiner le flux de travail et de voir comment votre équipe s'acquitte de ses tâches. Détectez les activités improductives, surveillez la présence et le temps de travail et contrôlez l'utilisation des ressources de l'entreprise.

Que fait un logiciel de surveillance des employés ?

De nos jours, le logiciel de surveillance des employés est la méthode de suivi de la productivité la plus répandue dans la plupart des entreprises, grandes ou petites. Elle est simple et efficace : l'administrateur système installe le programme de surveillance sur les ordinateurs de l'entreprise. Ensuite, le programme fait tout le travail, en suivant automatiquement l'activité sur ces ordinateurs et en l'interprétant. Selon la fonctionnalité du logiciel choisi, il peut enregistrer les frappes au clavier, le temps d'activité et d'inactivité, la présence, l'achèvement des tâches, faire des captures d'écran et bien plus encore. Les programmes les plus avancés disposent de fonctions supplémentaires telles que la diffusion en direct des écrans des ordinateurs surveillés, la réalisation d'enregistrements vidéo, audio ou d'appels, le calcul des salaires et autres.

Vous pouvez recevoir les données recueillies par courrier électronique, par stockage en nuage ou par votre tableau de bord en ligne et rester au courant du processus de travail au bureau comme en voyage d'affaires.

Quels sont les avantages et les inconvénients de la surveillance des employés ?

Le principal avantage de la surveillance du personnel est l'amélioration de la productivité. Lorsque les membres du personnel savent qu'ils sont sous surveillance, ils s'investissent davantage dans leurs tâches et s'engagent davantage. Cependant, le suivi des employés présente d'autres avantages. Il aide à :

  • découvrir les schémas de travail inefficaces ou les difficultés imprévues, par exemple, lorsque les employés consacrent plus de temps que prévu à leur tâche

  • analyser les processus de travail et les optimiser

  • révéler la nécessité de redistribuer la charge de travail

  • identifier le besoin de formation

  • suivre le temps de travail et les présences

  • veiller à ce que le personnel utilise les ressources de l'entreprise à bon escient

  • économiser sur les logiciels ou les ressources inutilisés et sur la rétention des employés

  • contrôler que les membres de l'équipe respectent toujours le code de conduite de l'entreprise, tant dans leurs interactions avec leurs collègues qu'avec les clients

  • prévenir les fuites de données sensibles

  • fournir les preuves nécessaires dans les enquêtes internes

  • améliorer les conditions de travail

Cela vous paraît excellent ? Le contrôle des employés offre en effet à l'employeur de nombreuses possibilités d'optimiser son activité et d'obtenir de meilleurs résultats. Cependant, la perspective d'être surveillé ne semble généralement pas si réjouissante pour les travailleurs. Voici quelques-unes des questions qui se posent :

  • Les employés peuvent avoir le sentiment que la surveillance viole leur vie privée

  • Ils peuvent le percevoir comme un manque de confiance.

  • En connaissant le logiciel de suivi de la productivité, une personne peut se surmener et s'inquiéter de ses performances, ce qui entraîne un niveau de stress plus élevé et un risque d'épuisement professionnel.

  • De nombreuses personnes utilisent les mêmes appareils au travail et à la maison. Ils peuvent considérer la surveillance comme une intrusion dans leur vie personnelle.

  • Les données collectées peuvent être utilisées à mauvais escient si de mauvaises personnes y ont accès.

  • L'employeur doit étudier et respecter les exigences légales en matière de surveillance des employés. En tant qu'employeur, vous devez être transparent avec votre personnel sur les données que vous collectez et à quelles fins. Expliquez clairement que votre objectif n'est pas d'espionner, mais de créer un lieu de travail où chacun peut s'acquitter au mieux de ses fonctions et travailler en équipe.

La surveillance des employés est-elle légale ?

Vous savez donc comment le suivi peut vous aider à atteindre vos objectifs commerciaux. Vous avez pesé le pour et le contre et choisi le meilleur outil pour vos objectifs. Cependant, il y a une autre question cruciale à prendre en compte : la loi couvrant la surveillance des employés.

Bien que les employeurs surveillent leur personnel depuis des années, les lois relatives à la surveillance des employés sont encore vagues et dépendent fortement du pays, de l'État ou même du comté. En ce qui concerne les États-Unis, la plupart des méthodes de surveillance y sont légales. L'employeur est libre de surveiller l'utilisation de l'ordinateur et d'Internet, les messages privés, les courriels et les appels téléphoniques sur les appareils appartenant à l'entreprise. Il peut mettre en place une surveillance vidéo et audio (à l'exception des espaces privés) et même surveiller les appareils personnels (avec quelques restrictions) si le travailleur les utilise pour le travail. En outre, dans certains États, l'employeur n'est pas tenu d'informer le personnel de la plupart des activités de surveillance.

Cependant, nous recommandons toujours d'être transparent avec la politique de l'entreprise et les raisons de la surveillance. De cette façon, vous atténuez le stress de la surveillance pour votre personnel et évitez tout litige éventuel à l'avenir.

En Europe, la plupart des méthodes de surveillance des employés sont légales si elles respectent les lois du GDPR. Introduit le 25 mai 2018, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) vise à donner aux individus le contrôle de leurs données. Il s'applique à toute organisation et réglemente la manière dont elle doit traiter et conserver les données personnelles des individus. Selon le GDPR, vous devez, en tant qu'employeur, informer le personnel des méthodes de contrôle et recevoir son consentement pour la collecte des données. Vous êtes également responsable de la protection des données collectées.

Le GDPR s'applique à toutes les organisations de l'UE. Il inclut également les entreprises qui sont basées en dehors de celle-ci mais qui ont des employés dans l'UE.

Le GDPR ne traite pas directement de nombreux aspects de la surveillance sur le lieu de travail, comme le suivi des ordinateurs, de l'utilisation d'Internet, des courriels et des médias sociaux. Ici, la règle de base est d'informer le personnel de la surveillance à l'avance par le biais d'une politique interne claire et d'obtenir son consentement. Les méthodes de suivi que vous utilisez ne doivent pas enfreindre ou restreindre le droit fondamental de la personne à la vie privée. Le GDPR interdit strictement l'enregistrement des frappes au clavier et de l'activité de l'écran sur les appareils appartenant à l'entreprise et les appareils personnels que la personne pourrait utiliser pour le travail.

Il existe des lois similaires en Inde, au Canada, au Nigeria, en Malaisie et dans plusieurs autres pays. L'employeur doit avoir une raison valable pour suivre le personnel, informer les employés des données qu'il collecte et par quels moyens, et obtenir leur autorisation pour le suivi. Toutefois, il existe plusieurs nuances selon les pays. Par exemple, en Russie, les employeurs peuvent uniquement surveiller la durée des appels téléphoniques et le nombre de participants, mais pas les appels téléphoniques eux-mêmes. En Finlande, où la législation sur la protection des données est la plus stricte, les employeurs ont très peu de droits en matière de surveillance de l'utilisation des ordinateurs.

Pour vous assurer que la surveillance au sein de votre entreprise n'enfreint aucune loi, nous vous recommandons de toujours consulter la législation locale et étatique. Il est également conseillé d'être transparent avec votre personnel sur les raisons de la surveillance, les données que vous collectez et l'utilisation que vous en ferez.