Culture professionnelle : Comment gérer les retards ?

What to do with the “latecomers”? How effective is issuing electronic access cards and subtracting minutes of lateness from wages or introducing the rule that every employee who is late should put $5 in a jar? What else can you use to discipline such employees: introduce talks to the manager, reprimanding, caricaturing, or maybe, not paying attention? Director of the MBA program "Innovation in Management" Emily Reid told CleverControl how and when to punish employees for being late.

Tout d'abord, bien sûr, il faut examiner le contexte de la situation, sans lequel il est impossible de prendre la bonne décision. Chaque type d'activité, chaque situation de marché, et chaque culture professionnelle est unique. Par conséquent, nous devons examiner comment gérer les retards, dans différentes situations où...

Nous ne pouvons pas contester le fait que si un bureau ouvre à 10 heures, la secrétaire doit être prête à répondre aux appels à 9 h 59.

Le seul vendeur d'un magasin doit être présent sur le lieu de travail de 9 heures à 21 heures si le panneau d'information l'indique.

Un pilote ne peut pas être en retard pour un vol.

En règle générale, une telle exigence de discipline, due au bon sens, est facile à contrôler, car elle est claire, pratique, et ne suscite aucun doute. Lorsqu'il obtient un emploi, dont la réalisation se fera dans des délais bien définis, le futur employé comprend que la ponctualité est son indicateur clé de performance de base.

Since the discipline, in this case, is directly linked to the quality of goods and services (and consequently to customer loyalty and economic viability of the company) there is no point in wasting time on caricatures, fines and other "tricks". You can allow an employee to be late one or two times excusing it with force majeure or some unexpected circumstances, but the third time you are safe to dismiss him or her.

Toute personne bien élevée sait que faire attendre quelqu'un est impoli.

Il est tout aussi impoli d'arriver en retard à une réunion avec des clients ou des collègues, à un rendez-vous chez le médecin ou à un salon de beauté.

All companies have their own cultural code: in some, they will hold the door before you and smile, in others – just mumble something in response to your "Thank you, goodbye!" The cultural code can and should be changed with deliberate action considering that politer people are nicer to be around.

Il est plus agréable de parler à ces personnes de manière informelle, de se faire des amis, d'apprendre à mieux se connaître et de se faire davantage confiance si vous êtes collègues.

Il est plus agréable d'acheter chez eux et d'écouter leurs offres promotionnelles si vous êtes leur client. Cela signifie que les clients et les partenaires seront plus heureux de travailler avec quelqu'un qui a la "politesse des rois".

La politesse paie bien, et le respect du temps des autres est une manifestation de la politesse. Par conséquent, il est nécessaire de demander aux employés de se conformer à l'aménagement du temps, et cela est également rationnel pour des raisons évidentes.

Should you punish the colleagues who do not recognize this etiquette rule? Most likely, fines and reprimands will be useless. But it is, of course, necessary to talk directly about the fact that being late to meetings is unacceptable, as well as the fact that the employee's inability to recognize company’s "cultural code" brings his or her future in the company into question. A punctual majority is the best helper in educating the unpunctual minority: when politeness becomes a generally accepted social norm, people will try to adhere to it to "be good."

Si les performances de vos employés ne dépendent pas directement de l'heure à laquelle ils commencent leur journée à 10h00 ou 10h30, alors pourquoi exiger la ponctualité ? Peut-être est-ce parce que vous n'êtes généralement pas satisfait de la qualité et de la quantité du travail des employés et de leur attitude ?

Le nombre de clients est inférieur à ce qu'il pourrait être, les ventes sont en baisse. Les directeurs des ventes, cependant, ne semblent pas s'en soucier : ils continuent à se promener dans le bureau comme si de rien n'était, en parlant de la façon dont ils vont passer leurs week-ends. Vous n'êtes même pas près d'atteindre les objectifs commerciaux et autres de l'entreprise... mais lesquels exactement !

Alas, in companies without digitized goals and objectives the crusade for discipline often becomes manager’s way to say "You are working badly!"

As a rule, employees do not agree: they themselves believe that they work "fine" or even "well." But it is ineffective to talk about work on the level of subjective assessment, it is necessary to introduce clear, obvious metrics that are recognized by both sides, for example:

Nous travaillons bien si :

• Each quarter, our sales grow for the "x"% value;

• Turnover of sales staff does not exceed the "y" value;

• Chaque mois, nous vérifions le plan annuel des tâches pour nous assurer que nous respectons le calendrier : mettre en œuvre des projets d'entreprise à un rythme prédéterminé, élaborer des processus d'entreprise, tester de nouveaux produits, etc.

Remarquez que dans l'exemple, il n'y a pas seulement des indicateurs économiques mais aussi des indicateurs de l'évolution de la qualité de l'entreprise planifiée à l'avance !

In this case, you should talk with the subordinates not like "Why are you late?", but rather "What can we do to move forward in line with our ambitious plan?"

Il est peu probable que la mise en œuvre du plan dépende de trente minutes de travail, n'est-ce pas ? Elle dépend plutôt des connaissances, des compétences et, bien sûr, de la motivation.

That's the point: companies need not so much "disciplined" employees but those who work efficiently. And managers are concerned not so much with the fact that the employees come to the office 15 minutes late, but the fact that they do not do enough. They do not commit themselves to work completely. But who does? Maybe children playing some entertaining game in a courtyard ? Perhaps. They do not need to be convinced to come to the game earlier, the problem is most likely the opposite – parents cannot drag them home.

Or take for example young "nerds" in a startup company who are trying to create something that no one understands but that thing will soon change the world? These guys come to their garage early in the morning, and they are not motivated by a desire to avoid the penalty for lateness.

Il est peu probable que nous soyons en retard au cinéma, à un cours important ou à une conférence professionnelle intéressante, car nous voulons y venir pour nous amuser et acquérir des connaissances !

Chacun d'entre nous a fait, au moins une fois dans sa vie, quelque chose qu'il aimait, et nous savons tous que, lorsque cela est nécessaire, nous arrivons tôt pour profiter du travail. Par conséquent, les entreprises devraient s'attacher non pas à combattre les retards, mais à rendre les conditions de travail confortables et productives et à trouver des personnes qui aiment vraiment leur profession, des personnes qui éprouvent un profond besoin psychologique de travailler dur.

C'est pourquoi il y a de plus en plus d'entreprises dans le monde, dans lesquelles il n'y a pas de pénalité de retard, et d'ailleurs, la notion même de retard n'existe pas. Ces entreprises ne se sont pas donné pour mission de contrôler les heures de travail. Elles s'efforcent plutôt de créer un environnement dans lequel les gens ont envie d'être, de rester, de jouer, d'inventer et d'agir !

We admire their culture and sometimes it surprises us: a friend of mine recently got a job at an American office of one multinational company. He comically tells the story of how he was not able to get any other answer to his question about his working hours except for "It would be great if you would come somewhere between eight and ten..."

Il travaille dur pour faire du bon travail. Il aime ça.

Son manager ne sait pas comment l'inciter à prendre plus de jours de congé.

L'entreprise fait le maximum pour sélectionner des employés comme mon ami dans le monde entier, et pour être attractive pour eux.

Ces entreprises n'ont généralement pas de problèmes de retard. Mais il y a des situations où...

It just so happens, that the function of control is the essence of the identification of the "manager".

Ce type de manager soutient un modèle d'entreprise strictement hiérarchique - de haut en bas - et sait que ses outils de gestion de base sont le froncement de sourcils et la voix de commandement.

Parfois, ce n'est même pas parce que quelque chose ne va pas. Le manager croit simplement qu'il y aura du chaos au moment où il se détendra.

Privez ce manager des attributs du style de management autoritaire, faites-le communiquer avec ses subordonnés sur un pied d'égalité et il se sentira instantanément faible.

Unfortunately, these managers often do not have any other managerial skills except "surveillance". They are not engaged in the design of a business system, the development of a business strategy, do not study the customers or the industry and do not succeed as coaches for middle managers ... Alas, this is the saddest and almost insoluble context of struggle with the struggle of lateness: when the manager is busy with discipline because... well, what else should he or she control?

"Management of lateness" has no universal set of the right tools. Softness in some situations turns into permissiveness, which costs the company its profits, customers and causes reputational damage.

Dans une situation différente, l'austérité conduit à un sabotage caché, à la dissimulation des connaissances et à une vengeance mesquine, surtout s'il n'y a pas de raisons objectives à cette austérité.

At the same time, it is hard to find a less productive culture than the “culture of the kindergarten”, when the schedule is defined by the "adults" and the "children" are subjected to it.

Que faire ? Analysez le problème dans toute sa complexité, y compris la culture d'entreprise, les processus opérationnels, la hiérarchie et les compétences de gestion. Dans ce cas seulement, vous serez en mesure de concevoir la solution qui sera efficace pour votre entreprise !

La surveillance des employés est un bon moyen de maintenir la discipline et de contrôler les retards. Le logiciel de contrôle permet de savoir quand l'employé arrive et part et combien de temps il passe à travailler. Ce système est particulièrement pratique pour les bureaux où les horaires des employés sont flexibles, car il permet au responsable de gagner beaucoup de temps dans le contrôle des présences. En même temps, le logiciel sera une méthode de contrôle beaucoup moins stressante pour les employés que le contrôle direct par le manager. Le marché actuel offre de nombreuses solutions de suivi des employés pour tous les goûts et tous les budgets. Si vous voulez savoir comment choisir la meilleure pour votre entreprise, consultez le site notre guide.