Comment réagir face au vol, à la tromperie et à l'oisiveté des employés ?

En tant qu'employeur, l'une de vos principales missions est de favoriser une main-d'œuvre productive et alignée. La plupart des employés s'acquittent de leurs tâches au mieux de leurs capacités, mais certains peuvent abuser de la confiance de l'entreprise. Le vol, la fraude et la paresse peuvent représenter des risques importants pour la santé de votre entreprise si vous ne disposez pas des méthodes et des politiques adéquates pour y remédier.

Dans cet article, nous examinerons trois cas distincts portant respectivement sur le vol, la tromperie et la paresse. Avant cela, il est nécessaire de bien comprendre ce que chacun de ces trois cas implique.

Avant d'examiner comment réagir, il convient de définir ces trois catégories de comportements fautifs au travail.

Le vol en entreprise désigne le vol commis par un employé au préjudice de son employeur. Il existe différents degrés de vol en entreprise. Le détournement de fonds est la forme la plus connue : il s'agit d'un employé qui utilise abusivement les ressources de l'entreprise (argent ou biens) dont il a la charge. Le vol simple est une autre forme de vol en entreprise qui concerne le vol de petits objets, comme des fournitures de bureau, ou de quantités importantes.

De manière générale, le vol commis par les employés relève souvent de la fraude professionnelle, qui consiste à utiliser sa profession comme moyen d'enrichissement personnel en détournant ou en mal affectant les ressources de l'entreprise.

La tromperie des employés, qui relève généralement de la fraude, désigne le fait pour un employé de mentir ou de tromper afin d'obtenir un avantage indu de son employeur. Le vol de données, la violation de la confidentialité, la fraude comptable, la corruption et même certains types de vol relèvent de la catégorie de la tromperie des employés.

L'oisiveté au travail désigne le gaspillage constant d'heures de travail rémunérées à des activités non professionnelles. Il ne s'agit pas d'une pause occasionnelle, mais d'une habitude persistante qui nuit à la productivité. Elle se manifeste par une procrastination chronique, des sorties personnelles excessives, des absences injustifiées aux réunions ou une propension à justifier les retards. Il en résulte une part importante de la journée de travail durant laquelle l'employé est démotivé et improductif.

Lorsque vous soupçonnez ou découvrez un vol, une tromperie ou une inactivité chronique, une réaction impulsive et émotionnelle peut engendrer des risques juridiques, une baisse du moral de l'équipe et des décisions injustes. Il est préférable de suivre ce cadre structuré et fondé sur des preuves afin de garantir une réponse cohérente, équitable et efficace.

Étape 1 : Recueillir des preuves objectives
Avant toute conversation ou accusation, partez des soupçons pour vous en tenir aux faits. Utilisez les données de vos outils de surveillance (comme les captures d'écran ou les journaux d'activité de CleverControl), les registres d'accès, les audits financiers ou les systèmes de gestion de projet. Ces éléments constituent le fondement objectif de votre démarche et éliminent tout biais personnel de la décision initiale.

Étape 2 : Mener une enquête approfondie et impartiale
Interrogez l'employé en privé afin qu'il puisse s'expliquer. L'objectif est de comprendre le contexte et l'intention. S'agissait-il d'un acte délibéré, d'une erreur par négligence ou du symptôme d'un problème plus profond comme une formation insuffisante ou un épuisement professionnel ? Par ailleurs, discutez discrètement avec les témoins pertinents pour corroborer les faits.

Étape 3 : Évaluer la gravité et l’intention
En fonction des éléments de preuve recueillis et de votre enquête, catégorisez l'incident. Cela orientera votre réponse :

Involontaire/négligence : L'employé a commis une erreur par manque de connaissances, de formation ou d'attention, mais sans intention malveillante. (Exemple : envoi accidentel d'un courriel confidentiel à la mauvaise personne).

Conduite fautive intentionnelle : L'employé a sciemment enfreint la politique de l'entreprise par intérêt personnel, mais sans préjudice grave. (Exemple : falsification systématique des feuilles de temps).

faute grave/intention malveillante : L'employé a commis un acte grave et délibéré ayant porté préjudice à l'entreprise, tel qu'un vol, une fraude ou un sabotage de données. Ce type d'acte justifie généralement la sanction disciplinaire la plus sévère.

Étape 4 : Déterminer une réponse proportionnelle
Votre action doit être proportionnelle à la gravité et à l'intention de la faute. Elle peut viser à corriger ou à protéger.

Mesures correctives (en cas de faute non intentionnelle/négligence ou de faute intentionnelle mineure) :

• Coaching et recyclage : Combler les lacunes en matière de compétences ou de connaissances.
• Avertissement verbal ou écrit : documentez formellement le problème et les attentes en matière d’amélioration.
• Plan d'amélioration des performances (PIP) : Un plan structuré avec des objectifs et des échéanciers clairs.

Mesures de protection (en cas de faute grave) :

• Suspension : Une suspension rémunérée peut être nécessaire pendant la durée de l'enquête.
• Licenciement : La rupture immédiate du contrat de travail pour des actes qui enfreignent fondamentalement la confiance et la politique de l'entreprise.

Étape 5 : Consultez les RH et documentez tout.
Avant de prendre une décision définitive, consultez toujours votre service des ressources humaines ou votre service juridique. Ils veilleront au respect de la politique de l'entreprise et de la législation du travail locale. Tout au long du processus, documentez méticuleusement chaque étape : les éléments de preuve initiaux, les notes d'entretien, les conclusions et la décision finale. Cela constitue un dossier complet et indispensable.

En adhérant à ce cadre, vous passez du rôle de juge à celui d'enquêteur et de gestionnaire professionnel, protégeant ainsi votre entreprise tout en offrant aux employés une procédure équitable.

La fuite d'informations confidentielles vers un tiers non autorisé peut être l'un des plus gros problèmes auxquels une entreprise doit faire face. Lorsque vous découvrez pour la première fois qu'il y a une fuite, il y a plusieurs étapes à suivre. Ces étapes vous aideront à mieux comprendre ce qui a mal tourné et vous fourniront des outils plus efficaces pour corriger la situation.

Collecte de preuves

Si votre employé révèle accidentellement des secrets commerciaux à un concurrent, la première chose à faire est de déterminer comment la fuite s'est produite. En général, il y a deux possibilités dans ce cas. La première est que l'employé en question n'a pas suivi les politiques de sécurité pour sécuriser les documents et les données que vous détenez. C'est ainsi qu'un concurrent a pu avoir accès aux données de votre entreprise.

La seconde possibilité est que votre entreprise ne dispose pas de politiques claires en matière de gestion des données. L'employé a partagé l'information d'une manière qui semblait légitime, faute de politique claire pour l'empêcher.

Enquêter sur les intentions et les classifier

Cette étape est cruciale pour déterminer votre réponse. Interrogez l'employé afin de comprendre son raisonnement.

• Si l'enquête confirme la première hypothèse, il s'agit d'un acte de négligence. L'employé connaissait les règles mais a omis de les respecter, ce qui a entraîné une infraction involontaire.
• Si l'enquête confirme la seconde hypothèse, l'erreur incombe à l'entreprise, et non à l'employé. Il n'y avait aucune intention malveillante, et l'employé n'a enfreint aucune règle connue.

Déterminer une réponse proportionnée

Votre action doit être proportionnelle aux conclusions.

Dans le premier cas, même si l'employé a involontairement aidé votre concurrent à accéder à des informations confidentielles de l'entreprise, il a néanmoins accédé à des données et effectué des tâches sans respecter les protocoles et politiques en vigueur au sein de votre entreprise. Il vous appartient donc de déterminer la marche à suivre.

Normalement, une nouvelle formation est nécessaire dans ces cas-là. En outre, vous devrez vous assurer qu'aucun de vos employés ne fera les mêmes erreurs. Le simple fait de restreindre l'accès de l'employé aux données et aux informations ne fonctionnera pas toujours dans ces cas-là. C'est pourquoi il est souvent préférable d'envisager les changements spécifiques à apporter à la formation des employés afin d'instaurer une plus grande confiance au sein de l'entreprise.

Si la fuite de données n'est pas due au fait que l'employé n'a pas suivi les procédures correctes, mais à l'absence de politiques appropriées qui auraient pu éviter que la situation ne se produise, alors la faute n'incombe pas à l'employé. En tant qu'employeur, c'est à vous qu'il incombe d'assumer l'omission et de commencer à créer de nouvelles politiques qui contribueront à protéger vos données et à empêcher qu'un tel événement ne se reproduise.

Si la fuite est due à la communication d'informations à un destinataire non autorisé par un employé – même involontairement –, il s'agit d'une violation de la confidentialité par négligence. La réaction doit être proportionnelle à la gravité de la négligence : s'agit-il d'une simple erreur d'inattention ou d'un manque d'attention répété ? Cela déterminera si la situation justifie une formation complémentaire ou des mesures disciplinaires plus sévères, pouvant aller jusqu'au licenciement.

Il vous appartiendra de déterminer la gravité de la situation et ce qui s'est passé exactement afin de décider s'il convient de résilier le contrat de vos employés ou simplement de leur proposer une formation complémentaire.

Si vous décidez de conserver l'employé, il peut être judicieux d'envisager la mise en place d'un logiciel de surveillance des employés par mesure de précaution. Vous trouverez davantage d'informations sur les systèmes de surveillance des employés et comment choisir le plus adapté. ici.

Le système de surveillance CleverControl vous offre une visibilité précieuse sur les activités de vos employés et leur emploi du temps. Si vous découvrez qu'un employé passe la moitié de sa journée sur YouTube, vous pourriez vous demander si cela justifie un licenciement. Avant de prendre une décision, voici quelques éléments à prendre en compte.

Collecte de preuves
Vos données de surveillance constituent votre point de départ. Utilisez les rapports de CleverControl pour déterminer :

• Les moments précis de la journée où ce comportement hors tâche se produit.
• Que ce soit un schéma quotidien ou lié à des jours/projets spécifiques.
• Si l'employé continue de respecter ses échéances principales malgré les distractions.

Enquêter sur les intentions et les classifier

This situation is rarely black and white. A discussion with the employee is essential to understand the why behind the behavior. The intent typically falls into one of two categories:

Involontaire / Symptôme d'un problème plus important : L'employé peut utiliser YouTube comme fond sonore, avoir des difficultés de concentration dues à l'épuisement professionnel, ou avoir terminé ses tâches et manquer de nouvelles. Il se peut qu'il ne se rende pas compte du temps considérable qu'il y consacre.

Conduite fautive intentionnelle : The employee is consciously disengaged, understands this violates company policy, and is making a deliberate choice to avoid work.

Determining a proportional response

Your action should be based on the root cause identified in your investigation.

Si la cause est involontaire (par exemple, épuisement professionnel, tâches mal définies, manque de défis), il est conseillé d'avoir une discussion franche avec votre employé pour comprendre les raisons de son manque d'enthousiasme. Il peut être nécessaire de réexaminer ses tâches, sa charge de travail et son intérêt pour son travail. La réponse doit être à la fois encourageante et constructive.

• Coaching : Discuter des stratégies de gestion du temps et de l'importance du travail concentré.
• Restructuration de la charge de travail : clarifier les priorités, confier des missions plus stimulantes ou résoudre les problèmes liés au flux de travail.
• Définir des attentes claires : rappeler la politique de l’entreprise concernant l’utilisation personnelle d’Internet.

En cas d'oisiveté délibérée, une discussion sérieuse s'impose. Il serait judicieux de les mettre à l'épreuve pendant un certain temps et de surveiller de plus près leurs agissements. La réponse devient alors plus formelle et disciplinaire.

• Avertissement formel : Émettre un avertissement verbal ou écrit décrivant la violation documentée du règlement.
• Plan d'amélioration des performances (PIP) : Mettre en œuvre un PIP avec des objectifs clairs et mesurables en matière de productivité et un calendrier strict d'amélioration.
• Suivi continu : Utilisez CleverControl pour suivre objectivement les progrès réalisés par rapport aux objectifs du PIP.

La décision de licencier un employé pour ce motif ne doit pas reposer uniquement sur son activité sur YouTube, mais aussi sur sa réaction à votre intervention. Si, après votre discussion et une période d'essai, il persiste dans ses comportements de procrastination et ne respecte pas les objectifs fixés, le licenciement peut s'avérer nécessaire pour préserver la productivité globale de votre équipe. En revanche, s'il montre des progrès, vous aurez réussi à conserver un collaborateur potentiellement précieux.

La surveillance via CleverControl peut révéler d'autres activités inquiétantes, comme la copie de données professionnelles sur une clé USB ou la consultation de sites d'emploi par un employé pendant ses heures de travail. Ces deux actes doivent être traités séparément, car ils présentent des degrés de gravité différents.

Collecte de preuves

Vos données de surveillance — visites sur des sites d'emploi comme LinkedIn, Indeed, etc., pendant les heures de travail, et utilisation d'une clé USB amovible pour copier et enregistrer des fichiers de travail — constituent déjà des preuves justifiant une intervention.

Enquêter sur les intentions et les classifier

Cela nécessite une enquête approfondie pour comprendre les motivations de l'employé pour chaque action.

Si votre employé passe ses heures de travail à chercher un autre emploi, cela montre qu'il n'est pas impliqué dans votre entreprise ni dans le travail que vous y effectuez. Vous devriez en discuter avec lui et essayer de comprendre les raisons de son insatisfaction et de sa recherche d'un nouvel emploi. Cela pourrait permettre à votre entreprise d'adapter ses politiques afin de mieux fidéliser ses talents.

Bien que peu professionnel, le fait de chercher un emploi seul est généralement un acte de désengagement, et non de malveillance. L'intention est souvent de quitter l'entreprise, et non de lui nuire.

Cependant, si cet employé sauvegarde également ses données professionnelles sur une clé USB, vous avez des problèmes bien plus graves à gérer que le simple fait qu'il cherche un autre emploi. Ce type de vol de données relève généralement de l'espionnage industriel ou peut parfois être utilisé comme une tactique déloyale de concurrence. Les informations que votre employé enregistre sur la clé USB ne sont pas seulement vulnérables une fois sorties de vos locaux, mais elles pourraient également être divulguées, ce qui nuirait à votre entreprise.

Il s'agit d'un acte délibéré qui enfreint les protocoles de sécurité des données. L'intention pourrait être de transmettre des informations confidentielles à un concurrent, de les utiliser comme moyen de pression ou à d'autres fins non autorisées. C'est un acte grave, potentiellement malveillant.

Déterminer une réponse proportionnée

Ces deux activités requièrent une réponse combinée, mais distincte.

Concernant la recherche d'emploi, il est important d'en discuter avec votre employé et de l'informer que ces recherches sont interdites pendant les heures de travail. La décision de le licencier ou non dépendra en grande partie de sa capacité à accomplir ses tâches dans les délais impartis. Si votre employé continue à être consciencieux dans son travail et souhaite simplement évoluer au sein de votre entreprise, il n'y a pas lieu de le licencier pour le moment. Toutefois, il est essentiel de définir clairement vos attentes quant à son comportement pendant son séjour au bureau, ainsi que concernant le recrutement et la formation de son remplaçant dans les délais impartis.

Une violation de la sécurité des données est un autre problème. Il s'agit d'une faute grave. Si vous constatez qu'un de vos employés stocke intentionnellement des données professionnelles sur un tel appareil, vous devrez mener une enquête afin de déterminer ses motivations, les données stockées et les personnes susceptibles d'y avoir eu accès.

Dans la plupart des cas, cela constitue un motif de rupture du contrat de travail, car l'employé a commis des actes délibérés susceptibles de nuire à votre entreprise et à vos clients en cas de fuite d'informations sensibles. La sécurisation de ces informations doit être votre priorité absolue.

Vous devez également examiner vos politiques existantes pour vous assurer que cela ne se reproduira pas. Des politiques de sécurité et de protection des informations peuvent s'avérer nécessaires si vous voulez que les données de votre entreprise restent protégées. Les accords de non-divulgation et le suivi du partage et de la circulation des informations sensibles peuvent également vous aider à assurer la sécurité de vos informations, ainsi qu'à déterminer l'origine d'une violation de données.

Une surveillance accrue des données peut contribuer à protéger votre entreprise. Toutefois, il doit s'agir d'une politique applicable à l'ensemble de l'entreprise et non d'une mesure visant un seul employé qui a délibérément choisi de violer votre confidentialité et votre sécurité. Cet employé devrait très probablement être licencié pour avoir tenté de voler des données.

Gérer le vol, la fraude et les problèmes chroniques de productivité est l'un des aspects les plus complexes du management. Une approche cohérente, fondée sur des preuves et adaptée à chaque situation est essentielle et constitue votre meilleure défense. En passant de la suspicion à l'enquête et en adaptant votre réponse à l'intention et à la gravité de la faute, vous protégez votre entreprise tout en garantissant l'équité. Ce cadre structuré vous permet de prendre des décisions difficiles avec assurance, qu'il s'agisse de mettre en place une formation corrective ou de procéder à un licenciement.

La stratégie la plus efficace reste cependant proactive. Des politiques claires, des formations régulières, une culture d'entreprise positive et l'utilisation judicieuse d'outils de suivi pour identifier et soutenir les employés en difficulté – et non pas seulement pour les sanctionner – permettront de créer un environnement de travail plus sûr, transparent et productif pour tous.