Comment choisir un système de contrôle du temps qui vous convient ?

Choisir le bon système de surveillance des employés n'est pas une tâche à prendre à la légère. Vos options vont des systèmes gratuits aux systèmes haut de gamme, chacun ayant ses avantages et ses inconvénients. Il est important que vous compreniez ce que ces systèmes ont à offrir, comment ils se comparent les uns aux autres, dans quelle mesure ils s'alignent sur vos pratiques commerciales et, surtout, combien ils coûtent à mesure que l'entreprise se développe.

Faire l'erreur de choisir le mauvais système peut avoir de graves répercussions, notamment des coûts élevés, une faible productivité et un faible retour sur investissement. Dans le pire des cas, des problèmes juridiques peuvent survenir en raison de la non-conformité, ce qui amplifie le risque économique et de réputation lié au choix du mauvais système.

D'où la question suivante : comment choisir le bon système de contrôle pour votre entreprise ? Dans cet article, nous allons aborder la taxonomie des systèmes de contrôle des employés tout en fournissant une ventilation détaillée de leurs capacités et de leur applicabilité à votre entreprise.

À cette fin, voici un guide étape par étape pour vous aider à démarrer.

Commencez par examiner de près vos pratiques commerciales - vos méthodes de travail, vos exigences et vos possibilités d'évolution. Vous pourrez ainsi décider du système de contrôle des employés qui vous convient le mieux. Par exemple, si l'incidence des fraudes commises par les employés a augmenté et que vous souhaitez améliorer les contrôles internes, vous rechercherez probablement un système qui apporte une valeur ajoutée dans ce domaine.

Il s'agit probablement de l'étape la plus importante pour choisir le bon système de suivi des employés pour votre entreprise. Une fois que vous aurez évalué les besoins de votre entreprise, vous devriez être en mesure de créer un critère que vous pourrez utiliser pour quantifier la valeur d'un système par rapport à un autre. Il est important que vous évaluiez chaque système de manière objective, sans idée préconçue. D'après notre expérience, vous devriez examiner le système en fonction de trois domaines fondamentaux :

La fonctionnalité d'un système particulier fait référence à la facilité avec laquelle il peut aider l'entreprise à atteindre ses objectifs fondamentaux. En d'autres termes, il s'agit du plus petit dénominateur commun de ce qu'une entreprise peut attendre d'un système de suivi des employés. À cette fin, la fonctionnalité englobe les attributs suivants :

• Évolutivité : Un système est évolutif s'il est capable de supporter la croissance sans nécessiter de mises à niveau coûteuses.

• Facilité de mise en œuvre : Moins le processus d'installation, de configuration et de formation des utilisateurs est complexe et compliqué, plus vous pouvez espérer réduire vos coûts globaux.

• Capacités d'intégration : Un système est intégré s'il peut facilement s'intégrer à d'autres systèmes, ce qui garantit que les fonctions commerciales clés ne sont pas compromises.

• Compatibilité : Le bon système doit être compatible avec les dernières versions de Windows et de Mac OS X. La compatibilité avec les systèmes d'exploitation mobiles (Android et iOS) est un avantage supplémentaire pour les entreprises qui doivent accéder à leurs systèmes en déplacement ou qui souhaitent surveiller les médias sociaux, la messagerie Internet, etc.

• La facilité d'utilisation : L'interface d'un système doit être simple, intuitive et facile à naviguer, ce qui vous permet de prendre rapidement les bonnes décisions commerciales.

• Analytique : Le système doit fournir des analyses utiles, idéalement en temps réel, pour vous aider à mieux comprendre votre personnel.

De la surveillance des pages Web à celle des applications, de l'activité sociale au contrôle AV (audio vidéo) et à la sauvegarde des données, les fonctionnalités comprennent tout ce qui est proposé. Plus profondément, voici les caractéristiques que vous devriez rechercher dans un système de surveillance des employés :

Surveillance à distance

À l'ère post-pandémique, où la culture de travail hybride est la norme, il est important pour les employeurs de pouvoir surveiller les employés à distance via un compte Web sécurisé. Cet aspect est particulièrement crucial dans le sillage de l'augmentation des intrusions au niveau des terminaux. Un récent Recherche de l'Institut Ponemon a souligné qu'environ 68 % des organisations avaient subi des attaques de points d'accès compromettant leurs données et leur infrastructure. Il est donc impératif d'examiner les activités des employés à distance en temps réel.

Collecte de données en temps réel

L'accès instantané aux données en temps réel vous permet de prendre des décisions opportunes, de minimiser les risques d'interruption des activités et d'identifier les problèmes potentiels avant qu'ils ne s'aggravent. Un exemple serait CleverControl Companion - une application mobile qui permet aux entreprises de collecter et d'examiner en toute transparence les informations en temps réel provenant des systèmes des employés.

Fonctionnalité d'enregistrement à multiples facettes

L'enregistrement des touches, les captures d'écran, la surveillance des périphériques amovibles, la surveillance des messages instantanés et le suivi GPS ne sont que quelques exemples des multiples fonctions que peut offrir un système de surveillance des employés. Il est important de s'assurer que ces fonctions répondent à vos besoins, car ce sont ces éléments qui, en fin de compte, vous aident à garder un œil sur vos employés et à améliorer les contrôles internes.

Surveillance audio et vidéo

La possibilité de surveiller à distance les flux vidéo peut changer la donne pour de nombreuses entreprises. Les instantanés, les enregistrements sonores des micros et les enregistrements vidéo des webcams peuvent fournir de nombreuses informations sur le comportement des employés, ce qui permet aux employeurs de prendre de meilleures décisions. Cela étant dit, il est essentiel que vous teniez compte des ramifications juridiques et de la confidentialité de vos pratiques de surveillance. Nous allons examiner cela plus en détail dans la section suivante.

Suivi du temps

Les systèmes de suivi des employés évoluent de plus en plus pour intégrer une fonctionnalité de suivi du temps. La possibilité de surveiller la productivité des employés en temps réel peut vous aider à suivre et à mesurer les performances des employés, à repérer les domaines à améliorer et, en fin de compte, à vous donner un avantage sur la concurrence. Le suivi du temps des employés est particulièrement utile aux entreprises qui cherchent à améliorer leur efficacité opérationnelle, à éliminer la fraude et à rationaliser les processus de facturation.

Prenons le cas des réclamations pour heures supplémentaires ; elles peuvent être évitées lorsque les employés sont sensibilisés à la nécessité de rendre compte du temps qui leur est alloué. En d'autres termes, les entreprises peuvent rationaliser leurs processus de paie en intégrant des analyses de suivi du temps. Sans oublier les améliorations de la productivité qui peuvent être obtenues lorsque le suivi en temps réel est associé au suivi du temps des employés. De la connexion à la déconnexion en passant par la détection des temps morts, le système peut donner aux employeurs un aperçu de la dynamique du lieu de travail et contribuer de manière substantielle à l'élimination des goulets d'étranglement, à la résolution des problèmes de productivité et à l'automatisation des processus opérationnels.

Il est important de comprendre votre politique de surveillance des employés et les implications juridiques de vos choix. Les lois à travers les différents pays et régions diffèrent, certaines étant plus strictes que d'autres. En Europe, par exemple, le règlement général sur la protection des données (RGPD) fixe les règles pour les entreprises qui souhaitent collecter et analyser les données personnelles de leurs employés, rendant obligatoires la recherche du consentement et la reconnaissance des politiques de surveillance. De même, aux États-Unis, la loi de 1986 sur la confidentialité des communications électroniques autorise les employeurs à effectuer une surveillance s'ils ont une raison légitime de le faire.

À cette fin, gardez ces éléments à l'esprit :

• Évaluez les exigences légales de votre État.

• Assurez-vous que le système de contrôle que vous choisissez est conforme à la législation, c'est-à-dire que le prestataire de services de contrôle est enregistré auprès des autorités réglementaires compétentes de votre pays.

• Demandez aux employés de confirmer par écrit ou par courrier électronique qu'ils ont lu et compris votre politique (si nécessaire).

• Disposer d'un mécanisme de réponse efficace en cas de doléances des employés.

• Demandez un conseil juridique en cas de doute ou d'ambiguïté.

Maintenant que vous avez évalué les besoins de votre entreprise et établi vos critères, vous devez passer à l'étape suivante : choisir le bon système de contrôle des employés. Pour vous faciliter la tâche, nous avons dressé une liste des cinq systèmes de contrôle les plus importants en fonction des tests que nous avons effectués sur eux.

Système de productivité des employés à la pointe de la technologie, Clever Control est spécialisé dans le suivi des activités et du temps de travail. Offrant un large éventail de fonctionnalités, notamment une webcam orientée vers l'employé, l'enregistrement de la voix et du texte, la surveillance des courriels et des médias sociaux, il convient parfaitement aux employeurs de chaînes de montage et aux installations où les employés doivent être surveillés en temps réel. En outre, le processus d'installation est simple, le tableau de bord est exceptionnellement facile à utiliser et les capacités de création de rapports sont complètes. La solution peut évoluer en fonction des besoins de votre entreprise et est disponible pour une période de trois ans. essai gratuit.

L'application CleverControl Companion, en particulier, offre une multitude de caractéristiques et de fonctionnalités flexibles, ce qui en fait le choix idéal pour les lieux de travail qui souhaitent surveiller les employés en temps réel. Elle est intuitive et interactive et peut être personnalisée en fonction des besoins de votre entreprise. Il se distingue par sa capacité à faciliter la connaissance des activités en temps réel des utilisateurs, du temps actif et du temps d'inactivité. Ce dernier point est particulièrement important pour les entreprises qui cherchent à rationaliser l'efficacité opérationnelle, à éliminer les obstacles au flux de travail et à maximiser la productivité.

Insightful se présente comme une plateforme d'analyse et de productivité de la main-d'œuvre, et ce à juste titre. Cet outil, qui s'apparente à Clever Control, offre toute une série de fonctionnalités pour le suivi des employés, le suivi du temps et la cartographie automatique du temps. Insightful, comme son nom l'indique, se distingue par ses capacités de reporting, car il fournit un aperçu des détails granulaires des activités des employés - en utilisant des champs tels que le temps d'inactivité, les applications les plus utilisées, etc. Cependant, il est un peu plus coûteux.

En outre, Insightful aide les entreprises à optimiser le temps consacré à la gestion des projets. Pour ce faire, il permet aux employeurs de suivre le temps passé sur chaque tâche, application, site Web, etc. Ces informations granulaires, associées à une fonction de gestion de projet par tableau Kanban, permettent aux employeurs de se concentrer sur les tâches les plus importantes, d'éliminer les pertes de temps et d'augmenter la productivité globale.

CurrentWare est un système de contrôle qui met explicitement l'accent sur la sécurisation des systèmes contre les menaces internes. De plus, le système vous permet de surveiller à distance les activités des personnes de votre réseau - une excellente fonctionnalité pour les employeurs ayant beaucoup d'employés à distance. Le seul inconvénient est que les différents modules de capacité doivent être apportés séparément. Par exemple, les trois modules - BrowseReporter (surveillance des ordinateurs), BrowseControl (filtrage Web) et AccessPatrol (contrôle USB et DLP) - doivent être achetés séparément. D'un autre côté, cela peut être bénéfique pour les entreprises ayant des exigences très particulières.

ActivTrak est très apprécié pour son enregistrement des activités en temps réel, qui permet au système de surveiller et d'enregistrer le comportement des employés en temps réel. Mais ce qui distingue cet outil, c'est sa capacité à susciter des actions au lieu de se contenter de collecter et de visualiser des données. Et cela permet d'améliorer l'expérience de l'employeur, sans parler de l'efficacité globale de l'entreprise, en réduisant la paperasse. Les solutions d'entreprise d'ActivTrak sont un peu chères ; toutefois, elles comportent une version gratuite, de sorte que vous n'avez pas à débourser un centime tant que vous n'êtes pas satisfait du système.

Comme Insightful, ActivTrak offre une fonction complète de suivi du temps, permettant aux employeurs d'examiner les variations de productivité au cours de la journée, de la semaine et du mois. Notamment, ActivTrak permet également aux employeurs de définir des horaires flexibles pour évaluer les activités des entités organisationnelles. Il peut s'agir de pigistes, de travailleurs contractuels ou d'autres fournisseurs de services tiers que l'entreprise emploie.

Peut-être l'un des systèmes de contrôle les plus populaires de cette liste. Teramind est spécialisé dans la sécurité des terminaux et la protection des données. L'une des meilleures caractéristiques de ce système de contrôle est l'analyse du comportement des utilisateurs, qui permet aux employeurs de comprendre les schémas comportementaux de leurs employés et de réagir en conséquence. En outre, il offre un soutien suffisant aux entreprises pour assurer une gestion efficace des politiques et des règles, grâce à des modèles de règles prêts à l'emploi. Sur le plan de la viabilité, cependant, Teramind pourrait ne pas répondre aux besoins de toutes les petites entreprises et s'adresse plutôt à des institutions beaucoup plus larges.

Chaque entreprise a des besoins uniques, il est donc important de ne pas surpayer pour quelque chose dont vous n'avez pas besoin. Par conséquent, assurez-vous de faire preuve d'une diligence raisonnable avant d'effectuer votre achat. rechercher un système de contrôle qui peuvent répondre à vos besoins. Une fois que vous avez choisi un produit, demandez une démonstration avant de prendre votre décision finale.