Comment surveiller les courriels des employés - Guide pour Outlook et Gmail (anciennement G Suite)

Les courriers électroniques sont un outil important de communication et de collaboration qui contient une grande quantité de données confidentielles sur l'entreprise. La popularité croissante des courriels dans le développement des entreprises a soulevé la question urgente de la protection des données sensibles. Cette préoccupation croissante a contribué à la création de logiciels de surveillance des employés dans le but de suivre l'utilisation du courrier électronique, que ce soit Outlook ou Gmail (anciennement G suite). Ce guide passe en revue les données factuelles relatives à la surveillance des courriels des employés : outils, considérations juridiques, points de vue des employeurs et des employés, etc.

La surveillance transparente des courriels des employés est essentielle pour favoriser un environnement professionnel respectueux de l'environnement, confortable et efficace. Lorsque les employés comprennent les raisons qui motivent l'utilisation d'un logiciel de surveillance, ils se sentent respectés, ce qui, à son tour, renforce la confiance dans le personnel de direction. Cette stratégie n'améliore pas seulement le taux de satisfaction au travail des employés, mais contribue également à une plus grande productivité, à une meilleure collaboration, à la sécurité des données sensibles, ce qui permet à l'entreprise d'être plus rentable.

Nous avons rassemblé quelques recommandations pour construire des relations transparentes avec votre équipe. N'hésitez pas à les utiliser pour atteindre les objectifs fixés :

• élaborer des politiques claires
• obtenir le consentement du salarié
• expliquer l'objectif du contrôle
• limiter la surveillance aux communications liées au travail
• utiliser les outils de surveillance de manière responsable
• informer régulièrement les employés
• assurer le respect des exigences légales
• contrôler et examiner l'efficacité de la politique

Il existe diverses options permettant de surveiller les courriels Outlook. La première consiste à utiliser les fonctions intégrées d'Outlook. Utilisez le suivi des messages pour surveiller la livraison des courriels, les accusés de réception et le statut des courriels envoyés, ce qui permet d'enregistrer les courriels entrants et sortants.

Avec les enregistrements des courriels entrants et sortants, utilisez l'outil comme outil d'audit de la boîte aux lettres. Sa fonction principale est de suivre les actions telles que l'envoi, la suppression et l'accès par d'autres personnes. Si vous utilisez Microsoft Exchange, vous pouvez activer l'audit des boîtes aux lettres via le Centre d'administration Exchange.

Cependant, l'utilisation de Microsoft 365 Compliance Center est conçue pour une surveillance plus avancée. Des fonctionnalités telles que les politiques de prévention de la perte de données (DLP) permettent de surveiller et d'empêcher le partage d'informations sensibles par courrier électronique.

Dans de nombreux cas, les outils intégrés ne répondent pas aux demandes. Les employeurs commencent à chercher des logiciels supplémentaires pour atteindre les objectifs fixés. Il y a longtemps, ils ont réussi à trouver et à mettre en œuvre des outils de tiers - des logiciels de gestion de l'information - pour répondre à leurs besoins. logiciel de contrôle des employés qui s'intègre efficacement à Outlook. Cet outil peut fournir des alertes par mot-clé, suivre les pièces jointes et analyser les modèles de communication par courrier électronique.

Les logiciels de surveillance des employés ont déjà acquis une solide réputation grâce aux diverses options utilisées pour suivre la productivité de chaque employé. Parmi les fonctionnalités disponibles, on trouve : la surveillance des courriels, le suivi des applications, les captures d'écran, l'activité globale du site web, etc.

Les hommes d'affaires sont prêts à utiliser tous les moyens disponibles pour protéger leurs données sensibles et leurs idées commerciales novatrices. Ils envisagent la plupart du temps de mettre en œuvre toutes les options disponibles, parfois en recourant à des mesures de sécurité. Déployer la prévention des pertes de données (DLP) des outils de protection. Ces outils contrôlent automatiquement les courriels sortants à la recherche de données sensibles, telles que des informations financières ou de la propriété intellectuelle, et bloquent ou signalent les courriels inappropriés.

G Suite est désormais connu sous le nom de Google Workplace, et plus particulièrement de Gmail. Enquête menée par WifiTalents présente des statistiques incroyables :

• 60 % des petites entreprises utilisent Gmail comme principal fournisseur de messagerie électronique
• 70 % des entreprises utilisent Gmail ou G Suite pour leurs services de messagerie électronique

Au vu de ces statistiques impressionnantes, il est important de répondre à deux questions essentielles concernant la surveillance de Gmail :

1. comment utiliser les outils intégrés dans la surveillance des courriels
2. comment surveiller le courrier électronique d'un employé g suite avec des ressources supplémentaires

Répondons à ces questions une par une et vérifions si vous exploitez au maximum le potentiel des outils intégrés de Gmail pour la surveillance des courriers électroniques.

Vous pouvez commencer à vous demander quelles sont les options intégrées utilisables dans votre cas particulier. Nous allons trouver la réponse. Google lui-même recommande d'utiliser la console d'administration de l'espace de travail Google. Cette console permet d'obtenir les options suivantes :

En continuant à suivre les recommandations de Google, activez les fonctions Gmail Retention et eDiscovery. Commencez par la première notion - la conservation. Utilisez Google Vault pour la conservation, l'archivage et l'eDiscovery des messages électroniques. Vault vous permet de conserver les courriels pendant une période déterminée, même après leur suppression par les utilisateurs, ce qui est essentiel pour le respect de la législation et les enquêtes internes.

Associé à Google Vault pour la conservation, il permet de rechercher et d'exporter des courriers électroniques lors d'enquêtes ou d'audits. Vous avez ainsi accès à toutes les communications pertinentes.

Si les outils internes sont fonctionnels, la question cruciale demeure : sont-ils suffisants pour une surveillance complète du courrier électronique ? Compte tenu des limites d'une solution unique, les outils externes offrent un large éventail de fonctionnalités conçues pour répondre aux différents besoins de surveillance.

En outre, il offre à votre entreprise une multitude de solutions de surveillance, parmi lesquelles l'enregistrement par webcam, l'enregistrement de captures d'écran, les activités sur les réseaux sociaux et la reconnaissance faciale. L'une des fonctionnalités les plus attrayantes pour de nombreuses entreprises est l'intégration de l'IA. Vous obtiendrez des statistiques enregistrées par l'IA sur la productivité des employés.

En conclusion, les réponses à ces deux questions continuent d'alimenter les discussions, mais il est évident qu'il n'existe pas de solution unique. Utilisez l'une ou l'autre option pour préserver votre entreprise, la crédibilité de vos employés et votre productivité.

La surveillance des courriels des employés ne se limite pas à un simple contrôle ; c’est un outil stratégique qui améliore la sécurité, la productivité et la conformité. Voici les cinq principales raisons de sa mise en œuvre :

Le courrier électronique est un vecteur privilégié d'informations sensibles. Sa surveillance permet de détecter et de bloquer l'envoi de courriels contenant des données confidentielles (rapports financiers, listes de clients ou informations sur les produits, par exemple) vers des comptes personnels ou externes non autorisés. Cette approche proactive constitue votre première ligne de défense contre les violations de données, qu'elles soient intentionnelles ou accidentelles.

Un simple clic sur un lien dans un courriel d'hameçonnage habilement dissimulé peut compromettre l'ensemble de votre réseau. En surveillant les adresses d'expéditeur, les liens et les pièces jointes suspects, vous pouvez identifier les attaques d'hameçonnage potentielles ou les comptes compromis avant qu'ils ne causent des dommages, permettant ainsi à votre équipe informatique de réagir immédiatement.

Maintenez un haut niveau de professionnalisme et de conformité en veillant à ce que toutes les communications externes soient appropriées et conformes à l'image de marque. Le suivi permet de faire respecter la politique de l'entreprise, d'empêcher la diffusion de contenus offensants ou non professionnels et de fournir une piste d'audit aux secteurs réglementés qui doivent archiver et examiner leurs communications.

Analysez le flux de courriels pour comprendre les schémas de communication interne et externe. Les demandes des clients restent-elles trop longtemps sans réponse ? Les équipes internes rencontrent-elles des difficultés avec des délais de réponse trop longs ? La surveillance des courriels fournit les données nécessaires pour identifier ces points de blocage, vous aidant ainsi à optimiser vos flux de travail et à améliorer votre efficacité opérationnelle globale.

En cas de conflits internes ou de problèmes de ressources humaines, les courriels constituent un compte rendu objectif des événements. Leur surveillance (avec les autorisations légales requises) permet de constituer un registre vérifiable des communications, essentiel pour mener des enquêtes justes et précises sur les litiges, les allégations de harcèlement ou les violations du règlement intérieur.

Avant de mettre en place un tel logiciel, chaque employeur doit bien réfléchir à la légitimité de la pratique du contrôle. Chaque pays dispose de sa propre réglementation pour régir ce créneau. Les principaux cas montrent que de nombreux pays autorisent l'utilisation de logiciels de surveillance, mais avec une restriction : les employés doivent savoir que cette pratique est appliquée.

N'oubliez pas de respecter le droit des employés à la confidentialité des informations personnelles. Le personnel de direction est légalement autorisé à surveiller uniquement les aspects de la vie liés au travail. Si un employé est conscient de cette pratique, il est plus susceptible de se sentir respecté, ce qui peut entraîner une augmentation de la motivation et de la productivité.

Lorsque vous mettez en place un système de surveillance des employés, tenez compte de son impact sur la culture du lieu de travail et choisissez des outils qui répondent à vos besoins spécifiques tout en garantissant la sécurité des données. Trouvez un équilibre entre le contrôle et l'autonomie des employés afin de renforcer la confiance et le moral. Examinez et mettez régulièrement à jour vos pratiques pour rester conforme et transparent. La mise en place d'une formation juridique et éthique pour la direction, ainsi qu'une communication claire avec les employés, contribueront à favoriser un environnement de travail respectueux et productif.

La sécurisation des messageries professionnelles est essentielle dans le monde du travail actuel. Si Outlook et Gmail offrent une surveillance de base, des logiciels dédiés comme CleverControl assurent une sécurité renforcée, une prévention proactive des fuites de données et des informations précieuses sur la productivité.

Pour réussir, il faut une approche transparente : établir des politiques claires, obtenir le consentement des employés et utiliser les données pour soutenir votre équipe, et non pour la punir.

Protégez vos communications d'entreprise dès aujourd'hui. Essayez CleverControl gratuitement and experience the benefits yourself.