Comment les entreprises de Floride peuvent-elles bénéficier d'un logiciel de surveillance des employés ?

Le suivi des employés est un outil qui peut être très utile à presque tous les secteurs, y compris HoReCa, le commerce de détail et le tourisme. Voici les cinq principaux avantages que vous pouvez tirer de l'utilisation d'outils de suivi.

L'économie dynamique de la Floride attire sa part de défis, y compris le risque de vol interne et d'atteintes à la sécurité. La surveillance des employés peut constituer un niveau de sécurité supplémentaire pour votre entreprise, en révélant et en prévenant de tels incidents.

Par exemple, la surveillance des systèmes de point de vente et de l'accès des employés à la comptabilité et à d'autres systèmes essentiels peut prévenir le vol, révéler des anomalies et fournir des preuves en cas d'incident.

Les commerces de détail sont particulièrement vulnérables à la démarque inconnue. La surveillance des interactions entre les employés et les caisses, le suivi des mouvements de stocks et l'examen des images de surveillance en même temps que les données relatives aux transactions permettent de réduire considérablement les pertes dues au vol et aux erreurs.

HoReCa, le commerce de détail et le tourisme sont des secteurs fortement axés sur l'expérience. Un service à la clientèle exceptionnel est donc indispensable pour toute entreprise qui souhaite gagner la compétition pour les clients. Grâce à la surveillance des employés, les entreprises peuvent suivre les interactions entre les employés et les clients et révéler les points faibles et les domaines à améliorer.

Par exemple, les responsables peuvent surveiller les appels téléphoniques pour les réservations, les discussions en ligne avec les clients et même les communications en personne (lorsque la loi l'autorise et que les personnes concernées en sont informées) afin de comprendre comment les employés respectent les politiques de communication et gèrent les situations difficiles. Ces enregistrements peuvent révéler les domaines dans lesquels le personnel excelle et ceux dans lesquels une formation pourrait être nécessaire pour améliorer les compétences en matière de communication, la connaissance des produits et la satisfaction globale des clients.

Il ne fait aucun doute que la productivité et l'efficacité des employés sont la clé du succès de toute organisation.

Le suivi des horaires et des présences du personnel permet d'optimiser les coûts de main-d'œuvre, d'éviter la surcharge de travail et de se conformer à la législation et à la réglementation du travail pendant les périodes de pointe.

Dans le commerce de détail, le suivi de la façon dont les employés travaillent sur la surface de vente, dans les entrepôts ou pour remplir des commandes en ligne peut révéler des inefficacités et des possibilités d'optimisation des processus.

L'industrie du tourisme implique une logistique complexe, depuis les réservations jusqu'à la gestion des installations et l'assistance aux clients. Le contrôle de l'achèvement des tâches, des temps de réponse aux demandes des clients et du respect des horaires garantira une expérience harmonieuse pour les visiteurs et améliorera l'efficacité opérationnelle.

Toute entreprise fonctionne dans un cadre juridique. Le contrôle des employés peut vous aider à garantir le respect des réglementations en matière de travail, de protection de la vie privée et d'autres réglementations propres à votre secteur d'activité. Par exemple, les systèmes SIRH spécialisés peuvent aider à suivre les certifications des employés, à effectuer des vérifications des antécédents et à stocker les données sensibles des employés en toute sécurité.

Le harcèlement et la discrimination sur le lieu de travail ne constituent pas seulement une violation des politiques de l'entreprise et des réglementations légales, mais aussi une atteinte potentielle à la réputation de l'entreprise, tant aux yeux des employés qu'à ceux des clients. Le contrôle des communications professionnelles du personnel (lorsque la loi le permet) contribuera à prévenir de tels cas.

Les données de suivi des employés sont une source d'informations précieuses sur les performances actuelles de l'équipe et les lacunes en matière de compétences.

Suivre la façon dont les employés gèrent les demandes des clients, la précision avec laquelle ils traitent les commandes et les documents liés au travail, et évaluer la façon dont ils effectuent leur travail quotidien est beaucoup plus facile avec des applications spécialement conçues à cet effet. Les logiciels de suivi des employés peuvent calculer automatiquement les scores de performance individuelle et faciliter la détection des schémas de travail inefficaces pour les employés qui travaillent principalement sur ordinateur.

Les employés qui travaillent avec les clients peuvent être rapidement évalués sur la base d'enregistrements de leurs interactions avec les clients, du retour d'information et de la satisfaction des clients.

En fonction des lacunes de compétences et des points faibles révélés lors de l'évaluation, les entreprises peuvent planifier des programmes de formation ciblés.

Avant de mettre en place un système de suivi sur le lieu de travail, les entreprises doivent vérifier les lois locales et nationales régissant les informations personnelles des employés et le suivi.

En Floride, le contrôle des employés est régi par les lois et règlements suivants :

• Fédéral :

  • Loi sur la protection de la vie privée dans le secteur des communications électroniques (ECPA)

  • Loi sur les normes du travail (FLSA)

  • Loi sur les relations de travail (NLRA)

• État :

  • Loi sur la sécurité des communications en Floride (FSCA)

  • Loi sur la protection de l'information en Floride (FIPA)

  • Attente raisonnable en matière de protection de la vie privée

  • Loi sur la protection de la vie privée dans les médias sociaux

Ces règlements fixent les limites juridiques de la surveillance sur le lieu de travail. Les entreprises qui souhaitent mettre en place une surveillance peuvent :

Il s'agit sans doute des méthodes les plus populaires pour garantir la productivité et suivre les interactions entre les clients et les employés. Selon la loi de Floride, la surveillance du courrier électronique et de l'activité sur Internet est autorisée si l'employeur informe correctement le personnel et obtient son consentement pour la surveillance.

Les employeurs peuvent suivre les appels téléphoniques professionnels à condition d'en informer les employés. Les communications personnelles ne peuvent pas être surveillées.

La vidéosurveillance à des fins de sécurité n'est généralement pas interdite, sauf dans les zones où les employés s'attendent raisonnablement à ce que leur vie privée soit respectée, comme les toilettes.

L'ACSE interdit l'enregistrement de conversations sans le consentement de toutes les parties. Par conséquent, si l'employeur souhaite recourir à la surveillance audio, il doit en informer les employés concernés et obtenir leur autorisation.

Les véhicules ou appareils appartenant à l'entreprise peuvent être surveillés. En revanche, les employeurs ne peuvent pas surveiller le véhicule ou l'appareil mobile personnel d'un employé sans autorisation explicite.

Le suivi des écrans et des frappes clavier fait partie de la surveillance des activités informatiques. Bien qu'ils soient légalement autorisés, ils doivent être mis en œuvre avec prudence. Leur utilisation excessive peut être considérée comme intrusive et soulever des problèmes de protection de la vie privée.

Il ne s'agit que d'un aperçu général du cadre juridique de la Floride. Nous vous recommandons de consulter votre conseiller juridique avant de mettre en place un contrôle.

La mise en œuvre du contrôle des employés est un processus délicat et complexe qui comporte plusieurs étapes.

Quel est votre objectif en matière de surveillance ? S'agit-il d'améliorer le service à la clientèle ? Ou de réduire la démarque inconnue dans les magasins ? Vos objectifs dicteront le choix de la solution de surveillance et des fonctionnalités que vous utiliserez. Évitez la tentation de tout surveiller parce que vous le pouvez. Il est préférable de se concentrer sur les domaines spécifiques dans lesquels vous souhaitez obtenir des améliorations.

Il n'existe pas d'outil de suivi universel pour tout. En fonction des objectifs que vous poursuivez et du poste de l'employé, vous pouvez choisir différentes options. Par exemple, pour le suivi du personnel de terrain, comme les guides touristiques, vous pouvez envisager le suivi par GPS pour vous assurer de la présence et du respect des horaires et des itinéraires.

Des fonctionnalités telles que le suivi de l'utilisation des sites web et des applications peuvent aider à comprendre si les employés du commerce de détail utilisent efficacement leur temps et leurs ressources pour des tâches telles que la gestion des stocks ou les ventes en ligne.

Logiciel permettant de surveiller les chats et les appels téléphoniques sera parfait pour les employés dont le travail comporte des interactions quotidiennes avec les clients.

Cette politique doit comprendre les informations suivantes :

• quelles données sont collectées et à quelles fins ;

• la durée de stockage ;

• qui y a accès ;

• les droits des employés concernant leurs données.

Cette politique doit être mise à la disposition de tous les employés. Insistez sur le fait que l'objectif du suivi est d'améliorer l'efficacité globale et de fournir aux employés le soutien dont ils ont besoin pour réussir.

Une fois que vous connaissez vos objectifs, identifiez les indicateurs clés de performance (ICP) spécifiques indiquant les progrès réalisés. Quels sont les indicateurs qui vous permettront de savoir si votre productivité s'améliore ?

Il peut s'agir, par exemple, des ventes par employé, de la valeur moyenne des transactions, du nombre de réclamations des clients, etc. Configurez votre logiciel de surveillance pour qu'il suive spécifiquement ces indicateurs clés de performance et génère des rapports.

La plupart des outils de surveillance des employés sont dotés d'une fonction d'alerte. Le logiciel envoie une notification en cas d'action spécifique ou d'écart par rapport au comportement attendu. Utilisez cette fonction à bon escient. Concentrez-vous sur la mise en place d'alertes pour les événements critiques qui requièrent une attention immédiate, tels que les violations de la politique, les atteintes à la sécurité ou les baisses significatives de productivité pendant les heures de pointe. Cela vous permet de traiter rapidement les problèmes sans vous encombrer de données inutiles.

Le suivi doit être utilisé comme un outil d'amélioration, et non comme un moyen de surprendre les employés en train de faire quelque chose de mal. Partagez vos observations avec les membres de votre équipe, en soulignant les domaines dans lesquels ils excellent et en identifiant les possibilités d'amélioration. Ces conversations doivent être perçues comme des opportunités de croissance et de développement des compétences.

Comme nous pouvons le constater, la surveillance des employés offre des avantages significatifs aux entreprises de Floride. Cependant, l'exploitation de ces avantages nécessite une approche réfléchie et stratégique. Le respect du cadre juridique de la Floride, une configuration minutieuse, l'accent mis sur les mesures de performance clés et une communication transparente favoriseront la productivité et l'instauration d'un environnement de travail positif.