Comment économiser de l'argent en automatisant le suivi du temps de travail ?

Environ 5 à 15 % du temps de travail est gaspillé. Mais savoir qui et comment gaspille de précieuses minutes peut réduire les pertes. Un logiciel de surveillance peut vous aider à y parvenir.

En ces temps économiques difficiles, la question des incitations matérielles se transforme en une question plus compréhensible : combien payer quelqu'un ? Accorder des privilèges à des personnes plus méritantes est important du point de vue de la responsabilité sociale et l'est tout autant pour les entreprises, car sinon le prix des erreurs humaines et administratives augmente. Il est dangereux de sous-payer des professionnels clés car ils peuvent quitter l'entreprise. Et, bien sûr, il est peu judicieux de surpayer des employés qui travaillent sans s'engager à plein temps.

Le problème de la distribution efficace des fonds salariaux est étroitement lié à plusieurs autres qui vont au-delà de la gestion des RH. Mais avant de tirer des conclusions d'une portée considérable, il est nécessaire d'obtenir des données de référence complètes.

Most of the working time analysis and tracking systems allow you to assign each employee programs and online resources that he or she should be using for the performance of their work duties (we call them "productive") as well as those programs and websites that distract an employee from his or her work ("unproductive"). The time that an employee spends in different types of programs (and in each of them individually) is calculated automatically. At any time executives can see how much productive and non-productive time was spent by each of their employees in a working day. It is also easy to identify who is late and who walked home early: by recordings of the first and last activity on the computer.

Grâce à l'image détaillée du déroulement des journées de travail de chaque employé dans tous les départements et dans l'ensemble de l'entreprise, il est possible de tirer des conclusions sur les personnes qui traitent et exécutent les tâches de quelqu'un d'autre, celles qui ne sont pas occupées à travailler et celles qui sabotent les processus de l'entreprise.

Les outils des comptables sont généralement des logiciels comme "FreshBooks" ou "QuickBooks" et des feuilles de calcul comme Excel. Il est donc facile de calculer les heures de travail productives d'un comptable. Il s'agit de l'analyse mécanique la plus simple, mais même à ce stade, vous pouvez trouver beaucoup de choses intéressantes. Par exemple, une entreprise a trouvé un employé qui passait cinq ou six heures par jour (75 % du temps) à jouer à des jeux en ligne ou à regarder des films.

Le temps de travail perdu représente généralement 5 à 15 % du temps de travail total. Les détails doivent être évalués séparément dans chaque cas, car les gens ne sont pas des robots et, dans certains cas, de petites pauses sont nécessaires pour maintenir l'attention et les performances à un certain niveau. Mais si seulement 60% du temps de travail est productif (et nous avons effectivement reçu de telles données de la part de nos utilisateurs), cela signifie qu'en fait 40% du fonds salarial peut être considéré comme des pertes directes dues au fait que les employés n'effectuent pas leurs tâches.

Selon nos données, dans une entreprise sur trois employant 40 personnes ou plus, il y aura au moins un ou deux employés qui sont physiquement présents sur le lieu de travail mais qui n'effectuent virtuellement aucune tâche utile.

Un service logistique peut sembler exemplaire lorsqu'il saisit de nouveaux articles dans la base de données sans erreur et dans les délais. Mais que faire si le système de suivi du temps de travail montre que 70 % des tâches de la base de données sont effectuées par une seule personne ? Vous devrez peut-être revoir les directives pour les employés ou envisager de réduire les effectifs du département.

Si vous avez acheté 10 licences d'Adobe Photoshop pour votre service de publicité, mais qu'il n'est utilisé que sur sept ordinateurs, vous pourrez économiser des centaines de dollars en ne prolongeant pas les trois licences excédentaires. De telles différences entre les plans d'achat et le matériel et les logiciels réellement utilisés peuvent atteindre un chiffre surprenant. Il est beaucoup plus facile et logique d'optimiser les ressources matérielles sur la base de la charge de travail du personnel productif et non du simple "nombre de personnes".

De nombreuses violations de la discipline du travail ne peuvent être enregistrées autrement que par un suivi automatique. Supposons qu'un employé arrive au bureau à 9h00, ce qui peut sembler correct car il n'est pas en retard. Mais si la première activité informatique n'a eu lieu qu'à 9 h 35, cela signifie que cet employé n'a pas commencé à travailler immédiatement.

Les temps d'arrêt ne doivent pas non plus être enregistrés de manière sélective. Le moment malheureux de l'inspection a peut-être eu lieu alors qu'un employé faisait une pause nécessaire après avoir terminé une tâche d'urgence éprouvante et avant d'en commencer une nouvelle. Ou, au contraire, un employé a été accidentellement surpris dans un rare moment où il faisait quelque chose de productif.

Un programme assure un suivi continu. Il fournit une estimation numérique fiable sans aucune spéculation ni hypothèse. Supposons donc que vous ayez une image complète de l'utilisation effective et de la perte de temps de travail. Quelle est la prochaine étape ?

De nombreuses entreprises, après une longue période d'utilisation du système de suivi (plus d'un an), sur la base du chronométrage total de tous les processus, créent leur propre système de gestion du temps qui inclut un système d'indicateurs clés de performance. Ensuite, sur la base de ces normes et des KPI, toutes les décisions concernant la répartition des tâches, l'évaluation des performances et, en fin de compte, les décisions relatives à la répartition des fonds salariaux, au recrutement et à la rotation ou à la réduction du personnel sont prises.

Le premier résultat de l'automatisation du suivi des heures de travail dans une entreprise est généralement l'approbation du pourcentage autorisé de temps non productif. La plupart des managers estiment que 10% est la valeur maximale de cet indicateur, bien que certains essaient de réduire la perte de temps à un zéro absolu.

"Les heures supplémentaires, les jours de congé, les vacances, les retards et l'absentéisme des employés peuvent désormais être examinés en appuyant simplement sur un bouton : Les PDG voient les heures de travail réelles des employés. Il n'est plus nécessaire de payer pour l'oisiveté.

En outre, certains systèmes de suivi du temps de travail offrent aux employés la possibilité de s'auto-régler. Pour ce faire, une liste des tâches typiques de chaque employé est créée et chacun d'entre eux peut informer le système des processus qui s'exécutent sur son ordinateur. Ces informations sont facilement imposées aux statistiques d'utilisation de l'ordinateur d'un employé pour voir s'il a listé correctement les tâches dans le système. Ces rapports récapitulatifs donnent une idée non seulement de la charge de travail du personnel, mais aussi du moment, de la nature et des actions qui rapportent le plus à l'entreprise. De cette manière, la simple comptabilisation de l'utilisation des logiciels dans un bureau devient un outil pour la politique des ressources humaines et, si elle est traitée avec attention, elle peut également contribuer aux politiques marketing et financières.

Après l'adoption d'un système automatisé de suivi du temps de travail, les pertes financières dues à une mauvaise utilisation des heures de travail peuvent être réduites de moitié en moyenne. En un an, il est possible d'obtenir des bénéfices supplémentaires en réduisant les coûts de personnel et d'infrastructure de bureau (par exemple, en faisant passer certains employés au travail à distance), en optimisant les impôts et en réduisant les pertes de bénéfices.

D'après mon expérience, la période d'amortissement de l'investissement dans un tel système est d'environ six mois. Il y a deux variables principales :

1. Le prix du système. Les solutions les moins chères actuellement sont les systèmes gratuits, comme CleverControl Employee Monitoring qui vous permet de surveiller jusqu'à 9 employés sans aucune dépense. C'est tout à fait suffisant pour une petite entreprise ou une entreprise moyenne avec quelques acteurs clés. Pour les entreprises comptant un plus grand nombre d'employés, il existe des options payantes, mais toujours à des prix raisonnables, comme Spyrix Employee Monitoring, etc. Les options les plus chères peuvent coûter jusqu'à 90-100 $ par utilisateur. Même si les options les plus chères et les moins chères ont à peu près les mêmes fonctionnalités.

2. Méthodologie d'application. Si vous limitez le contrôle à un simple suivi du temps de travail, la période de retour sur investissement augmente. Dans le cas d'une analyse complexe et d'une utilisation multiforme des données obtenues, le processus de retour sur investissement peut être considérablement accéléré et il est plus approprié de parler d'optimisation des processus d'entreprise plutôt que de simples économies.

L'algorithme de transition de l'énigme "Je me demande ce que font mes employés au travail" à l'information complète sur les progrès détaillés de chaque employé ressemble à ceci :

1. Choisissez un système de suivi du temps de travail doté d'une fonctionnalité suffisamment souple.

2. Installez-le, assurez-vous d'informer le personnel des nouvelles règles du jeu (pas de surveillance secrète, c'est une voie directe vers la confrontation au lieu de l'augmentation de la productivité).

3. Arrêtez de payer pour la perte de temps de travail.

4. Cessez de payer pour l'absentéisme et les retards.

5. Réduire les dépenses de logiciels.

6. Excluez les dépenses inutiles pour les employés superflus.

7. Exclure le coût de l'exécution de tâches simples par des employés "coûteux".

8. Établir des concours d'indicateurs clés de performance de l'entreprise entre les départements et les employés.

9. Félicitez et récompensez les gagnants.