Comment planifier votre journée si vous êtes contre l'horaire fixe ?

De nombreuses personnes créatives s'opposent à toute règle, rejettent l'idée même de planification et, par conséquent, leur vie perd l'harmonie tant désirée.

Si vous êtes une telle personne et que vous n'êtes pas prêt à faire face à la routine, il est temps de refuser l'idée d'organiser votre temps selon les règles de quelqu'un et d'améliorer votre efficacité personnelle en suivant votre propre tempo créatif, votre rythme de vie et sa pulsation.

Le designer et auteur d'ouvrages sur le design Stephen Bradley a observé un jour : "Que vous le sachiez ou non, le design a toujours son propre rythme interne. Il donne un sens à l'espace et crée une certaine ambiance. C'est à travers ce rythme que les gens peuvent apprécier le design."

Si cette approche vous est familière, je vais partager avec vous quelques idées, que j'ai acquises au cours de ma vie professionnelle et de mon expérience de travail en tant que coach en gestion du temps. Elles vous aideront à répartir efficacement le temps dont vous disposez ainsi que votre pouvoir, vos intérêts et vos tâches.

En général, une personne parvient à faire plus au cours d'un mois si elle ne planifie pas trop. Le rythme naturel de la plupart des gens incite à terminer un grand projet ou à atteindre un objectif personnel en un mois. Cela ne signifie pas que vous devez consacrer tout le mois uniquement à cet objectif ou à ce projet. Parfois, vous devez vous occuper de questions plus difficiles, comme, par exemple, le choix et l'installation d'un nouveau logiciel ou l'organisation de l'espace dans le studio. Si vous avez planifié trois questions de ce type pendant un mois, vous ne réussirez pratiquement aucune d'entre elles. En revanche, si vous consacrez un mois à une tâche précise, il est fort probable que vous la terminiez ou que vous soyez sur le point de la terminer. Tenez compte de ce rythme mensuel et vous obtiendrez une plus grande satisfaction.

En outre, vous devez tenir compte de la répartition de vos forces et de votre énergie au cours de la semaine. Des exceptions sont bien sûr possibles, mais la plupart des gens sont capables de ne pas faire plus de deux déplacements par mois et de ne pas perdre le rythme. Considérez également les coûts émotionnels liés à l'organisation de fêtes ou à la présence d'invités. Tout cela apporte une diversité agréable dans votre vie, mais vous fait perdre le rythme, surtout lorsqu'une exception devient une règle.

Les projets, les réunions, le travail nécessaire changent d'une semaine à l'autre, mais vous devez saisir le rythme de la semaine qui sera le plus approprié à vos activités. Pensez comme un designer : créez une ébauche et modifiez ensuite votre emploi du temps en fonction d'un projet précis (dans ce cas, la semaine de travail).

Après de nombreuses expériences, j'ai établi le rythme parfait suivant pour moi-même :

• Il y a quelques heures "d'introduction" dans la matinée du lundi que je consacre à l'élaboration d'un plan hebdomadaire et au traitement des informations recueillies pendant le week-end.

• Le mercredi après-midi, je suis entièrement occupé par le projet principal. Je suis occupé par des futilités pendant toute la semaine, mais lorsque je dois me concentrer sur un travail important - par exemple, l'écriture d'un livre - il est préférable de libérer une moitié de la journée des réunions. Ensuite, je vais dans mon café préféré et je travaille sans être distrait et sans faire de pause. Je dois noter deux avantages principaux : mon travail se poursuit et, en même temps, je me repose un peu de la routine quotidienne.

• Je me prépare pour le week-end dans la soirée du vendredi. Je consacre environ trois heures à terminer tous les travaux qui ont demandé plus de temps que prévu, à régler les paiements et les factures qui devraient être traités avant le week-end.

Au moins une soirée dans la semaine est consacrée à la résolution de problèmes personnels ou au repos. Je suis extrêmement sociable, mais même les extravertis ont besoin d'un jour de repos de temps en temps.

Bien sûr, tous ces éléments peuvent être changés et ajustés à tout moment. Cependant, je préfère ce rythme car il me permet de tirer le maximum de satisfaction du travail accompli et de partir pour le week-end consacré à ma famille et au repos.

Personne n'a jamais été capable de créer une formule universelle de l'emploi du temps quotidien. Certaines personnes évitent de consulter leurs e-mails le matin, d'autres recommandent de faire tout le contraire. Il s'agit d'admettre honnêtement quelle est la meilleure façon de répartir les 24 heures pour une efficacité maximale, personnellement.

Pour ma part, je consacre la première heure ou l'heure et demie à la planification de ma journée, aux e-mails et aux petites tâches urgentes, puis je me concentre sur le travail plus difficile. De 10 à 11 heures, je réponds aux appels des clients. Je préfère ne pas consacrer plus de quatre heures par jour aux réunions et laisser la dernière demi-heure à la synthèse des résultats. Certains de mes clients préfèrent vérifier les e-mails du matin, littéralement pendant quelques minutes, puis se concentrer sur le travail principal jusqu'au déjeuner. Après la pause déjeuner, ils organisent des réunions ou traitent les tâches urgentes.

Il est nécessaire d'indiquer vos préférences personnelles : quand vous êtes le plus concentré, quand il est le plus pratique pour vous d'organiser des réunions, et quel temps doit être consacré au traitement d'informations compliquées et à l'élaboration de plans pour aller dans la direction nécessaire.

Soyez honnête avec vous-même - laissez vous consacrer du temps à l'ajustement du plan quotidien, sinon vous serez toujours "en retard sur le programme" et vous regretterez les choses que vous n'avez pas faites.

Par exemple, il serait sage de consacrer un jour avant vos vacances et un jour après pour mettre de l'ordre dans vos affaires et ne pas fixer de réunions ces jours-là. Vous avez raison de consacrer la moitié de la journée qui suit une conférence ou un autre grand événement à renforcer les liens personnels, à faire des connaissances et à consulter vos notes - c'est la seule façon de tirer le meilleur parti de l'événement passé. Une de mes connaissances m'a dit un jour qu'après une conférence dans une autre ville, elle préférait prendre l'avion le matin plutôt que le soir. La nuit à l'hôtel lui donne l'occasion de terminer tout son travail avant de rentrer chez elle. Et n'oubliez pas : plus l'événement s'oppose à votre routine quotidienne, plus vous aurez besoin de temps pour retrouver votre rythme de travail normal.

Ajustez votre rythme mensuel, hebdomadaire et quotidien et vous obtiendrez l'ordre nécessaire dans votre travail et autant de flexibilité nécessaire pour prendre des décisions. Il est temps pour vous de découvrir quel tempo et quel rythme vous conviennent personnellement.