Comment nous avons augmenté l'efficacité de nos employés de 15%.

Introduction

Une entreprise qui vend des pièces détachées pour voitures n'était pas satisfaite du travail de son service des achats. Les retards de livraison constants, les articles à rotation rapide manquant au magasin et la détérioration des relations avec les fournisseurs de longue date ne sont que quelques-unes des raisons qui pèsent sur l'ensemble de l'entreprise.

Pour remédier à la situation, le responsable des achats a installé le système de contrôle proposé par CleverControl, qui est spécialisé dans la surveillance des employés, le suivi des performances et l'optimisation de la productivité. Après un contrôle intensif, l'entreprise a pu identifier les domaines dans lesquels le service des achats était inefficace et a pu prendre des mesures rapides.

La question se pose donc immédiatement de savoir comment mener votre entreprise au succès et, par conséquent, motiver le personnel à cet effet. L'image d'un leader parfait - un meneur et un méga conducteur - est-elle utile ? Oui, sans aucun doute. Mais est-ce le facteur clé de la réussite de l'entreprise ? Pas vraiment. Combien de personnes de ce type connaissez-vous personnellement ? Dans la vie réelle, l'essentiel est que le directeur comprenne les besoins du personnel et élabore la bonne stratégie. Un directeur compétent considère que sa mission consiste à soutenir les employés, mais comment le faire le plus efficacement possible et sans offenser personne ?

L'ensemble du département a vu son flux de travail s'améliorer de manière significative, son efficacité ayant augmenté de 15 %.

L'histoire de Steeriot

L'entreprise est un distributeur réputé de pièces détachées pour automobiles. Elle est fière des relations à long terme qu'elle entretient avec ses fournisseurs et des services qu'elle offre à ses clients. Son succès dans le secteur lui a permis d'élargir son offre de produits et d'ajouter des départements pour le service à la clientèle et la logistique. Elle travaille avec quelques fournisseurs à long terme, qui sont tous situés à des endroits stratégiques et fournissent des produits de haute qualité.

Le défi - L'inefficacité du service des achats

Bien que l'entreprise ait connu le succès, le service des achats était tenu pour responsable de nombreux problèmes de l'entreprise. Souvent, la livraison des envois était retardée, ce qui entraînait le mécontentement des clients et la mauvaise réputation de l'entreprise. Le service avait également du mal à gérer ses stocks. Certains articles à rotation rapide étaient souvent manquants et d'autres ne bougeaient pas ou très peu, ce qui entraînait des taux de retour élevés et des clients mécontents.

En raison de ces problèmes, la direction a commencé à surveiller de près les employés travaillant dans le service des achats. Mais à leur grande surprise, ils n'ont vu aucun signe de comportement problématique de la part de leurs employés. Au contraire, la plupart d'entre eux semblaient travailler constamment, personne ne manquait de discipline de bureau, personne n'était décontracté, et ils étaient invariablement sur leurs systèmes.

Pourquoi Steeriot a choisi CleverControl

La direction n'ayant pu détecter aucun problème en interne, elle a décidé d'agir et de mettre en place un système de contrôle pour surveiller l'efficacité du service des achats. L'idée derrière l'installation de CleverControl était de connaître les habitudes de travail des employés, le comportement d'utilisation du système, etc. La société voulait savoir comment améliorer le flux de travail des achats en augmentant l'efficacité de ses employés et en mettant le service sur une voie plus productive.

Comment CleverControl a réagi

Les solutions de surveillance des employés de CleverControl sont dotées de capacités d'analyse et d'optimisation des performances. En substance, la direction a utilisé des moniteurs d'utilisation d'Internet, des fonctions d'enregistrement, des fonctions de contrôle vidéo et audio, des moniteurs d'activité sociale et des moniteurs d'activité de messagerie Internet.

Parmi celles-ci, l'affichage en direct, la surveillance du Web, l'enregistrement d'écran, les captures d'écran et l'activité des programmes se sont avérés très viables pour la direction. Le logiciel de surveillance de CleverControl a capturé et affiché des captures d'écran en temps réel ainsi que l'historique de navigation Web et l'activité des programmes de chaque employé. En outre, l'application de surveillance Web a fourni des informations à la direction dès que l'activité Web d'un employé a changé. Le moniteur d'activité sociale et le moniteur d'activité de messagerie se sont avérés utiles pour analyser l'utilisation des médias sociaux par les employés lorsqu'ils étaient au travail.

Tous les indicateurs (tels que les sites les plus visités, le temps passé sur les sites, les événements clavier, etc.) ont été détaillés via des tableaux de bord intuitifs, fournissant des données sous une forme visualisée facilement compréhensible. La direction a pu contrôler l'ensemble du processus de surveillance à l'aide d'une console de gestion centralisée, qui lui a permis de définir des alertes, de consulter un historique de la navigation web des employés et de créer des plans d'action.

Les observations

Grâce à l'intégration de toutes les fonctionnalités susmentionnées dans le flux de travail de l'organisation, la direction a été en mesure d'analyser ses flux de travail, de classer les différentes tâches et activités et d'identifier les activités qui posaient le plus de problèmes. En fait, les résultats ont été tout simplement stupéfiants. Voici ce que la direction a appris :

  1. La moitié des employés s'adonnent aux jeux en ligne - Manque de discipline sur le lieu de travail

    Deux des quatre employés du service des achats jouaient principalement au poker en ligne ou à d'autres jeux en ligne ; ils regardaient même des films pendant les heures de travail. Ce comportement était en contradiction directe avec les attentes et les exigences de la direction. Pour ne rien arranger, leur travail était de plus en plus bâclé et leur taux de productivité était au plus bas.

  2. Les collègues diligents et silencieux étaient surchargés de travail

    Les chômeurs s'appuyaient largement sur des collègues diligents et calmes, qui travaillaient du début à la fin. Le système de contrôle a montré que ces employés étaient en ligne environ 11 heures par jour et ne prenaient pas de pauses importantes. Ce mode de travail laissait présager une pression psychologique qui, à terme, aurait de graves répercussions sur la santé.

  3. Un taux de désabonnement élevé - une base de clients mécontents

    Les clients étaient de plus en plus insatisfaits des services du service des achats, et cela pouvait être attribué en grande partie au fait que les oisifs ignoraient souvent les demandes urgentes. Par exemple, l'un des employés a ignoré une demande urgente de 12 articles peu vendus émanant d'un client de longue date. L'oisif a ignoré le mot "URGENT" dans le titre du courriel et n'a commencé à travailler sur la demande qu'une semaine plus tard. Entre-temps, le client avait déjà changé de fournisseur, entraînant des pertes substantielles pour l'entreprise.

Le résultat

La direction a pu effectuer une analyse approfondie des performances de son service des achats, identifier les problèmes des employés et les corriger. Par exemple, les deux employés impliqués dans les jeux en ligne ont été suspendus pour une certaine période et ont dû suivre une formation. Au contraire, les employés diligents ont été récompensés par quelques incitations et primes.

Voici ce que la direction a déclaré après avoir utilisé CleverControl :

  • L'efficacité du service des achats a augmenté de 15 %.

  • Le nombre de plaintes a diminué de 85 %.

  • Les recettes ont augmenté de 15 % sur un an

Le logiciel de CleverControl a pu mettre en évidence des problèmes liés au comportement et aux performances des employés. Ces problèmes étaient présents depuis le début, mais ils n'étaient pas faciles à détecter. Si votre entreprise est confrontée à des problèmes similaires, CleverControl peut vous aider. Connectez-vous avec nous aujourd'hui !